PHẦn mở ĐẦu tính cấp thiết của đề tài

Đây là nhà xuất bản này có nguồn dữ liệu phong phú, từ các Tuyển tập pháp luật chuyên ngành, các Bộ luật và các tạp chí pháp luật trong mọi lĩnh vực :

Luật dân sự

Luật kinh doanh

Luật về bất động sản

Luật hành chính

Luật lao động

Luật hình sự

• 
  Nhà xuất bản Francis Lefebvre
  

Trước những đòi hỏi thực tế của pháp luật Việt Nam, Nhà Pháp luật Việt-Pháp đã đăng ký quyền truy cập đối với các cơ sở dữ liệu về pháp luật Bất động sản và pháp luật kinh doanh của Nhà xuất bản Francis Lefebvre – Đây là một kho tư liệu chuyên ngành bao gồm các tuyển tập, các bộ luật, cũng như các tạp chí pháp luật với những tin tức pháp luật được cập nhật thường xuyên. Nguồn tư liệu trực tuyến của Nhà xuất bản này dành chủ yếu cho đối tượng là các luật gia muốn nghiên cứu một cách chuyên sâu những biến chuyển về tình hình pháp luật của Pháp trong hai lĩnh vực này.

• 
  Trường Đại học Luật pháp ngữ kỹ thuật số (UNJF) :
  

Sau khi đăng ký hợp lệ, người dùng có thể truy cập vào nguồn cơ sở dữ liệu đa dạng bao gồm các bài giảng trực tuyến, hướng dẫn về phương pháp học tập và nội dung đào tạo tương ứng với 3 năm đầu của chương trình đại học và Master 1.

Nội dung các bài giảng được cập nhật 2 lần/năm, được lồng ghép với nhiều giáo cụ phong phú (băng ghi hình của giảng viên và các chuyên gia luật, ví dụ minh họa, sơ đồ, bảng biểu, bài tập tự kiểm tra, câu hỏi trắc nghiệm và bài tập thực hành tương tác…) và bao quát nhiều lĩnh vực pháp luật như :

• 
  Pháp luật tư : luật hợp đồng, luật thương mại, doanh nghiệp, hôn nhân gia đình, hình sự, tố tụng hình sự, lao động, bảo hiểm, tư pháp quốc tế, v.v. …
  
• 
  Pháp luật công : luật hiến pháp, luật hành chính, tố tụng hành chính, công vụ, thuế, tài chính công, luật Châu Âu, công pháp quốc tế, v.v…)
  
• 
  Lịch sử pháp luật 
  
• 
  Kinh tế ứng dụng luật : kinh tế và sở hữu trí tuệ, kinh tế - Hợp đồng
  
• 
  Hướng dẫn phương pháp luận : liên quan đến bình luận án, nghiên cứu pháp luật, luận văn Master, hoặc chuẩn bị cho các kỳ thi công chức.
  

Theo đó, tại Trung tâm sẽ được đặt 2 cổng tra cứu CSDL của Nhà Pháp luật Việt – Pháp, một cổng ở trụ sở 35 Ngô Quyền, một cổng ở 37 Hùng Vương, 2 trụ sở của trung tâm. Bạn đọc trực tiếp đến thư viện tra cứu. Trung tâm được cấp một số account để cung cấp tới bạn đọc khi có nhu cầu tra cứu sử dụng. Hiện nay, các nguồn CSDL này khi được sử dụng tại Trung tâm chưa được đưa lên mạng Internet, mọi hoạt động mới chỉ thực hiện trong phạm vi Intranet. Điều này được lý giải để đảm bảo tính bảo mật thông tin cho Trung tâm, do Trung tâm là đơn vị thuộc Văn phòng Quốc hội nên vấn đề đảm bảo thông tin mang tính chất nghiêm ngặt và tuyệt đối. Bên cạnh đó là những vấn đề lo ngại về hacker lợi dụng truy cập Internet từ Trung tâm có thể xâm nhập hệ thống, phá hủy cũng như sử dụng các thông tin mật của các người dùng tin là lãnh đạo nhà nước vào các mục đích xấu, chống phá nhà nước…Vì vậy, bạn đọc chỉ có thể ngồi máy trạm tại phòng đọc được bố trí mới có thể tra cứu được CSDL được trao đổi từ Nhà Pháp luật Việt – Pháp.

Để đảm bảo tính an toàn cho hệ thống thông tin của Văn phòng Quốc hội, nên chỉ có người dùng tin bên Trung tâm được truy cập tra cứu các CSDL của Nhà Pháp luật Việt – Pháp, còn người dùng tin bên Nhà Pháp luật Việt – Pháp thì không thể truy cập, tra cứu tới CSDL của Trung tâm.

Những CSDL nói trên hầu hết được viết bằng tiếng Pháp, vì vậy đòi hỏi khi bạn đọc sử dụng phải có vốn ngoại ngữ tốt mới có thể khai thác và sử dụng hiệu quả được các nguồn CSDL này. Sắp tới Trung tâm cũng tiến hành trao đổi nguồn CSDL bằng tiếng Anh, và vấn đề truy cập vẫn sẽ được dự kiến là ở 2 phòng đọc, 2 trụ sở của trung tâm, với 2 account sẽ được cấp cho bạn đọc truy cập.

Hoạt động trao đổi nguồn tài nguyên số này được diễn ra trên cơ sở tự nguyện, hợp tác giữa các đơn vị. Nhà pháp luật Việt – Pháp cung cấp cho Trung tâm được quyền truy cập và không thu phí. Trên một văn bản thỏa thuận xác nhận quyền được truy cập, từ năm 2011 trung tâm chính thức được sử dụng nguồn trao đổi tài nguyên số này.

2.2.3 Công tác số hóa tài liệu

Trong quá trình xây dựng phát triển tài nguyên số, hoạt động chủ đạo của các cơ quan chính là việc số hóa tài liệu. Đây cũng là hoạt động tạo tiền đề xây dựng thư viện số phục vụ có hiệu quả cho công tác nghiên cứu khoa học và đào tạo, không nhằm mục đích kinh doanh các tài liệu số và không vi phạm luật bản quyền, tuân thủ theo các quy định trong giấy phép sử dụng văn bản tự do GNU (GNU Free Documentation License – GFDL) đối với cộng đồng người sử dụng và công ước Bern (những tài liệu đã xuất bản trên 50 năm thì được quyền số hóa).

Số hóa (Digitization) được sử dụng để chỉ quá trình chuyển đổi thông tin trong các đối tượng thực sang dạng điện tử. Trong đó đối tượng thực phổ biến chứa thông tin bao gồm các dạng tài liệu, văn bản, tranh vẽ, bản đồ, băng hình, băng ghi âm, tài liệu vi phim…Kết quả của việc số hóa các đối tượng nguồn tin thực được chuyển sang các dạng tệp dữ liệu hoặc còn gọi là dạng số, dạng điện tử.

Số hóa tài liệu là một công nghệ phức hợp đòi hỏi đầu tư nhiều tiền bạc, công sức cho việc trang bị các thiết bị và phần mềm tương thích, xử lý tài liệu trong quá trình số hóa. Vì vậy, khi tiến hành số hóa tài liệu, các cơ quan đơn vị đều lựa chọn kỹ các tài liệu ưu tiên cần số hóa. Từ đó các cơ quan xây dựng nên cơ chế quản lý dữ liệu số hóa, đặc biệt chú ý đến các công cụ tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau (tác giả, nhan đề, từ khóa, chủ đề, barcode, môn loại tri thức, nhà xuất bản, loại hình, thể loại…) và tìm kiếm toàn văn.

Hoạt động số hóa tài liệu đã được triển khai ở một số cơ quan TTTV lớn như Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm TTTV Đại học Quốc gia Hà Nội, Trung tâm TTTV Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh, Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia…Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện, sự tác động của các yếu tố trong quá trình số hóa, nhưng nhìn chung hoạt động số hóa tại các cơ quan hiện nay đang đi vào những quy trình nghiệp vụ chuẩn mực. Đây là những cơ sở để các cơ quan TTTV khác tham khảo và triển khai.

Trên cơ sở khảo sát một số thư viện ngành Luật ở Hà Nội, hiện cũng đã có một số cơ quan tiến hành hoạt động số hóa tài liệu. Hoạt động này mới được triển khai, tuy nhiên cũng đã có những thành quả đáng ghi nhận. Đó là Trung tâm TTTV Đại học Luật Hà Nội, TTTTTV&NCKH của Văn phòng Quốc hội, Thư viện Học viện Tư pháp.

Trong quá trình triển khai, mỗi cơ quan TTTV lại có những hoạt động cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung nguồn tài liệu được lựa chọn để số hóa thường được đánh giá cao về giá trị lịch sử, giá trị nghiên cứu, đã hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động nghiên cứu, đào tạo của người dùng tin.

• 
  Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Luật Hà Nội
  

Trong thời gian tới, Trung tâm cũng có những kế hoạch nhằm phát triển, nâng cao hơn nữa nguồn tài nguyên số của Trung tâm. Dự kiến trong năm 2012 cùng với việc đẩy mạnh hoạt động số hóa các Tạp chí Luật học là việc chọn lọc thêm các nguồn tin đưa vào số hóa. Đó là các luận văn, luận án, báo cáo khoa học, các tài liệu ký yếu hội thảo…Các sách giáo trình, sách tham khảo có giá trị cũng được Trung tâm đề xuất để có thể tiến tới số hóa nguồn tài liệu đó, gia tăng nguồn tài nguyên số của cơ quan, cũng như đáp ứng tốt nhất nhu cầu bạn đọc.

Hoạt động số hóa tại Trung tâm dựa trên kế hoạch của nhà trường, trên cơ sở những đề xuất Trung tâm đưa ra. Hoạt động này tuân thủ những quy trình thủ tục nhất định.

Trên cơ sở nhu cầu người dùng tin, Trung tâm sẽ đề xuất lên cấp trên kế hoạch số hóa tài liệu. Đó là số lượng tài liệu số hóa, loại tài liệu số hóa…Ban lãnh đạo Nhà trường sẽ xem xét và dựa theo điều kiện cũng như các yếu tố tác động tới hoạt động này mà phân bổ cũng như phê duyệt những đề xuất mà Trung tâm đưa lên. Chỉ khi nào đề xuất được duyệt thì Trung tâm mới tiến hành số hóa các tài liệu. Thực tế như hiện nay thì Trung tâm mới chỉ đang số hóa Tạp chí Luật học và trong thời gian tới trong đề xuất số hóa các tài liệu khác được duyệt, thì Trung tâm sẽ tiếp tục số hóa thêm các dạng tài liệu đó. Mọi hoạt động đều tuân theo quyết định của ban lãnh đạo Nhà trường. Và các kế hoạch thì trên cơ sở nhu cầu người dùng tin, Trung tâm sẽ chủ động đề xuất.

Cho tới thời điểm khảo sát (07/01/2012), Trung tâm đã số hóa đươc 1785 file Tạp chí Luật học. Trong đó 1783 file được quyền truy cập miễn phí và 2 file truy cập thu phí.



Hình 1: Thống kê ấn phẩm định kỳ tại Trung tâm TTTV Đại học Luật Hà Nội



Hình 2: Thống kê bộ sưu tập số tại Trung tâm TTTV Đại học Luật Hà Nội

Hiện nay, Phòng Thông tin trực tiếp triển khai hoạt động số hóa ấn phẩm định kỳ này và Phòng sử dụng trực tiếp file điện tử của Tạp chí Luật học được chuyển tiếp từ Phòng Tạp chí sang, Phòng sẽ tận dụng và sử dụng luôn file đó trên cơ sở những thao tác xử lý nghiệp vụ tiếp theo sau khi chuyển dữ liệu sang modul số hóa của phần mềm Libol.

Một số bài tạp chí không có file điện tử thì Phòng thông tin sẽ tiến hành scan tạp chí. Sau khi scan ra file ảnh, Phòng sẽ tiến hành xử lý nghiệp vụ, sau đó sẽ đưa lên CSDL tạp chí toàn văn. Trung tâm hiện có 1 máy scan và máy scan này sau khi scan tạp chí sẽ cho ra sản phẩm dưới dạng file ảnh. Phòng tin học sẽ xử lý file ảnh đó, chuyển sang định dạng file pdf để đưa lên phục vụ người dùng. Tuy nhiên máy scan của Trung tâm còn nhiều hạn chế về chất lượng hoạt động. Vì vậy hiện tại đây chỉ là giải pháp tạm thời cho việc số hóa tài liêu, trong tương lai sẽ có những chiến lược kế hoạch thay đổi tiên tiến hiện đại so với nhu cầu thực tế.

Nguồn tài liệu số hóa tại Trung tâm hầu hết được truy cập và sử dụng miễn phí. Nguồn tài liệu sau khi đã được số hóa sẽ được chuyển sang định dạng file .pdf để bạn đọc có nhu cầu thì có thể download trực tiếp sử dụng. Trung tâm chưa có chính sách thu phí bạn đọc khi sử dụng tài liệu số, một phần do phần mềm quản trị chưa được bổ sung các tính năng như phân quyền bạn đọc, thu phí trực tiếp…một phần là theo chủ trương của ban lãnh đạo nhà trường phục vụ miễn phí nhu cầu nghiên cứu, học tập, đào tạo của người dùng tin.

Công tác số hóa tại Trung tâm mới thực hiện gần đây, tuy nhiên cũng đã đem lại những thành quả tích cực nâng cao sự phát triển của Trung tâm, thích ứng với xu hướng phát triển của thời đại. Trong thời gian tới Trung tâm sẽ đẩy mạnh hơn nữa hoạt động phát triển tài nguyên số với phương thức số hóa tài liệu, phương thức chủ đạo của việc hình thành thư viện số hiện nay.

• 
  Trung tâm Thông tin – Thư viện và Nghiên cứu Khoa học của Văn phòng Quốc hội
  

Hiện tại, Trung tâm đang tiến hành số hóa nguồn tài liệu là các bài trích, tạp chí do Văn phòng Quốc hội xuất bản. Tiến tới cũng sẽ mở rộng phạm vi tài liệu được số hóa. Trong năm 2012, Trung tâm sẽ liên kết với một tổ chức nước ngoài, tổ chức này sẽ hỗ trợ cho hoạt động số hóa của Trung tâm. Hiện nay, Trung tâm vẫn chưa liên hệ được, nhưng theo ban lãnh đạo Trung tâm thì đây là việc hoàn toàn có thể thực hiện được trong năm 2012. Vì tổ chức Trung tâm dự định liên kết đã có sự hợp tác giúp đỡ rất nhiều cơ quan TTTV trên thế giới cũng như ở Việt Nam. Sự hợp tác này sẽ thúc đẩy hoạt động phát triển tài nguyên số của Trung tâm.

Trung tâm chưa tiến hành hoạt động hồi cố. Trung tâm cũng có số hóa một số sách có giá trị về mặt lịch sử và nghiên cứu, tuy nhiên rất ít, số lượng không đáng kể. Điều này được lý giải do rào cản về bản quyền. Và trong thời gian tới, trung tâm lên kế hoạch xin tài trợ của các tổ chức, dự án nước ngoài hỗ trợ cho việc triển khai số hóa tài liệu tại trung tâm. Đó sẽ là sự giúp đỡ hỗ trợ về mặt kinh phí, bản quyền cũng như các thao tác nghiệp vụ trong quá trình số hóa tài liệu…

Trung tâm cũng sử dụng máy scan để số hóa tài liệu. Máy scan sẽ cho ra sản phẩm là các file ảnh. Máy tính ở Trung tâm được cài đặt phần mềm số hóa, nhận diện file ảnh đó. Phần mềm có định dạng tiếng Việt nhận diện file ảnh và chuyển dữ liệu file ảnh đó sang dạng file doc. Từ đó cán bộ trung tâm sẽ tiến hành hiệu đính xử lý các file. Kết thúc xử lý các file sẽ được chuyển sang dạng .pdf và đưa lên CSDL để người dùng tin tra cứu.

Cũng như thư viện Đại học Luật, quyền truy cập và sử dụng tài liệu số tại Trung tâm là miễn phí. Tất cả người dùng tin cụ thể như các đại biểu Quốc hội, cán bộ Trung tâm đều có quyền truy cập miễn phí cả tài liệu số hóa dạng trao đổi CSDL với nhà pháp luật Việt – Pháp hay chính các CSDL Trung tâm xây dựng là các bài trích, tạp chí. Tuy nhiên chỉ có thể là người dùng tin của Trung tâm mới có thể truy cập và sử dụng nguồn tài liệu số này, và khi truy cập người dùng tin phải đến Trung tâm, đến các máy trạm của Văn phòng Quốc hội để tra cứu được tài liệu. Như đã nói, vì vấn đề bảo mật và hack cơ nên các CSDL được số hóa chỉ được truy cập trên mạng Intrarnet, hoàn toàn không đưa ra bên ngoài. Bất kỳ máy trạm nào ở Trung tâm hay ở Văn phòng Quốc hội đều có thể truy cập sử dụng tài liệu số, muốn sử dụng thì chỉ có thể đến trực tiếp Trung tâm và là bạn đọc của Trung tâm thì mới có quyền khai thác tài nguyên số của Trung tâm.

Hoạt động số hóa tài liệu là hoạt động chiến lược nhằm phát triển tài nguyên số tại Trung tâm. Hoạt động này được ban lãnh đạo nhà nước ta hết sức quan tâm chú trọng. Vì Trung tâm là cơ quan cung cấp thông tin cho những người dùng tin là những người đứng đầu nhà nước, nên phát triển tăng cường nguồn lực thông tin là hoạt động luôn được các ban lãnh đạo quan tâm khuyến khích. Đây là một thuận lợi lớn của Trung tâm. Nắm bắt được điều này, cán bộ lãnh đạo Trung tâm luôn chú trọng tăng cường hoạt động phát triển tài nguyên số.

• 
  Thư viện Học viện Tư pháp
  

Hoạt động số hóa tài liệu tại Học viện Tư pháp được diễn ra, nhưng chịu trách nhiệm hoạt động này không phải là Thư viện Học viện Tư pháp, mà là Trung tâm Tin học của Học viện Tư pháp. Mọi hoạt động liên quan đến số hóa tài liệu bộ phận tin học triển khai, thư viện Học viện Tư pháp không có sự gắn kết phối hợp. Thông thường ở các cơ quan TTTV, bộ phận tin học sẽ là một bộ phận của thư viện, sẽ phối hợp với các phòng ban để tiến hành hoạt động số hóa tài liệụ. Tuy nhiên ở Thư viện Học viện Tư pháp có những sự khác biệt. Những yếu tố tác động như điều kiện, quy mô của thư viện là một phần lý giải cho sự khác biệt này.

Nguồn tài liệu được số hóa tại Học viện Tư pháp là hồ sơ tình huống. Một dạng tài liệu đặc biệt của Học viện. Để số hóa tài liệu này, phòng tin học sẽ kết hợp với các khoa chuyên môn để nhận các tài liệu như hồ sơ tình huống để số hóa. Những hồ sơ tình huống này có những bản đã có dạng điện tử, phòng tin học sẽ được nhận trực tiếp file điện tử đó, sau đó hiệu đính và đưa lên website của Học viện để cho bạn đọc tra cứu. Những hồ sơ nào chưa có dạng điện tử thì phòng tin học sẽ tiến hành dùng máy scan ra file ảnh và chỉnh sửa hiệu đính lại, cập nhật lên website của Học viện. Tất cả các file sau khi được số hóa đều được chuyển sang dạng .pdf, ngoài ra là một số ít file có dạng .powerpoint.

