Kế hoạch thực hiện & Thời gian triển khai dự án

18. Kế hoạch thực hiện & Thời gian triển khai dự án

Cách xây dựng kế hoạch:

• 
  Lựa chọn các hoạt động từ phân tích vấn đề- hoạt động phải giúp giải quyết các nguyên nhân của vấn đề;
  
• 
  Liệt kê các hoạt động theo trình tự thời gian;
  
• 
  Tính toán số lượng cụ thể (kết hợp, thống nhất thêm với phần ngân sách để có số lượng phù hợp);
  
• 
  Cân nhắc các yếu tố mùa vụ (ví dụ nếu hoạt động trong trường học phải tính thời gian nghỉ hè, hoạt động ở cộng đồng tránh các mùa thu hoạch, lưu ý thời gian Tết … - đây là những giai đoạn khó triển khai hoạt động).
  

Một dự án của VID 2011 trong phần tính toán ngân sách đã dự kiến xin hỗ trợ kinh phí từ chương trình 75%, còn lại 25% do các đơn vị được lựa chọn làm mô hình sẽ đóng góp đối ứng. Trong quá trình khảo sát tìm hiểu để xây dựng dự án, các đối tác dự kiến đều đồng ý với phương thức đối ứng này. Tuy nhiên trên thực tế, sau khi thắng giải và được phê duyệt tài trợ, tuy thời gian thực hiện bắt đầu từ tháng 8-9/2011 và kéo dài tới tháng 8-9/2012 nhưng các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước đều đã phải nộp dự toán ngân sách cho 2012 từ tháng 7/2011, trước khi có thông tin về dự án thắng giải. Do nhiều đơn vị không đưa được vào dự toán ngân sách cho 2012 nên đã không thực hiện đối ứng được như dự kiến.

• 
  Để có kế hoạch tốt nên đặt ra các mốc thời gian (milestone) là những ngày tháng phải hoàn tất một công việc cụ thể và không được phép vượt quá. Đây chính là công cụ giúp đơn vị kiểm soát kế hoạch.
  

- Khi tính toán thời gian bắt đầu dự án, đặc biệt với những phần phải cần kinh phí từ Chương trình nên bắt đầu từ tháng 8 là hợp lý nhất bởi như sẽ trình bày trong mục từ 22 đến 27, giai đoạn dự thi thường kéo dài 3 tháng, sau đó là giai đoạn chuẩn bị và ký kết Thỏa thuận Tài trợ cũng thường khoảng 3 tháng.

- Theo kết quả khảo sát các đề án VID 2009 và 2011 (47 dự án), trung bình các dự án mất khoảng 15% thời gian để khởi động (khoảng gần 2 tháng, có một số trường hợp mất tới 3 tháng). Do đó các đơn vị khi thiết kế kế hoạch cho đề án nên tính đến kinh nghiệm này.

- Cũng theo kết quả khảo sát 47 dự án, thực tế chỉ có 75% các dự án (35/47) cho rằng thời gian thực hiện là đủ, 25% rơi vào tình trạng thiếu thời gian.

 Như vậy các kinh nghiệm này cho thấy các đơn vị nên xây dựng kế hoạch thật thực tế, tính trước các yếu tố mùa vụ để giảm rủi ro; đồng thời tranh thủ sự tham gia với địa phương trong xác định vấn đề sẽ giảm bớt được giai đoạn khởi động sau này.
Lưu ý về thời hạn và gia hạn thực hiện:

Một câu hỏi thường được các dự án đặt ra là kế hoạch thực hiện đề án giới hạn trong bao lâu và có thể xin gia hạn thêm không. Câu trả lời chính thức của Ban tổ chức Chương trình là Đề án phải có kế hoạch triển khai thực hiện trong khoảng 01 năm và không được kéo dài. Một lý do cơ bản là theo thiết kế của Chương trình như đã giới thiệu ở mục 2 và làm rõ hơn trong các mục 24& 26, các dự án được chọn do một Ban giám khảo độc lập tuyển chọn bởi thuyết phục được Ban Giám khảo bằng cam kết thực hiện được một dự án tốt trong thời gian 01 năm với kinh phí đã định.

Nếu vì lý do bất khả kháng (các nguyên nhân khách quan không thể dự báo trước) phải kéo dài kế hoạch hơn một năm, chủ đề án phải có thư xin phép gửi tới Ban thư ký của Chương trình và phải được các cơ quan đồng tổ chức này chấp thuận trước.

19. Đối tượng hưởng lợi & các bên tham gia

Chính vì vậy, để dự án tự khẳng định lại mục tiêu của mình và từ đó thuyết phục được ban giám khảo, đơn đăng ký dự thi cần làm rõ ai sẽ được hưởng lợi từ các hoạt động của dự án, số lượng người hưởng lợi, từ kinh phí sẽ sử dụng. Liệu dự án có tập trung cho một nhóm đối tượng đặc thù nào hay không (ví dụ một nhóm đối tượng chịu nhiều thiệt thòi hơn các cộng đồng khác…).

Đối tượng hưởng lợi là những người được dự án tác động đến khi triển khai. Đối tượng này có thể là trực tiếp hoặc gián tiếp và thay đổi theo từng đề án: có thể là một nhóm người trong xã hội hay cộng đồng, hoặc một nhóm trẻ em, học sinh của một trường tiểu học, một nhóm dân cư sống tại vùng đề án được triển khai v.v… Ví dụ cụ thể: một dự án đào tạo, thì đối tượng được hưởng lợi là những người được tham dự khóa đào tạo đó; một dự án cung cấp thông tin thông qua tranh ảnh, sách báo, phim thì đối tượng được hưởng lợi là những người được tiếp cận với các thông tin trong tranh ảnh, sách báo hay xem phim.

Ngoài ra, ở phần này cũng nên làm rõ cơ chế tham gia và các bên tham gia vào dự án. Theo kinh nghiệm, sự tham gia, nhất là ngay từ khâu thiết kế và viết đề án, của các đối tượng hưởng lợi và các bên liên quan khác ở địa phương là một tiền đề thuận lợi cho triển khai và thành công ở nhiều dự án ngày sáng tạo từ trước đến nay.

Vì vậy, các đề án có thể nêu rõ có ai trong cộng đồng người hưởng lợi tham gia viết đề án không, sau này, các đối tượng đó dự kiến sẽ tham gia vào quá trình thực hiện như thế nào và sau khi kết thúc tài trợ, họ có còn tiếp tục tham gia không và nếu có thì như thế nào.

Đề án nên trình bày rõ trong các nhóm đối tượng, sự tham gia, ủng hộ của chính quyền địa phương được thể hiện như thế nào, từ các khâu viết đề án, hỗ trợ tinh thần, hay tới khâu tham gia quản lý, thực hiện. Nếu có cán bộ địa phương đã cùng tham gia viết đề án, tên, số điện thoại và đưa kèm cả các thỏa thuận hợp tác đã có nên được nêu rõ/đính kèm vào phụ lục của đề án.

- Tuy phần này có thể không nhất thiết phải đi theo từng phần trong mẫu đơn dự thi nhưng đề án phải trình bày theo cách thức làm nổi rõ đơn vị đầu mối thực hiện chủ chốt. Đơn vị này phải được giới thiệu năng lực đầy đủ trong phần giới thiệu đơn vị, cơ quan thực hiện.

- Khi mỗi dự án tính toán, thiết kế các bên tham gia, nên (i) cân nhắc luôn cách thức tổ chức thực hiện và (ii) tính toán đầy đủ các yếu tố cần thiết để tạo tính bền vững và khả năng nhân rộng bởi các bên tham gia sẽ có cả một thời gian một năm của dự án để nắm vững ý tưởng, cách làm.