Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng

17 
- Đối với những vấn đề đã được chuẩn hóa và ban hành bởi nhà nước và 
các cơ quan cấp trên có thẩm quyền. Nếu các quy định đã được ban hành phù hợp 
thì trực tiếp áp dụng vào cơ quan, không cần ban hành các chuẩn mực nội bộ. Đối 
với các vấn đề chưa phù hợp, dựa vào thực tế cơ quan sẽ ban hành thêm các văn 
bản quy định bổ sung thêm. 
- Các văn bản đã được chuẩn hóa trong nội bộ nhưng theo thời gian không 
còn phù hợp thì trực tiếp tham mưu lãnh đạo nhằm sửa đổi hoặc hủy bỏ để ban 
hành quyết định phù hợp hơn. 
- Các vấn đề mới xuất hiện trong cơ quan cần được tham mưu cho lãnh đạo 
và lấy ý kiến cụ thể của các phòng ban đẻ tiếp tục chuẩn hóa bằng các quy định, 
quy chuẩn, quy chế có liên quan trong nội bộ. 
1.3.2.2 Lựa chọn hình thức chuẩn hóa 
Sau khi xác định được hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa, tiến hành xác 
định được hình thức văn bản chuẩn hóa sao cho phù hợp. Ở các khái niệm trên tác 
giả đã làm rõ việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng hiện nay được thể hiện chủ yếu 
thông qua các quy chế, quy định, quy trình và các tiêu chuẩn, quy chuẩn được quy 
định cụ thể như sau: 
- Quy phạm nội bộ là các quy chế, quy định do cơ quan ban hành và chỉ sử 
dụng trong nội bộ, không trái với quy định của nhà nước. 
- Các tiêu chuẩn, quy chuẩn chung: được xây dựng và ban hành dựa trên 
Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn ( 2006 ) 
Hiện nay nhà nước vẫn chưa có quy định về phạm vi áp dụng cụ thể. Tuy 
vậy các “tiêu chuẩn, quy chuẩn chung” thường quy định những vấn đề có tính 
nguyên tắc chung, yêu cầu chung, còn “quy phạm nội bộ” lại quy định cụ thể, chi 
tiết từng nội dung. Dựa vào phạm vi cơ quan việc chuẩn hóa hoạt động sẽ được 
ban hành dựa trên “quy phạm nội bộ” hoặc các “tiêu chuẩn, quy chuẩn chung”. 
Nếu cơ quan lớn, phạm vi hoạt động rộng thì ngoài việc ban hành các tiêu chuẩn 
chung nên có những quy định cụ thể hóa các nguyên tắc và nghiệp vụ tại các 
phòng ban. Còn các cơ quan nhỏ thường chỉ ban hành tiêu chuẩn chung cho cơ 
quan ( quy chế làm việc ), còn lại là các quy định cụ thể cho từng hoạt động. 
1.3.2.3. Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy chế hoặc quy trình 
thực hiện 

18 
Sau khi xác định hình thức chuẩn hóa, đối với các tiêu chuẩn, quy chuẩn 
chung ta chỉ cần công bố cho cơ quan, tổ chức để các nhân cán bộ, công nhân viên 
chức nắm rõ để thực hiện. Còn đối với quy phạn nội bộ ban hành những quy định, 
quy chuẩn, quy chế ta dựa trên Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Chương 2 và 
Chương 3 Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm 2006 để thực hiện theo các bước 
như sau: 
Bước 1: Xác định đối tượng và phạm vi điều chỉnh 
Trước khi đưa ra quyết định ban hành quy định, quy chế, quy chuẩn nội bộ 
trong cơ quan, bộ phận có trách nhiệm cần xác định ban hành quy chế để làm gì, 
ban hành cho đối tượng nào và phạm vi áp dụng của văn bản cụ thể ở đâu. 
Bước 2: Thu thập văn bản tài liệu có liên quan 
 
Để xây dựng các quy định, quy chế, quy chuẩn nội bộ cần dựa vào các 
thông tin pháp lý và các văn bản quy phạm pháp luật còn giá trị có liên quan để 
làm cơ sở cho việc ban hành. Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật để việc 
ban hành văn bản đúng quy định của pháp luật mà vẫn đúng trọng tâm, trọng điểm 
của vấn đề cần thực hiện. 
Bước 3: Xây dựng dự thảo quy chế, quy định 
 
Bộ phận soạn thảo văn bản sẽ dựa vào các nội dung cơ bản của vấn đề cần 
chuẩn hóa để xây dựng đề cương và dự thảo các quy định cụ thể. 
Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo 
 
Việc chuẩn hóa nhằm để các cá nhân, tổ chức thống nhất làm việc trong 
một cơ quan. Chính vì vậy, trước khi ban hành cần lấy ý kiến của các cá nhân, bộ 
phận nhằm điều chỉnh các nội dung nếu chưa phù hợp. Các hình thức lấy ý kiến 
có thể linh động như qua email, qua các cuộc họp trực tiếp hoặc qua trao đổi giữa 
các cá nhân.
Việc tổ chức lấy ý kiến có thể diễn ra nhiều lần cho đến khi không các cá 
nhân, tổ chức đồng ý chung với nội dung dự thảo. 
1.3.2.4. Phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng 
Việc phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng nhằm 
giúp những cá nhâm, đối tượng có liên quan nắm bắt được trách nhiệm, nhiệm vụ 
và các nội dung chuẩn hóa. Việc phổ biến, hướng dẫn các chuaarnmuwjc về hoạt 

19 
động văn phòng phải được thực hiện thông qua nhiều hình thức như họp, tập huấn, 
tổ chức các khóa đào tạo hoặc trực tiếp hướng dẫn. 
Việc phổ biến, hướng dẫn các mực hoạt động văn phòng cần được các cơ 
quan, doanh nghiệp chú trọng để tránh tình trạng các cá nhân không nắm rõ được 
công tác đãn đến thực hiện sai, ảnh hưởng đến công việc và hiệu xuất làm việc 
chung của cơ quan. 
1.3.2.5. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chuẩn mực về hoạt động văn phòng
Sau khi tiến hành triển khai phổ biến nội dung của chuẩn hóa tới các cá 
nhân, đơn vị việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện là điều mà các cơ quan, tổ 
chức cần chú ý, quan tâm. Kiểm tra đánh giá nhằm giúp các cá nhân, bộ phận thực 
hiện và tuân thủ các chuẩn mực đã ban hành. Bên cạnh đó việc kiểm tra, đánh giá 
thường xuyên cũng kiểm chứng hơn nữa trong thực tế các quyết định có phù hợp 
hay không. Bằng việc kiểm tra, cơ quan, tổ chức mới có thể đánh giá đúng được 
thực tế kết quả thực hiện và xử lý những vi phạn không theo chuẩn mực đã định. 
1.3.2.6. Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực mới 
Từ việc rà soát, đánh giá việc chuẩn hóa hoạt động của công sở, các cơ 
quan, tổ chức phát hiện những quy định còn phù hợp, giữ lại hoặc không còn phù 
hợp để đổi mới. Việc điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực mới giúp các cơ quan 
chức năng ngày càng hoàn thiện và chuyên nghiệp hóa công việc của cơ quan, tổ 
chức mình.

tải về 2.45 Mb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn: