Quy trình công tác và MỐi quan hệ CÔng việc giữa sinh viên với các phòNG, ban chức năNG, khoa quản lý ngành họC

Thực tế hiện nay, SV (cả mới và cũ) hầu hết đều rất bỡ ngỡ và lúng túng trong việc liên hệ và giải quyết các yêu cầu của mình, đặc biệt là các em SV mới nhập học. Xuất phát từ yêu cầu trên tôi xin được đề xuất QUY TRÌNH CÔNG TÁC & MQH CÔNG VIỆC GIỮA SINH VIÊN VỚI CÁC PHÒNG, BAN CHỨC NĂNG, KHOA QUẢN LÝ NGÀNH HỌC

Khi SV làm thủ tục nhập học, Nhà trường nên soạn thảo một bản Quy trình. Trong đó phải thể hiện được MQH công tác giữa SV với các đơn vị chức năng và phát trực tiếp cho SV khi hoàn tất công đoạn cuối cùng của thủ tục nhập học. (Quy trình này có thể chỉ thu nhỏ trên ½ trang giấy A4, nên không quá tốn kém.)

VD : Muốn ký giấy tờ vay vốn, chứng nhận SV… liên hệ P. CTSV, hoãn thi liên hệ VP Khoa…

Làm được điều này sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, tạo tâm lý thoải mái cho SV và các CB trực tiếp giải quyết các công việc trên. SV không phải hỏi và liên hệ nhiều nơi để được giải đáp thắc mắc, CB quản lý không mất rất nhiều thời gian để hướng dẫn, giải đáp.

B, QUY TRÌNH

1, Khi hoàn tất thủ tục nhập học, cố vấn học tập thông qua 1 thành viên trong lớp (có thể hiểu nôm na là lớp trưởng) tập hợp danh sách nộp ảnh để được cấp thẻ SV, Phiếu nhận cố vấn học tập.

2, Tất cả các loại giấy tờ (Giấy chứng nhận SV, ký sổ ưu đãi giáo dục, Đơn xin vay vốn,…) SV đăng ký cho lớp trưởng. Lớp trưởng tập hợp DS (phải ghi rõ MSSV), nộp lại cho P.CTSV để sau đó 1 ngày lớp trưởng nhận lại các giấy tờ đã ký. Riêng bảng điểm, SV liên hệ P. Đào tạo ĐH&SĐH.

3, Đăng ký khối lượng học tập (SV nghiên cứu kỹ Chương 2, Điều 10, 11, 12, QĐ số 612):

Đây là nội dung quan trọng, liên quan trực tiếp đến kết quả học tập, rèn luyện, tốt nghiệp của SV. Do vậy, SV cần đọc kỹ tuần tự các bước thủ tục ĐKMH của P. Đào tạo về thời gian đăng ký, điều chỉnh môn học, lịch trình học dự kiến cho từng ngành trong từng học kỳ, danh sách các học phần bắt buộc và tự chọn dự kiến sẽ dạy... Lưu ý vì mỗi khóa học chương trình đào tạo có khác nhau, nên SV cần trao đổi với cố vấn học tập, cân nhắc và rà soát kỹ danh mục môn học thay thế để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối khi đăng ký học lại, học vượt...hoặc

P. Đào tạo cần tập hợp các môn học có thay đổi tên môn, MMH, ĐVHT… để lập thành 1 bảng danh mục thay thế (có ý kiến của khoa) nhằm tạo điều kiện thuận lợi để các em ĐKMH. Tuy nhiên, khi ban hành bảng danh mục trên cần giới hạn thêm 1 khoảng thời gian (khi thời hạn ĐKMH không còn) để các em ĐKMH. Đây là vấn đề nhạy cảm và SV thắc mắc rất nhiều.

4, Thi (SV nghiên cứu kỹ Chương 3, Điều 19, 20 QĐ số 612):

SV truy cập trên trang Wed của trường, đánh MSSV để nhận biết được phòng thi, thời gian thi, điểm thi... Lịch thi cũng được niêm yết tại bảng tin của Khoa.

SV cần hoàn thành sớm học phí để không bị cấm thi. Mang theo giấy tờ tùy thân hoặc thẻ SV để xuất trình khi cần.

- Trường hợp không thể học vì các lý do : Bản thân ốm đau, có người thân mất, trùng lịch thi… (không phải là môn vấn đáp, thực hành trên máy) SV liên hệ VP khoa để làm thủ tục hoãn thi.

- Trường hợp không thể đi học vì các lý do : Bản thân ốm đau, có người thân mất, … SV liên hệ VP khoa để làm thủ tục tạm nghỉ học (nghỉ học trong khoảng 1 tuần).

5, Nghỉ học tạm thời (Chương 2, Điều 15, QĐ số 612):

Trong quá trình học, nếu SV có nhu cầu dừng học tập (1 năm, 2 năm…), làm đơn theo mẫu nộp lên VP khoa để được hướng dẫn. SV phải học ít nhất 1 học kỳ và không rơi vào trường hợp buộc thôi học thì Nhà trường sẽ xem xét giải quyết

Sinh viên chuyển trường liên hệ P. CTSV để được hướng dẫn làm hồ sơ chuyển trường theo quy định.