6
|
Quy trình thanh toán tiền thỉnh giảng đối với hệ chính quy
|
|
|
6.1.
|
Đối với thỉnh giảng hệ chính quy
|
|
|
Bước 1
|
Căn cứ vào xác nhận của các Khoa về việc không bố trí được giảng viên giảng dạy học phần, Phòng đào tạo phối hợp với các khoa đào tạo tiến hành mời giảng viên thỉnh giảng và lập Hợp đồng thỉnh giảng với giảng viên.
|
1- Hợp đồng thỉnh giảng
|
Phòng đào tạo
|
Trước khi giảng dạy ít nhất 30 ngày
|
|
Bước 2
|
Sau khi hoàn thành khoá giảng dạy và các nghĩa vụ liên quan, Phòng đào tạo lập Biên bản thanh lý hợp đồng, giảng viên thỉnh giảng lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi cho Phòng KHTC để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót sẽ điều chỉnh và thống nhất trình lãnh đạo phòng ký và trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Biên bản thanh lý hợp đồng;
2- Giấy đề nghị thanh toán;
3- Hợp đồng thỉnh giảng.
|
Phòng đào tạo;
Khoa đào tạo;
Phòng KHTC.
|
- Giảng viên: Chậm nhất 15 ngày sau khi kết thúc giảng
- Phòng ĐT, Khoa ĐT: Chậm nhất 10 ngày sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ
|
|
Bước 3
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
1- Biên bản thanh lý hợp đồng;
2- Giấy đề nghị thanh toán;
3- Hợp đồng thỉnh giảng;
4- Phiếu chi.
|
Phòng KHTC
|
- Kế toán TT: Chậm nhất sau 5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ phải làm thủ tục chi tiền;
- Thủ quỹ: Chậm nhất sau 7 ngày kể từ ngày ghi trên chứng từ chi tiền phải chuyển hồ sơ cho kế toán tổng hợp.
|
6.2.
|
Đối với thỉnh giảng sau đại học
|
|
|
Bước 1
|
Căn cứ vào khung chương trình đào tạo, xác nhận của các Khoa, ngành đào tạo về việc không bố trí được giảng viên. Phòng đào tạo sau đại học cùng với các khoa, ngành đào tạo tiến hành ký Hợp đồng thỉnh giảng với giảng viên. Phòng đào tạo sau đại học cấp Phiếu báo giảng cho giảng viên
|
1- Hợp đồng thỉnh giảng;
2- Phiếu báo giảng.
|
Phòng đào tạo sau đại học;
Khoa, ngành đào tạo;
Ban giám hiệu
|
Lập hợp đồng, Phiếu báo giảng chậm nhất là 30 ngày trước ngày giảng dạy.
|
|
Bước 2
|
Sau khi hoàn thành chuyên đề giảng dạy và các nghĩa vụ liên quan, Phòng đào tạo sau đại học lập Biên bản thanh lý hợp đồng, Trung tâm đảm bảo chất lượng xác nhận giảng viên đã nộp điểm, đề thi hết chuyên đề; Trung tâm đào tạo từ xa xác nhận đã trả thẻ vé máy bay (Xác nhận trực tiếp vào Phiếu báo giảng); Trường hợp không đi bằng vé máy bay phải báo cáo và có xác nhận của TT đào tạo từ xa. Giảng viên thỉnh giảng lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi khoa, ngành đào tạo kiểm tra xác nhận sau đó gửi Phòng KHTC để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót sẽ điều chỉnh và thống nhất trình lãnh đạo phòng ký và trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Hợp đồng thỉnh giảng;
2- Biên bản thanh lý hợp đồng;
2- Giấy đề nghị thanh toán.
|
Khoa, ngành đào tạo; Phòng KHTC.
|
- Giảng viên: Chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày kết thúc giảng dạy.
- Phòng ĐT sau ĐH: Chậm nhất sau 10 kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ;
|
|
Bước 3
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
1- Hợp đồng thỉnh giảng.
2- Biên bản thanh lý hợp đồng;
2- Giấy đề nghị thanh toán;
|
Phòng KHTC
|
- Kế toán TT: Chậm nhất sau 5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ phải làm thủ tục chi tiền;
- Thủ quỹ: Chậm nhất sau 7 ngày kể từ ngày ghi trên chứng từ chi tiền phải chuyển hồ sơ cho kế toán tổng hợp.
|
6.3
|
Thỉnh giảng đối với hệ tại chức ngoài trường và hệ đào tạo từ xa
|
|
|
Bước 1
|
- Căn cứ vào đề nghị của các Khoa, ngành đào tạo về việc không bố trí được giảng viên, đồng thời đề xuất mời giảng viên thỉnh giảng và cùng với Trung tâm đào tạo tiến hành ký Hợp đồng thỉnh giảng. Trung tâm đào tạo cấp Phiếu báo giảng cho giảng viên thỉnh giảng trong đó ghi rõ tên giáo viên thỉnh giảng; tên chuyên đề, học phần; số tiết; số lượng tín chỉ hoặc học trình; tên lớp giảng dạy, địa điểm giảng dạy, thời gian giảng dạy, mã số thuế.
|
1- Hợp đồng thỉnh giảng;
2- Phiếu báo giảng;
|
Giảng viên;
Trung tâm đào tạo; Khoa và ngành đào tạo
|
- Lập hợp đồng và Phiếu báo giảng chậm nhất là 30 ngày trước ngày giảng dạy.
|
|
Bước 2
|
Sau khi đi hoàn thành chương trình giảng dạy và thực hiện các nghĩa vụ liên quan, giảng viên thỉnh giảng nộp Phiếu báo giảng có chữ ký xác nhận của đơn vị liên kết về việc đã hoàn thành chương trình giảng dạy, nộp đề thi hết học phần cho Trung tâm đào tạo. TTĐT lập Biên bản thanh lý hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ thanh toán gửi cho Phòng KHTC để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót sẽ điều chỉnh và thống nhất trình lãnh đạo phòng ký và trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Phiếu báo giảng
2- Hợp đồng thỉnh giảng và Biên bản thanh lý hợp đồng
3- Bảng tổng hợp đề nghị thanh toán tiền tàu xe đi lại, phụ cấp lưu trú, ra đề thi, tiền giảng dạy cho giảng viên.
|
Trung tâm đào tạo; Phòng KHTC
|
- Trung tâm ĐT: Hoàn thiện hồ sơ thanh toán chậm nhất sau 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ kết thúc chương trình giảng dạy.
|
|
Bước 3
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Bảng Tổng hợp thanh toán kèm theo Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
1- Phiếu báo giảng
2- Hợp đồng thỉnh giảng và Biên bản thanh lý hợp đồng
3- Bảng tổng hợp đề nghị thanh toán tiền tàu xe đi lại, phụ cấp lưu trú, ra đề thi, tiền giảng dạy cho giảng viên;
4- Phiếu chi.
|
|
- Kế toán TT: Chậm nhất sau 5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ phải làm thủ tục chi tiền;
- Thủ quỹ: Chậm nhất sau 7 ngày kể từ ngày ghi trên chứng từ chi tiền phải chuyển hồ sơ cho kế toán tổng hợp.
|
7
|
Quy trình thanh toán tiền cho Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ, chuyên đề và luận án tiến sỹ
|
|
7.1.
|
Đối với trường hợp có tạm ứng kinh phí
|
|
a
|
Quy trình tạm ứng
|
|
a1
|
Bước 1
|
- Căn cứ vào Quyết định về việc thành lập Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ, chuyên đề và luận án tiến sỹ; định mức chi quy định tại QCCTNB hoặc các văn bản cá biệt khác các chủ nhiệm chuyên ngành lập Dự toán kinh phí gửi Phòng KHTC thẩm định trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Dự toán kinh phí (bản sao);
2- Quyết định về việc thành lập Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ, chuyên đề và luận án tiến sỹ (bản sao);
|
Các chủ nhiệm chuyên ngành; Phòng Sau đại học; Phòng KHTC; Ban giám hiệu
|
Chậm nhất trước 5 ngày bảo vệ luận án.
|
|
Bước 2
|
Trên cơ sở Dự toán kinh phí được phê duyệt, các chủ nhiệm chuyên ngành lập Giấy đề nghị tạm ứng kèm theo hồ sơ tạm ứng gửi Phòng KHTC trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Giấy đề nghị tạm ứng;
2- Quyết định của Ban giám hiệu về việc thành lập Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ, chuyên đề và luận án tiến sỹ (bản sao);
3- Dự toán kinh phí (bản sao)
|
Các chủ nhiệm chuyên ngành; Phòng Sau đại học; Phòng KHTC; Ban giám hiệu
|
Chậm nhất Trước ngày bảo vệ luận án.
|
a3
|
Bước 3
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
1- Giấy đề nghị tạm ứng;
2- Quyết định của Ban giám hiệu về việc thành lập Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ, chuyên đề và luận án tiến sỹ (bản sao);
3- Dự toán kinh phí (bản sao);
4- Phiếu chi
|
Phòng KHTC
|
Kế toán TT: Chậm nhất 1 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
|
b
|
Quy trình thanh toán tạm ứng
|
|
b1
|
Bước 1
|
- Sau khi hoàn thành công việc, các chủ nhiệm chuyên ngành phải lập Giấy thanh toán tạm ứng (theo mẫu) có chữ ký của chủ nhiệm chuyên ngành và xác nhận của Phòng Sau đại học kèm theo các chứng từ thanh toán chuyển cho Phòng KHTC để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót sẽ điều chỉnh và trình lãnh đạo phòng ký và trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1'- Bảng kê tổng hợp kinh phí đề nghị thanh toán;
2- Danh sách nhận tiền của thành viên hội đồng;
3- Các vé tàu, xe, xác nhận đã trả thẻ lên máy bay và các chứng từ thanh toán tiền phòng nghỉ (nếu có) của thành viên hội đồng (nếu có);
4-Quyết định về việc thành lập Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ, chuyên đề và luận án tiến sỹ (bản gốc); 5- Dự toán kinh phí (Bản gốc);
6- Giấy thanh toán tạm ứng (Link).
|
Các chủ nhiệm chuyên ngành; Phòng Sau đại học; Phòng KHTC; Ban giám hiệu
|
Chậm nhất sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc hội đồng chấm luận văn.
|
|
Bước 2
|
- Kế toán thanh toán lập chứng từ thanh toán tạm ứng:
+ Trường hợp số tạm ứng bằng số thực chi kế toán thanh toán sẽ làm thủ tục tất toán tạm ứng và chuyển toàn bộ hồ sơ liên quan cho KT tổng hợp;
+ Trường hợp số tạm ứng lớn hơn số thực chi, kế toán thanh toán làm thủ tục tất toán tạm ứng, đồng thời yêu cầu người tạm ứng Viết giấy nộp tiền để nộp lại số tiền tạm ứng còn thừa. Kế toán thanh toán lập Phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ thu hồi số tiền còn thừa. Sau khi thực hiện thu tiền, thủ quỹ chuyển lại Phiếu thu cho KT tổng hợp;
+ Trường hợp số tạm ứng nhỏ hơn số thực chi, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và chuyển Phiếu chi cùng toàn bộ hồ sơ liên quan cho thủ quỹ để thực hiện chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
1- Bảng kê tổng hợp kinh phí đề nghị thanh toán;
2- Danh sách nhận tiền của thành viên hội đồng;
3- Các vé tàu, xe, xác nhận đã trả thẻ lên máy bay và các chứng từ thanh toán tiền phòng nghỉ (nếu có) của thành viên hội đồng (nếu có);
4-Quyết định về việc thành lập Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ, chuyên đề và luận án tiến sỹ (bản gốc); 5- Dự toán kinh phí (Bản gốc);
6- Giấy thanh toán tạm ứng;
7- Phiếu chi/Phiếu thu kèm Giấy nộp tiền
|
Phòng KHTC
|
Chậm nhất 5 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị thanh toán hợp lệ.
|
7.2
|
Đối với trường hợp không tạm ứng
|
|
|
Bước 1
|
- Chủ nhiệm ngành lập Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu) có chữ ký của chủ nhiệm chuyên ngành và xác nhận của Phòng Sau đại học kèm theo hồ sơ thanh toán gửi cho Phòng KHTC để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót sẽ điều chỉnh và trình lãnh đạo phòng ký, trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Quyết định về việc thành lập Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ, chuyên đề và luận án tiến sỹ (bản gốc);
2-Bản gốc dự toán kinh phí;
3- Bảng kê tổng hợp kinh phí đề nghị thanh toán có xác nhận của phòng sau ĐH và Ban giám hiệu;
4- Danh sách nhận tiền của thành viên hội đồng;
5- Các vé tàu, xe, xác nhận đã trả thẻ lên máy bay của thành viên hội đồng (nếu có).
|
Các chủ nhiệm chuyên ngành; Phòng Sau đại học; Phòng KHTC; Ban giám hiệu
|
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
1- Quyết định về việc thành lập Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ, chuyên đề và luận án tiến sỹ (bản gốc);
2-Bản gốc dự toán kinh phí;
3- Bảng kê tổng hợp kinh phí đề nghị thanh toán có xác nhận của phòng sau ĐH và Ban giám hiệu;
4- Danh sách nhận tiền của thành viên hội đồng;
5- Các vé tàu, xe, xác nhận đã trả thẻ lên máy bay của thành viên hội đồng (nếu có);
6- Phiếu chi.
|
Phòng KHTC
|
|
8
|
Thanh toán tiền lưu trú, đi đường, ra đề thi cho cán bộ giảng dạy của trường đi dạy tại chức hoặc hệ đào tạo từ xa ở ngoài trường
|
|
|
Bước 1
|
Khoa đào tạo căn cứ vào Thời khoá biểu, Lịch giảng dạy, Kế hoạch giảng dạy tiến hành cử giảng viên đi giảng dạy các lớp hệ đào tạo VLVH hoặc hệ đào tạo từ xa ở ngoài trường. Trung tâm đào tạo lập Phiếu báo giảng cho giảng viên.
|
1. Phiếu báo giảng.
|
- Trung tâm giáo dục thường xuyên; - Trung tâm đào tạo từ xa; - Khoa đào tạo; - Phòng KHTC.
|
Khi có phát sinh
|
|
Bước 2
|
Sau khi hoàn thành học phần giảng dạy và các nghĩa vụ liên quan, cán bộ giảng dạy nộp Phiếu báo giảng về Trung tâm đào tạo. Phiếu báo giảng phải ghi đầy đủ các thông tin và có chữ ký xác nhận của Ban chủ nhiệm khoa và xác nhận của nơi đặt lớp. Trung tâm đào tạo lập Bảng kê tổng hợp đề nghị thanh toán tiền tàu xe đi lại, phụ cấp lưu trú, ra đề thi cho giảng viên chuyển cho phòng KHTC để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót sẽ điều chỉnh và trình lãnh đạo phòng ký, trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1. Phiếu báo giảng
2- Bảng kê tổng hợp kinh phí đề nghị thanh toán
|
- Phòng KHTC; - Ban giám hiệu.
|
- Đối với giáo viên: Chậm nhất sau khi kết thúc giảng dạy 15 ngày;
- Đối với TTĐT: Chậm nhất sau 10 kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ;
|
|
Bước 3
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
1. Phiếu báo giảng
2- Bảng kê tổng hợp kinh phí đề nghị thanh toán
3- Các vé tàu, xe, xác nhận đã trả thẻ lên máy bay của giáo viên (nếu có).
|
Phòng KHTC
|
- Kế toán TT: Chậm nhất sau 5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ phải làm thủ tục chi tiền;
- Thủ quỹ: Chậm nhất sau 7 ngày kể từ ngày ghi trên chứng từ chi tiền phải chuyển hồ sơ cho kế toán tổng hợp.
|
9
|
Quy trình thanh toán tiền giảng dạy cho cán bộ, giảng viên của trường giảng dạy sau đại học ngoài trường
|
|
|
Bước 1
|
Căn cứ vào thời khóa biểu, Phòng đào tạo sau đại học lập Phiếu báo giảng cho giảng viên trình Ban Giám hiệu phê duyệt
|
1- Phiếu báo giảng
|
Phòng đào tạo sau đại học; Ban giám hiệu
|
Chậm nhất 30 ngày kể từ ngày bắt đầu giảng dạy
|
|
Bước 2
|
Sau khi hoàn thành chuyên đề giảng dạy và các nghĩa vụ liên quan, Giảng viên lập Giấy đề nghị thanh toán gửi khoa, ngành đào tạo xác nhận đồng thời gửi giấy đề nghị thanh toán cho TTĐTTX để xác nhận đã trả thẻ lên máy bay (trường hợp không đi máy bay thì báo cáo TTĐTTX để có xác nhận) và gửi Phòng KHTC để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót sẽ điều chỉnh và thống nhất trình lãnh đạo phòng ký và trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Phiếu báo giảng;
2- Giấy đề nghị thanh toán;
|
Khoa, ngành đào tạo; TTĐTTX; Phòng KHTC; Ban giám hiệu
|
- GV: Chậm nhất là 15 ngày sau khi giảng xong;
- Kế toán TT: Chậm nhất sau 5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, phải làm thủ tục chi tiền.
|
|
Bước 3
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
1- Hợp đồng thỉnh giảng.
2- Biên bản thanh lý hợp đồng;
2- Giấy đề nghị thanh toán;
|
Phòng KHTC
|
- Thủ quỹ: Chậm nhất sau 7 ngày kể từ ngày nhận được chứng từ chi tiền phải bàn giao hồ sơ chứng từ cho kế toán tổng hợp.
|
10
|
Quy trình thanh toán tiền chấm bài đối với hệ tại chức, hệ từ xa
|
|
|
Bước 1
|
- Cán bộ giảng dạy lập Bảng kê số lượng bài đã chấm thi có xác nhận của văn phòng khoa, ban chủ nhiệm khoa và chuyển cho Trung tâm kiểm định chất lượng để kiểm tra, đối chiếu.
|
1'- Bảng kê số lượng bài đã chấm;
|
- Chủ nhiệm khoa;
- Văn phòng khoa;
- Trung tâm kiểm định chất lượng.
|
Khi có phát sinh
|
|
Bước 2
|
- Trung tâm kiểm định chất lượng sau khi kiểm tra, đối chiếu thì lập Bảng kê tổng hợp thanh toán tiền chấm thi, trong đó ghi rõ tổng số bài đã chấm của từng người, tính toán đơn giá và số tiền được hưởng của từng người và gửi kế toán thanh toán của Phòng KHTC để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót sẽ điều chỉnh và thống nhất trình lãnh đạo phòng ký và trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Bảng kê số lượng bài đã chấm;
2- Bảng kê tổng hợp thanh toán tiền chấm thi.
|
- Phòng KHTC; - Trung tâm kiểm định chất lượng.
|
- Kế toán TT: Chậm nhất sau 5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, phải làm thủ tục chi tiền.
|
|
Bước 3
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
1- Bảng kê số lượng bài đã chấm;
2- Bảng kê tổng hợp thanh toán tiền chấm thi;
3- Phiếu chi
|
Phòng KHTC
|
- Thủ quỹ: Chậm nhất sau 7 ngày kể từ ngày nhận được chứng từ chi tiền phải bàn giao hồ sơ chứng từ cho kế toán tổng hợp.
|
11
|
|
