I. quản lý: Tính tất yếu khách quan của quản lý
tải về 0.82 Mb.
|
- Điều hướng trang này:
- Cán bộ quản lý Người lãnh đạo
- 2. Đào tạo người cán bộ quản lý.
- 2.2. Phẩm chất cá nhân của người quản lý
- * Những đặc điểm của người quản lý mà quần chúng ưa thích và không ưa thích
- CHƯƠNG 8. THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ. 1. Khái niệm, bản chất, vai trò, đặc điểm của thông tin trong quản lý. 1.1. Khái niệm thông tin
- 1.2. Khái niệm thông tin trong quản lý
- 1.3. Bản chất của thông tin quản lý
- 1.4. Vai trò của thông tin quản lý
- 1.5. Đặc điểm của thông tin quản lý
- 2.1. Theo xuất xứ của thông tin
- 2.5. Theo hướng chuyển động
- 3. Nguyên tắc sử dụng thông tin trong quản lý
- 3.1. Thông tin phải chính xác
- 3.2. Thông tin phải kịp thời.
- 3.3. Thông tin phải đầy đủ, tổng hợp
- 3.4. Thông tin phải cô đọng, dễ hiểu
- 3.5. Thông tin phải đảm bảo tính kinh tế
- 4. Quy trình sử dụng thông tin trong quản lý.
- 4.2. Xây dựng và tổ chức nguồn tin
- 4.3. Tổ chức thu nhập thông tin
- 4.4. Nghiên cứu xử lý thông tin
- 4.5. Cung cấp và phổ biến thông tin
- 4.6. Bảo quản và lưu trữ thông tin
|
1.3. Phân loại người quản lý Người quản lý được phân loại theo các tiêu chí khác nhau: 1.3.1. Theo cấp quản lý: a) Người quản lý cấp cao: Là những người chịu trách nhiệm định hướng chỉ đạo và vận hành toàn diện của cả một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là xác định mục tiêu, chính sách, chiến lược cho toàn bộ tổ chức, đại diện cho tổ chức trong các hoạt động có tính cộng đồng. b) Người quản lý cấp trung gian: Là những người chịu trách nhiệm quản lý những bộ phận và phân hệ của tổ chức. Nhiệm vụ của họ là tiếp thu những chủ trương, chiến lược, chính sách có tầm rộng lớn và toàn diện từ người quản lý cấp cao từ đó xây dựng thành những mục tiêu, kế hoạch chuyên biệt hơn, riêng lẽ hơn, cụ thể hơn và chuyển tải chúng cho người quản lý cấp thấp. c) Người quản lý cấp thấp (cấp cơ sở): Là những người quản lý trực tiếp người lao động, tức là họ chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả sản xuất. Họ có nhiệm vụ giám sát, uốn nắn tại chỗ hoạt động của những người lao động. Họ có vai trò như một mối dây liên hệ giữa kết quả hoạt động của bộ phận do họ phụ trách với bộ phận khác trong tổ chức. Họ là người chỉ huy "nơi đầu sóng ngọn gió". Trong chương trình môn học này, chúng ta phân biệt hai loại người quản lý là cán bộ quản lý và người lãnh đạo trong quản lý. 1.3.2. Theo cấp độ điều hành và lãnh đạo quản lý: a) Cán bộ quản lý: là người lao động thực hiện những chức năng và nhiệm vụ nhất định trong lĩnh vực quản lý, là người làm việc trong các bộ máy quản lý. b) Cán bộ lãnh đạo trong quản lý: là người đứng đầu trong mỗi tổ chức (chủ nhiệm, chủ tịch, giám đốc, tổng giám đốc…), là người xác định mục tiêu định hướng, tổ chức thực hiện mục tiêu và chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động của tổ chức do mình quản lý. Điểm khác nhau giữa cán bộ quản lý (cấp điều hành) và người lãnh đạo (cấp cao) thể hiện qua bảng 2.
1.3.3. Theo phạm vi quản lý: a) Người quản lý tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm về toàn bộ tổ chức hay những bộ phận trọng yếu nhất của tổ chức đó. b) Người quản lý theo chức năng: Là những người có trách nhiệm giám sát theo dõi, đôn đốc hoạt động của những người dưới quyền theo một chuyên môn hoặc kỹ năng chuyên biệt, hoạt động trong một phạm vi hẹp. c) Người quản lý dự án: Người có trách nhiệm điều phối, lôi cuốn các cá nhân, các bộ phận khác nhau trong tổ chức cùng thực hiện một dự án đặc biệt nào đó. Vì vậy người quản lý dự án phải có kỹ năng liên nhân cách để bảo đảm công việc được tiến hành trôi chảy. 2. Đào tạo người cán bộ quản lý. Bàn về những yêu cầu của người quản lý có nhiều cách tiếp cận khác nhau. Có tác giả cho rằng người quản lý phải "có tâm và có tầm"; có tác giả cho rằng người quản lý là người phải có nhân cách trọn vẹn và có sức khỏe. Tuy nhiên, có thể khái quát rằng người quản lý là người phải có năng lực quản lý, có những phẩm chất cần thiết và phải có sức khỏe để đáp ứng được yêu cầu của một loại hình lao động đặc biệt đó là lao động quản lý. Theo đó, người cán bộ quản lý được đào tạo cần phải đáp ứng được những kỹ năng – phẩm chất sau: 2.1. Kỹ năng quản lý: 2.1.1. Kỹ năng lãnh đạo: Đây là một kỹ năng không thể thiếu của một nhà quản lý. Lãnh đạo giỏi được thử thách qua thành công trong việc thay đổi hệ thống và con người. Nhà lãnh đạo giỏi phải là người thúc đẩy quá trình quyết định một vấn đề và trao cho nhân viên dưới quyền quyết định vấn đề đó. Nếu bạn là người lãnh đạo giỏi, quyền lực sẽ tự đến với bạn, nhưng bạn cũng phải biết khai thác quyền lực của những người khác. Bạn phải thúc đẩy quá trình quyết định và làm cho quá trình đó hoạt động. Đó là một bài toán khó. 2.1.2. Kỹ năng lập kế hoạch: Là khả năng tư duy nhằm phát hiện, phân tích, tổng hợp, khái quát hoá và giải quyết các vấn đề phức tạp. Đây là kỹ năng được đánh giá cao và được nhấn mạnh nhất trong năng lực của người quản lý. Nhà quản lý là người ra quyết định và toàn bộ bộ máy của tổ chức sẽ hành động theo quyết định đó. Nghĩa là quyết định của nhà quản lý ảnh hưởng rất lớn đến vận mệnh của một tổ chức. Một kế hoạch sai lầm có thể dẫn đến hậu quả khó lường. Vì vậy, kỹ năng lập kế hoạch rất quan trọng để đảm bảo cho nhà quản lý đưa ra các kế hoạch hợp lý và hướng nhân viên làm việc theo mục tiêu của kế hoạch đã định. Khi kế hoạch đã hoàn thành, nhà quản lý phải chuyển tải thông tin kế hoạch cho cấp trên và cấp dưới để tham khảo ý kiến. Trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch, nhà quản lý sẽ cần đến những công cụ để giải quyết vấn đề và khi cần thiết, phải ra và thực thi các quyết định trong quyền hạn của mình. Muốn vậy, người quản lý phải có khả năng xác định vấn đề, hiểu rõ và giải thích được các giữ liệu, các thông tin, sử dụng thông tin để ra các quyết định quản lý đúng đắn, tối ưu nhất, biết cách lập luận và đưa ra các cam kết trong những tình huống phức tạp, trình bày một cách sáng sủa các ý tưởng. 2.1.3. Kỹ năng giải quyết vấn đề: Quá trình giải quyết vấn đề có thể được thực hành qua các bước sau: nhận diện vấn đề, tìm nguyên cớ của vấn đề, phân loại vấn đề, tìm giải pháo và lựa chọn giải pháp tối ưu. 2.1.4. Kỹ năng giao tiếp: Năng lực giao tiếp là khả năng nhận và phát thông tin, thể hiện ở kỹ năng nói, viết và diễn đạt bằng cử chi, điệu bộ. Nhà quản lý có kỹ năng làm việc với con người sẽ tham gia tích cực vào công việc của tập thể, tạo ra được một môi trường trong đó mọi người cảm thấy an toàn, dễ bộc bạch ý kiến và có thể phát huy triệt để tính sáng tạo của mình. Càng ngày người ta càng nhận ra sức mạnh của các mối quan hệ, cái mà có được từ kỹ năng giao tiếp tốt. Nhà quản lý phải thành thạo giao tiếp bằng văn nói và cả văn viết. Phải biết cách gây ấn tượng bằng giọng nói, ngôn ngữ cơ thể, đôi mắt và cách diễn đạt dễ hiểu, dễ thuyết phục. 2.2. Phẩm chất cá nhân của người quản lý Bên cạnh những yêu cầu về năng lực, người quản lý cần phải có những phẩm chất cá nhân nhất định. Có thể khái quát những phẩm chất đó là: 2.2.1. Phẩm chất chính trị: Người quản lý phải có quan điểm, lập trường chính trị vững vàng, kiên định theo đường lối của Đảng và nắm vững pháp luật của Nhà nước trong từng giai đoạn; có khả năng tự hoàn thiện, tự đánh giá kết quả công việc của bản thân, của những người mà mình quản lý theo tiêu chuẩn chính trị, biết biến nhận thức chính trị của mình thành nhận thức chính trị của mọi người; tạo được lòng tin, lôi cuốn được mọi người. Phẩm chất chính trị của người quản lý còn thể hiện ở chỗ không thụ động trông chờ mà phải biết chủ động tìm kiếm những nhiệm vụ của đơn vị trong các chủ trương, đường lối lãnh đạo của cấp trên, biết tự đánh giá bản thân cũng như hoạt động của đơn vị. Người cán bộ quản lý trong quá trình đổi mới hiện nay còn phải có khả năng và ý chí làm giàu cho tổ chức, cho đất nước trong khuôn khổ của luật pháp và thông lệ thị trường. 2.2.2. Phẩm chất đạo đức và tác phong, lối sống : Đạo đức là chuẩn mực hành vi của con người được xã hội chấp nhận. Người cán bộ quản lý trong điều hành công việc, phải tuân thủ những chuẩn mực nhất định về hành vi sinh hoạt, ứng xử, quan hệ đã được xã hội đồng tình, ủng hộ, đặc biệt trong giải quyết vấn đề lợi ích. Người quản lý phải trung thức, cần kiệm liêm chính, trong sáng trong hành động, biết tôn trọng mọi người, có thiện chí. Ngoài ra, người quản lý phải có nghệ thuật giao tiếp, ứng xử vừa mềm dẻo, vừa kiên định trong giải quyết các quan hệ quản lý để đạt được hiệu quả cao nhất trong thực hiện mục tiêu của tổ chức. Biết lắng nghe, biết thuyết phục và thương yêu người lao động, được quần chúng tin cậy, nể phục. * Những đặc điểm của người quản lý mà quần chúng ưa thích và không ưa thích
- Thích nhất là giỏi về chuyên môn, kỹ thuật; - Có quan hệ bình đẳng với đồng nghiệp và người dưới quyền; - Sẵn sàng khuyên bảo, góp ý với quần chúng một cách đúng mức; - Có năng lực tổ chức đổi mới; - Luôn đòi hỏi mình, đồng nghiệp, cấp dưới về trình độ, năng lực làm việc; - Công bằng, hợp lý; - Bình tĩnh, tự chủ, lịch thiệp; - Có khả năng bảo vệ quyền lợi của quần chúng; - Tự kiềm chế; - Có óc hài hước, vui nhộn, cởi mở; - Nhận sự phê bình thoải mái, sữa chữa nhanh; - Có sức khoẻ.
- Sự thô bạo (cư xử một cách thô bạo trong công tác quản lý); - Cửa quyền, lên giọng, mệnh lệnh; - Bàng quan với khó khăn của quần chúng; - Nóng nảy, thành kiến với mọi người; - Không tôn trọng ý kiến của quần chúng; - Cảm tình riêng cá nhân, bản vị, cục bộ, bè phái; - Phô trương, hình thức, bảo thủ, sợ trách nhiệm, ỷ lại; - Ra mệnh lệnh không đúng nguyên tắc và nghiệp vụ; - Quan trọng hoá, đạo mạo quá mức; - Ích kỷ, bần tiện, thô thiển; - Nói nhiều, làm kém hiệu quả mà báo cáo "hay"; - Không khiêm tốn, cướp công của đồng nghiệp và của quần chúng; - Sinh hoạt luộm thuộm, lề mề. CHƯƠNG 8. THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ. 1. Khái niệm, bản chất, vai trò, đặc điểm của thông tin trong quản lý. 1.1. Khái niệm thông tin: Thông tin là một khái niệm trừu tượng, tùy theo mục đích nghiên cứu mà khái niệm thông tin được giải thích theo nhiều giác độ khác nhau. - Thông tin là tin tức về những hiện tượng, những sự kiện, những hoạt động nào đó đã và đang xảy ra. - Thông tin là những dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau thành những kiến thức cụ thể. Trong thông tin các sự kiện, dữ liệu có thể được miêu tả bằng lời văn, bằng hình ảnh, bằng những đại lượng đo lường được. Nhưng không phải cách miêu tả nào cũng có thể giúp cho người nhận tin hiểu đúng, đầy đủ, chính xác về tình hình sự kiện. Vì vậy, người đưa thông tin phải biết cách miêu tả một cách khoa học. Phân biệt các khái niệm: thông tin, công nghệ thông tin, hệ thống thông tin - Thông tin: là những dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau thành những kiến thức cụ thể. - Công nghệ thông tin (Information technology): là cách thức thu nhập, xử lý, phân phối và bảo quản thông tin. - Hệ thống thông tin (Information system): là giải pháp tổ chức và kỹ thuật được thiết lập trong thực tiễn để thực hiện quá trình thông tin.