Quyền truy cập tài liệu số đối với bạn đọc của Thư viện là miễn phí. Học viện sẽ là nơi phát hành hồ sơ và phòng tin học là bộ phận chuyển các hồ sơ đó thành dạng số, dạng điện tử và đưa lên trang web của Học viện để bạn đọc tham khảo. Với nguồn tài liệu số của Học viện, bạn đọc chỉ cần có tài khoản đăng kí trên trang web của học viện là có thể truy cập từ xa để sử dụng tài liệu. Tìm kiếm nhanh chóng dễ dàng, không mất thời gian đến thư viện là những thuận lợi mà nguồn tài liệu số của Học viện mang lại. Tuy nhiên, hiện số lượng hồ sơ tình huống được số hóa còn hạn chế, chưa tương xứng với nguồn hồ sơ tình huống của Thư viện.

Bên cạnh nguồn tài liệu hồ sơ tình huống, Học viện Tư pháp có số hóa một tạp chí đặc thù là Tạp chí Nghề luật. Tạp chí Nghề luật được đăng tải trực tiếp trên website của Học viện, và các số của tạp chí được cập nhật thường xuyên phục vụ nhu cầu bạn đọc. Tạp chí cung cấp những bài viết liên quan đến ngành Luật, các vấn đề thực tiễn và lý luận của ngành Luật… Cũng như tài liệu hồ sơ tình huống, các số của tạp chí cũng được số hóa và chuyển sang dạng file .pdf, đăng tải trực tiếp trên website, và quyền truy cập download cũng là miễn phí, có thể truy cập từ xa.



Hình 3: Giao diện Tạp chí Nghề luật của Học viện Tư pháp



Hình 4: Giao diện truy cập, download bài viết đã được số hóa trong tạp chí Nghề luật

Hiện nay Phòng Tin học vẫn tiếp tục triển khai hoạt động số hóa tài liệu, cụ thể là các hồ sơ tình huống, và trong thời gian tới sẽ triển khai số hóa các dạng tài liệu là tiểu luận, giáo trình của Học viện. Mọi công tác số hóa khi phòng triển khai đều thực hiện trên cơ sở phục vụ nhu cầu của người dùng tin. Đáp ứng thiết thực nhất nhu cầu người dùng tin mong muốn.

Với điều kiện còn hạn chế, Thư viện Học viện Tư pháp chưa thể tự tiến hành số hóa tài liệu. Và trên cơ sở thực tế Phòng Tin học triển khai, với tình hình hoạt động của thư viện, cán bộ thư viện đang thực hiện đề tài khoa học “Hiện đại hóa Thư viện Học viện Tư pháp” nhằm tiến tới xây dựng và phát triển Thư viện theo hướng hiện đại hóa. Sắp tới thư viện sẽ chuyển sang cơ sở mới tại Mai Dịch, thư viện đã có những định hướng kế hoạch trong việc xây dựng phát triển thư viện hiện đại cũng như kết hợp với Phòng Tin học nhằm tăng cường nguồn tài nguyên số. Thư viện sẽ triển khai hoạt động số hóa tài liệu cùng với phòng tin học. Sau khi hoạt động này được triển khai thống nhất thành thạo, Thư viện sẽ là bộ phận trực tiếp duy trì hoạt động phát triển tài liệu số phát huy được vai trò và nhiệm vụ của mình.

2.2.4 Thu thập tài liệu nội sinh

Trong quá trình phát triển tài liệu số, song song với hoạt động chủ đạo là số hóa tài liệu, các cơ quan TTTV luôn tận dụng chính nguồn tài liệu nội sinh của mình. Thu thập tài liệu nội sinh sẽ làm tăng cường nguồn lực thông tin số, bên cạnh đó là sự đảm bảo cho các yếu tố rào cản về bản quyền, công nghệ. Với thuận lợi này, một số cơ quan TTTV ngành Luật cũng tiến hành thu thập nguồn tài liệu nội sinh của cơ quan.

Tại Trung tâm TTTV Đại học Luật Hà Nội, các cán bộ Trung tâm luôn nhận thức được vai trò cũng như những hiệu quả của hoạt động thu thập tài liệu nội sinh nên trong hoạt động phát triển tài nguyên số hàng năm, Trung tâm luôn có những kế hoạch phổ biến tới các bộ phận xuất bản, lưu trữ nguồn lực thông tin để có thể tiếp cận, chuyển tiếp chính nguồn tài liệu, dữ liệu số nội sinh đó về thư viện. Sau đó các nguồn tài liệu nội sinh đó có chủ trương được số hóa cũng sẽ được chuyển trực tiếp lên phòng thông tin để các cán bộ tiền hành xử lý hiệu đính và đưa tới bạn đọc sử dụng.

Thu thập tài liệu nội sinh sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như các rào cản về bản quyền trong hoạt động số hóa tài liệu. Với nguồn tài liệu nội sinh của cơ quan khi được thu thập, khi tiến hành số hóa các nguồn tài liệu nội sinh đó, rõ ràng trung tâm đã có sẵn nguồn tài nguyên cần số hóa hoặc những tài nguyên có sẵn dạng file điện tử. Chính vì vậy, hoạt động số hóa sẽ được giảm đi một số công đoạn, đặc biệt với những tài liệu có file điện tử, trung tâm sẽ không cần dùng máy scan để số hóa tài liệu nữa. Qua đó, chi phí cho công tác số hóa tài liệu cũng được tiết kiệm.

Thực tế tại Trung tâm, nguồn ấn phẩm điện tử đang được số hóa hiện nay trên cơ sở những tạp chí không có file điện tử, thì Trung tâm sẽ tiến hành số hóa, còn những số tạp chí xuất bản trong những năm gần đây, Trung tâm luôn có chính sách thu thập nguồn tài liệu nội sinh này về một bộ phận, từ đó có thể tận dụng nguồn tài liệu điện tử nội sinh này bổ sung vào bộ sưu tập số, nguồn tài nguyên số của Trung tâm.

Trong tương lai, Trung tâm sẽ tiến hành số hóa các tài liệu là luận án, luận văn, đề tài khoa học…và tất cả các dạng tài liệu nội sinh này đều được Trung tâm quản lý kiểm soát. Hiện các nguồn tài liệu đó đều được quy định với các tác giả khi nộp công trình, đề tài đều phải nộp kèm file điện tử. Đây là nguồn thu thập tài liệu nội sinh rất quan trọng, hứa hẹn mang lại nhiều thuận lợi trong công tác phát triển số hóa trong tương lai.

Một số sách giáo trình, sách tham khảo được cán bộ giảng viên tại Đại học Luật viết ra thuộc bản quyền của Nhà trường thì trong đề xuất kế hoạch cũng sẽ có những ý kiến để có thể tiến hành số hóa các tài liệu này. Đây cũng là chủ trương của ban lãnh đạo Nhà trường nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng tin. Những nguồn tài liệu nội sinh này đều được Trung tâm lưu giữ cung cấp tới người dùng tin, cũng như khi tiến hành số hóa có thể triển khai nhanh chóng và thuận tiện.

Với TTTTTV&NCKH của Văn phòng Quốc hội, hoạt động thu thập tài liệu nội sinh cũng được triển khai. Các cán bộ tại Trung tâm đều hiểu được vai trò ý nghĩa của hoạt động này mang lại. Tài liệu nội sinh của Trung tâm là các tài liệu văn bản do Văn phòng Quốc hội xuất bản, do các Đại biểu Quốc hội soạn thảo, các tài liệu về kế hoạch chủ trương số hóa thuộc bản quyền của Văn phòng Quốc hội…Tất cả các nguồn tài liệu đó đều được chuyển về Trung tâm phục vụ cho nhu cầu người dùng tin, và là phục vụ cho hoạt động số hóa tài liệu. Các file điện tử được Văn phòng Quốc hội xuất bản đều được chuyển tới cho Trung tâm lưu trữ và cung cấp cho người dùng.

Thu thập tài liệu nội sinh cũng là một hoạt động Học viện Tư pháp, cụ thể là Phòng Tin học đang triển khai. Đảm nhiệm công tác số hóa tài liệu, nên thu thập tài liệu nội sinh cũng là hoạt động song hành, là nhiệm vụ mà Phòng Tin học đề ra. Hồ sơ tình huống là tài liệu đặc thù được lưu trữ ở Thư viện Học viện Tư pháp, đây là nguồn tài liệu được số hóa, và cũng là nguồn tài liệu nội sinh được Phòng Tin học thu thập trên dạng truyền thống và dạng điện tử. Hoạt động thu thập tài liệu nội sinh ở Học viện Tư pháp hiện vẫn còn nhỏ lẻ, tất cả mới chỉ dừng ở việc các phòng khoa chức năng tự chuyển các hồ sơ tình huống xuống phòng tin học, trên cơ sở nhu cầu thấy cần thiết thì Phòng Tin học sẽ tự tiến hành số hóa các tài liệu đó. Nếu có sự gắn kết chặt chẽ giữa Phòng Tin học và Thư viện, chắc chắn hoạt động số hóa tài liệu, cũng như tận dụng thu thập nguồn tài liệu nội sinh này sẽ có được nhiều kết quả hơn.

Trong quá trình phát triển tài nguyên số của các cơ quan TTTV, có rất nhiều phương thức phát triển khác nhau. Thu thập tài liệu nội sinh sẽ là hoạt động diễn ra thường xuyên của các cơ quan, bởi tính hiệu quả và thuận lợi của nó mang lại. Chính vì vậy, các cơ quan đã tiến hành hoạt động số hóa tài liệu luôn chú trọng tới việc thu thập nguồn tài liệu nội sinh của chính đơn vị mình. Sự tiết kiệm về thời gian, kinh phí, sự thuận tiện khi triển khai dưới sự chủ quản của một đơn vị…sẽ những lợi ích của công tác thu thập tài liệu nội sinh mang lại. Nhận thức được tiềm lực tài nguyên của các cơ quan, trên cơ sở đó phối hợp giữa các bộ phận trong Nhà trường là công việc tất yếu nhằm đẩy mạnh hoạt động phát triển tài nguyên số với phương thức thu thập tài liệu nội sinh.

Với mỗi phương thức phát triển tài nguyên số, các thư viện ngành Luật đều cố gắng phát huy và tận dụng với chính khả năng và tiềm lực của mình. Mỗi phương thức có những khó khăn thuận lợi khi triển khai khác nhau, nhưng tất cả đều mang lại những hiệu quả chung là tăng cường nguồn tài nguyên số của mỗi cơ quan. So với sự phát triển của hệ thống các cơ quan thư viện trên thế giới, hoạt động phát triển tài nguyên số của các thư viện ngành Luật ở nước ta mới chỉ là sự khởi đầu, còn gặp nhiều khó khăn thách thức. Về quy mô số lượng tài liệu số cũng chưa tương xứng với nguồn lực thông tin của các cơ quan. Tuy nhiên, với sự khởi đầu như vậy, tất cả mới chỉ tiến hành từ năm 2010 thì cho tới thời điểm này, có để đánh giá hoạt động phát triển tài nguyên số của các cơ quan đang đi vào những quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp, kết quả của các phương thức phát triển tài nguyên số ghi dấu một sự thành công của các cơ quan. Trong thời gian tới, các cơ quan sẽ còn đẩy mạnh hơn nữa các công tác, phương thức phát triển tài liệu số này, đó là nhiệm vụ trọng tâm của các cơ quan trong hoạt động xây dựng phát triển thư viện hiện đại.