Nâng cao chất lượng thông tin trong quản lý

Thông tin giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, nhưng làm thế nào để thông tin có hiệu quả là vấn đề không đơn giản. Muốn thông tin có hiệu quả thì chất lượng thông tin phải cao và việc tổ chức hệ thống thông tin phải hợp lý. Chất lượng thông tin quyết định hiệu quả quá trình quản lý. Vậy chất lượng thông tin là gì? Đây không phải là một câu hỏi dễ trả lời.

Theo ý kiến của nhiều nhà khoa học thì chất lượng thông tin là mức độ thỏa mãn nhu cầu về thông tin của những người sử dụng nó. Chất lượng thông tin thể hiện ở các mặt sau: mức độ thời sự, mức độ kịp thời, mức độ chính xác, mức độ đầy đủ, mức độ kinh tế v.v...

Các mặt mức độ kể trên của thông tin chính là các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thông tin. Các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến chất lượng thông tin thường là: tiến độ khoa học kỹ thuật, trình độ năng lực của con người, công nghệ, môi trường, phương pháp tổ chức hệ thống thông tin trong tổ chứuc v.v...

Mục tiêu của hoạt động quản lý, sự phát triển của thông tin và công nghệ thông tin đòi hỏi chất lượng của thông tin trong quản lý phải càng ngày càng được nâng cao.

Phương pháp cơ bản để nâng cao chất lượng thông tin được chú ý là:

- Đầu tư công nghệ kỹ thuật mới;

- Đào tạo và sử dụng con người;

- Tổ chức hệ thống thông tin khoa học;

- Có cơ chế, quy chế đầy đủ, rõ ràng về công tác thông tin;

- Có chế độ trách nhiệm và quyền lợi cho những người liên quan đến hoạt động thông tin.

a) Khái niệm: Quyết định là thuật ngữ được sử dụng nhiều trong hoạt động quản lý, và cũng có nhiều định nghĩa:

- Theo nghĩa chung nhất thì quyết định là một hành động lựa chọn một giải pháp cho một vấn đề đã được xác định.

- Quyết định là hành vi thể hiện ý chí của chủ thể ra quyết định, ý chí đó được định ra và thể hiện dước một hình thức nhất định, có tính bắt buộc đối với đối tượng phải thi hành nhằm đạt được mục đích mà chủ thể đó mong muốn (Viện nghiên cứu hành chính: Một số thuật ngữ hành chính, Nxb thế giới, 2000).

- Quyết định quản lý là những hành vi sáng tạo của chủ thể quản lý nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan và phân tích, xử lý những thông tin về tổ chức và môi trường (giáo trình Khoa học quản lý. Nxb KHKT, 2001)

b) Đặc điểm của quyết định quản lý

- Các quyết định quản lý là sản phẩm tư duy của con người, là kết quả của quá trình lao động của người quản lý.

- Quyết định quản lý là quyết định của tổ chức mà chủ thể đưa ra và có trách nhiệm về quyết định là cá nhân hoặc tập thể các nhà quản lý ở các cấp, các bộ phận khác nhau trong tổ chức.

- Chỉ có những cơ quan, cá nhân có thẩm quyền mới được phép đưa ra các quyết định quản lý.

- Phạm vi, nội dung và đối tượng tác động của các quyết định quản lý luôn gắn liền với các vấn đề của tổ chức.

c) Vai trò của quyết định

- Các quyết định quản lý có vai trò quan trọng, là trung tâm của hoạt động quản lý. Sự thành công hay thất bại trong các tổ chức phụ thuộc vào các quyết định của các nhà quản lý đúng hay sai.

- Các quyết định quản lý có vai trò định hướng toàn bộ hoạt động của tổ chức, đảm bảo các nguồn lực, phối hợp nhiều bộ phận lại với nhau, động viên hay bắt buộc người lao động thực hiện kế hoạch.

- Các quyết định quản lý là cơ sở để kiểm tra, đánh giá hoạt động của các thành viên, bộ phận trong tổ chức.

Quyết định quản lý thực hiện chức năng bảo đảm khi quyết định đưa ra phải xác định và tính toán được các nguồn lực cụ thể (tài nguyên, vốn, lao động, công nghệ và quản lý…) để thực hiện mục tiêu đã đề ra.

Quyết định quản lý thực hiện chức năng phối hợp khi đảm bảo sự gắn bó, ràng buộc, liên kết và phối hợp các bộ phận các yếu tố của quá trình hoạt động cùng thực hiện nhiệm vụ, tránh gây mâu thuẫn giữa các quyết định và tránh gây ra sự hỗn độn giữa các hoạt động của các đơn vị (phân hệ).

Quyết định quản lý thực hiện chức năng cưỡng bức, động viên khi nó mang tính chất pháp lý bắt buộc cấp dưới thực hiện nghiêm túc, bộ phận nào, cá nhân nào làm tốt được thưởng, gây hậu quả xấu bị phạt…

Các quyết định quản lý được phân ra thành nhiều loại khác nhau tùy theo tiêu thức phân chia:

- Theo thời gian: có các quyết định dài hạn, trung hạn, ngắn hạn.

- Theo tính chất quan trọng: có các quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật, quyết định tác nghiệp.

- Theo phạm vi điều chỉnh: có các quyết định chung, quyết định cá biệt

- Theo cấp quyết định: có quyết định của cấp cao, quyết định của cấp trung gian, quyết định của cấp thấp.

- Theo lĩnh vực hoạt động: có quyết định về kế hoạch, tổ chức, nhân sự, tài chính, khoa học, kỹ thuật, công nghệ, sản suất, dịnh vụ, marketing, đối ngoại v.v...

1.3.2. Các hình thức quyết định: Phi văn bản và văn bản

a) Hình thức phi văn bản: Các quyết định quản lý phi văn bản thường là những quyết định có phạm vi hẹp, được sử dụng một lần, không cần lưu lại, tính trách nhiệm của người đưa ra quyết định không cao hoặc vì lý do bảo mật nên không viết thành văn bản.

Hình thức phi văn bản được hiểu là tất cả những tín hiệu ngoài văn bản thể hiện sự quyết định của tập thể hoặc cá nhân các nhà quản lý về một vấn đề nào đó của tổ chức.

b) Hình thức văn bản: Đây là hình thức biểu hiện chủ yếu và quan trọng của quyết định quản lý. Nội dung của quyết định quản lý được trình bày dưới dạng một văn bản. Văn bản đó được xem là văn bản quyết định hay văn bản quản lý.

Trong quản lý, văn bản quản lý vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện để truyền đạt, tổ chức và thực hiện. Có nhiều loại quyết định khác nhau, vì vậy tập hợp các loại văn bản quyết định đó tạo thành hệ thống văn bản quyết định.

Văn bản của các quyết định quản lý có vai trò quan trọng:

- Là phương tiện để truyền đạt chính xác, đầy đủ nội dung của các quyết định quản lý tới đối tượng quản lý.

- Là phương tiện để lưu trữ và sử dụng quyết định thuận lợi.

- Là phương tiện để kiểm tra, thanh tra, giám sát hoạt động của tổ chức.

- Là phương tiện để xác định trách nhiệm của người đưa ra quyết định.

Quyết định quản lý chỉ có hiệu lực và hiệu quả khi đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Yêu cầu về tính hợp pháp: Quyết định quản lý là hành vi của tập thể hoặc cá nhân nhà quản lý nên nó phải tuân theo pháp luật và người ra quyết định phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Tính hợp pháp của quyết định quản lý thể hiện:

- Quyết định được đưa ra trong phạm vị thẩm quyền của tổ chức, cá nhân.

- Quyết định không trái với nội dung mà pháp luật quy định.

- Quyết định được ban hành đúng thủ tục và thể thức.

b) Yêu cầu về tính khoa học. Các quyết định có tính khoa học là các quyết định phù hợp với lý luận và thực tiễn khách quan. Yêu cầu về quyết định quản lý có tính khoa học thể hiện:

- Phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức.

- Phù hợi với quy luật, xu thế khách quan, các nguyên tắc và nguyên lý khoa học.

- Quyết định được đưa ra trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học.

- Phù hợp với điều kiện cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định.

c) Yêu cầu về tính hệ thống (thống nhất). Tính hệ thống của quyết định quản lý phải đảm bảo:

- Các quyết định quản lý được ban hành bởi các cấp, các bộ phận chức năng phải thống nhất theo cùng một hướng. Hướng đó do mục tiêu chung xác định.

- Các quyết định được ban hành tại các thời điểm khác nhau không được mâu thuẫn, trái ngược nhau và phủ định nhau. Quyết định nào đã hết hiệu lực hoặc không còn phù hợp cần phải loại bỏ.

d) Yêu cầu về tính tối ưu. Yêu cầu về tính tối ưu của quyết định quản lý đòi hỏi phương án mà quyết định lựa chọn phải là phương án tối ưu. Phương án tối ưu là phương án thỏa mãn cao nhất các mục tiêu đồng thời phù hợp với những ràng buộc nhất định, được sự ủng hộ của các thành viên và các cấp trong tổ chức.

d) Yêu cầu về tính linh hoạt. Yêu cầu về tính linh hoạt đòi hỏi các quyết định quản lý phải phản ánh được mọi nhân tố mới, phản ánh được tính thời đại, môi trường mà quyết định ra đời và thực hiện. Tính linh hoạt của quyết định còn đòi hỏi việc xử lý tình huống phải linh hoạt, khéo léo tránh rập khuôn, máy móc, giáo điều, kinh nghiệm chủ nghĩa.

e) Yêu cầu về tính hiệu lực (phạm vi, thời gian, đối tượng tác động). Các quyết định quản lý phải có tính hiệu lực, tức là phải có thời gian ban hành, thời gian thực hiện, đối tượng và phạm vi điều chỉnh phải rõ ràng cụ thể.

Một quyết định quản lý chỉ được đảm bảo khi chủ thể ra quyết định căn cứ trên những cơ sở và điều kiện sau:

a) Căn cứ hệ thống mục đích và mục tiêu của tổ chức

Phương án được lựa chọn để ra quyết định phải là phương án đáp ứng cao nhất việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Việc xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức có vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc đề ra quyết định quản lý, mục đích và mục tiêu là cơ sở để xác định tiêu chuẩn lựa chọn phương án quyết định.

Mặt khác, trong mỗi tổ chức, các quyết định được đề ra ở các cấp, các bộ phận khác nhau. Mục tiêu của mỗi cấp, mỗi bộ phận là cơ sở để đưa ra quyết định thuộc thẩm quyền của cấp đó. Tuy nhiên, hệ thống mục tiêu không chỉ có tính phân cấp mà còn có quan hệ tương tác với nhau. Vì vậy, các quyết định quản lý được đề ra ở cấp dưới phải nhằm thực hiện mục tiêu của cấp trên. Các quyết định của cấp trên khuyến khích cấp dưới ra quyết định theo hướng mục tiêu của mình.

b) Căn cứ hệ thống luật pháp và thông lệ xã hội

Các quyết định quản lý phải phù hợp với pháp luật hiện hành, vì vậy, khi lựa chọn các phương án quyết định thì phương án nào trái với pháp luật cần phải loại bỏ.

Hệ thống pháp luật được thể hiện thông qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước. Khi đưa ra quyết định quản lý cần phải căn cứ vào hệ thống văn bản pháp luật này. Pháp luật là hành lang, là giới hạn pháp lý của các quyết định quản lý. Giới hạn này được xem xét trên hai khía cạnh: một là, quyền hạn của người ra quyết định; hai là, nội dung của quyết định không trái với quy định của pháp luật. Một quyết định quản lý không đảm bảo hai khía cạnh này của pháp luật đều xem là không hợp pháp, cần được đình chỉ, sửa đổi hoặc bãi bỏ.

Ngoài văn bản pháp luật, quyết định quản lý còn dựa vào các thông lệ xã hội đang tồn tại và chi phối các hành vi của tổ chức như phong tục, tập quán, đạo đức, lối sống, tâm lý tình cảm, tôn giáo... , trong đó văn hóa tổ chức nói chung, truyền thống tập thể nói riêng có ảnh hưởng rất lớn đến các quyết định quản lý.

c) Căn cứ thực trạng tình hình hoạt động của tổ chức

Trong quá trình hoạt động tổ chức luôn có những việc đạt được hoặc chưa đạt được, có những thuận lợi hoặc khó khăn, những ưu điểm hoặc hạn chế. Đó chính là thực trạng tình hình hoạt động của tổ chức. Thực trạng tình hình hoạt động của tổ chức có thể là các nguồn nhân lực, vật lực, tài lực; có thể là thế và lực của tổ chức; cũng có thể là hệ thống luật pháp của Nhà nước, thái độ của tập thể và của dân chúng, môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức. Trong hoạt động quản lý không phải lúc nào người ra quyết định cũng hiểu hết được thực trạng tình hình hoạt động của tổ chức, đặc biệt là các yếu tố hạn

d) Căn cứ năng lực và phẩm chất của người ban hành quyết định

Năng lực và phẩm chất của người quản lý có ảnh hưởng lớn đến việc ra quyết định quản lý. Những người có năng lực và phẩm chất tốt sẽ đưa ra được các quyết định đúng đắn, ngược lại quyết định sẽ dễ bị sai lầm. Để các quyết định quản lý đáp ứng được yêu cầu cơ bản về tính hợp lý và hợp pháp người quản lý phải có năng lực và phẩm chất tốt, điều này liên quan đến việc đề bạt cán bộ lãnh đạo và quá trình đào tạo, bồi dưỡng và rèn luyện của họ.

2.2. Nguyên tắc ra quyết định quản lý

2.2.1. Nguyên tắc hệ thống.

Nguyên tắc này đòi hỏi luôn xem tổ chức là một hệ thống kinh tế xã hội, khi đưa ra quyết định quản lý phải đồng thời chú ý đến cả 3 yếu tố là môi trường bên ngoài, điều kiện bên trong và mục tiêu của tổ chức. Phải có sự phối hợp các bộ phận cấu thành hệ thống tổ chức liên quan đến quyết định quản lý. Tất cả các quyết định quản lý đã, đang và sẽ ban hành phải tạo thành một hệ thống hướng tới việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

Nguyên tắc này đòi hỏi trong quá trình quyết định phải tổng hợp, xem xét tới tất cả các loại nhân tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Nghĩa là vừa xem xét về nhu cầu, vừa xem xét về khả năng, vừa xem xét về cơ hội có lợi và thành công, vừa xem xét độ rủi ro, bất lợi và thất bại, cân nhắc toàn diện, bảo đảm chắc chắn sự hợp lý về hiệu quả của phương án quyết định, sự tiên tiến và kỹ thuật, khả năng về nguồn lực và điều kiện để thực thi quyết định.

Nguyên tắc này đòi hỏi phương án quyết định là phương án được mọi người ủng hộ; là phương án được lựa chọn từ nhiều phương án. Quyết định được đưa ra theo một trình tự khoa học, một phương pháp tính toán, tư duy và phán đoán khoa học.

Quá trình quyết định cần có sự tham gia của tập thể những người trong tổ chức. Đối với những vấn đề quan trọng cần cả sự tham gia của các cơ quan và chuyên gia bên ngoài tổ chức. Trong quá trình quyết định cần tiếp thu các ý kiến trái ngược nhau, đồng thời chú ý đến phương án mới.

Quá trình quyết định cần kết hợp giữa khoa học và kinh nghiệm; giữa phân tích định tính và định lượng; giữa lợi ích toàn cục và lợi ích cục bộ; giữa lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài; giữa kinh tế và kỹ thuật; giữa cá nhân và tập thể; giữa hiện thực và sáng tạo v.v.... Vì vậy, các phương án nhằm để phát huy những kết quả đạt được khắc phục những yếu tố hạn chế thường là những phương án được lựa chọn để quyết định.

Vấn đề ra quyết định được hiểu là một nhiệm vụ mà tổ chức cần giải quyết bằng một quyết định, nếu không tổ chức sẽ khó có thể phát triển được. Xác định vấn đề là bước đầu tiên có vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc ra quyết định. Trong thực tiễn, hiện tượng thường dễ nhận ra nhưng vấn đề không phải lúc nào cũng dễ dàng phát hiện được. Vấn đề ra quyết định có thể được xác định thông qua kinh nghiệm, qua trắc nghiệm phân tích của nhà quản lý hoặc của các chuyên gia, các bộ phận chức năng, cũng có thể của cấp dưới.

Trong tình huống đơn giản, nhà quản lý có thể nhanh chóng xác định được vấn đề quyết định. Ngược lại, trong những tình huống phức tạp thường phải đề ra quyết định một cách sơ bộ và tiếp tục thu thập, phân tích thông tin để là rõ nhiệm vụ quyết định.

Không phải mọi vấn đề trong tổ chức, mọi sự sai lệch, mọi cơ hội đều trở thành vấn đề quyết định. Chỉ những vấn đề "chín muồi" mới trở thành vấn đề quyết định.

Muốn so sánh các phương án một cách khách quan để lựa chọn được phương án tốt nhất cần xác định tiêu chuẩn đánh giá các phương án. Tiêu chuẩn này được biểu hiện bằng các chỉ tiêu số lượng và chất lượng, phản ánh kết quả đạt mục tiêu của tổ chức hay kết quả mong muốn của việc giải quyết vấn đề quyết định. Ví dụ để ra quyết định về lựa chọn cán bộ quản lý thường có các tiêu chuẩn về năng lực và phẩm chất; để ra quyết định về đầu tư thường có các tiêu chuẩn về kinh tế, chính trị, xã hội và môi trường. Lựa chọn các tiêu chuẩn là việc không đơn giản. Nếu tiêu chuẩn không được xác định rõ thì việc đánh giá và lựa chọn quyết định sẽ gặp khó khăn, dễ dẫn đến tình trạng tùy tiện, chủ quan.

Một vấn đề quyết định có thể được giải quyết bằng nhiều cách khác nhau. Cần tìm đến tất cả các phương án quyết định có thể có, ngay cả đối với những phương án mà mới nhìn tưởng chừng không thể thực hiện được. Tuy nhiên, nếu số lượng phươn án quá nhiều thì quá trình lựa chọn phương án sẽ gặp khó khăn. Để thuận lợi cho việc phân tích và lựa chọn chỉ nên giữ lại một số phương án thiết thực, loại bỏ những phương án không có tính khả thi, nhóm các phương án tương tự lại với nhau v.v...

Đánh giá phương án là xác định giá trị của phương án theo tiêu chuẩn hiệu quả. Việc đo lường hiệu quả của từng phương án cần được thực hiện theo cả hai hướng: phân tích định lượng và phân tích định hướng. Đánh giá đúng hiệu quả mà phương án sẽ mang lại sẽ lựa chọ được quyết định đúng. Nói một cách tổng quát, đánh giá các phương án chính là chỉ ra những ưu điểm và hạn chế của từng phương án.

Đánh giá phương án có hai nhiệm vụ: một là, xác định số đo hiệu quả của từng phương án; hai là, loại bỏ các phương án không đáng giá. Việc đánh giá phương án cần được tiến hành theo các phương pháp và kỹ thuật đánh giá khoa học.

3.1.5. Lựa chọn phương án và ra quyết định:

Trong các phương án đáng giá cần phải chọn ra một phương án thỏa mãn cao nhất các tiêu chuẩn hiệu quả, đồng thời khắc phục được những yếu tố hạn chế. Việc lựa chọn phương án nên có sự tham gia của tập thể, của những chuyên gia có kinh nghiệm, thậm chí của cấp trên.

Có hai khả năng khi lựa chọn phương án: lựa chọn theo một tiêu chuẩn và lựa chọn theo nhiều tiêu chuẩn:

Trường hợp lựa chọn theo một tiêu chuẩn, phương án nào có mức đáp ứng cao nhất tiêu chuẩn đã đặt ra và không có những yếu tố hạn chế không thể khắc phục, được xem là phương án tốt nhất.

Trường hợp lựa chọn theo nhiều tiêu chuẩn, các phương án có mức đáp ứng khác nhau về tiêu chuẩn cần phải đưa chúng về một chỉ tiêu hiệu quả tổng hợp. Chỉ tiêu này phản ánh mức độ đáp ứng mọi tiêu chuẩn. Trong trường hợp này, phương án nào có chỉ tiêu hiệu quả tổng hợp có giá trị lớn nhất đồng thời các tiêu chuẩn đều ở mức chấp nhận được, không có yếu tố hạn chế, được xem là phương án tốt nhất.

3.2. Những nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng các quyết định.

a) Thiếu thông tin: Thiếu thông tin có thể do nhiều nguyên nhân như:

- Có thông tin nhưng thiếu chính xác.

- Người quản lý có xu hướng lựa chọn thông tin vì nó có sẵn hơn là chất lượng của nó.

- Có thể có những thông tin có chất lượng cao nhưng lại tốn thời gian và tiền bạc, trong khi đó yêu cầu về chi phí quản lý thường bị giới hạn luôn cả khả năng tìm kiếm phương án.

- Có những giới hạn về khả năng xử lý thông tin của từng cá nhân.

b) Ngưởi ra quyết định thường có xu hướng nhầm lẫn vấn đề với giải pháp.

c) Xu hướng nhận thức của cá nhân có thể bóp méo vấn đề đã được xác định.

d) Do có sự tồn tại của các lợi ích khác nhau giữa những nhà quản lý.

e) Những tiền lệ trước đây giới hạn sự lựa chọn hiện nay.

Phương pháp ra quyết định là cách thức mà chủ thể quyết định dùng để thực hiện một, một số hoặc tất cả các bước của quá trình đề ra quyết định. Trong quá trình đề ra quyết định chủ thể quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau:

Các phương pháp ra quyết định quản lý

a) Phương pháp cá nhân ra quyết định

Đây là phương pháp ra quyết định trên cơ sở kiến thức và kinh nghiệm cá nhân của nhà quản lý. Theo phương pháp này khi xuất hiện những nhiệm vụ thuộc thẩm quyền của mình, nhà quản lý tự mình đề ra quyết định quản lý mà không cần có sự tham gia của tập thể hoặc các chuyên gia. Trong quá trình ra quyết định các nhà quản lý có thể sử dụng kinh nghiệm hoặc sử dùng mô hình đơn giản để ra quyết định.

Mô hình ra quyết định đơn giản là dựa vào các thủ tục, quy tắc và chính sách hướng dẫn việc ra quyết định.

Thủ tục là một loạt những bước liên quan với nhau để xử lý những vấn đề thường xuyên xảy ra trong tổ chức. Ví dụ như thủ tục nhập học, thủ tục đăng ký kinh doanh, thủ tục cấp giấy phép xây dựng v.v...

Quy tắc là các chuẩn mực mà các thành viên trong tổ chức phải thi hành. Đó có thể là những quy phạm pháp luật, có thể là những thông lệ và các quy định mà tập thể đã thống nhất. Ví dụ, sinh viên nghỉ trên 20% số giờ học trên lớp không được dự thi, 3 năm một lần cán bộ công chức được xét nâng bâc lương, v.v...

Chính sách là những phương châm, chủ trương, những hướng dẫn chung cho việc xử lý các vấn đề xảy ra trong tổ chức. Chính sách khác thủ tục và quy tắc ở chỗ chỉ có tính định hướng đòi hỏi khi ra quyết định phải có sự linh hoạt sáng tạo. Ví dụ, chính sách khuyến khích nhân tài trong sinh viên, chính sách giá cả, v.v...

b) Phương pháp ra quyết định tập thể

Phương pháp ra quyết định tập thể không có nghĩa chủ thể ra quyết định là tập thể, và trách nhiệm về quyết định thuộc về tập thể. Phương pháp ra quyết định tập thể được hiểu là một phương pháp mà người lãnh đạo không chỉ dựa vào kiến thức và kinh nghiệm cá nhân của mình mà còn dựa vào kiến thức và kinh nghiệm của tập thể để đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định được đưa ra. Phương pháp ra quyết định tập thể thường được sử dụng để quyết định những vấn đề quan trọng, những vấn đề phức tạp, những vấ đề có ảnh hưởng lâu dài đến phát triển tổ chức.

Hình thức của phương pháp ra quyết định tập thể rất phong phú như: sự tham gia của hội đồng tư vấn, nhóm nghiên cứu, sự tham gia của một số chuyên gia, sự tham gia của tập thể hoặc một số cá nhân, một số bộ phận trong tổ chức. Kết quả thảo luận của tập thể là những căn cứ quan trọng giúp các nhà quản lý đưa ra được những quyết định đúng đắn trong phạm vi quyền hạn của mình.

* Ưu điểm và hạn chế của phương pháp ra quyết định tập thể

- Ưu điểm: Thu hút được sáng kiến của nhiều người, đặc biệt là các chuyên gia và những người sẽ thực thi quyết định; đảm bảo tính dân chủ của tổ chức.

- Hạn chế: Thường kéo dài thời gian; dễ có sự ảnh hưởng của một hoặc một số cá nhân trong tập thể đến kết luận của tập thể; có trường hợp trách nhiệm của người ra quyết định không rõ ràng (chủ thể quyết định là cá nhân hay tập thể).

* Một số kỹ thuật của phương pháp ra quyết định tập thể: Trong quá trình thực hiện phương pháp ra quyết định tập thể có thể áp dụng một số các kỹ thuật sau:

1) Kỹ thuật động não: Động não là kỹ thuật được dùng trong quá trình tìm tòi các sáng kiến của mọi người tham gia thảo luận về vấn đề sẽ quyết định. Ví dụ, trong một cuộc họp có nhiều người tham gia, người chủ tọa nêu rõ ràng vấn đề sao cho tất cả mọi người đều hiểu, tất cả các thành viên tự do nêu ý kiến của mình trong khoảng thời gian ấn định trước. Không được phê bình các ý kiến của nhau, các ý kiến được ghi lại và phân tích sau.

Kỹ thuật động não có nhược điểm là ý kiến của mọi người trong cuộc họp dễ bị ảnh hưởng lẫn nhau.

2) Kỹ thuật nhóm danh nghĩa: Nhóm danh nghĩa là kỹ thuật được dùng không chỉ tìm ra sáng kiến mà còn đi đến kết luận của cuộc họp. Ví dụ, các thành viên của nhóm có mặt tại cuộc họp. Chủ tọa phát biểu về nhiệm vụ cuộc họp. Các thành viên viết ra giấy những suy nghĩ của họ. Từng thành viên đọc những điều họ viết. Nhóm thảo luận và đánh giá các ý kiến của từng thành viên. Từng thành viên độc lập cho biết thứ tự của các ý kiến theo mức độ đúng đắn của chúng. Kết luận cuối cùng sẽ thuộc về ý kiến có thứ bậc được tổng hợp cao nhất.

3) Kỹ thuật Delphi: Là kỹ thuật ra quyết định theo nhóm khi các thành viên không được triệu tập tới một cuộc họp. Đây là kỹ thuật phức tạp và tốn thời gian. Kỹ thuật Delphi giống với kỹ thuật nhóm danh nghĩa chỉ khác là các thành viên không ngồi trực diện với nhau. Kỹ thuật này bao gồm các bước sau:

+ Vấn đề được xác định và các thành viên được yêu cầu đưa ra những ý kiến qua một phiếu câu hỏi đã được chuẩn bị kỹ.

+ Mỗi thành viên hoàn thành phiếu câu hỏi một cách độc lập và nặc danh.

+ Kết quả của phiếu câu hỏi được một trung tâm thu lại, xử lý và in ra.

+ Mỗi thành viên nhận được bản in kết quả đã xử lý.

+ Sau khi xem xét kết quả, các thành viên lại được yêu cầu cho biết ý kiến của họ. Kết quả là các thành viên thường đưa ra những ý kiến mới có sự thay đổi so với ý kiến ban đầu của họ. Cứ tiếp tục như vậy cho đến khi có sự thống nhất ý kiến.

Ngoài ra, trong các lĩnh vực quản lý khác nhau (quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, quản lý giáo dục ...) người ta còn sử dụng nhiều phương pháp và kỹ thuật ra quyết định khác nhau như: phương pháp định lượng toán học (sử dụng các bài toán dự trữ, bài toán đơn hình, bài toán vận tải, bài toán đồng bộ ...); phương pháp cây quyết định; phương pháp phân tích độ mạo hiểm, phương pháp linh cảm (trực giác, ngoại cảm) v.v...

4. Tổ chức thực hiện các quyết định quản lý

4.1. Ban hành văn bản quyết định

Phần lớn quyết định quản lý được thể hiện dưới dạng văn bản. Sau khi thống nhất lựa chọn phương án ra quyết định, quyết định được thể hiện dưới dạng văn bản để trở thành văn bản quản lý. Văn bản quyết định cần được trình bày đúng thể thức.

Kế hoạch tổ chức thực hiện quyết định phải căn cứ vào giới hạn hiệu lực của quyết định và phải theo đúng giới hạn đó. Kế hoạch tổ chức phải cụ thể, cần nêu rõ các nội dung: ai làm, thời gian bắt đầu và kết thúc, phương tiện, kinh phí, địa điểm thực hiện v.v...

Tuyên tuyền, phổ biến, giải thích quyết định cho những người thực hiện nắm vững nội dung, ý nghĩa và tầm quan trọng của quyết định.

Theo kế hoạch được xác định, quyết định sẽ được thực hiện trên thực tế. Bộ máy thực hiện được vận hành, các nguồn lực được huy động, các công việc được triển khai.

Kiểm tra việc thực hiện quyết định có vai trò quan trọng vì: kiểm tra sẽ tác động tới hành vi của con người, nâng cao trách nhiệm, động viên người lao động và thúc đẩy sự thực hiện quyết định theo một trình tự đã định, sửa chữa những sai sót, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự cần thiết phải điều chỉnh quyết định, các nguyên nhân đó thường là: những thay đổi đột ngột do môi trường gây ra; có sai lầm nghiêm trọng trong bản thân quyết định v.v...

Trong mọi trường hợp, bất kể các quyết định có được thực hiện đúng hạn hay không đúng hạn đều cần tổng kết các kết quả thực hiện quyết định. Qua tổng kết thực hiện quyết định, kinh nghiệm sẽ được tích lũy là cơ sở cho những quyết định trong tương lai.

Trong quá trình tổng kết cần xem xét chu đáo tất cả các giai đoạn công tác, phân tích rõ những thành công cũng như những sai lầm, thiếu sót, phát hiện hết những tiềm năng chưa được sử dụng, tìm ra nguyên nhân thành công hoặc thất bại và đánh giá tổng hợp.