LÀm việc theo nhóm bài 1 nhóm trong đỜi sống chúng ta

1. 
   Trong bối cảnh văn hóa “ tốt khoe xấu che”, chuộng thành tích bạn có thấy người ta hay tránh né vấn đề không? Bạn hãy thử nêu vài ví dụ trong gia đình, nhóm sinh hoạt hay cơ quan, tổ chức của bạn. Hậu quả của việc tránh né vấn đề ra sao?
   
2. 
   Bạn hãy quan sát quá trình giải quyết vấn đề trong gia đình, nhóm sinh hoạt hay nơi làm việc của bạn. Việc này được thực hiện theo thói quen, quán tính hay một cách khoa học, với từng bước cụ thể?
   
3. 
   Hãy quan sát quá trình lấy quyết định nơi bạn làm việc. Ai lấy quyết định? Thủ trưởng, một nhóm nhỏ hay có sự tham gia của mọi người? Kết quả của từng phương cách lấy quyết định ra sao?
   

Định nghĩa

Đó là sự bất đồng hay tranh chấp xảy ra giữa hai bên (cá nhân với nhau, cá nhân trong một nhóm, các nhóm trong một tổ chức hay cơ quan) khi :

• 
  Có sự khác biệt về nhu cầu, giá trị, mục đích, tính cách hay phương pháp làm việc hoặc có sự tranh chấp các nguồn lực hạn hẹp (quyền lực, tiền bạc, thời gian, không gian, vị trí xã hội…)
  
• 
  Hoặc hành động của một cá nhân nhằm đạt đến mức tối đa nhu cầu hay lợi ích của mình lại hạn chế, cản trở hoạt động của người khác cũng muốn đạt đến lợi ích của họ.
  

Quan điểm truyền thống cho rằng mâu thuẫn là không cần thiết hay có hại. Sự xuất hiện của mâu thuẫn có nghĩa là có điều gì đó không tốt, tiêu cực, trục trặc.

Nhưng hiện nay các nhà khoa học cho rằng mâu thuẫn là không tránh khỏi. Một số mâu thuẫn có thể là do trục trặc trong tổ chức nhưng có những mâu thuẫn là nguồn gốc của sự thay đổi để tổ chức hoạt động có hiệu quả hơn. Nhà quản lý không nên trấn áp hay tiêu diệt mau thuẫn mà “quản lý” nó nhằm giảm đến tối thiểu các khía cạnh tiêu cực và phát huy tối đa các mặt tích cực có lợi cho tổ chức.
5.2 QUẢN LÝ MÂU THUẪN

Quản lý mâu thuẫn tốt là một cách ủng hộ sự hợp tác giữa các thành viên, một điều hết sức cần thiết cho hiệu quả hoạt động của nhóm hay tổ chức. Nó sẽ khiến cho mọi thành phần cam kết hành động vì mục đích chung và nhất là làm tăng khả năng giải quyết vấn đề của đơn vị.

Các chiến lược giải quyết mâu thuẫn

Người ta thường có năm cách ứng phó với mâu thuẫn.

• 
  Đạt được nhu cầu hay mục đích.
  
• 
  Củng cố các mối quan hệ tốt đẹp
  

1. 
   Rùa (rút lui)
   

2. 
   Cá mập (áp đảo)
   

3. 
   Gấu bông (xoa dịu)
   

4. 
   Chồn (thỏa hiệp)
   

5. 
   Chim cú (đối đầu)
   

Dù chịu ảnh hưởng của nên giáo dục cũ, ta có thể học tập để có thói quen nhìn nhận vấn đề và mâu thuẫn trong cuộc sống và tập giải quyết chúng trong tinh thần cởi mở và thẳng thắn để biến mâu thuẫn thành một cơ hội để tiến bộ. Có thế mới phát triển được tinh thần hợp tác và xây dựng các nhóm/tổ chức hoạt động có hiệu quả.

“Không phải mọi vấn đề được đem ra ánh sáng đều có thể thay đổi nhưng ta không thay đổi được điều gì nếu không đưa nó ra ánh sáng”.

James Boldwin

Tuy nhiên, trong cuộc sống có khi ta phải chọn một trong năm cách giải quyết mâu thuẫn tùy hoàn cảnh. Ví dụ trong chiến tranh ta phải làm Cá mập có nghĩa là áp đảo kẻ thù, nếu không ta sẽ thua trận. Trong quan hệ bình thường có khi ta phải làm như Chồn nghĩa là thỏa hiệp. Điều quan trọng nhất là trong hoạt động nhóm/tập thể là phải nhìn thẳng vào mâu thuẫn. Nhận định rõ vấn đề để cùng nhau giải quyết trong tinh thần tôn trọng nhu cầu và mục đích của đôi bên. Có thế mới xây dựng được tổ chức tốt, đem lại sự tiến bộ cho xã hội.


Bốn bước giải quyết mâu thuẫn

1. 
   Nhất trí về nội dung của mâu thuẫn.
   

• 
  Mô tả mâu thuẫn như một vấn đề chung cần giải quyết không như một cuộc đấu tranh có kẻ thắng, người thua.
  
• 
  Mô tả hành động thay vì ý đồ của người kia, không dán nhãn, tố cáo.
  
• 
  Xác định nội dung mâu thuẫn càng cụ thể, càng đặc thù càng tốt.
  

2. 
   Trao đổi những đề xuất và cảm nghĩ của nhau.
   

• 
  Lắng nghe, làm sang tỏ, đánh giá ý kiến của nhau.
  
• 
  Uyển chuyển và sẵn sàng thay đổi quan điểm khi được thuyết phục.
  
• 
  Tập trung vào nhu cầu, mục đích và phát hiện những khác biệt giữa đôi bên.
  
• 
  Nói lên những ý định mang tính hợp tác và xây dựng.
  

3. 
   Cố gắng tìm hiểu viễn cảnh của người đối thoại.
   
4. 
   Tiến tới một sự thỏa thuận khôn ngoan.
   

3. 
   MÂU THUẪN TRONG NHÓM NHỎ
   

Người trưởng nhóm giỏi là người nhạy bén đủ để cảm nhận, phát hiện mâu thuẫn khi nó còn ngấm ngầm và khéo léo đưa nó ra ánh sang để cả nhóm cùng giải quyết.

Muốn được như vậy, anh/chị ta…phải có thái độ khách quan, công bằng và vì lợi ích chung. Đồng thời phải hết sức nhẹ nhàng với các đối tượng liên quan.

Trong bầu không khí như vậy, nhóm viên (quần chúng) sẽ là người trọng tài đắc lực nhất.

1. 
   Hãy quan sát thật kỹ xã hội xung quanh chúng ta. Hãy xem người ta thường tránh né mâu thuẫn như thế nào trong tinh thần “tốt khoe xấu che” hay sợ sệt.
   
2. 
   Hãy nghiên cứu kỹ năm biểu tượng đặc trưng cho năm chiến lược xử lý mâu thuẫn thường thấy trong cuộc sống.
   

• 
  Bạn nhận ra mình trong biểu tượng nào?
  
• 
  Hãy quan sát kỹ bạn bè xung quanh và thử nhận ra các biểu tượng tiêu biểu cho từng người.
  

3. 
   Hãy nhớ lại một lần giải quyết mâu thuẫn khiến cho bạn hài lòng. Thử phân tích xem những yếu tố nào làm bạn hài lòng.
   

Một trong những đặc điểm sinh hoạt của loài người ngày nay là nhóm họp. Họp trong học tập, trong quản lý, như trong vui chơi, trong sinh hoạt chính trị, văn hóa, xã hội… Nhưng hội họp cũng trở thành một căn bệnh, làm nặng guồng máy, tốn tiền của, sức người mà lắm khi hiệu quả chẳng là bao. Một trong các lý do có thể là công cụ này chưa được sử dụng đúng chỗ, đúng qui cách vì chính người sử dụng chưa được trang bị kiến thức và kỹ năng phù hợp cho từng loại công cụ. Đây là những công cụ khoa học xã hội. Không kể những đại hội, những hội nghị lớn để biểu quyết những vấn đề chính trị, khoa học quan trọng, trong sinh hoạt học tập và quản lý thường ngày, ta có nhiều mục tiêu khác nhau khi cần qui tụ một số người : thông tin, thuyết phục, thu thập ý kiến, lấy quyết định …. Cho từng mục tiêu, đối tượng quy tụ, phương pháp thực hiện, đặc điểm người chủ trì phải khác nhau.

• 
  Để phổ biến kiến thức, thông tin về một vấn đề cần có thời gian nghiên cứu, phát tài liệu cho đối tượng là tốt nhất. Không cần phải họp.
  
• 
  Thông tin nội bộ cơ quan, có khi một thông báo viết, một văn thư luân lưu (circulaire) “chắc ăn” hơn một thông báo miệng trong buổi họp mà người nghe, người không.
  
• 
  Đối với một vấn đề khoa học nóng bỏng, tâm lý, xã hội rộng rãi xung quanh một nghị quyết, cần tổ chức buổi “báo cáo chính trị” thật long trọng, mời đông đảo, biết rằng sự tiếp thu nội dung trong chi tiết không phải là mục đích chủ yếu.
  
• 
  Cuộc giao ban hang tuần, thông báo lịch sinh hoạt không nên kéo dài quá 20 – 30 phút. Không nên đi sâu vào khâu triển khai mà dành phần này cho các bộ phận chuyên môn. Đây cũng không phải là chỗ để tranh luận về những đường hướng hoạt động lớn. Đối tượng qui tụ tùy theo cơ chế tổ chức của đơn vị.
  
• 
  Trong học tập, cần làm sang tỏ một vấn đề, nhất là trong quản lý, để triển khai công tác, lấy quyết định vì mục đích là sự tham gia ý kiến của tất cả các đối tượng liên hệ, hình thức thường dùng là thảo luận (theo một hay nhiều) nhóm nhỏ. Việc mời thật đúng đối tượng (những người liên quan đến vấn đề, có nhiệm vụ chính thức trong việc đề ra và thực hiện quyết định) hết sức quan trọng. Nếu vắng họ sẽ không đạt được mục tiêu.
  
• 
  Đối với một vấn đề còn mới, chưa vội khoanh tay lại và cần xới lên càng nhiều khía cạnh càng hay thì nên tổ chức những buổi động não (brain storming).
  
• 
  Khi một vấn đề chưa ngã ngũ, cần phải thu hút sự chú ý, sự đào sâu, sự tìm tòi, nên tổ chức “bàn tròn” (roud table) hay “tranh luận” (debate) giữa những chuyên gia mà lập trường bổ sung cho nhau, thậm chí đối lập nhau. Mục đích là gây hứng thú trong sự tìm tòi.
  
• 
  Để làm sang tỏ một tình huống xã hội, học tập về kỹ năng tâm lý xã hội như chuẩn bị điều tra viên, nhân viên tâm lý xã hội về kỹ năng tiếp xúc, vấn đàm hữu hiệu nhất là “sắm vai” (role playing) trong đó nhóm học viên đóng vai trò khác nhau, rồi rút ra nhận xét.
  
• 
  Để dạy những bài học nhớ đời nhằm đả phá những thói quen tập quán lạc hội, một vở kịch tự biên tự diễn là thuyết phục nhất.
  

Những hội nghị, đại hội có những thủ tục riêng. Các loại hình đặc biệt như “bàn tròn”, “tranh luận”, “sắm vai”, “động não” cần có những “hoạt náo viên” (animateur) thiện nghệ, nên chỉ được sử dụng khi nào hội tụ đủ các điều kiện kỹ thuật.

Thảo luận nhóm là một loại hình phổ biến, ai cũng sử dụng được, đạt được một ít hiệu quả, rút ra một số kinh nghiệm. Tuy nhiên, phải nói hiệu quả chưa cao vì công cụ này được sử dụng một cách máy móc và hời hợt.

• 
  Trong thảo luận nhóm điều quan trọng không phải là thông tin, giải đáp thắc mắc từ trên xuống mà khơi dậy sự tham gia tích cực và chủ động của nhóm viên. Sự chủ động trong học tập làm cho học viên dễ hiểu và nhớ bài học, còn chủ động trong việc làm sang tỏ vấn đề, góp ý kiến cho quyết định, làm cho nhóm viên dấn thân nhiều hơn trong triển khai và xác tín rằng đó là chuyện của mình.
  
• 
  Thảo luận nhóm đem lại thông tin phản hồi, vì nhóm viên nêu ra thắc mắc, khó khăn, triển khai thêm ý kiến. Điều này giúp cho người dạy học điều chỉnh lại cách giảng dạy, cho tổ trưởng sản xuất sửa đổi một qui trình làm việc cho phù hợp, cho nhà quản lý lấy một quyết định khả thi.
  
• 
  Thảo luận nhóm đáp ứng khát vọng của mỗi người được tham gia đóng góp vào công việc chung, đây là một nhu cầu tâm lý xã hội rất quan trọng chưa được quan tâm đúng mức. Được tham gia đóng góp, họ chủ động, tích cực hơn trong công việc và nâng cao tinh thần trách nhiệm.
  
• 
  Có tham gia phát biểu, đề xuất, nhóm viên sẵn sàng bước tới hành động hơn là khi họ tiếp thu mệnh lệnh một cách thụ động.
  
• 
  Cuối cùng và quan trọng hơn hết, sự cọ sát ý kiến, sự tương tác giữa các nhóm viên (“sức ép” dễ chấp nhận của nhóm) làm cho cá nhân dễ thay đổi ý kiến, thói quen (lạc hậu) và dễ được lôi cuốn trong hành động.
  
• 
  Tác dụng của thảo luận nhóm không chỉ giúp tiếp thu ý kiến một cách dễ dàng mà còn làm THAY ĐỔI THÁI ĐỘ VÀ HÀNH VI.
  

Từ góc độ quản lý, thảo luận nhóm là công cụ thực hiện canh tân trong tổ chức (organizational change) và tăng cường hiệu quả của việc đề ra quyết định. Ý kiến cho dù thật hay áp đặt từ trên xuống cũng khó chấp thuận, nhất là khi được đưa ra trong chi tiết. Nhưng nếu cấp lãnh đạo chỉ đưa ra những hiến kế phù hợp và dĩ nhiên những ý kiến do họ đưa ra họ sẽ dễ dàng áp dụng.

Huy động sự tham gia của quần chúng, kế hoạch hóa từ dưới lên là xu thế thời đại và hoàn toàn phù hợp với những nguyên lý “làm chủ tập thể”, “dân chủ tại nơi làm việc”, “tự quản của cấp cơ sở”, mà xã hội ta đang nỗ lực thực hiện.

Tuy nhiên, từ nguyên lý đến thực hành còn một khoảng cách. Khó khăn không chỉ do yếu tố văn hóa xã hội còn duy trì một cung cách tôn ti phong kiến, một đường lối giáo dục sản sinh ra những “sản phẩm” thụ động, e dè, khép kín, mà chủ yếu còn là vấn đề kiến thức, kỹ năng tâm lý xã hội. Nhưng hy vọng rằng chính những kiến thức kỹ năng này phổ biến rộng rãi dần dà khắc phục được những khó khăn thuộc về nếp sống nói trên. Vậy xin đi ngay vào lĩnh vực kỹ thuật.

1. Một cuộc thảo luận nhóm thành công khi

* Mục tiêu

- Được cả nhóm xác định thật rõ ràng và cụ thể.

- Không ôm đồm, không lấn cấn giữa nhiều mục tiêu khác nhau.

- Là điểm quy tụ (thật đúng) các đối tượng mời.

- Được giải quyết sau các buổi thảo luận.

(Một vấn đề được làm sáng tỏ, một quyết định đề ra mang tính khả thi tạo được sự quyết tâm thực hiện, một nội dung công tác mà ai cũng hiểu, những kiến thức mới được tiếp thu, một mâu thuẫn được giải quyết….).

* Bầu không khí thuận lợi

• 
  Thoải mái, thân tình, cởi mở.
  
• 
  Tránh bầu không khí gượng gạo do hình thức long trọng của hội nghị, những lời lẽ mào đầu văn hóa, bong bẩy, khách sáo.
  
• 
  Có sự bình đẳng và chấp nhận lẫn nhau của nhóm viên.
  

• 
  Vì đã thu nhận được cái gì mới (kiến thức mới, nắm chắc nội dung công tác, đã thay đổi thái độ, nhận thêm tình bạn, tình đồng đội).
  
• 
  Vì đã đóng góp vào mục tiêu chung (về chuyên môn cũng như trong việc xây dựng nhóm).
  

3. 
   Trưởng nhóm là người như thế nào, phải làm gì?
   

• 
  Trưởng nhóm không nhất thiết là người :
  

• 
  Cao niên nhất. ¹
  
• 
  Nói hay nhất. ²
  
• 
  Biết tất cả về thảo luận. ³
  
• 
  Có quyền lực cao nhất. ⁴
  

• 
  Nhưng nhất thiết phải là một người :
  

• 
  Am hiểu ván đề trong những nét cơ bản và khái quát nhất.
  
• 
  (Để) Tiếp thu và tổng hợp các ý kiến phát biểu mà không bóp méo.
  
• 
  Biết tâm lý (năng động) nhóm để điều động có khoa học.
  
• 
  Xác tín về tiềm năng nhóm trong việc đạt tới mục tiêu và “nén” mình để khơi dậy tiền năng ấy.
  
• 
  Dân chủ (trong thái độ thâm sâu và cung cách làm việc).
  

Chuẩn bị buổi họp:

• 
  Chuẩn bị nội dung (xác định nội dung, thu thập dữ kiện, hình dung trước những vấn đề nhóm sẽ nêu lên, cung cấp dữ kiện, tư liệu cho nhóm viên để họ chuẩn bị, đặt vấn đề riêng với một số hạt nhân tích cực để họ xới lên trong buổi họp…)
  
• 
  Khung cảnh : như trên đã gợi ý, và không nên coi thường việc xếp chỗ ngồi vì điều này ảnh hưởng đến không đạt, đến sự tác động qua lại giữa các nhóm viên. Trưởng nhóm và nhóm viên phải lấy và nghe nhau.
  

B

TN(2)

D C

NV

Avà B, Cvà B không thấy và khó nghe nhau

A B C D Tốt

TN

TN

TN không thấy NV A,B,C,D

Tốt

Được nhưng vị trí cách

biệt không cần thiết

Khởi đầu buổi họp:

• 
  Nếu chưa quen nhau: Giới thiệu nhóm viên và chính mình (sau cùng) hay đề nghị nhóm viên tự giới thiệu.
  
• 
  Tạo bầu không khí bằng một chuyện vui hay vào đề một cách cụ thể sống động từ một vấn đề thiết thân với nhóm viên (không kéo dài quá 2-3 phút, không nói lang bang khách sáo kẻo gây mất kiên nhẫn).
  
• 
  Chính mình phải thật thỏa mái, chân tình, nhóm viên mới thỏa mái.
  
• 
  Ân cần, quan tâm đến từng nhóm viên.
  
• 
  Cùng nhóm viên xác định mục tiêu, chương trình nghị sự, thời gian dành cho từng phần và toàn bộ cuộc thảo luận ( không quá 1 ½ - 2 tiếng).
  

• 
  Thái độ lắng nghe, am hiểu khách quan.
  
• 
  Hỏi nhiều, chờ đợi, không vội trả lời, giải quyết theo nhóm viên.
  
• 
  Mời mọc bằng thái độ khuyến khích và bảo đảm an toàn cho người rụt rè (làm sao cho họ không sợ bị chê cười, bị phản ứng mạnh…).
  
• 
  Khéo léo ngăn chặn bớt những người nói nhiều, có khuynh hướng lấn át người khác (không làm được việc này sẽ gây chán nản và thụ động nơi các nhóm viên khác).
  
• 
  Không cúi xuống viết hoài mà theo dõi quan sát phản ứng của từng người (đối với nhóm viên khác, đối với bầu không khí, với diễn tiến thảo luận). Phải nắm được những cách biểu lộ không bằng lời nói:
  

. Cười (hứng thú hay châm biếm?)

(“bạn cười, chắc bạn đồng tình, mời bạn phát biểu”)

. Thụ động, e dè nhưng thật ra muốn phát biểu mà không giám.

(“Nãy giờ chưa nghe bạn góp ý, mời bạn”)

. Tuyệt đối không ép sự tham gia.

(Thực tế ai cũng muốn tham gia và chính cách điều động là nhân tố làm tăng hay giảm sự tham gia. Sự thụ động không chỉ da cá tính của nhóm viên).