Tổ chức và phân công trách nhiệm:
Để đảm bảo việc thực thi, TQM đòi hỏi phải có một mô hình quản lý theo
chức năng chéo. Các hoạt động của các bộ phận chức năng trong tổ chức phải vượt
ra khỏi các công đoạn, các chức năng để vươn tới toàn bộ qúa trình nhằm mục đích
khai thác được sức mạnh tổng hợp của chúng nhờ việc kế hoạch hóa, phối hợp
đồng bộ, hiệu quả.
Căn cứ vào mục tiêu, chính sách, việc phân công trách nhiệm phải rõ ràng
trong cơ cấu ban lãnh đạo và các bộ phận chức năng để đảm bảo mọi khâu trong
hoạt đông chất lượng luôn thông suốt .
Việc phân công trách nhiệm được thực hiện theo các cấp bậc sau:
Điều hành cấp cao:
Tuy không trực tiếp sản xuất, nhưng đây là bộ phận quyết định hiệu quả hoạt
động của cả hệ thống. Có thể xem đây là giám đốc phụ trách chung về chất lượng,
ngang quyền với giám đốc phụ trách các khâu khác như giám đốc Marketing, sản
xuất. Cấp quản lý ở khâu nầy thuộc phòng đảm bảo chất lượng phải nhận trách
nhiệm soạn thảo và chỉ huy rành mạch đường lối chất lượng đến mọi người, ngay
cả những người thuộc cấp cao nhất của tổ chức.
Cấp giám sát đầu tiên:
Là những người phụ trách việc quan sát tiến trình thực hiện hoạt động chất
lượng của tổ chức hay còn gọi là quan sát viên thực tế tại chỗ. Họ có điều kiện nắm
vững những hoạt động thực tiễn, diễn biến tốt hay xấu của cả hai bên: cung ứng và
khách hàng,
từ đó có những tác động điều chỉnh. Cấp quản lý này có trách nhiệm
hướng dẫn thuộc cấp những phương pháp và thủ tục phù hợp, chỉ ra những nguyên
nhân gây hư hỏng và biện pháp ngăn chặn.
Để thực hiện tốt vai trò của mình, những thành viên phụ trách phòng đảm
bảo chất lượng phải thực sự nắm vững những hoạt động then chốt của mỗi nhóm
trong toàn công ty: Ai ? Làm gì? Làm thế nào? Ở đâu?..theo những chức năng tiêu
53
Giáo trình Quản trị chất lượng
biểu như marketing, sản xuất, vận chuyển, lưu kho hàng hóa và các hoạt động dịch
vụ.., để từ đó có thể quản lý, thanh tra và phân tích những vấn đề tồn đọng và tiềm
ẩn.
Đối với các thành viên trong hệ thống:
Trọng tâm của TQM là sự phát triển, lôi kéo tham gia và gây dựng lòng tin,
gắn bó, khuyến khích óc sáng tạo cho nhân viên. TQM đòi hỏi sự ủy quyền cho
nhân viên kết hợp với một hệ thống thiết kế tốt và công nghệ có năng lực. Chính vì
vậy, để tiến hành TQM cần thiết phải có một chiến lược dài hạn, cụ thể đối với con
người thông qua đào tạo, huấn luyện, ủy quyền, khuyến khích trên căn bản một sự
giáo dục thường xuyên và tinh thần trách nhiệm, ý thức cộng đồng. Các thành viên
trong hệ thống phải hiểu rõ vai trò của mình dưới 3 góc độ:
+ Khách hàng: người tiếp nhận sản phẩm, dịch vụ từ khâu trước.
+ Người chế biến sản xuất: Là người chế biến đầu vào thành sản phẩm.
+ Người cung ứng: Cung cấp sản phẩm cho công đoạn tiếp theo. Vì vậy, các
thành viên trong hệ thống cần phải hiểu rõ họ:
Phải làm gì? Cần phải nhận được bao nhiêu sản phẩm với yêu cầu ra sao ?
Đang làm gì? Làm thế nào để hoàn chỉnh sản phẩm của khâu trước?
Có khả năng điều chỉnh, cải tiến công việc đang làm theo mong muốn của
mình không? Nhằm đảm bảo chất lượng với khâu kế tiếp - Khách hàng của mình?
Chính vì vậy khi hoạch định và phân công trách nhiệm cần phải tiêu chuẩn
hóa công việc, nêu rõ trách nhiệm liên đới giữa các công việc liên tục nhau trong
quá trình. Trách nhiệm về chất lượng có thể được cụ thể hóa bằng các công việc
sau:
- Theo dõi các thủ tục đã được thỏa thuận và viết thành văn bản.
- Sử dụng vật tư, thiết bị một cách đúng đắn như đã chỉ dẫn.
- Lưu ý các cấp lãnh đạo về những vấn đề chất lượng và có thể báo cáo về mọi
sai hỏng, lãng phí trong sản xuất
- Tham gia đóng góp các ý kiến cải tiến chất lượng, khắc phục các trục trặc
ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
- Giúp huấn luyện các nhân viên mới và đặc biệt nêu gương tốt.
- Có tinh thần hợp tác nhóm, chủ động tích cực tham gia vào các nhóm, đội
cải tiến chất lượng.
Trong toàn bộ chương trình TQM, mỗi chức năng, nhiệm vụ phải được xây
dựng một cách rõ ràng và phải được thể hiện trên các văn bản xác định rõ mục tiêu
của các hoạt động của hệ thống chất lượng. Mỗi chức năng phải được khuyến khích
và được cung cấp đủ công cụ và trách nhiệm cũng như quyền hạn để quản lý chất
lượng.
Đo lường chất lượng:
54
Giáo trình Quản trị chất lượng
Việc đo lường chất lượng trong TQM là việc đánh giá về mặt định lượng
những cố gắng cải tiến, hoàn thiện chất lượng cũng như những chi phí không chất
lượng trong hệ thống. Nếu chú ý đến chỉ tiêu chi phí và hiệ u quả , chúng ta sẽ nhận
ra lợi ích đầu tiên có thể thu được đó là sự giảm chi phí cho chất lượng. Theo thống
kê, chi phí này chiếm khỏang 10% doanh thu bán hàng, làm giảm đi hiệu quả hoạt
động của công ty.
Muốn tránh các chi phí kiểu nầy, ta phải thực hiện các việc sau:
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |