Cơ cấu tổ chức của cơ quan

33 
2.5. Phòng Tài 
2.6. Phòng Quản trị
2.7. Nhà khách Bạch Đằng
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương 
2.2. Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng theo các tiêu chí tại Văn 
phòng Tỉnh ủy Hải Dương 
2.2.1. Nhận thức của lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương về chuẩn hóa 
hoạt động văn phòng 
Nhằm tìm hiểu nhận thức của lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương, tác 
giả đã áp dụng phương pháp khảo sát bảng hỏi kết hợp phỏng vấn sâu đối với các 
lãnh đạo của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương bao gồm 01 Chánh Văn phòng và 05 
Trưởng phòng. Cụ thể, kết quả khảo sát được thể hiện như sau: 
Stt 
Câu hỏi 
Số lượt chọn 
Điểm đánh giá 
Có 
Không 
1 
Anh/Chị có biết tới chuẩn hóa 
Hoạt động văn phòng không ? 
6/6 
4 

34 
2 
Theo Anh/Chị chuẩn hóa hoạt 
động văn phòng có vai trò quan 
trọng trong việc tạo ra sự ổn định, 
thống nhất của cơ quan hay không 
? 
6/6 
4 
3 
Theo Anh/Chị lãnh đạo cơ quan có 
đưa vấn đề chuẩn hóa hoạt động 
văn phòng vào kế hoạch hằng năm 
hay không ? 
6/6 
4 
4 
Theo Anh/Chị biết thì công tác 
chuẩn hóa các hoạt động của văn 
phòng có được lãnh đạo giao trực 
tiếp cho phòng/ban nào không ? 
6/6 
2 
5 
Theo Anh/Chị kết quả chuẩn hóa 
hoạt động văn phòng có cần báo 
cáo hàng qúy, hàng năm hay 
không ? 
6/6 
2 
Hình 2.2: Bảng tổng hợp kết quả phiếu khảo sát Nhận thức của lãnh đạo Văn 
phòng Tỉnh ủy Hải Dương về chuẩn hóa hoạt động văn phòng 
Tại tiêu chuẩn “hiểu biết của lãnh đạo như thế nào về chuẩn hóa hoạt động 
văn phòng”tác giả đưa ra hai lựa chọn Có và Không cho các đối tượng khảo sát 
lựa chọn. Với 100% ( 6/6 ) người lựa chọn phương án Có cho thấy toàn bộ lãnh 
đạo có biết tới hoạt động chuẩn hóa. Để khẳng định tính chính xác của kết quả 
trên tác giả đã đặt thêm câu hỏi chuyên sâu như sau: 
Theo Anh/Chị chuẩn hóa Hoạt động văn phòng là gì ? 
Tác giả đưa ra 03 lựa chọn: 
A. Đưa ra các quyết định, quy chế, quy trình để cán bộ, công chức, viên chức, 
người lao động làm theo. 
B. Xây dựng; ban hành, hướng dẫn; kiểm tra đánh giá; điều chỉnh bổ sung các quy 
chế, quy định, quy trình mới về hoạt động văn phòng phù hợp với cơ quan. 

35 
C. Áp dụng các văn bản sẵn có cho các hoạt động của cơ quan. 
Ở câu hỏi này 100% người được hỏi chọn đáp án B. Cho thấy các lãnh đạo 
đã hiểu rõ bản chất của công tác chuẩn hóa trong cơ quan. 
 
Đối với tiêu chuẩn việc chuẩn hóa hoạt động của cơ quan có quan trọng đối 
với lãnh đạo không, tác giả đã đặt câu hỏi tương tự cho các lãnh đạo và nhận được 
câu trả lời của ông Nguyễn Hữu Thông – Chánh văn phòng Tỉnh ủy là: “ Có, 
chuẩn hóa hoạt động văn phòng phòng có vai trò rất quan trọng trong việc tạo ra 
sự ổn định, thống nhất của cơ quan.” 100% đối tượng khảo sát đồng ý với câu trả 
lời trên.
 
Về vấn đề lãnh đạo đã đưa kế hoạch chuẩn hóa vào kế hoạch tháng, quý, 
năm, 100% số người được hỏi trả lời vấn đề chuẩn hóa đã được đưa vào kế hoạch 
hằng năm của cơ quan. Qua kiểm tra các Báo cáo hàng năm, tác giả nhận thấy cơ 
quan đã tập chung vào công tác kiểm tra, đánh giá, sửa đổi, bổ sung.
. 
Ví dụ: Tại Báo cáo về tổ chức bộ máy Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương , mục 
2. Về công tác xây dựng và thực hiện Quy chế làm việc của Văn phòng Tỉnh ủy có 
đề cập: 
1. Văn phòng Tỉnh ủy đã điều chỉnh, bổ sung Quy chế làm việc cho phù 
hợp, chặt chẽ và tổ chức thực hiện hiệu quả 
2. Văn phòng Tỉnh ủy đã xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành Quy chế 
làm việc theo quy định mới. ( Phụ lục 12 ) 
 
Trao đổi với các lãnh đạo được biết, công tác tham mưu, tổ chức thực hiện 
vấn đề chuẩn hóa đã được giao cho phòng Tổng hợp kết hợp cùng phòng Tổ chức 
– Hành chính. Qua quá trình làm việc tại cơ quan, cùng với sự quan sát, tìm hiểu 
của tác giả thì công việc soạn thảo các loại quy chế, quy định được phòng Tổng 
hợp phụ trách sau đó sẽ được phòng Tổ chức – Hành chính chỉnh sửa và ban hành. 
Tuy vậy, trong cơ cấu chức năng nhiệm vụ của cả hai phòng đều chưa ghi rõ ràng 
nhiệm vụ này. 
 
Đối với câu hỏi hàng năm có cần báo cáo kết quả chuẩn hóa hay không, các 
lãnh đạo đều có quan điểm chung là cần cập nhật kết quả chuẩn hóa hoạt động 
văn phòng hàng năm. Tuy nhiên, trong báo cáo hàng năm của Văn phòng Tỉnh ủy 
chỉ có đề xuất vấn đề nhưng vẫn chưa có mục kết quả của công tác chuẩn hóa. 
Chính vì vậy tại tiêu chuẩn này tác giả đánh giá 2 điểm. 

36 
Dựa vào kết quả khảo sát bên trên tác giả nhận thấy các lãnh đạo đã biết tới 
và hiểu rõ được bản chất công tác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng. Cơ quan 
vẫn thường xuyên rà soát đưa vấn đề chuẩn hóa vào các kế hoạch tổng kết của các 
năm hoặc các văn bản liên quan. Bên cạnh đó tuy đã có bộ phận phụ trách về công 
tác chuẩn hóa nhưng vẫn chưa có quy định nhiệm vụ cụ thể bằng văn bản. 
Sau khi đánh giá tổng hợp 5 tiêu chuẩn trong tiêu chí này, tổng số điểm mà 
tiêu chí đạt được là 16/20 điểm. 

tải về 2.45 Mb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn: