QuyếT ĐỊnh ban hành Chế độ ghi chép ban đầu và báo cáo thống kê chuyên ngành dân số, gia đình và trẻ em1

Chế độ ghi chép ban đầu về dân số, gia đình và trẻ em được phản ánh trong Sổ theo dõi dân số, gia đình và trẻ em (Sổ hộ gia đình). Sổ hộ gia đình bao gồm các thông tin cơ bản để nhận biết chung nhất của bản thân từng người trong hộ gia đình; các thông tin về kế hoạch hoá gia đình/sức khoẻ sinh sản; các thông tin về gia đình; các thông tin về trẻ em và các thông tin thay đổi về dân số, gia đình và trẻ em. Các thông tin ban đầu này do cộng tác viên thu thập, ghi chép vào Sổ hộ gia đình, dùng làm cơ sở để lập báo cáo thống kê chuyên ngành dân số, gia đình và trẻ em. Sổ hộ gia đình là tài liệu ghi chép ban đầu của hệ thông tin quản lý - thống kê chuyên ngành, là tài liệu cơ bản của kho thông tin thống kê điện tử về dân số, gia đình và trẻ em, là sổ gốc để ghi chép và theo dõi về dân số, gia đình và trẻ em.

1. Việc ghi chép ban đầu phải đảm bảo đúng sự thật khách quan, không biết không điền thông tin vào Sổ hộ gia đình.

2. Ghi chép các thông tin ban đầu vào Sổ hộ gia đình được thực hiện trực tiếp thông qua phỏng vấn từng thành viên trong gia đình hoặc thông qua phỏng vấn người có trách nhiệm trong gia đình, trong thôn, trong xã.

3. Khi ghi chép thông tin ban đầu vào Sổ hộ gia đình phải sử dụng đúng khái niệm và phạm vi hướng dẫn dưới đây.

4. Những danh từ viết gọn là: Tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương viết gọn là tỉnh; Huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh viết gọn là huyện; Xã, phường, thị trấn viết gọn là xã; Thôn, ấp, bản, làng, tổ dân phố viết gọn là thôn.

5. Những từ viết tắt là: Ban dân số, gia đình và trẻ em xã viết tắt là Ban DSGĐTE xã; Cán bộ dân số, gia đình và trẻ em xã viết tắt là cán bộ DSGĐTE; Cộng tác viên dân số, gia đình và trẻ em xã viết tắt là CTV; Dân số, gia đình và trẻ em viết tắt là DSGDTE; kế hoạch hóa gia đình viết tắt là KHHGĐ; Biện pháp tránh thai viết tắt là BPTT; Sức khoẻ sinh sản viết tắt là SKSS. Khám chữa bệnh viết tắt là KCB.

a) Tất cả các hộ cư trú trên địa bàn của xã đều được theo dõi về DSGĐTE bao gồm “hộ gia đình” và “hộ tập thể”.

- Trường hợp một hộ gia đình có 3 người làm (thuê/công) trở lên không có quan hệ hôn nhân, ruột thịt hoặc nhận nuôi dưỡng, có ý định sinh sống lâu dài (trên 6 tháng) thì những người này được coi là 1 hộ tập thể tách biệt với hộ gia đình nêu trên.

b) Những khu vực có các hộ gia đình và hộ tập thể là bộ đội, công an, người nước ngoài, phạm nhân cải tạo thuộc diện cơ quan quốc phòng, công an, ngoại giao quản lý được theo dõi, đăng ký riêng.

2. Đối tượng theo dõi DSGĐTE.

a) Tất cả những người Việt Nam thực tế thường trú tại hộ.

b) Những nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ ở trong khu vực do cơ quan bộ đội, công an, ngoại giao quản lý được các Bộ chủ quản theo dõi riêng.

c) Đối tượng theo dõi về KHHGĐ là những cặp vợ chồng trong tuổi sinh đẻ, quy định lấy tuổi của người vợ từ 15 đến 49, không quan tâm đến tuổi của người chồng.

d) Đối tượng theo dõi về Trẻ em là tất cả những người thực tế thường trú tại địa bàn chưa tròn 16 tuổi (chưa đón sinh nhật lần thứ 16 tính theo năm).

đ) Đối tượng theo dõi về Gia đình là tất cả hộ gia đình thực tế thường trú tại địa bàn

a) Những người thực tế đã và đang sống ổn định tại hộ đến thời điểm lập Sổ hộ gia đình bao gồm:

+ Những người thường xuyên cư trú tại hộ trên 6 tháng, không phân biệt họ đã hoặc chưa được đăng ký hộ khẩu thường trú.

+ Trẻ em mới sinh của các bà mẹ thường xuyên cư trú, không phân biệt là đã hoặc chưa đăng ký khai sinh.

+ Những người thường xuyên cư trú tuy đã có giấy chuyển đi nhưng thực tế họ vẫn chưa di chuyển đến nơi ở mới.

b) Những người mới chuyển đến dưới 6 tháng, nhưng có ý định sống ổn định tại hộ gồm:

+ Những người đã có giấy chứng nhận chuyển đến (Không kể thời gian người đó chuyển đến được bao lâu).

+ Những người chưa có giấy chứng nhận chuyển đến, nhưng đã xác định rõ ý định sống ổn định như: đến xây dựng kinh tế mới; về nhà chồng (vợ); đến để làm con nuôi; bộ đội, công an đào ngũ; công nhân viên chức tự bỏ việc về sống với gia đình v.v...

c) Những người tạm vắng mặt bao gồm:

+ Những người được cử đi công tác, chữa bệnh, du lịch, tham quan, học tập ngắn hạn ở nước ngoài.

+ Cán bộ công nhân viên đi công tác ở trong nước kể cả công tác lưu động, không kể thời gian công tác bao lâu.

+ Những người đang điều trị, điều dưỡng tại các bệnh viện, bệnh xá, nhà điều dưỡng.

+ Những người đi làm ăn ở nơi khác, thỉnh thoảng mới về thăm gia đình (nhưng không có ý định ở hẳn nơi mà người đó tới làm ăn).

+ Học sinh phổ thông đi trọ học.

+ Những người bị tạm giữ, tạm giam tại các cơ quan công an và quân đội.

Lưu ý:

- Bộ đội, công an có đăng ký hộ khẩu thường trú tại hộ gia đình cũng được tính là nhân khẩu thực tế thường trú và cũng được theo dõi chung với cả hộ.

- Người đến ở nhờ, trông con, giúp việc, làm thuê..và có ý định sinh sống lâu dài (6 tháng trở lên) được quy ước là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ và cũng được theo dõi.

- Người nước ngoài đã nhập quốc tịch Việt Nam và có đủ 3 điều kiện trên được xem là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ và cũng được theo dõi chung với cả hộ.

+ Những người có đăng ký hộ khẩu thường trú nhưng thực tế đã rời đi nơi khác trên 6 tháng.

+ Những người đến tạm trú.

+ Những người được cử đi học tập, công tác, đi chuyên gia, lao động dài hạn ở nước ngoài (6 tháng trở lên).

+ Những người đang học tập, cải tạo trong trại cải tạo, cải huấn.

+ Những người đi hẳn ra nước ngoài (Kể cả có và không có giấy xuất cảnh).

+ Việt kiều nước ngoài về thăm gia đình.

+ Người mang quốc tịch nước ngoài là thường dân cư trú tại hộ (nếu có).

Điền tên tỉnh, huyện, xã, thôn vào các dòng tương ứng.

Trước khi CTV thiết lập Sổ hộ gia đình, cán bộ DSGĐTE xã có trách nhiệm xây dựng sơ đồ các thôn trong xã; xây dựng sơ đồ và bảng kê các địa chỉ chi tiết trong thôn và xây dựng sơ đồ các hộ trong mỗi địa chỉ chi tiết (xem phần về sơ đồ địa bàn và bảng kê địa chỉ). Dựa trên sơ đồ và mã số địa bàn CTV quản lý, cán bộ DSGĐTE và CTV đánh số thứ tự hộ thống nhất theo địa bàn và chung toàn xã, việc đánh số thứ tự phải dựa vào số nhà của hộ (thực chất là địa chỉ nơi ở của hộ), nếu không có số nhà thì đánh số thứ tự theo thứ tự từ Bắc đến Nam và từ Tây sang Đông. Sau khi có số thứ tự các hộ trong xã, cán bộ DSGĐTE giao cho CTV phụ trách từng địa bàn, CTV sẽ dùng số thứ tự của hộ để ghi vào mục 2 là Từ hộ số…..đến hộ số…..

• 
  Ngõ 211, Phố Hoàng Văn Thái;
  
• 
  Đội 3, Thôn Đồng Tiến;
  
• 
  Xóm Lã Vọng, Thôn Phù Du;
  
• 
  Khóm 3, Ấp Cù Lao.....
  

Địa bàn CTV quản lý là khu vực có dân cư trú, có ranh giới rõ ràng hoặc tương đối rõ ràng. Địa bàn CTV quản lý do cán bộ DSGĐTE phân công có thể là toàn thể hoặc một phần của thôn. cán bộ DSGĐTE cùng CTV tiến hành vẽ sơ đồ địa bàn bằng cách sao chép từ bản đồ địa chính hoặc tự vẽ. Nhưng sơ đồ địa bàn phải thể hiện được các nội dung sau:

• 
  Hướng của sơ đồ: Theo hướng Bắc- Nam.
  
• 
  Ranh giới của địa bàn và tên các địa bàn giáp ranh. Vị trí và đặc điểm của từng nhà, hướng đi tới từng nhà, lối vào và số thứ tự của từng ngôi nhà có người ở.
  
• 
  Các đặc điểm địa lý, vật định cơ bản như: đường giao thông, sông, núi, nhà thờ, trường học, bệnh viện... Phải ghi rõ tên của đường, phố, ngõ/ngách/hẻm..
  
• 
  Phần giải thích các ký hiệu dùng trên sơ đồ.
  
• 
  Ngày vẽ, người vẽ, người kiểm tra
  

+ Ghi theo trình tự: tên phố (hay tên đường), tên ngõ (thuộc phố, nếu có), tên ngách (thuộc ngõ, nếu có), tên hẻm (thuộc ngách, nếu có).

+ Ghi xong ngõ này mới chuyển sang ngõ khác, xong phố này mới chuyển sang phố khác. Trên mỗi dòng chỉ có tên của một đường phố, hoặc một ngõ, hoặc một ngách, hoặc một hẻm.

+ Tên phố/ngõ/ngách/hẻm phải được ghi vào đúng cột: cột 2 cho tên phố; cột 3 cho tên ngõ; cột 4 cho tên ngách; cột 5 cho tên hẻm; cột 6 ghi số hộ và từ hộ số đến hộ số có trong nhóm địa chỉ này. Nếu đã ghi vào cột 3 hoặc cột 4 hay cột 5 thì phải ghi vào những cột đứng trước trên cùng dòng.

Ví dụ: Bảng kê địa bàn của phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.

BẢNG KÊ ĐỊA BÀN SỐ: ……105…..

STT	Phố	Ngõ	Ngách	Hẻm	Ghi số hộ/Từ hộ số đến hộ số
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)
1	PhỐ Kim Mã				10 hộ từ hộ số 1 –10
2	PhỐ Kim Mã	Ngõ 371			20 hộ từ hộ số 11-30
3	PhỐ Kim Mã	Ngõ 371	Ngách 2		32 hộ từ hộ số 31-62
4	PhỐ Kim Mã	Ngõ 371	Ngách 2	HẺm 10	23 hô từ hộ số 63-85
5	PhỐ Kim Mã	Ngõ 371	Ngách 2	HẺm 15	3 hộ từ hộ số 86-88