Đồ án phân tích và thiết kế hệ thống


Thực trạng hoạt động của siêu sách trung tâm



tải về 238.78 Kb.
trang2/6
Chuyển đổi dữ liệu23.08.2016
Kích238.78 Kb.
1   2   3   4   5   6

2. Thực trạng hoạt động của siêu sách trung tâm

2.1. Giới thiệu chung về siêu thị sách trung tâm


  • Là một đơn vị thuộc công ty cổ phần và thương mại thái hưng với chức năng chính: phát hành sách

  • NXB gồm ba bộ phận nghiệp vụ chính:

    • Cửa hàng sách

    • Kho lưu trữ

  • Các hoạt động của siêu thị sách:

    • QL Kho


    • Nhận hợp đồng
      QL bán sách

straight connector 3


Kiểm tra

Nhà xuất bản,Nhà phân phối
straight connector 5

straight connector 7


Kho sách


straight connector 9


Cửa hàng sách

2.2. Thực trạng hoạt động


Qua quan sát và tìm hiểu thực tế hoạt động của siêu thị sách trung tâm, em thấy hoạt động quản lý kho và thống kê lượng sách bán ra trong ngày vẫn còn là thủ công và tin học hoá không đồng bộ. Cho nên việc phản ánh lượng sách bán ra trong ngày với số lượng là bao nhiêu, doanh thu trong từng ngày thế nào đối với mỗi đầu sách, cũng như toàn bộ nhà sách chưa phản ánh kịp thời để lên báo cáo. Bên cạnh đó, việc bộ phận kế toán thực hiện kế toán thủ công cũng làm cho việc lên báo cáo bị chậm trễ trong nhiều tuần thậm chí là trong vài tháng.

Có thể thấy hiện tại việc cả ba bộ phận: kho, cửa hàng và kế toán vẫn tiến hành theo cách thủ công, tin học hoá không đồng bộ và chưa có sự liên kết giữa các bộ phận làm cho hoạt động của siêu thị sách luôn trong tình trạng thụ động.



  • Yêu cầu đặt ra với siêu thị sách

Hiện nay, do sự phát triển của siêu thị sách nên cần có sự thay đổi trong quy trình hoạt động của nhà kho. Các vấn đề đặt ra hiện tại mà nhà kho đang phải đối mặt như sau:

  • Phải liên kết các bộ phận lại với nhau mà cụ thể là ứng dụng Client/Server trong hệ thông mạng LAN của nhà kho

  • Chuyển đổi hoạt động bán hàng từ thủ công sang bán hàng có sử dụng cập nhật tự động. Cụ thể ở đây là ứng dụng công nghệ của máy đọc mã vạch vào việc bán sách vì hiện tại nhà xuất bản đã có hệ thống in mã vạch và máy đọc mã vạch mặc dù chưa có phần mềm để sử dụng.

  • Quản lý hoạt động bán hàng theo hai cấp là bán lẻ tại cửa hàng và bán buôn. Trong đó bán buôn ta có sử dụng chiết khấu thanh toán khác nhau cho từng đối tượng cụ thể.

  • Quản lý kho một cách tôi ưu kể cả trong kho của cửa hàng và kho. Tức là phải đáp ứng được các yêu cầu về báo cáo hàng tồn kho định kỳ cũng như bất thường của ban giám đốc một cách nhanh chóng và chính xác.

  • Đề xuất ý kiến

Căn cứ vào các vấn đề đặt ra trong quá trình hoạt động của nhà sách, em thấy cần phải xây dựng một Hệ thống thông tin phục vụ cho việc bán hàng và lưu kho tại nhà xuất bản dựa trên ứng dụng công nghệ mã vạch. Theo đó hệ thống sẽ đáp ứng được các vấn đề đưa ra là: liên kết các bộ phận dựa trên ứng dụng Client/Server, cập nhật dữ liệu tự động bằng mã vạch, trợ giúp công tác quản lý bán hàng và lưu kho…

Khi hệ thống được triển khai, hoạt động bán hàng và quản lý kho sẽ được thực hiện một cách tự động thông qua việc sử dụng máy đọc mã vạch. Bên cạnh đó do có sự liên kêt giữa các bộ phận nên ban giám đốc có thể nhận được báo cáo chính xác về tình trạng bán hàng và số lượng sách còn tồn trong kho tại bất cứ thời điểm nào, như vậy có thể trợ giúp đắc lực cho việc ra quyết định của ban giám đốc. Hơn nữa, do việc bán hàng và quản lý kho sử dụng mã vạch cũng làm giảm thời gian làm việc thủ công và độ chính xác trong công việc được cải thiện đáng kể. Ngoài ra hệ thống còn giúp cho khách hàng có được sự hỗ trợ hợp lý, đối với người mua lẻ sẽ được phục vụ bằng phong cách bán hàng hiện đại, đối với khách buôn sẽ được tính chiết khấu tự động. Có thể nói lợi ích của hệ thống là rất to lớn, phục vụ đắc lực cho sự phát triển của nhà sách.


2.3. Nhu cầu của công ty


Trong thời kỳ Việt Nam gia nhập WTO như hiện nay, thì nền kinh tế thị trường sẽ càng trở nên sôi động. Các cửa hàng có xu hướng ngày càng mở rộng quy mô. Khi đó các giao dịch sẽ tăng lên nhanh chóng, khiến cho người quản lý không thể nào tính toán thủ công mà cần được sự hỗ trợ của tin học hoá. Mặt khác khi các giao dịch quá nhiều thì công tác nhập liệu cũng gặp khó khăn. Vấn đề đặt ra là làm sao vừa giải quyết được khó khăn của công tác nhập liệu, vừa trợ giúp người quản lý tính toán đưa ra được các con số chính xác, trong thời gian nhanh nhất.

Đây không phải là vấn đề được đặt ra cho một cửa hàng cụ thể nào đó mà là vấn đề chung cho hầu hết các cửa hàng hiện nay. Đặc biệt đối với các siêu thị, hệ thống giao dịch rất lớn, yêu cầu về tốc độ xử lý nhanh và tránh nhầm lẫn. Mặt khác, trong giai đoạn hiện nay khi nề kinh tế phát triển như vũ bão, thì hệ thống các cửa hàng và siêu thị cũng mọc lên nhanh chóng. Điều này mở ra một thị trường kinh doanh rộng lớn cho công ty. Xuất phát từ lý do đó mà công ty muốn phát triển một giải pháp phần mềm có thể triển khai ứng dụng tại các cửa hàng và siêu thị vừa và nhỏ trên cả nước. Phần mềm này sẽ trợ giúp công tác nhập liệu và lên báo cáo cho người dùng theo ngày, tháng, quý, năm.


3. Khảo sát về tình hình thực tế

3.1 Các phương pháp đã sử dụng để xác định yêu cầu hệ thống

3.1.1 Phỏng vấn


Em đã tiến hành phỏng vấn trưởng phòng kinh doanh, bộ phân kế toán và các nhân viên làm việc tại cửa hàng và kho tại siêu thị sách trung tâm của công ty thương mại thái hưng. Nội dung phỏng vấn được trình bày trong bảng sau:

Người được phỏng vấn

Nội dung phỏng vấn

Kết quả phỏng vấn

Nuyễn Thị Vinh (Trưởng phòng kinh doanh)

Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng và nhà kho trong siêu thị sách

- Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng: Nhập sách từ kho, bán sách và định kỳ kiểm kê lượng sách trong cửa hàng

- Nhiệm vụ của bộ phận kho: Cung cấp sách cho cửa hàng, nhập sách từ các nhà xuất bản, và định kỳ kiểm kê kho để có các báo cáo cung cấp lên phòng kinh doanh.




Cô Bình


(Quản Lý kho)

- Cách xuất nhập sách

- Sách tại kho được nhập trực tiếp từ xưởng in của NXB

- Sách tại kho được xuất sang cửa hàng (xuất điểu chuyển)

Nhân viên bán hàng



- Cách xuất nhập sách
- Các thức bán sách

- Sách tại cửa hàng đươc nhập trực tiếp từ kho NXB, hoặc có thể do các NB hay đối tác khác ký gửi

- Sách tại cửa hàng bán trực tiếp cho các khách lẻ và cả các khách buôn

- Sách bán ra có chiết khấu thanh toán đối với từng đối tượng khách hàng. Với khách buôn thì sẽ được chiết khấu một số phần trăm do quyết định của phòng kinh doanh.

Bộ phận kế toán

Cách tổng hợp dữ liệu lên báo cáo

Bộ phận kế toán sẽ lấy dữ liệu thống kê từ cửa hàng và kho từ đó lên các báo cáo gửi cho phòng kinh doanh; Ví dụ như thẻ kho, báo cáo bán hàng…


3.1.2 Nghiên cứu tài liệu


Tên tài liệu

Nội dung

Chức năng

Văn bản vể thủ tục liên quan đến tài chính

Cách thức tổ chức hoạt động của nhà sách


Giúp nắm bắt được quy trình làm việc của nhà sách đặc biệt là bộ 4 bộ phận: phòng kinh doanh, Kế Toán, kho và cửa hàng

Phiếu nhập kho

Cho biết các thông tin liên quan đến phiếu nhập kho: thời gian nhập, nhà cung cấp, các loại sách nhập…

Là căn cứ đê theo dõi tình trạng nhập sách trong cửa hàng và kho

Phiếu xuất kho

Cho biết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ xuất kho: Thời gan xuất kho, các loại sách được xuất



Là căn cứ để theo dõi tình trạng xuất sách trong kho

Thẻ kho

Cho biết thông tin về trình trạng của sách trong kho và cửa hàng

Là căn cứ để theo dõi tình trạng sách trong kho và cửa hàng


3.1.3 Quan sát người sử dụng




Đối tượng

Nội dung quan sát

Nhân viên kho

- Quan sát quá trình nhập xuât kho, quá trình ghi sổ của bộ phận kho

Nhân viên bán hàng

- Theo dõi quá trình nhập sách từ kho, và nhận sách ký gửi từ các nhà cung cấp khác

- Theo dõi cách bán sách và ghi sổ: cả bán buôn và bán lẻ

Nhân viên kế toán

- Theo dõi cách thống kê dữ liệu và lên báo cáo định kỳ cho trưởng phòng kinh doanh





1   2   3   4   5   6


Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2019
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương