Chính sách và kinh phí phát triển tài nguyên thông tin số của các cơ quan thông tin - thư viện ngành Luật

Phát triển tài nguyên số, thư viện số hiện nay đã được cụ thể hóa bằng văn bản của Nhà nước và Chính phủ như Pháp lệnh Thư viện ngày 28/12/2000, Nghị định 72/2002/NĐ-CP ngày 06/08/2002, Quyết định 33/2002/QĐ-TTg, Thông tư liên tịch 04/2002/TTLT/BVHTT-BTC, Quyết định 10/2007/QĐ-BVHTT… Các văn bản pháp quy về công tác thư viện đã thể hiện rõ sự quan tâm của Đảng – Nhà nước ta đối với sự phát triển của sự nghiệp thư viện.

Trên cơ sở đó, các cơ quan TTTV nói chung, và các thư viện ngành Luật nói riêng xây dựng nên những chính sách phát triển thư viện của cơ quan mình, hướng theo mục tiêu nhiệm vụ chiến lược của Đảng – Nhà nước. Với các cơ quan được khảo sát, cho thấy ban lãnh đạo các cơ quan đều có những chính sách tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển nguồn tài nguyên thông tin số.

Các Trung tâm TTTV đều nhận được sử chỉ đạo quan tâm từ cấp trên, theo đó trung tâm, thư viện có thể tự đề xuất các kế hoạch chương trình thực hiện hoạt động số hóa, phát triển tài liệu số của cơ quan. Các Trung tâm TTTV sẽ xác lập nên chính sách số hóa cụ thể:

+ Về dạng tài liệu, các thư viện sẽ xác định tập trung số hóa những tài liệu nào? (Ví dụ: Luận án, luận văn, tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học, tạp chí…)

+ Về ngôn ngữ: Ưu tiên số hóa tài liệu nào? Hạn chế tài liệu nào (Ví dụ: Ưu tiên số hóa tài liệu Hán nôm, hạn chế tài liệu Tiếng Anh…)

+ Về lĩnh vực: Tùy theo từng trường cần xác lập chính sách ưu tiên số hóa cho từng lĩnh vực (Ví dụ: Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ưu tiên số hóa lĩnh vực xã hội, Đại học Luật Hà Nội ưu tiên số hóa lĩnh vực luật pháp…)

Với Trung tâm TTTV Đại học Luật Hà Nội, cán bộ Trung tâm sẽ xây dựng những kế hoạch, đề xuất về công tác số hóa, sau đó sẽ được trình lên ban lãnh đạo xem xét và duyệt các nội dung đề xuất. Ban lãnh đạo Nhà trường hết sức tạo điều kiện quan tâm tới hoạt động phát triển tài nguyên số của Trung tâm. Những hoạt động phát triển tài nguyên số được khuyến khích và tạo điều kiện hết sức. Trong phạm vi có thể, ban lãnh đạo nhà trường luôn có những chính sách thỏa đáng để trung tâm có thể triển khai các hoạt động một cách nhanh và hiệu quả nhất.

Với TTTTTV&NCKH của Văn phòng Quốc hội, chính sách là yếu tố thuận lợi nhất trong các yếu tố tác động tới việc phát triển tài nguyên số. Đây là cơ quan có chính sách tạo điều kiện lớn nhất trong các thư viện ngành Luật. Văn phòng Quốc hội có chủ trương phát triển Trung tâm TTTV theo hướng hiện đại hóa đáp ứng với xu thế của thời đại. Là những đối tượng người dùng tin là lãnh đạo nhà nước, cũng là những đối tượng người dùng có trình độ chuyên môn cao nên nhu cầu khai thác thông tin theo hướng hiện đại, tiếp cận với xu hướng phát triển của thế giới là một nhu cầu thiết thực. Chính vì vậy, Trung tâm nhận được sự quan tâm hỗ trợ rất lớn của Văn phòng Quốc hội. Trung tâm có khả năng phát triển tài nguyên số đến đâu thì sẽ nhận được sự hỗ trợ về kinh phí tới đó. Trên cơ sở những kết quả Trung tâm thực hiện được, cấp trên sẽ kiểm tra, và duyệt tiếp các hoạt động tiếp theo của Trung tâm. Trung tâm được tạo điều kiện tối đa về các chính sách phát triển, đặc biệt là vấn đề kinh phí. Vấn đề chỉ dừng ở việc trung tâm có đủ nhân sự thực hiện hoạt động phát triển tài nguyên số hay không. Đây là thuận lợi lớn của Trung tâm, mà không phải cơ quan nào cũng có thể có được sự quan tâm từ cấp trên như vậy.

Một số cơ quan TTTV ngành Luật còn lại được khảo sát cũng nhận được sự quan tâm của các ban lãnh đạo. Những chính sách hướng theo những văn bản quy pháp về phát triển thư viện số, tài nguyên số cũng được xây dựng. Tuy nhiên, sự quan tâm mới dừng ở mức định hướng và chưa thực sự cụ thể. Điển hình là ở Thư viện Học viện Tư pháp. Lý giải cho điều này là do tiềm lực hoạt động của thư viện còn hạn chế, đặc thù của trường là trường đào tạo các chức danh tư pháp, số lượng người dùng tin cũng hạn chế, cơ sở vật chất vẫn nghèo nàn…nên chính sách phát triển tài nguyên số vẫn chưa được định hướng quan tâm cụ thể.

Thư viện Viện Nhà nước và Pháp luật cũng là một trong những cơ quan nhận được sự quan tâm của ban lãnh đạo Viện rất lớn. Nhận thức được vai trò của tài nguyên số, ban lãnh đạo Viện hàng năm đều cử những cán bộ của thư viện đi tập huấn về công tác số hóa. Viện hết sức quan tâm về hoạt động phát triển tài nguyên số, tuy rằng có những hoạt động cụ thể thiết thực hàng năm là đầu tư về nguồn nhân lực trong công tác số hóa tài liệu, khuyến khích thư viện xây dựng các kế hoạch phát triển tài nguyên số…nhưng tất cả vẫn chỉ là sự chuẩn bị cho hoạt động số hóa, và hoạt động số hóa chưa được triển khai. Nguyên nhân cốt lõi ở đây là nguồn kinh phí không có để có thể xây dựng cũng như phát triển nguồn tài nguyên số.

Có thể thấy rằng, cùng với những văn bản pháp quy, chính sách của Đảng và nhà nước ta về công tác phát triển thư viện số, tài nguyên số thì chính sách, sự quan tâm từ chính các ban lãnh đạo là hoạt động chủ đạo tác động tới việc phát triển tài nguyên số của mỗi cơ quan. Để các cơ quan TTTV có thể xây dựng và phát triển được nguồn tài nguyên số, sẽ phải cần hơn nữa những chính sách thiết thực, cụ thể trong hoạt động. Đây sẽ là yếu tố tác động đầu tiên trong việc phát triển tài liệu số

Như đã nói, xây dựng một thư viện số, nguồn tài nguyên số là vấn đề không nhỏ về nhân lực, vật lực. Đây là chiến lược phát triển mang lại hiệu quả trong tương lai, nhưng là sự đòi hỏi đầy thách thức của các yếu tố đảm bảo. Chi phí để xây dựng và duy trì phát triển nguồn tài nguyên số của các cơ quan là vấn đề cốt lõi hàng đầu. Bởi sự đòi hỏi của công nghệ hiện đại, phương thức hoạt động hiện đại…và từ chính nguồn ngân sách được cấp còn eo hẹp. Nguồn kinh phí được cấp thường không đáp ứng đủ cho việc xây dựng và phát triển tài liệu số. Kinh phí sẽ là yếu tố sống còn quyết định việc duy trì phát triển tài liệu số.

Theo khảo sát tại các cơ quan, hầu hết các cơ quan đều được cấp một nguồn kinh phí nhất định, tuy nhiên mức kinh phí đó hầu hết được cán bộ các cơ quan nhận xét là còn thiếu và chưa đủ để có thể phát triển nguồn tài nguyên. Tác giả đã tiến hành khảo sát bảng hỏi với những cán bộ tại các cơ quan TTTV về yếu tố này:



Biểu đồ 3: Đánh giá của cán bộ về kinh phí phát triển tài liệu số

Khảo sát cho thấy có tới 100% cán bộ được hỏi tại Thư viện Học viện Tư pháp và Thư viện Viện Nhà nước và Pháp luật đều cho rằng nguồn kinh phí của cơ quan phát triển tài liệu số là rất thiếu. Với Trung tâm TTTV Đại học Luật Hà Nội thì có 50% cán bộ được hỏi cho rằng nguồn kinh phí là chưa đủ và còn lại 50% cũng cho rằng kinh phí của cơ quan phát triển tài liệu số là rất thiếu. Đây là một thực tế ở hầu hết các cơ quan TTTV. Qua đó có thể thấy, nguồn kinh phí để phát triển tài liệu số của các cơ quan TTTV ngành luật còn hạn hẹp. Điều này sẽ tác động lớn tới hoạt động phát triển tài nguyên số. Nguồn kinh phí hạn hẹp sẽ tác động tới hiệu quả của công tác phát triển tài liệu số. Cụ thể các hoạt động số hóa tài liệu sẽ mang tính chất nhỏ lẻ, nhất thời, không chuyên nghiệp. Kinh phí sẽ là nhân tố quyết định các thao tác quy trình số hóa tài liệu từ lựa chọn nguồn tài liệu số hóa, lựa chọn công nghệ số hóa, lựa chọn phương thức cung cấp tới bạn đọc…Ngoài ra là sự quyết định tới việc bổ sung trao đổi nguồn tài liệu số hóa, đặc biệt là nguồn mua CSDL có giá trị. Hiện nay rất nhiều cơ quan tiến hành phát triển tài nguyên số đã triển khai hoạt động mua CSDL của các Trung tâm TTTV có giá trị trong và ngoài nước. Chủ yếu là CSDL nước ngoài. Tuy nhiên để mua được quyền sử dụng những CSDL này đòi hỏi những nguồn kinh phí rất lớn. Và hầu hết các cơ quan khi mua các CSDL này đều dựa vào nguồn vốn tài trợ của các tổ chức dự án quốc tế. Chính vì vậy, nếu nguồn kinh phí hạn hẹp thì rất khó có thể mua được các nguồn CSDL có giá trị nghiên cứu đào tạo cao. Cũng như việc triển khai các hoạt động liên quan đến phát triển tài nguyên số cũng sẽ bị tác động lớn và đem lại hiệu quả không cao.

Trên thực tế như vậy, do thiếu kinh phí nên hoạt động số hóa tài liệu mới bước đầu dừng ở việc số hóa các tạp chí Luật học, quy mô vẫn còn nhỏ và nguồn tài liệu được số hóa vẫn chưa tương xứng với quy mô tài liệu của thư viện. Thư viện Viện Nhà nước và Pháp luật, thư viện Học viện Tư pháp dù có chính sách quan tâm chỉ đạo, nhưng cũng chưa có kinh phí để triển khai thực hiện nên hoạt động phát triển tài nguyên số của các cơ quan mới chỉ dừng ở mức lý luận. Nhu cầu, mong muốn của các đối tượng người dùng tin, của các cán bộ cơ quan luôn muốn xây dựng phát triển những bộ sưu tập tài nguyên thông tin số, và kinh phí là một rào cản lớn cho hoạt động này.

Trong quá trình khảo sát, chỉ có duy nhất một cơ quan là TTTTTV&NCKH của Văn phòng Quốc hội là cơ quan không gặp vướng mắc về vấn đề kinh phí còn thiếu hay chưa đủ.

Do đặc thù của hoạt động của Trung tâm, trực thuộc Văn phòng Quốc hội, cơ quan lập pháp của nhà nước nên tại Trung tâm không thể tiến hành điều tra bảng hỏi đối với các cán bộ. Vì vậy, dựa theo tìm hiểu tài liệu cũng như phỏng vấn các cán bộ tại Trung tâm, tác giả có những thông tin về kinh phí cho việc phát triển tài liệu số của trung tâm.

Theo chị Hương, phó giám đốc trung tâm nhìn nhận: “Trung tâm không thiếu nguồn kinh phí để phát triển tài liệu số, vấn đề kinh phí được ban lãnh đạo quan tâm sát sao. Mọi hoạt động số hóa tài liệu của trung tâm nếu có thể triển khai được, Trung tâm sẽ được cấp kinh phí hoàn toàn”. Đây là một thuận lợi rất lớn của Trung tâm. Vì hơn hết, kinh phí là yếu tố sống còn cho hoạt động phát triển tài nguyên số. Bên cạnh đó Trung tâm còn nhận được nguồn tài trợ từ các dự án cho hoạt động số hóa tài liệu. Trên cơ sở nguồn kinh phí được cấp, Trung tâm đang tiến hành lựa chọn mua từ 3-5 CSDL có giá trị nghiên cứu, và tùy theo nhu cầu đông đảo người dùng tin. Đây là những hoạt động nhằm tăng cường phát triển tài nguyên số của cơ quan. Và hoạt động này chỉ có thể triển khai khi các cơ quan có đủ tiềm lực kinh phí để có thể duy trì và phát triển.

Có thể thấy, kinh phí đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển tài nguyên số của các cơ quan. Bất kỳ hoạt động riêng lẻ nào trong quá trình xây dựng, phát triển tài nguyên số đều phụ thuộc vào tính khả thi của các nguồn kinh phí. Thực tế thì ngân sách tài chính của các cơ quan TTTV được cấp thường không phải lúc nào cũng đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Chính vì vậy mà đối với tất cả các cơ quan TTTV nói chung, ngành Luật nói riêng cần hết sức chú tâm tới vấn đề này. Đây là yếu tố tác động quan trọng cho việc xây dựng phát triển nguồn tài liệu số của cơ quan. Cần phải có chiến lược hoạch định kinh phí rõ ràng cũng như thu hút các nguồn tài trợ, tìm kiếm kinh phí hỗ trợ cho sự hoạt động.

2.4 Công nghệ áp dụng để phát triển tài nguyên thông tin số của các cơ quan thông tin – thư viện ngành Luật

Như đã nói khi xây dựng, phát triển tài nguyên số, việc lựa chọn công nghệ để tiến hành rất quan trọng bởi vì nó là công cụ đắc lực giúp ta thực hiện các công việc trong quy trình tạo lập và vận hành nguồn tài nguyên số. Trong quá trình triển khai, các cơ quan TTTV cũng hết sức chú trọng tới vấn đề này.

Dựa theo các yêu cầu khi xây dựng tài nguyên số, để nguồn tài nguyên số phát huy được hết vai trò của mình, các thư viện ngành Luật khi tạo lập tài nguyên số đều đã trang bị được một hệ thống cơ sở hạ tầng nhất định.

Đó là hệ thống mạng Internet được kết nối Internet với đường truyền đủ đáp ứng cho số người dùng tối thiểu của thư viện. Hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp dữ liệu và quản lý người dùng và các phần mềm hệ thống có bản quyền. Trang web đăng tải và là cổng truy cập của người dùng vào bộ sưu tập số, tài liệu số của cơ quan. Phần mềm quản lý tài nguyên số. Một số cơ quan như Trung tâm TTTV Đại học Luật Hà Nội, TTTTTV&NCKH của Văn phòng Quốc hội đã trang bị đầy đủ các yếu tố này.

Cho đến nay, các thư viện ngành Luật được khảo sát mới chỉ thực hiện quy trình số hóa với dữ liệu văn bản (text) và dữ liệu hình ảnh (image/scanned images). Quy trình số hóa trải qua các bước: lựa chọn tài liệu; quét tài liệu; phân trang và tự động xử lý hình ảnh, kiểm tra, sắp xếp và xem lại các tệp tin hình ảnh; chuyển đổi dữ liệu số; nhận dạng chữ viết; tạo ra các tài liệu phức hợp.

Để khôi phục nội dung text của tài liệu từ các file ảnh với nhiều loại font chữ và trên nền giấy xấu, phần mềm nhận dạng chữ tiếng Việt hiện nay của TTTTTV&NCKH của Văn phòng Quốc hội chưa đáp ứng được yêu cầu nhận dạng với độ chính xác cao. Vì vậy nếu sử dụng bản text thu được qua nhận dạng thì không tránh khỏi sai sót và khác biệt so với bản gốc (nếu chất lượng tài liệu quá xấu thì chỉ nhận dạng được khoảng dưới 50%). Mỗi bản text thu được như vậy, Trung tâm đều tiến hành hiệu đính chỉnh sửa lại. Đặc biệt với những bản text bằng tiếng Việt, thường dẫn đến sự khác biệt với bản gốc nhiều. Trong trường hợp này, Trung tâm có khắc phục bằng cách phục vụ tài liệu dạng file ảnh.

Hiện nay, các thư viện ngành Luật thực hiện việc số hóa bằng máy scan chuyên dụng với các phần mềm nhận dạng file ảnh, file text. Việc sử dụng các loại máy scan tùy theo đặc điểm điều kiện của từng cơ quan. Trung tâm TTTV Đại học Luật hiện chỉ có máy scan với tính năng đơn giản, cho kết quả là các file ảnh. Sản phẩm sau khi scan không được sử dụng phần mềm chuyển dạng thành file .doc để chỉnh sửa text. Như vậy, cán bộ thư viện chỉ chỉnh sửa được các yếu tố như kích cỡ, hiệu chỉnh độ sáng tối, độ tương phản…của file ảnh đó. Nguồn tài liệu số hóa tại trung tâm là tạp chí Luật học, nên có những bài viết cùng nội dung tiêu đề, nhưng có thể được trình bày ở các vị trí không xuyên suốt trong tạp chí. Vì vậy, khi scan ra file ảnh, cán bộ tại phòng thông tin sẽ xử lý và đưa các bài viết đó vào cùng một hệ thống xuyên suốt để khi đưa lên CSDL số, bạn đọc sẽ dễ dàng tìm kiếm sử dụng. Sau khi được scan và xử lý, các file này sẽ được chuyển sang định dạng .pdf và đưa lên CSDL của hệ thống. Do đặc tính của máy scan tại trung tâm còn hạn chế, nên đây chỉ là giải pháp tạm thời cho những số tạp chí không có file điện tử. Trung tâm chỉ tiến hành scan đối với các số tạp chí chọn lọc cần thiết. Chủ yếu trung tâm sử dụng dữ liệu là file điện tử có sẵn được chuyển từ phòng tạp chí lên, sau đó thực hiện các thao tác nghiệp vụ hoàn chỉnh tài liệu số và đưa lên CSDL cho bạn đọc tra cứu. Trong thời gian tới, trung tâm sẽ có những kế hoạch cũng như đề xuất được hỗ trợ các trang thiết bị công nghệ hiện đại hơn phục vụ cho công tác số hóa tài liệu.

Tại TTTTTV&NCKH của Văn phòng Quốc hội, máy scan cũng được sử dụng để thực hiện công tác số hóa. Máy scan tại trung tâm kết hợp với phần mềm định dạng tiếng việt, định dạng file ảnh, file text. Những file ảnh được lưu dưới dạng .jpg, và không chỉnh sửa được nội dung. Những file text được máy nhận diện scan và chuyển sang file .doc để cán bộ có thể hiệu đính và xử lý. Tất cả các file này khi đưa lên CSDL thì đều được chuyển sang dạng .pdf.

Cả hai trung tâm đều sử dụng phần mềm Libol 6.0 để lưu trữ cung cấp tài liệu số tới bạn đọc. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng, modul số hóa của phần mềm vẫn chưa thỏa mãn mong muốn của cán bộ thư viện. Hiện Trung tâm TTTV Đại học Luật muốn lựa chọn một phần mềm quản trị tài nguyên số tốt hơn, để đáp ứng các yêu cầu theo ý muốn, khắc phục những hạn chế mà phần mềm Libol gặp phải. Đó là khi quản trị sử dụng tài liệu số, chuyên viên của công ty Tinh Vân thường phải đến Trung tâm hỗ trợ thường xuyên về lỗi kỹ thuật hay trong quá trình tác nghiệp. Phần mềm cũng chưa giải quyết được tính năng phân quyền sử dụng cho bạn đọc. Trung tâm hiện đã đề xuất lên trường về vấn đề lựa chọn phần mềm quản trị thư viện số mới. Phần mềm hiện đang được các nước trên thế giới sử dụng phổ biến như phần mềm thư viện số Hòn đá xanh – Greenstone. Đây cũng là sự chỉ đạo theo công văn 4960/BGDĐT-CNTT của Bộ Văn hóa và Truyền thông: Sử dụng phần mềm Greenstone trong quản lý thư viện số.

Những CSDL số của các Trung tâm được biên mục theo khổ mẫu Marc21. Tại TTTTTV&NCKH của Văn phòng Quốc hội biên mục theo chuẩn Dublin Core, sau khi biên mục xong, Trung tâm tiến hành biên mục thêm một lần nữa với chuẩn Marc21. Và khi bạn đọc tra cứu dữ liệu thì có thể tra cứu theo cả hai chuẩn. Kết quả tra cứu sẽ hiển thị theo trường của Marc21. Thực hiện công tác này nhằm giúp bạn đọc có thêm nhiều trường để tìm kiếm tài liệu.

Với thực tế áp dụng công nghệ như vây, có thể nói các cơ quan đã chú trọng tới vấn đề này, tuy nhiên do nhiều yếu tố tác động nên công nghệ đảm bảo cho hoạt động số hóa vẫn còn hạn chế. Những máy scan tài liệu mới chỉ dừng ở tính năng đơn giản như scan ra ảnh, tốc độ bình thường. Những khó khăn gặp phải trong quá trình Scan cũng nảy sinh. Ví dụ như nếu với tạp chí hay tại liệu in quá mỏng, thì chữ in của trang trước sẽ hiện lên ở trang sau. Đối với những tạp chí đóng quá chặt và sát gáy khi Scan sẽ không thấy hết được tạp chí. Đối với tài liệu cũ khi Scan chữ có thể bị mờ. Đối với giấy bị đen, vàng ố chất lượng Scan rất kém. Những ấn phẩm có độ dày lớn thì phải chỉnh sửa lại trang Scan do bị lệch trong quá trình Scan. Quá trình nhận dạng tiếng Việt ở thư viện Quốc hội thì thường không đảm bảo được chất lượng, phải chỉnh sửa nhiều. Text sau khi được scan sang file .doc có thể phải chỉnh sửa tới 50%...Đó là những khó khăn gặp phải trong quá trình số hóa tài liệu.

Vấn đề công nghệ có tác động không nhỏ tới hoạt động phát triển tài nguyên số. Đó là những vấn đề về số hóa tài liệu hay quản trị tài nguyên số... tất cả sẽ ảnh hướng tới chất lượng nguồn tài nguyên số của cơ quan. Công nghệ hiện đại, trang thiết bị đầy đủ sẽ góp phần không nhỏ vào việc tăng cường chất lượng tài liệu số.

Qua khảo sát bảng hỏi, cho thấy mức độ quan trọng của yếu tố công nghệ tác động tới hoạt động số hóa tài liệu ở mỗi cơ quan:

Trung tâm TTTV Đại học Luật: 90% cán bộ được hỏi cho rằng rất quan trọng; 10% cho rằng quan trọng, 0% cho rằng không quan trọng.

Thư viện Học viện Tư pháp: 50% cho rằng rất quan trọng, 50% cho rằng quan trọng, 0% cho rằng không quan trọng.

Thư viện Viện Nhà nước và Pháp luật: 33.3% cho rằng rất quan trọng, 66.7% cho rằng quan trọng, 0% cho rằng không quan trọng.

Tại TTTTTV&NCKH của Văn phòng Quốc hội do đặc thù không thể phát bảng hỏi, tuy nhiên trên cơ sở phóng vấn trực tiếp Phó giám đốc trung tâm, chị Hương cho biết vấn đề công nghệ giữ vai trò hết sức quan trọng trong việc tăng cường số lượng cũng như chất lượng của tài nguyên số.

Công nghệ có vai trò hết sức quan trọng trong phát triển tài nguyên số. Trong quá trình thực hiện số hóa tài liệu, các cơ quan TTTV cần phải xác định rõ các nhiệm vụ của trang thiết bị và dây truyền công nghệ phục vụ hoạt động số hóa. Trang thiết bị hiện đại chuyên dụng là yếu tố không thể thiếu. Bên cạnh đó, xác định rõ các yêu cầu về phần mềm số hóa và quản lý kho tư liệu số là nhiệm vụ được đặt ra. Việc số hóa tài liệu phải đảm bảo tính chính xác, trung thực của nội dung số hóa thu được, không làm ảnh hưởng đến ẩn phẩm nguyên gốc. Những nhà cung cấp phần mềm số hóa phải bảo đảm chuyển giao công nghệ số hóa tài liệu và quản trị tư liệu số, đào tạo cán bộ thư viện bằng thực tiễn công việc số hóa để họ làm chủ và nắm bắt kỹ năng tạo ra và quản trị thư viện số....Đảm bảo được các yêu cầu về công nghệ sẽ đảm bảo cho việc thực hiện thành công các công việc trong quy trình tạo lập và vận hành nguồn tài nguyên số. Chính vì vậy công nghệ là yếu tố tác động hết sức quan trọng trong quá trình phát triển tài nguyên số của các cơ quan.

2.5 Đội ngũ cán bộ trong hoạt động phát triển tài nguyên thông tin số của các cơ quan thông tin – thư viện ngành Luật

  Phát triển thư viện số, tài nguyên số là xu thế tất yếu của ngành TTTV toàn cầu. Để xây dựng và phát triển tài nguyên số thì việc đầu tiên cần làm là có được đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững chắc cũng như đảm bảo được các yêu cầu mà một thư viện số đòi hỏi. Trình độ cán bộ là một trong những yếu tố tác động tới việc phát triển tài nguyên số của các cơ quan. Nhiệm vụ chính của các cán bộ thư viện số là quản lý, lãnh đạo và các công tác liên quan đến trang web. Trong đó, một mặt cần chú ý quản lý tập trung  phần lập kế hoạch và đánh giá các dự án thư viện số. Mặt khác, quá trình quản lý phải biết tạo ra mối liên hệ với sự cộng tác chặt chẽ giữa các cán bộ thư viện số với nhau và giữa cán bộ thư viện số với những người sử dụng.

Hiện nay các cơ quan TTTV khi tiến hành hoạt động xây dựng phát triển tài liệu số, cũng rất chú trọng tới vấn đề trình độ cán bộ. Mặc dù các yêu cầu chung đối với các thư viện số hóa cũng giống như với các bộ sưu tập phi số hóa, nhưng để tổ chức một bộ sưu tập số thì không hề giống với việc tổ chức một bộ sưu tập in. Các cán bộ TTTV ngày nay phải đáp ứng được những yêu cầu mà quá trình xây dựng tài liệu số đòi hỏi.

Trong các thư viện ngành Luật, hoạt động phát triển tài nguyên số được triển khai ở một số cơ quan và vấn đề trình độ cán bộ được quan tâm chú trọng. Điều này thể hiện ở việc các cơ quan không ngừng bổ sung số lượng và nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, đặc biệt những cán bộ thực hiện công tác số hóa tài liệu.

Cụ thể như Trung tâm TTTV Đại học Luật hiện nay có tổng số 19 cán bộ viên chức, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về TTTV và Luật học trong đó có 03 thạc sỹ TTTV (02 thạc sỹ chuyên ngành thư viện), 12 cử nhân chuyên ngành thư viện, 4 cử nhân chuyên ngành luật, 2 trung cấp. Đội ngũ cán bộ thường xuyên được cử đi đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ ở trong và ngoài nước để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tin học và ngoại ngữ. Các cán bộ ở tổ thông tin, nơi trực tiếp tiến hành công tác số hóa tài liệu cũng thường xuyên được tập huấn về hoạt động này. Nhìn chung trình độ cán bộ tại Trung tâm phần nào đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động phát triển tài nguyên số. Tuy nhiên để hoạt động được phát triển và mở rộng hơn nữa, yêu cầu về những cán bộ chuyên về số hóa được đặt ra để có thể tăng cường hơn nữa nguồn tài nguyên số của Trung tâm.

Tại TTTTTV&NCKH của Văn phòng Quốc hội, đội ngũ cán bộ của Trung tâm được trang bị những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ về hoạt động thư viện nói chung và hoạt động số hóa tài liệu nói riêng hết sức tích cực. Với quy mô hoạt động cũng như những dự định chiến lược của mình, trình độ cán bộ của trung tâm hoàn toàn đáp ứng được những yêu cầu của một thư viện số đòi hỏi, cũng như những yêu cầu trong quá trình phát triển tài nguyên số. Cán bộ tại Trung tâm hầu hết được đào tạo đúng chuyên ngành TTTV, song còn được thường xuyên hỗ trợ về thực tiễn công tác số hóa tài liệu từ các tổ chức đã thực hiện số hóa. Trong quá trình thực hiện, Trung tâm cũng được các đơn vị tổ chức giúp đỡ, hướng dẫn những quy trình nghiệp vụ hoặc chia sẽ những kinh nghiệm thực tế khi hoạt động diễn ra. Chính vì vậy dù mới bắt đầu nhưng Trung tâm đã có một đội ngũ cán bộ thành thạo về hoạt động này và đủ năng lực đảm nhận những chiến lược phát triển xa hơn nữa.

Trình độ cán bộ cũng là vấn đề được thư viện Viện Nhà nước và Pháp luật quan tâm, khi mà hàng năm Thư viện luôn có 2 cán bộ trẻ tốt nghiệp chuyên ngành TTTV và Công nghệ thông tin được đi tập huấn về công tác số hóa. Tuy nhiên do chưa đủ tiềm lực và kinh phí nên hoạt động số hóa tài liệu vẫn chưa được thực hiện ở thư viện. Qua đây cũng có thể thấy, thư viện có nhận thức sâu sắc trong hoạt động phát triển tài nguyên số. Nếu không có một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ đủ năng lực đảm nhận thì hoạt động này dù có được triển khai thì cũng rất khó khả thi. Đây chính là sự khẳng định rõ hơn vai trò của các cán bộ thư viện trong kỷ nguyên số.

Trong hoạt động phát triển tài nguyên số, trình độ cán bộ phải được trang bị kiến thức chuyên môn về TTTV cũng như công nghệ thông tin. Hai khoa học này cần phải được kết hợp với nhau để có thể đào tạo ra những cán bộ thư viện số đúng yêu cầu. Sự phát triển của kỷ nguyên thông tin tác động mạnh mẽ tới ngành thư viện, và sự ra đời của các thư viện số, hoạt động xây dựng tài nguyên số tại các cơ quan là điều tất yếu đáp ứng yêu cầu của thời đại. Yêu cầu của một cán bộ thư viện hiện đại khác với một thư viện truyền thống. Yếu tố về công nghệ thông tin được đặt ra đối với mỗi cán bộ. Và thực tế cũng cho thấy, hoạt động số hóa tài liệu tại các cơ quan thường được kết hợp giữa những cán bộ có chuyên ngành TTTV và cán bộ có chuyên ngành công nghệ thông tin. Các cán bộ thư viện ngày này hiện vẫn còn yếu về trình độ tin học, tiếp thu công nghệ, trong khi xây dựng thư viện số, tài liệu số thì yếu tố này giữ vai trò quan trọng, không thể thiếu. Vì vậy mà khi tiến hành hoạt động số hóa sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Các cán bộ TTTV cũng nhận thức rõ về vai trò quan trọng của yếu tố trình độ cán bộ:

Hầu hết các cán bộ đều cho ý kiến về mức độ tác động của yếu tố trình độ cán bộ tới việc phát triển tài liệu số là quan trọng. Cụ thể:

Trung tâm TTTV Đại học Luật Hà Nội: 50% ý kiến được hỏi cho rằng rất quan trọng, 50% ý kiến được hỏi cho rằng quan trọng. Không có ý kiến nào cho rằng không quan trọng.

Thư viện Học viện Tư pháp: 66.7% trên tổng số cán bộ được hỏi cho rằng rất quan trọng, 33.3% trên tổng số cán bộ được hỏi cho rằng quan trọng. Không có ý kiến nào cho rằng không quan trọng.

Thư viện Viện Nhà nước và Pháp luật: 16.7% trên tổng số cán bộ được hỏi cho rằng rất quan trọng, 83.3% trên tổng số cán bộ được hỏi cho rằng quan trọng. Cũng không có ý kiến nào cho rằng không quan trọng.

Đây là một sự nhìn nhận từ thực tế khi các cán bộ tiến hành hoạt động này cũng như dựa trên sự tìm hiểu và nhận thức về hoạt động phát triển tại liệu số của các cơ quan, đơn vị mình.

Như vậy có thể thấy, trình độ cán bộ giữ vai trò quan trọng trong công tác phát triển tài liệu số của các thư viện ngành Luật. Trong suốt quá trình xây dựng và triển khai, cán bộ thư viện sẽ là người vận hành, xử lý và đưa tới người dùng tin những sản phẩm số phù hợp. Với thực tế như vậy, các cán bộ thư viện cần trang bị cho mình những kỹ năng thông tin, nghiệp vụ, tiếp tục nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ thuật về tổ chức và công tác thực tiễn trong hoạt động xây dựng các thư viện số, các nguồn tài nguyên số một cách hiệu quả nhất.