Hệ thống cơ sở hạ tầng Công nghệ thông tin

2.1.3. Các phần mềm quản trị thư viện Trung tâm đã áp dụng

• 
  Phần mềm Quản trị thư viện Libol 6.0
  

Sử dụng phần mềm Libol 6.0 với các đặc điểm nổi bật về tính năng:

- Quản trị CSDL lớn

- Công cụ tìm kiếm tra cứu mạnh

- Hỗ trợ đầy đủ các chuẩn nghiệp vụ: AACR2, MARC21, DDC...

- Quản lý mọi dạng dữ liệu số hóa

- Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50

- Tích hợp các thiết bị: mã vạch, thiết bị từ, sóng radio.

Libol có các Module chính sau

- Bổ sung

- Biên mục

- Tra cứu trực tuyến OPAC

- Quản lý

- Lưu thông

- Ấn phẩm định kỳ

- Mượn liên thư viện

- Sưu tập số

Phần mềm Libol đã quản lý tài liệu tại Thư viện với kết quả như sau:

- Tổng số biểu ghi: 7152

- Tổng số xếp giá: 36916

• 
  Phần mềm mã nguồn mở Greenstone
  

Greenstone là phần mềm đa ngôn ngữ và miễn phí cho việc xây dựng và phân phối bộ sưu tập thư viện số.

Đặc điểm của Greenstone

- Truy cập rộng rãi

- Đa hệ

- Hướng metadata

- Thang độ (scale) lớn

- Tương thích Z39.50

- Truy tìm linh hoạt

- Đa phương tiện

- Xuất ra CD-ROM

- Greenstone là phần mềm nguồn mở cho nên dễ dàng chỉnh sửa

Greenstone tuy có ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng do việc xử lý tài liệu số trên mạng gặp nhiều khó khăn nên Trung tâm không còn áp dụng.

Các điều kiện trên tổng hợp điều kiện cần và đủ, là tiền đề cho việc áp dụng phần mềm Dspace của Trung tâm TT-TV HVCNBCVT sau này.

2.2. Quá trình áp dụng phần mềm Dspace tại Trung tâm Thông tin Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Kho tài liệu số của phần mềm Dspace được sắp xếp theo các Đơn vị tương ứng với các đơn vị thành viên của Học viện. Trong mỗi đơn vị có thể sẽ không giới hạn số các đơn vị nhỏ và không giới hạn số các bộ sưu tập. Mỗi bộ sưu tập có thể bao gồm nhiều bài/ mục.

Muốn đưa một biểu ghi thư mục lên thư viện số Dspace quản lý để phục vụ bạn đọc, cần phải đăng nhập vào Thư viện số bằng địa chỉ e-mail của cán bộ Thư viện (có tên miền đuôi .ptit.edu.vn), sau đó tiến hành lựa chọn bộ sưu tập mà nội dung biểu ghi truyền tải nằm trong, tiếp đó là quá trình biên mục biểu ghi đó theo chuẩn biên mục Dublin Core như sau:

2.2.1. Biên mục tài liệu theo chuẩn Dublin Core trên phần mềm Dspace.

• 
  Mô tả bước 1
  

- Hơn một tiêu đề - Đôi khi một mục có nhiều hơn một tiêu đề, có thể là một bản viết tắt hoặc một tiêu đề trong các ngôn ngữ khác. Nếu trong trường hợp này muốn lấy các thông tin này, click vào ô “có”.

- Với những tài liệu đã được ban hành trước đây - ví dụ như các bài mới phát hành trước đây đã không được xuất bản hoặc phân phối trước đó sẽ được sắp xếp để ban hành bởi hệ thống Dspace. Nếu người biên mục đang muốn vào xem các bài cũ đã được phân phối hoặc xuất bản thì hãy click vào ô “có” sẽ có được mẫu phiếu nhắc người biên mục về một thông tin liên quan đến xuất bản.

- Nhiều tập tin - Một mục có thể bao gồm nhiều tập tin trong Dspace. Một ví dụ phổ biến là một file HTML với nhiều file hình ảnh (như JPG hay GIF). Một ví dụ khác là một bài viết trong mục này, click vào ô “có”.

Click và nút “Tiếp theo” để tiếp tục, hoặc “hủy/lưu” để dừng lại và lưu hay hủy lưu bỏ việc gửi bài của bạn

• 
  Mô tả bước 2
  

- Trường tác giả: Đây có thể là một người, tổ chức, dịch vụ chịu trách nhiệm cho việc tạo ra hoặc xây dựng nội dung tài liệu. Hãy nhấn nút “Add More” để có thể thêm nhiều tác giả khi cần thiết.

Điểm truy cập là tác giả cá nhân được thiết lập theo Quy tắc Biên mục Anh - Mỹ AACR2 và phần mềm đã mặc định sẵn cấu trúc mô tả.

VD: Trần, Minh Đức

- Trường nhan đề: Nhập tên đầy đủ vào các mục nên điền. Tất cả các mục Dspace phải có một nhan đề.

- Trường Ngày tháng năm xuất bản (có thể bỏ trống ngày và/ hoặc tháng nếu không có)

- Trường Loại tài liệu:

Chọn (các) loại nội dung tài liệu. Để chọn nhiều hơn một giá trị trong danh sách.

- Trường ngôn ngữ: Mặc định là Tiếng Việt

Click vào nút “Next” để tiếp tục hoặc “Cancel/ Save” để dừng lại và lưu hay hủy bỏ quá trình gửi bài đã biên mục.

• 
  Mô tả bước 3
  

Hiện nay Trung tâm TT-TV HVCNBCVT đã áp dụng định từ khóa và có công cụ hỗ trợ là Bảng từ điển từ khóa Khoa học Công nghệ của Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia.

Với ưu điểm nổi bật là tính linh hoạt, thân thiệt với người biên mục, chức năng này cho phép người biên mục có thể mở rộng các trường của chuẩn Dublin Core.

Ví dụ: dc.contributor.advisor

dc.contributor.author: Dùng cho người chủ đề tài

dc.contributor.other: Dùng cho người hướng dẫn đề tài

dc.subject.ddc

dc.subject.lcc

dc.subject.lcsh

dc.subject : Chủ đề hay từ khóa

dc.identifier.issn

dc.identifier.isbn

dc.identifier.other : Mã chuyên ngành

• 
  Mô tả bước 4: Tải
  

+ Hãy đánh đầy đủ đường dẫn và tên file vào hộp này và sau đó click vào nút “Next” ở góc dưới bên phải của màn hình

+ Click vào nút “Browse” thì sẽ xuất hiện một cửa sổ hiện thị các file. Người biên mục có thể duyệt qua các thư mục và thư mục của mình cho đến khi tìm đúng file định tải lên. Click kép vào tên file muốn tải lên, và tên này sẽ được nhập vào ô nhập liệu này.

Để lưu trữ đúng cách và truy cập vào một file, chúng ta cần phải biết định dạng của nó là gì, Ví dụ: file đó thuộc định dạng PDF, HTML, hoặc Microsoft Word. Nếu hệ thống không tự động nhận ra các định dạng của các file tải lên, ta sẽ được hỏi để mô tả nó. Nếu định dạng của file xuất hiện trong danh sách được cung cấp, nhấp chuột vào nó và sau đó vào :GỬI BÀI”. Nếu không thể xem các định dạng trong danh sách, bấm vào “format no in list” và mô tả các định dạng trong hộp văn bản dưới cùng trang đó. Hãy đưa ra tên của ứng dụng muốn sử dụng một cách chắc chắn để tạo ra các file và phiên bản của ứng dụng đó, ví dụ như: “Autodesk AutoCAD R20 cho UNIX”.

- Sau khi đã tải được một file, hãy kiểm tra các thông tin trong bảng để đảm bảo rằng nó đã hoàn toàn chính xác. Có thêm hai cách để xác minh rằng file đó đã được tải lên một cách chính xác:

+ Nhấp chuột vào tên file. Nó sẽ tải về file này một cửa sổ trình duyệt mới để ta có thể kiểm tra nội dung.

+ So sánh tổng quát các file được hiện thị với tổng các file đã sắp xếp.

- Nếu chỉ tải lên một file, nhấp chuột vào “Next” khi đã hài lòng rằng các file đã được tải lên một cách chính xác.

- Nếu đang tải nhiều file lên, bấm vào nút “Add Another File” (mục này sẽ xuất hiện để cho chọn “The item consist of more than one file” Trong trang “GỬI BÀI”: Describe Your Item”).

Khi tên file đã đúng trong hộp nhập liệu này, bấm vào nút “Next” để tiếp tục.

• 
  Mô tả bước 5: Xác nhận
  

Click vào “Cancel/ Save” để dừng lại và lưu dữ liệu đã biên mục, hoặc để hủy bỏ quá trình gửi bài.

• 
  Mô tả bước 6: Giấy phép
  

- Với bước cuối: Để Dspace có thể tiếp tục xuất bản, dịch và phân phối tài liệu của vừa biên mục tới toàn cầu, người biên mục cần cam kết theo các điều khoản sau đây. Vui lòng dành ít thời gian để đọc các điều khoản của giấy phép này, và nhấn vào một trong các nút ở cuối trang. Bằng cách nhấn nút “Chuyển nhượng giấy phép”, nếu muốn chuyển nhượng những điều khoản sau đây của giấy phép. Trợ giúp thêm…

- Nếu không chuyển nhượng giấy phép việc tài liệu vừa biên mục sẽ không bị xóa. Tài liệu biên mục vẫn ở trong trang “Dspace của tôi”. Sau đó có thể xóa tài liệu ra khỏi hệ thống hoặc đồng ý sau khi các thắc mắc của cán bộ biên mục đã được giải quyết.

• 
  Mô tả bước 7: Hoàn thành
  

Bây giờ việc gửi bài đã được nhập thành công vào hệ thống Dspace, nó sẽ chọn lựa các bộ sưu tập mà người biên mục đang nộp. Một số bộ sưu tập yêu cầu quá trình nộp phải qua các bước chỉnh sửa hoặc xem xét, trong khi các bộ sưu tập khác có thể chấp nhận việc gửi bài ngay lập tức. Người biên mục sẽ nhận được e-mail thông báo ngay khi bài của họ có mặt trong bộ sưu tập, hoặc nếu vì lý do nào đó có vấn đề với việc gửi bài. Nếu thắc mắc về các cách thức làm việc cho một bộ sưu tập đặc biệt, xin vui lòng liên hệ với các đơn vị chịu trách nhiệm trực tiếp của bộ sưu tập đó người biên mục có thể kiểm tra trạng thái gửi bài bằng cách vào trang My Dspace.