+ Bước 3: Tính toán dự toán

Khi tính toán dự toán, các trường phải dựa vào các chỉ tiêu trên, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu của Nhà nước quy định cho ngành và đơn vị mình. Cụ thể:

- Về chỉ tiêu biên chế: Đối với các trường phổ thông, một mặt phải dựa vào chỉ tiêu biên chế đã được duyệt, mặt khác phải dựa vào định mức biên chế mẫu của Nhà nước quy định để xem xét.

- Các mục chi cho bộ máy: Cách tính tương tự như cơ quan hành chính. Riêng một số khoản chi đặc thù như phụ cấp dạy thêm giờ, phụ cấp ưu đãi cho giáo viên, phụ cấp thâm niên nhà giáo…căn cứ vào chế độ quy định hiện hành để tính toán.

- Các mục chi cho công việc: Cách tính tương tự như các đơn vị hành chính. Riêng mục chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành căn cứ vào định mức quy định bằng hiện vật và giá cả thực tế để tính toán.

- Chi mua sắm, sửa chữa tài sản: Căn cứ vào tình hình tài sản, nhà cửa, tuỳ theo khả năng về mọi mặt và căn cứ vào tình hình chi tiêu năm trước mà dự kiến mức chi hay dự trù mua sắm hợp lý cho năm kế hoạch.

Sau khi tính toán, các trường lên hồ sơ dự toán theo quy định gồm:

- Các biểu mẫu phản ánh số liệu thực hiện theo quy định hiện hành.

- Bảng thuyết minh giải thích phương pháp, cơ sở tính toán. Dự toán thu, chi năm kế hoạch, sau khi đã thực hiện xong các bước trên và hoàn tất thủ tục hành chính, các trường gửi cho cơ quan quản lý cấp trên theo quy định

Lập dự toán thu phải đảm bảo yêu cầu chính xác, đầy đủ, đúng mẫu biểu và mục lục ngân sách nhà nước hiện hành.

- Yêu cầu lập dự toán

+ Dự toán phải lập đúng biểu mẫu và mục lục NSNN quy định hiện hành.

+ Dự toán phải thể hiện đầy đủ các khoản thu của đơn vị và theo thời gian quy định

- Căn cứ lập dự toán:

+ Các chỉ tiêu, nội dung hoạt động có thu

+ Các chính sách, chế độ thu hiện hành

+ Tình hình thu năm trước

- Trình tự lập dự toán

Cùng với việc lập dự toán chi năm kế hoạch, các trường tiến hành lập dự toán thu theo thứ tự mục lục ngân sách nhà nước và biểu mẫu theo quy định hiện hành.

2.4.3. Chấp hành dự toán

Chấp hành dự toán là tổ chức thực hiện dự toán năm đã được duyệt, là khâu tiếp theo của khâu lập dự toán, nhằm biến các chỉ tiêu thu, chi ghi trong dự toán năm kế hoạch trở thành hiện thực.

Thông qua việc chấp hành dự toán, đảm bảo các yêu cầu kinh phí cho các trường hoàn thành công tác chuyên môn nghiệp vụ của mình.

2.4.4. Công tác quyết toán

Quyết toán là khâu cuối cùng của quá trình quản lý tài chính. Đó là việc tổng kết lại tình hình thực hiện dự toán năm đã được duyệt, nhằm đánh giá lại toàn bộ kết quả hoạt động của đơn vị trong thời gian đó, từ đó rút ra những ưu, nhược điểm và bài học kinh nghiệm cho năm sau.

- Yêu cầu của báo cáo quyết toán:

Các loại báo cáo quyết toán phải lập, gửi kịp thời, đúng biểu mẫu và mục lục ngân sách Nhà nước.

Số liệu trong báo cáo quyết toán phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và trung thực.

- Trình tự lập báo cáo quyết toán gồm các bước:

+ Công tác chuẩn bị

+ Tiến hành lập quyết toán

+ Xét duyệt quyết toán

- Hồ sơ quyết toán gồm:

+ Báo cáo quyết toán bằng số liệu (theo hệ thống mẫu biểu được Nhà nước quy định)

+ Bảng thuyết minh số liệu: giải thích các số liệu trong các biểu mẫu. Trong đó có đánh giá, rút ra những bài học kinh nghiệm cho năm sau.

Các nguồn thu tại trường đào tạo bao gồm:

* Kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, gồm:

- Kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên thực hiện chức năng, nhiệm vụ đối với đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động (sau khi đã cân đối với nguồn thu sự nghiệp); được cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp giao, trong phạm vi dự toán được cấp có thẩm quyền giao;

- Kinh phí thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức;

- Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia;

- Kinh phí thực hiện chính sách tinh giản biên chế theo chế độ do Nhà nước quy định (nếu có);

- Vốn đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt trong phạm vi dự toán được giao hàng năm;

* Nguồn thu sự nghiệp; gồm:

- Thu từ học phí,

Đây là nguồn thu chủ yếu tại các cơ sở giáo dục đào tạo. Mức thu học phí được thực hiện theo nguyên tắc chia sẻ chi phí đào tạo giữa Nhà nước và người học.

Hằng năm, căn cứ vào trần học phí từng năm học, đặc điểm và yêu cầu phát triển của ngành đào tạo, hình thức đào tạo, hoàn cảnh của học sinh, sinh viên, thủ trưởng các cơ sở đào tạo quy định học phí cụ thể đối với từng loại đối tượng, từng trình độ đào tạo.

Đối với các trường đào tạo theo hệ thống tín chỉ, thì mức thu học phí của một tín chỉ được xác định căn cứ vào tổng thu học phí của toàn khóa học theo nhóm ngành đào tạo và số tín chỉ đó theo công thức dưới đây:

Tổng số tín chỉ toàn khóa

Tổng học phí toàn khóa = mức thu học phí 1 sinh viên/1 tháng x 10 tháng x số năm học.

Học phí được thu định kỳ hàng tháng; nếu học sinh tự nguyện, nhà trường có thể thu một lần cho cả học kỳ hoặc cả năm học; học phí được thu 10 tháng/năm. Trong trường hợp tổ chức giảng dạy, học tập theo học chế tín chỉ, cơ sở giáo dục có thể quy đổi để thu học phí theo tín chỉ song tổng số học phí thu theo tín chỉ của cả khóa học không được vượt quá mức học phí quy định cho khóa học nếu thu theo năm học. Trường hợp các lớp đào tạo ngắn hạn được thu theo số tháng thực học.

Các trường đào tạo phải thực hiện việc miễn giảm học phí theo qui định của Chính phủ.

Cơ sở giáo dục đào tạo có trách nhiệm tổ chức thu học phí và nộp Kho bạc Nhà nước. Biên lai thu học phí theo quy định của Bộ Tài chính. Cơ sở giáo dục công lập gửi toàn bộ số học phí thu được vào Kho bạc Nhà nước. Cơ sở giáo dục ngoài công lập gửi toàn bộ số học phí thu được vào ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản để đăng ký hoạt động.

Quỹ học phí được các cơ sở giáo dục sử dụng như sau

- Sử dụng tối thiểu 40% số thu học phí được để lại chi điều chỉnh tiền lương theo quy định.

- Sử dụng 60% học phí còn lại cơ sở giáo dục công lập sử dụng học phí theo quy định của Chính phủ về quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập.

- Thu từ lệ phí theo quy định của nhà nước như lệ phí tuyển sinh...

- Thu từ hoạt động dịch vụ phù hợp với lĩnh vực chuyên môn và khả năng của đơn vị, cụ thể: Thu từ hoạt động sản xuất, bán sản phẩm thực hành tại các xưởng trường, sản phẩm thí nghiệm... từ các hoạt động cung ứng dịch vụ gắn với hoạt động của đơn vị, khai thác cơ sở vật chất, thu từ các dự án liên kết đào tạo với các tổ chức trong và ngoài nước, thu từ các hợp đồng khoa học công nghệ với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, thu do cán bộ, giảng viên của cơ sở tham gia hoạt động dịch vụ với bên ngoài hoặc theo cơ chế khoán nộp về đơn vị, thu từ đơn vị trực thuộc để hỗ trợ hoạt động chung và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.

1.2. Nội dung chi

Tương tự như các cơ sở giáo dục phổ thông, chi tại các cơ sở giáo dục đào tạo bao gồm

- Chi tiền lương

- Phụ cấp lương

- Chi học bổng học sinh, sinh viên

- Chi khen thưởng

- Chi phúc lợi tập thể

- Các khoản đóng góp

- Các khoản thanh toán khác

- Một số khoản chi đặc thù: Ngoài các khoản phụ cấp tương tự như cơ quan hành chính, các trường đào tạo còn có phụ cấp đặc thù của ngành như:

- Phụ cấp dạy thêm giờ của giáo viên

Tương tự như phụ cấp dạy thêm giờ của giáo viên tại cơ sở giáo dục phổ thông, phụ cấp dạy thêm giờ tại các cơ sở giáo dục đào tạo chỉ thanh toán cho các giáo viên sau khi đã hoàn thành đủ số giờ giảng dạy theo qui định ở đơn vị hoặc bộ môn thiếu số lượng nhà giáo do cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đơn vị hoặc bộ môn không thiếu nhà giáo thì chỉ được thanh toán tiền lương dạy thêm giờ khi có nhà giáo nghỉ ốm, nghỉ thai sản theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội hoặc đi học tập, bồi dưỡng, tham gia đoàn kiểm tra, thanh tra và tham gia những công việc khác (sau đây gọi chung là đi làm nhiệm vụ khác) do cấp có thẩm quyền phân công, điều động phải bố trí nhà giáo khác dạy thay.

Hằng năm, căn cứ điều kiện cụ thể của từng đơn vị để thực hiện thanh toán hoặc tạm ứng tiền lương dạy thêm giờ theo tháng hoặc theo học kỳ cho phù hợp.

Công thức tính:

Đối với giáo viên trường trung cấp chuyên nghiệp và giáo viên, giảng viên cơ sở dạy nghề:

Định mức giờ giảng dạy của giáo viên trong một năm học từ 430 đến 510 giờ chuẩn, riêng đối với giáo viên dạy cao đẳng nghề là từ 380 đến 450 giờ chuẩn

- Đối với giảng viên cơ sở giáo dục đại học, cơ sở đào tạo, bồi dưỡng của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Trường Chính trị tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:

x

Định mức giờ dạy/năm: tùy từng vị trí khác nhau, theo từng khối ngành đào tạo, định mức giờ chuẩn giảng dạy của giảng viên trong 1 năm từ 280 giờ đến 500 giờ chuẩn.

Tương tự như trường phổ thông, phụ cấp ưu đãi cho giáo viên, giảng viên tại cơ sở giáo dục đào tạo được xác định như sau:

Mức phụ cấp 25% áp dụng đối với nhà giáo đang trực tiếp giảng dạy trong các trường đại học, cao đẳng, các học viện, trường bồi dưỡng của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương và các trường chính trị của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (trừ nhà giáo giảng dạy trong các trường sư phạm, khoa sư phạm và nhà giáo dạy môn khoa học Mác - Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh);

- Mức phụ cấp 30% áp dụng đối với nhà giáo đang trực tiếp giảng dạy trong các trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hướng nghiệp, trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm dạy nghề ở đồng bằng, thành phố, thị xã; trường trung học chuyên nghiệp, trường dạy nghề; các trung tâm bồi dưỡng chính trị của huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh;

- Mức phụ cấp 35% áp dụng đối với nhà giáo đang trực tiếp giảng dạy trong các các trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hướng nghiệp, trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm dạy nghề ở miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa;

Mức phụ cấp 40% áp dụng đối với nhà giáo đang trực tiếp giảng dạy trong các trường sư phạm, khoa sư phạm (đại học, cao đẳng, trung học), trường cán bộ quản lý giáo dục và đào tạo và nhà giáo dạy môn chính trị trong các trường trung học chuyên nghiệp, trường dạy nghề;

- Mức phụ cấp 45% áp dụng đối với nhà giáo đang trực tiếp giảng dạy các môn khoa học Mác - Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh trong các trường đại học, cao đẳng;

Đây là khoản chi nhằm khuyến khích sinh viên có thành tích cao trong học tập và rèn luyện. Mức học bổng theo qui định phải bù đắp được mức học phí. Mức học bổng loại khá tối thiểu bằng mức học phí phải nộp; mức học bổng loại giỏi cao hơn mức học bổng loại khá và thấp hơn mức học bổng loại xuất sắc.

Học bổng học sinh sinh viên được xem xét cấp mỗi kỳ 1 lần và cấp 10 tháng/năm học. Cuối mỗi học kỳ, căn cứ vào quỹ học bổng hàng năm của Nhà trường; kết quả học tập và rèn luyện của học sinh, sinh viên các cơ sở giáo dục đào tạo tiến hành xét học bổng KKHT theo thứ tự từ loại xuất sắc trở xuống đến hết quỹ học bổng đã được xác định theo từng khoá học, từng ngành học.

