a. Thanh toán tiền phương tiện đi công tác

● Người đi công tác được thanh toán tiền phương tiện đi lại bao gồm: tiền thuê phương tiện chiều đi và về từ nhà đến sân bay, ga tàu, bến xe; vé máy bay, vé tàu, xe vận tải công cộng từ cơ quan để di chuyển đến nơi công tác và theo chiều ngược lại; tiền phương tiện đi lại tại địa phương nơi đến công tác: từ chỗ nghỉ đến chỗ làm việc, từ sân bay, ga tàu, bến xe về nơi nghỉ (lượt đi và lượt về); cước qua phà, qua đò cho bản thân và phương tiện của người đi công tác; phí sử dụng đường bộ và cước chuyên chở tài liệu phục vụ cho chuyến đi công tác (nếu có) mà người đi công tác đã trực tiếp chi trả. Trường hợp cơ quan, đơn vị nơi cử cán bộ đi công tác và cơ quan, đơn vị nơi cán bộ đến công tác đã bố trí phương tiện vận chuyển thì người đi công tác không được thanh toán các khoản chi phí này.

Mức thanh toán: Theo giá ghi trên vé, hoá đơn mua vé, hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện; giá vé không bao gồm các chi phí dịch vụ khác như: Tham quan du lịch, các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu. Riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay.

● Căn cứ quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, căn cứ tính chất công việc của chuyến đi công tác và trong phạm vi nguồn kinh phí được giao, thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét duyệt cho cán bộ, công chức được thanh toán tiền phương tiện đi công tác bằng phương tiện máy bay, tàu hoả, xe ô tô hoặc phương tiện thô sơ bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả.

● Quy định về tiêu chuẩn mua vé máy bay đi công tác trong nước như sau:

- Đối với các đối tượng Lãnh đạo cấp cao (trên cấp Bộ trưởng) thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước;

- Hạng ghế thương gia (Business class hoặc C class) dành cho đối tượng: Cán bộ lãnh đạo hưởng bảng lương chức vụ lãnh đạo, hưởng phụ cấp chức vụ lãnh đạo ban hành kèm theo Nghị quyết số 730/NQ-UBTVQH ngày 30 tháng 9 năm 2004 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Quyết định số 128-QĐ-TW ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Ban Bí thư Trung ương Đảng hoặc Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ gồm: Bộ trưởng và các chức danh tương đương; Thứ trưởng và cán bộ lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,3 trở lên; Phó trưởng các đoàn thể chính trị - xã hội ở Trung ương; Bí thư thường trực Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh;

- Hạng ghế thường: Dành cho các chức danh cán bộ, công chức còn lại.

● Đối với những vùng không có phương tiện vận tải của tổ chức, cá nhân kinh doanh vận tải hành khách theo quy định của pháp luật mà người đi công tác phải thuê phương tiện vận tải khác thì thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét quyết định cho thanh toán tiền thuê phương tiện mà người đi công tác đã thuê trên cơ sở hợp đồng thuê phương tiện hoặc giấy biên nhận với chủ phương tiện (có tính đến giá vận tải phương tiện khác đang thực hiện cùng thời điểm tại vùng đó cho phù hợp).

b. Thanh toán khoán tiền tự túc phương tiện đi công tác

● Đối với các đối tượng cán bộ lãnh đạo có tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô đưa đi công tác theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, nhưng cơ quan không bố trí được xe ô tô cho người đi công tác mà người đi công tác phải tự túc phương tiện khi đi công tác cách trụ sở cơ quan từ 10 km trở lên (đối với khu vực vùng cao, hải đảo; miền núi khó khăn, vùng sâu) và từ 15 km trở lên (đối với vùng còn lại) thì được cơ quan, đơn vị thanh toán tiền khoán tự túc phương tiện khi đi công tác. Mức thanh toán khoán tự túc phương tiện được tính theo số ki lô mét (km) thực tế và đơn giá thuê xe. Đơn giá thuê xe do thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định căn cứ đơn giá thuê xe phổ biến đối với phương tiện loại trung bình tại địa phương và phải được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị.

● Đối với các đối tượng cán bộ, công chức không có tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô khi đi công tác, nhưng nếu cán bộ đi công tác cách trụ sở cơ quan từ 10 km trở lên (đối với khu vực vùng cao, hải đảo; miền núi khó khăn, vùng sâu) và từ 15 km trở lên (đối với vùng còn lại) mà tự túc bằng phương tiện cá nhân của mình thì được thanh toán khoán tiền tự túc phương tiện theo số km thực đi nhân với đơn giá khoán (bao gồm tiền nhiên liệu và khấu hao xe).

c. Phụ cấp lưu trú

● Phụ cấp lưu trú là khoản tiền do cơ quan, đơn vị chi cho người đi công tác để hỗ trợ thêm cùng với tiền lương nhằm đảm bảo tiền ăn và tiêu vặt cho người đi công tác, được tính từ ngày bắt đầu đi công tác đến khi kết thúc đợt công tác trở về cơ quan, đơn vị (bao gồm thời gian đi trên đường, thời gian lưu trú tại nơi đến công tác).

Mức phụ cấp lưu trú để trả cho người đi công tác tối đa không quá 150.000 đồng/ngày. Trường hợp đi công tác trong ngày (đi và về trong ngày) thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định mức phụ cấp lưu trú theo các tiêu chí: căn cứ theo số giờ thực tế đi công tác trong ngày, theo thời gian phải làm ngoài giờ hành chính (bao gồm cả thời gian đi trên đường), quãng đường đi công tác... và phải được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị.

● Cán bộ, công chức ở đất liền được cử đi công tác làm nhiệm vụ trên biển, đảo thì được hưởng mức phụ cấp lưu trú tối đa là 200.000 đồng/người/ngày thực tế đi biển, đảo (áp dụng cho cả những ngày làm việc trên đảo, những ngày đi, về trên biển); trong trường hợp một số ngành đặc thù đã được cấp có thẩm quyền quy định về chế độ chi bồi dưỡng khi đi công tác trên biển, đảo thì được chọn chế độ quy định cao nhất để thanh toán chi trả cho cán bộ, công chức.

Đối với các đối tượng Lãnh đạo cấp cao thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước; Các đối tượng cán bộ, công chức còn lại được cơ quan, đơn vị cử đi công tác được thanh toán tiền thuê chỗ nghỉ theo một trong hai hình thức như sau:

● Thanh toán theo hình thức khoán:

- Đi công tác ở quận thuộc thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Hải Phòng, thành phố Cần Thơ, thành phố Đà Nẵng và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh. Mức khoán tối đa không quá 350.000 đồng/ngày/người;

- Đi công tác tại huyện thuộc các thành phố trực thuộc trung ương, tại thị xã, thành phố còn lại thuộc tỉnh: Mức khoán tối đa không quá 250.000 đồng/ngày/người;

- Đi công tác tại các vùng còn lại: Mức khoán tối đa không quá 200.000 đồng/ngày/người;

- Lãnh đạo cấp Bộ trưởng, Thứ trưởng và các chức danh tương đương nếu nhận khoán thì mức khoán tối đa không quá 900.000 đồng/ngày/người, không phân biệt nơi đến công tác.

Trường hợp cán bộ đi công tác do phải hoàn thành công việc đến cuối ngày, hoặc do chỉ đăng ký được phương tiện đi lại (vé máy bay, tàu hoả, ô tô) từ 18h đến 24h cùng ngày, thì được thanh toán tiền nghỉ của nửa ngày nghỉ thêm tối đa bằng 50% mức khoán phòng tương ứng.

● Thanh toán theo hoá đơn thực tế:

Trong trường hợp người đi công tác không nhận thanh toán theo hình thức khoán tại điểm a nêu trên thì được thanh toán theo giá thuê phòng thực tế (có hoá đơn hợp pháp) do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt theo tiêu chuẩn thuê phòng như sau:

- Đối với các đối tượng Lãnh đạo cấp Bộ trưởng và các chức danh tương đương: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ tối đa là 2.500.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng;

- Đi công tác tại các quận thuộc thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Hải Phòng, thành phố Cần Thơ, thành phố Đà Nẵng; thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh:

+ Đối với các đối tượng Lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 đến 1,3 của các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và các chức danh tương đương thuộc cơ quan Đảng, Mặt trận và các đoàn thể: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ tối đa là 1.200.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng;

+ Đối với các đối tượng, cán bộ công chức còn lại: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ tối đa là 900.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng;

- Đi công tác tại các vùng còn lại:

+ Đối với các đối tượng Lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 đến 1,3 của các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và các chức danh tương đương thuộc cơ quan Đảng, Mặt trận và các đoàn thể: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ tối đa là 1.000.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng;

+ Đối với các đối tượng, cán bộ công chức còn lại: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ tối đa là 600.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng;

- Trường hợp đi công tác một mình hoặc đoàn công tác có lẻ người hoặc lẻ người khác giới (đối với các đối tượng, cán bộ công chức còn lại), thì được thuê phòng riêng theo mức giá thuê phòng thực tế nhưng tối đa không được vượt mức tiền thuê phòng của những người đi cùng đoàn (theo tiêu chuẩn 2 người/phòng);

- Trường hợp cán bộ công chức được cử đi công tác cùng đoàn với các chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn thuê phòng khách sạn cao hơn tiêu chuẩn của cán bộ công chức, thì được thanh toán theo mức giá thuê phòng thực tế của loại phòng tiêu chuẩn (phòng Standard) tại khách sạn nơi các chức danh lãnh đạo nghỉ và theo tiêu chuẩn 2 người/phòng.

● Trường hợp cán bộ, công chức đi công tác đến nơi cơ quan, đơn vị đã bố trí được chỗ nghỉ không phải trả tiền thuê chỗ nghỉ, thì người đi công tác không được thanh toán khoản tiền khoán thuê chỗ nghỉ. Nếu phát hiện những trường hợp cán bộ đã được cơ quan, đơn vị nơi đến công tác bố trí chỗ nghỉ không phải trả tiền nhưng vẫn đề nghị cơ quan, đơn vị cử đi công tác thanh toán khoản tiền khoán thuê chỗ nghỉ, thì người đi công tác phải nộp lại số tiền đã thanh toán cho cơ quan, đơn vị đồng thời phải bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật về cán bộ công chức.

Đối với cán bộ cấp xã thường xuyên phải đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng; cán bộ thuộc các cơ quan, đơn vị còn lại phải thường xuyên đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng (như: Văn thư; kế toán giao dịch; cán bộ kiểm lâm đi kiểm tra rừng; cán bộ các cơ quan tố tụng đi điều tra, kiểm sát, xác minh, tống đạt...); thì tuỳ theo đối tượng, đặc điểm công tác và khả năng kinh phí, thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định mức khoán tiền công tác phí theo tháng cho cán bộ đi công tác lưu động để hỗ trợ cán bộ tiền gửi xe, xăng xe, nhưng tối đa không quá 300.000 đồng/người/tháng và phải được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

● Trường hợp cơ quan, đơn vị có nhu cầu trưng tập cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, đơn vị khác đi phối hợp công tác liên ngành nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đơn vị đó; trưng tập tham gia các đề tài nghiên cứu cơ bản thì cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn công tác liên ngành có trách nhiệm thanh toán toàn bộ chi phí cho đoàn công tác gồm: Tiền tàu xe đi lại, cước hành lý, cước mang tài liệu, phụ cấp lưu trú, tiền thuê chỗ nghỉ tại nơi đến công tác theo mức chi quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị chủ trì.

● Trường hợp đi công tác theo đoàn phối hợp liên ngành, liên cơ quan do Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước cấp trên triệu tập trưng dụng; hoặc phối hợp để cùng thực hiện các phần việc thuộc nhiệm vụ chính trị của mỗi cơ quan, đơn vị, thì cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn công tác chịu trách nhiệm chi tiền tàu xe đi lại và cước hành lý, tài liệu mang theo để làm việc (nếu có) cho người đi công tác trong đoàn. Trường hợp các cá nhân thuộc thành phần đoàn công tác không đi tập trung theo đoàn đến nơi công tác thì cơ quan, đơn vị cử người đi công tác thanh toán tiền tàu xe đi lại và cước hành lý, tài liệu mang theo để làm việc (nếu có) cho người đi công tác.

Ngoài ra, cơ quan, đơn vị cử người đi công tác có trách nhiệm thanh toán tiền phụ cấp lưu trú, tiền thuê chỗ ở cho người thuộc cơ quan mình cử đi công tác.

● Đối với đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp khi đi công tác thực hiện nhiệm vụ của đại biểu Hội đồng nhân dân (tham dự kỳ họp Hội đồng nhân dân, họp Ban của Hội đồng nhân dân, giám sát, tiếp xúc cử tri...) thì được thanh toán tiền công tác phí từ nguồn kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân dân.

● Trường hợp cán bộ, công chức được các cơ quan tiến hành tố tụng mời ra làm nhân chứng trong các vụ án có liên quan đến công việc chuyên môn, thì do cơ quan tiến hành tố tụng thanh toán công tác phí cho nhân chứng từ nguồn kinh phí của cơ quan tiến hành tố tụng.

- Chế độ chi phí thuê mướn (mục 6750). Đây là khoản chi phí đơn vị phải thuê mướn các chuyên gia, giảng viên trong nước, ngoài nước, tài sản phương tiện nhà cửa phục vụ công tác của đơn vị.

- Chi phí đoàn ra (mục 6800). Là khoản chi phí phục vụ cho các phái đoàn Việt Nam đi công tác, học tập, chữa bệnh.

- Chi phí đoàn vào (mục 6850). Là khoản chi phí nhằm phục vụ các phái đoàn nước ngoài vào Việt Nam, bao gồm tiền tàu xe, tiền thuê nhà trọ, tiền ăn, tiền thăm quan, tiền quà tặng,…

- Chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành (mục 7000). Là khoản chi phí nhằm phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của từng ngành như: sách, tài liệu, vật tư, trang thiết bị chuyên dùng...

Tất cả các khoản chi thường xuyên đều được định mức. Các đơn vị căn cứ quyết định hiện hành để thực hiện.

- Các khoản chi khác (mục 7750): Đây là khoản chi mang tính chất dự phòng. Để bảo đảm chi hoạt động của đơn vị được thường xuyên liên tục khi phát sinh một hoạt động nào đó mà trong dự toán chưa được tính đến.

Đây là các khoản chi phí có thể phát sinh trong năm nay nhưng năm tới lại không có bao gồm:

- Chi phí sửa chữa tài sản phục vụ chuyên môn và duy tu bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ kinh phí thường xuyên (mục 6900).

- Mua sắm tài sản cố định: mua sắm các loại máy móc thiết bị, phương tiện vận chuyển...

- Chi đầu tư xây dựng cơ bản

Tóm lại: Bộ phận tài chính kế toán phải nắm vững các chính sách chế độ chi tiêu cho người lao động và các hoạt động của cơ quan đơn vị để đảm bảo chi đúng đủ kịp thời, bảo đảm quyền lợi chính đáng hợp pháp của người lao động và giúp các cơ quan tổ chức tiến hành mọi hoạt động được tốt, hoàn thành nhiệm vụ chính trị của Đảng và nhà nước giao.

Lập dự toán là công việc khởi đầu có ý nghĩa quyết định đến toàn bộ các khâu của chu trình quản lý tài chính trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Lập dự toán thực chất là lập kế hoạch các khoản thu, chi của ngân sách trong một năm ngân sách.

Công tác lập dự toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Dự toán phải theo đúng mẫu biểu và thể hiện đầy đủ mọi công việc theo kế hoạch công tác từ đầu đến cuối năm.

- Dự toán phải chính xác, số liệu phải có cơ sở khoa học, đúng chế độ, đúng tiêu chuẩn, định mức do Nhà nước quy định và không được lập trừ hao.

- Dự toán phải lập và gửi kịp thời theo quy định lên cơ quan quản lý cấp trên để xét duyệt.

Để công tác lập dự toán đảm bảo được các yêu cầu trên thì cần căn cứ vào những nội dung sau:

- Phương hướng, nhiệm vụ công tác của cơ quan trong năm kế hoạch;

- Các yếu tố khách quan tác động đến tình hình chi tiêu của đơn vị;

- Các chế độ, chính sách, tiêu chuẩn định mức chi tiêu của Nhà nước theo quy định hiện hành;

- Ước tính tình hình thực hiện dự toán chi năm báo cáo;

- Các hướng dẫn, mẫu biểu của ngành quy định...

1.2. Phương pháp lập dự toán

Khi lập dự toán chi hàng năm cho một đơn vị hành chính phải căn cứ vào mục lục NSNN hiện hành để sắp xếp theo thứ tự và theo mẫu quy định của cơ quan tài chính.

Quy trình lập dự toán được tiến hành qua 4 bước sau đây:

Bước 1: Ước tính tình hình thực hiện năm báo cáo: Căn cứ vào số liệu 9 tháng đầu năm và ước tính tình hình thực hiện các tháng còn lại trong quý 4 sao cho thật chính xác, qua đó đi phân tích, đánh giá làm cơ sở cho việc lập dự toán chi năm kế hoạch.

Bước 2: Xác định các chỉ tiêu năm kế hoạch

Hệ thống chỉ tiêu thường bao gồm các chỉ tiêu sau:

- Các chỉ tiêu công tác;

- Chỉ tiêu số lao động tối đa;

- Chỉ tiêu số lao động được duyệt;

- Số lao động bình quân chung trong năm kế hoạch, chỉ tiêu này bao gồm: Số lao động trong biên chế, số lao động tập sự, số lao động hợp đồng.

Các đơn vị quản lý hành chính căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công tác của đơn vị trong năm, các chỉ tiêu kế hoạch được Nhà nước giao và tình hình thực tế tại đơn vị để xác định các chỉ tiêu trên.

Bước 3: Tính toán dự toán

Khi tính toán dự toán chi cho các mục được xác định như sau:

- Đối với chế độ tiền lương và phụ cấp lương (đã được trình bày trong chương II)

- Tiền thưởng (mục 6200)

Khi lập dự toán căn cứ vào các chính sách chế độ hiện hành và tình hình thực tế của đơn vị để tính toán.

- Các khoản đóng góp (mục 6300)

Nội dung này gồm:

+ Bảo hiểm xã hội: cách xác định như sau:

Mức trích = Tỷ lệ trích x quĩ lương.

Căn cứ vào luật bảo hiểm xã hội 2006 và các văn bản pháp luật khác có liên quan hiện hành thì tỷ lệ trích hiện nay (2014) là 18%, trong đó 14% dùng để đóng vào quỹ hưu trí, 1% đóng vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, 3% đóng vào quỹ ốm đau, thai sản.

Quĩ lương bao gồm: Lương chính cấp bậc chức vụ quân hàm, phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung và phụ cấp thâm niên công tác.

+ Bảo hiểm y tế: cách xác định như sau:

Mức trích = Tỷ lệ trích x quĩ lương.

Tỷ lệ trích năm 2014 theo quy định là 3% quĩ lương

+ Bảo hiểm thất nghiệp: cách xác định như sau:

Mức trích = Tỷ lệ trích x quỹ lương.

Tỷ lệ trích năm 2014 theo quy định là 1% quĩ lương

+ Kinh phí công đoàn: Mức trích = 2% x quĩ lương.

- Thanh toán hàng hoá, dịch vụ công cộng (mục 6500), vật tư văn phòng (mục 6550), thông tin liên lạc (mục 6600)

Khi xác định dự toán căn cứ vào kế hoạch công tác của đơn vị, các chế độ tiêu chuẩn định mức qui định hiện hành và tình hình thực hiện năm báo cáo để tính toán.

- Chế độ hội nghị phí (mục 6650)

Khi lập dự toán căn cứ vào nhu cầu thực tế công tác của đơn vị, các chế độ tiêu chuẩn định mức qui định hiện hành để tính toán.

- Chế độ công tác phí (mục 6700).

Khi lập dự toán căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ kế hoạch công tác của đơn vị, các chế độ tiêu chuẩn định mức qui định hiện hành để tính toán.

- Chế độ chi phí thuê mướn (mục 6750).

Khi lập dự toán căn cứ vào thực trạng cơ quan đơn vị, nhu cầu công tác và các chế độ định mức qui định hiện hành.

- Chi phí đoàn ra (mục 6800), chi phí đoàn vào (mục 6850).

Khi lập dự toán căn cứ vào kế hoạch công tác, phương hướng nhiệm vụ trong năm kế hoạch và chế độ định mức qui định.

- Chi phí nghiệp vụ (mục 7000).

Khi lập dự toán căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ công tác, chế độ tiêu chuẩn định mức qui định hiện hành và tình hình thực hiện năm báo cáo để tính toán.

- Chi phí sửa chữa tài sản phục vụ chuyên môn và duy tu bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ kinh phí thường xuyên (mục 6900); mua sắm tài sản cố định; đầu tư xây dựng cơ bản.

Khi lập dự toán cần căn cứ vào thực trạng cơ quan, đơn vị (về tình hình tài sản, nguồn kinh phí...) nhu cầu sửa chữa, xây dựng, mua sắm... và các chế độ, định mức theo qui định hiện hành của Nhà nước.

- Chi phí khác (mục 7750).

Khi lập dự toán căn cứ vào tình hình thực hiện năm trước và khả năng biến động năm kế hoạch, các chế độ tiêu chuẩn định mức qui định hiện hành.

Sau khi tính toán tất cả các nội dung chi, đơn vị tiến hành lên hồ sơ dự toán theo mẫu biểu và thứ tự mục lục ngân sách nhà nước hiện hành do Bộ tài chính và cơ quan chủ quản hướng dẫn. Hồ sơ dự toán bao gồm:

- Các biểu mẫu số liệu như: Dự toán chi năm kế hoạch; phụ lục mua sắm, xây dựng, sửa chữa tài sản cố định; bảng đăng ký kế hoạch lao động và tiền lương.

- Bản thuyết minh giải thích số liệu dự toán.

Các đơn vị quản lý hành chính sau khi nhận được thông báo hướng dẫn về việc lập dự toán của cơ quan quản lý cấp trên sẽ tiến hành lập dự toán trong phạm vi và nhiệm vụ của mình. Hồ sơ dự toán sẽ được gửi đến cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính đồng cấp đúng thời hạn qui định để được xét duyệt.

2. Lập dự toán thu năm kế hoạch

Cùng với lập dự toán chi các đơn vị phải lập dự toán thu và sử dụng các nguồn thu gửi đến cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính đồng cấp xét duyệt.

Khi lập dự toán các khoản thu phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phải xác định đầy đủ các nguồn thu theo chế độ quy định và tính toán chính xác các nguồn thu đó.

- Phải đảm bảo kịp thời về thời gian lập dự toán, đúng biểu mẫu và thứ tự mục lục NSNN hiện hành.

Để đảm bảo công tác lập dự toán thu đúng theo yêu cầu thường dựa vào các căn cứ chủ yếu sau:

- Các hoạt động có thu tại cơ quan đơn vị;

- Tình hình thực hiện dự toán thu của năm trước;

- Các chính sách, các luật, pháp lệnh thuế, chế độ thu hiện hành.

Khi lập dự toán dựa vào các căn cứ trên để xác định nguồn thu. Các khoản thu được hạch toán vào chương, loại, khoản mục theo thứ tự mục lục ngân sách nhà nước hiện hành.

Chấp hành dự toán là khâu tiếp theo sau khi lập dự toán, nó có vai trò hết sức quan trọng trong công tác quản lý tài chính của các đơn vị. Chấp hành dự toán là việc tổ chức thực hiện dự toán cả năm đã được duyệt. Muốn vậy các cơ quan đơn vị phải tiến hành lập kế hoạch thu chi cho từng quý (có chia ra các tháng) theo mẫu qui định và thứ tự mục lục NSNN hiện hành gửi đến cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính và đáp ứng các yêu cầu thủ tục cần thiết đến kho bạc nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch để rút tiền ra chi theo dự toán và kế hoạch được duyệt.

Khi lập kế hoạch cho quí yêu cầu phải chi tiết cụ thể hơn lập dự toán năm.

2. Công tác quyết toán

2.1. Khái niệm

Quyết toán là bản báo cáo tổng hợp về tình hình thực hiện kế hoạch thu chi tài chính cũng như các chỉ tiêu công tác chủ yếu trong một thời gian nhất định (quí, năm)

Thông qua quyết toán, các số liệu được tổng hợp và trình bày một cách tổng quát toàn diện về tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí nhà nước, viện trợ, tài trợ và tình hình sử dụng từng loại kinh phí. Mục đích cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính cần thiết cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, quản lý tài sản nhà nước…v.v Giúp cho chính phủ và các cơ quan chức năng có cơ sở để khai thác các nguồn thu điều chỉnh các khoản chi một cách hợp lý, đồng thời phân tích được xu thế phát triển, từ đó định ra chiến lược phát triển và biện pháp quản lý tài chính ở các đơn vị.

Việc báo cáo quyết toán phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phải lập đúng biểu mẫu qui định, nội dung và phạm vi trong các chỉ tiêu báo cáo phải thống nhất với nội dung và phạm vi của các chỉ tiêu kế hoạch.

- Các chỉ tiêu trong báo cáo phải nhất trí với nhau liên quan bổ sung cho nhau thành một hệ thống để có thể qua đó đánh giá toàn diện tình hình các mặt hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.

- Số liệu báo cáo phải đảm bảo chính xác, đầy đủ trung thực và kịp thời .

- Lập và gửi báo cáo đúng thời gian qui định.

Hàng quí, hàng năm sau khi đã tiến hành các thủ tục khóa sổ kế toán theo qui định. Kế toán căn cứ vào các biểu mẫu báo cáo quyết toán và hướng dẫn của cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính để làm báo cáo quyết toán.

Hồ sơ báo cáo quyết toán bao gồm:

- Bảng cân đối tài khoản

- Bảng tổng hợp tình hình kinh tế và quyết toán kinh phí đã sử dụng

- Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản.

- Báo cáo kết quả hoạt động có thu

- Thuyết minh báo cáo tài chính

- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán.

- Bảng đối chiếu kinh phí dự toán

- Báo cáo tình hình sử dụng kinh phí quyết toán năm trước chuyển sang.

- Bảng thuyết minh báo cáo quyết toán

Hồ sơ báo cáo quyết toán phải gửi lên cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính kho bạc nhà nước đúng thời gian qui định.