Quỹ học bổng khuyến khích học tập được bố trí tối thiểu bằng 8% nguồn thu học phí hệ giáo dục chính quy đối với các trường công lập và tối thiểu bằng 2% nguồn thu học phí hệ giáo dục chính quy đối với các trường ngoài công lập. Đối với các trường sư phạm và các ngành nghề đào tạo không thu học phí thì quỹ học bổng được trích tối thiểu bằng 8% từ nguồn học phí do Nhà nước cấp bù học phí. (Theo Thông tư số 31/2013/TT-BGDĐT).

Chi cho công tác quản lý hành chính: tương tự như các cơ quan hành chính gồm: Chi thanh toán dịch vụ công cộng; Chi vật tư văn phòng; Chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc; Chi công tác phí; Chi phí thuê mướn; Chi đoàn ra; Chi đoàn vào; Chi khác.

Chi về sách báo, thư viện

Chi phục vụ giảng dạy, học tập gồm:

+ Tài liệu giáo trình

+ Chi mua nguyên vật liệu dùng cho thí nghiệm thực hành

+ Mua sắm trang thiết bị phục vụ giảng dạy, học tập (không phải TSCĐ)

+ Chi tốt nghiệp thực tập

+ Chi công tác tuyển sinh, tốt nghiệp

+ Chi phí khai giảng, bế giảng, khen thưởng học sinh, sinh viên

+ Chi hoạt động văn thể

+ Chi huấn luyện quân sự

+ Chi văn phòng phẩm cho giáo viên

+ Chi hoạt động ngoại khóa

+ Chi đào tạo tại chức

+ Chi nghiên cứu khoa học

Nhóm IV: Chi sửa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụ cho công tác chuyên môn, duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng.

+ Chi sửa chữa lớn TSCĐ phục vụ chuyên môn và các công trình cơ sở hạ tầng

+ Chi mua TSCĐ vô hình và hữu hình

+ Chi thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, Bộ, Ngành

+ Chi thực hiện tinh giảm biên chế

2. Một số định mức tại các trường đào tạo

2.1. Định mức về lao động

Để xác định được định mức lao động đối với các trường đào tạo phải căn cứ vào số học sinh, sinh viên thuộc chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước giao hàng năm, định mức tiêu chuẩn cho từng loại trường, chỉ tiêu biên chế Nhà nước giao hàng năm để tính toán.

- Đối với các trường đại học

+ Biên chế giáo viên: 1/8 SV

+ Phục vụ giảng dạy: 1/20SV

+ Hành chính: 1/25 SV

+ Y tế: 1/150 SV

- Đối với trường trung học chuyên nghiệp:

+ Biên chế giáo viên: 1/15 SV

+ Phục vụ giảng dạy: 1/30 SV

+ Hành chính: 1/25 SV

+ Y tế: 1/150 SV

Định mức chi tiêu cho từng loại trường phải căn cứ vào quy định cho từng loại trường và các văn bản hướng dẫn của cơ quan chức năng về phân bổ định mức chi ngân sách theo quy định hiện hành.

- Yêu cầu lập dự toán

Lập dự toán chi cho các trường đào tạo phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Phải đảm bảo theo đúng quy định về mẫu biểu, thời gian do cơ quan tài chính hướng dẫn, phải thể hiện đầy đủ các khoản chi của đơn vị theo mục lục ngân sách nhà nước.

+ Dự toán phải phải chính xác, số liệu phải có cơ sở khoa học, hợp lý, đảm bảo đầy đủ kịp thời kinh phí cho đơn vị hoàn thành nhiệm vụ với chất lượng cao.

- Căn cứ lập dự toán

Hàng năm các trường đạo tạo lập dự toán phải dựa vào những căn cứ sau đây:

+ Phương hướng, nhiệm vụ đào tạo trong năm

+ Chỉ tiêu biên chế

+ Chỉ tiêu học sinh, sinh viên.

+ Chỉ tiêu quỹ lương.

+ Chỉ tiêu suất học bổng.

+ Các chế độ tiêu chuẩn quy định hiện hành.

+ Các yếu tố khách quan tác động đến chi tiêu.

- Trình tự lập dự toán:

+ Bước 1: Đánh giá tình hình thực hiện năm báo cáo

Căn cứ vào số liệu đến hết 9 tháng đầu năm, ước tình hình thực hiện 3 tháng cuối năm, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện năm báo cáo về các mặt công tác như: các chỉ tiêu sự nghiệp, công tác quản lý tài chính nhằm rút ra những ưu, nhược điểm, nguyên nhân khách quan, chủ quan, trên cơ sở đó đề ra các giải pháp quản lý hiệu quả hơn cho năm kế hoạch.

* Số lao động do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao

* Số lao động bình quân năm kế hoạch

* Số giáo viên bình quân năm kế hoạch.

Cách xác định như sau:

Số GV bình quân năm kế hoạch

=

Số GV có mặt đầu năm kế hoạch

+

Số GV tăng bình quân trong năm kế hoạch

-

Số GV giảm bình quân trong năm kế hoạch

Trong đó:

Viết dưới dạng toán học, số giáo viên bình quân năm KH được xác định theo công thức:

GV_đn: Số giáo viên có đầu năm KH

GV_i: Số giáo viên tăng tại tháng thứ i

_ : Số tháng làm việc trong năm của số giáo viên tăng tại tháng thứ i

GV_j: Số giáo viên giảm tại tháng thứ j



(i,j=_)

* Các chỉ tiêu về học sinh, sinh viên

Cách xác định như sau:

Đối với các khoản chi cho bộ máy cách tính tương tự như các cơ quan hành chính và trường phổ thông. Riêng một số khoản chi đặc thù được xác định như sau:

Học bổng học sinh, sinh viên: được xác định dự vào 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Căn cứ vào tổng quỹ học phí và tỷ lệ trích theo qui định

Cách tính tương tự như các đơn vị hành chính. Căn cứ vào đối tượng được hưởng, các định mức quy định hiện hành để tính toán trên tinh thần hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả.

- Đối với các khoản chi cho công tác giảng dạy và học tập:

Căn cứ vào nhiệm vụ công tác, khối lượng công việc, đối tượng được hưởng, các chế độ tiêu chuẩn định mức quy định hiện hành để tính toán đảm bảo kinh phí hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyên môn.

- Đối với các chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ

Căn cứ vào thực trạng về tài sản của đơn vị, nhu cầu cần mua sắm, sửa chữa, các định mức trang thiết bị để tính toán đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ giảng dạy và học tập.

Sau khi tính toán, các trường lên hồ sơ dự toán theo quy định gồm:

- Các biểu mẫu phản ánh số liệu thực hiện theo quy định hiện hành.

- Bảng thuyết minh giải thích các số liệu.

- Yêu cầu lập dự toán

+ Dự toán phải lập đúng biểu mẫu và mục lục NSNN quy định hiện hành.

+ Dự toán phải thể hiện đầy đủ các khoản thu của đơn vị và theo thời gian quy định.

- Căn cứ lập dự toán:

+ Phương hướng, nhiệm vụ đào tạo trong năm.

+ Các hoạt động có thu trong năm.

+ Các chính sách, chế độ thu của Nhà nước quy định hiện hành.

+ Tình hình thu năm báo cáo

+ Các yếu tố khách quan tác động.

- Trình tự lập dự toán

Cùng với việc lập dự toán chi năm kế hoạch, các trường đào tạo tiến hành lập dự toán thu năm kế hoạch dựa vào những căn cứ trên, tính toán và phản ánh vào hệ thống biểu mẫu và mục lục ngân sách nhà nước.

- Lập dự toán thu, chi quý

+ Yêu cầu lập dự toán thu, chi quý:

Tính toán chi tiết, cụ thể hơn dự toán năm.

Phải lập đúng biểu mẫu, mục lục NSNN quy định hiện hành và phải đảm bảo kịp thời, đầy đủ các khoản thu, chi.

+ Căn cứ lập dự toán thu, chi quý:

Các chủ trương, kế hoạch công tác trong quý.

Dự toán cả năm đã được duyệt.

Các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn định mức quy định hiện hành.

Tình hình thực hiện quý trước.

Các yếu tố khách quan tác động.

- Tổ chức thực hiện dự toán thu, chi quý cần quan tam, quản lý chặt chẽ các khoản chi sau:

+ Quản lý quỹ tiền lương.

+ Quản lý các khoản chi học bổng HSSV.

+ Quản lý các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn.

+ Quản lý, sử dụng hiệu quả các nguồn thu.

Hàng quý, năm các trường phải lập báo cáo quyết toán thu chi ngân sách theo quy định hiện hành.

- Yêu cầu của báo cáo quyết tóan:

Chính xác, kịp thời, đầy đủ, trung thực.

Đúng biểu mẫu và mục lục NSNN.

- Nội dung báo cáo quyết toán gồm 2 phần:

Các biểu mẫu phản ánh số liệu.

Bản thuyết minh số liệu.