- Thông tin quản lý là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản lý và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản lý của một tổ chức. - Thông tin là những tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc đề ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ quản lý nào đó. Trong lĩnh vực quản lý, người ta rất chú trọng nội dung và giá trị có ích của thông tin, coi thông tin là tất cả những thông báo, số liệu dùng làm nguyên liệu cho việc đề ra quyết định. Thông tin quản lý là một bộ phận hợp thành của thông tin xã hội, liên quan chặc chẽ với thông tin xã hội. 1.3. Bản chất của thông tin quản lý Là quá trình thu thập, xử lý, phân phối và bảo quản những tin tức cần thiết có ích cho quá trình quản lý. Các nhà quản lý cho rằng, quá trình quản lý luôn luôn là quá trình định hướng, phản ánh mối quan hệ qua lại giữa người tạo ra tin và người sử dụng thông tin. Theo nghĩa đen, thông tin là cung cấp cho người sử dụng một tin tức nào đó mà trước đó họ chưa biết. Trong trường hợp không có người sử dụng tin thì sẽ không tồn tại khái niệm thông tin nữa. Các nhà quản lý chia tài liệu số liệu thành 3 loại: + Loại tài liệu, số liệu có ích cho việc đưa ra quyết định: thông tin + Loại tài liệu, số liệu dùng để ra quyết định sau này: thông tin dự trữ + Loại tài liệu, số liệu không có ích hay không liên quan đến việc ra quyết định: tài liệu, số liệu thừa. 1.4. Vai trò của thông tin quản lý Có thể nói, quá trình quản lý là quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý. Vì vậy, thông tin là nền tảng, là hạt nhân của quản lý. Thông tin có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định quản lý và trong việc thực hiện các chức năng quản lý: hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra. - Thông tin là đối tượng lao động của nhà quản lý. Trong quá trình điều hành tổ chức, nhà quản lý thường xuyên làm việc với 3 loại thông tin cơ bản: thông tin kế hoạch (chỉ đạo hoạt động sản xuất); thông tin môi trường (là cơ sở, căn cứ đề ra các quyết định quản lý); thông tin thực hiện (phản ánh thực trạng hoạt động của tổ chức). - Thông tin là công cụ của nhà quản lý (là cơ sở của công tác kế hoạch hóa, là phương tiện chỉ đạo các hoạt động của tổ chức) - Thông tin là yếu tố bảo đảm cho người thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Nhà quản lý cung cấp cho người thực hiện những thông tin về mục đích và mục tiêu của sản xuất kinh doanh, các nguồn lực được sử dụng, cách thức tiến hành sản xuất, quy trình công nghệ, thực trạng sản xuất và dự báo về sự phát triển, nhu cầu của thị trường v.v...
- Thông tin không phải là vật chất nhưng luôn tồn tại trong các vỏ vật chất gọi là vật mang tin hoặc giá mang tin. - Thông tin tự nó không biến đổi nhưng các sự vật và hiện tượng mà nó phản ánh lại luôn biến đổi theo thời gian, vì vậy, giá trị của thông tin giảm theo thời gian (thông tin bị lão hóa) - Nội dung của thông tin không phản ánh đầy đủ giá trị của thông tin. Giá trị của thông tin được đo bằng hiệu quả quản lý, tạo ra khả năng tiềm lực vật chất cho con người nhờ sử dụng thông tin. - Một nội dung của thông tin có nhiều cách mã hóa. Mã hóa là việc xây dựng một tập hợp những ký hiệu ngắn gọn về thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Ví dụ mã số của các trường cao đẳng, đại học trong công tác tuyển sinh.
Phân loại thông tin là một yêu cầu cần thiết khách quan nhằm mục đích nghiên cứu một cách toàn diện, hệ thống chức năng của thông tin quản lý, đồng thời tổ chức hợp lý các loại thông tin phục vụ cho việc triển khai các hoạt động quản lý. Có nhiều cách phân loại thông tin: 2.1. Theo xuất xứ của thông tin + Thông tin bên trong; + Thông tin bên ngoài.
+ Thông tin có hệ thống; + Thông tin không hệ thống.
+ Thông tin tra cứu; + Thông tin thông báo.
+ Thông tin chỉ đạo; + Thông tin thực hiện.
+ Thông tin dọc; + Thông tin ngang.
+ Thông tin chính thức; + Thông tin không chính thức.
+ Thông tin chính trị; + Thông tin kinh tế - xã hội; + Thông tin giáo dục v.v.. 3. Nguyên tắc sử dụng thông tin trong quản lý: Thông tin là một nguồn lực rất quan trọng của hoạt động quản lý, là tài nguyên vô tận, sử dụng không cạn, tồn tại với số lượng lớn trong nhiều lĩnh vực. Nó đòi hỏi phải được khai thác và sử dụng hữu hiệu vào công tác quản lý theo các nguyên tắc sau: 3.1. Thông tin phải chính xác Thông tin cần phản ánh một cách khách quan, trung thực tình hình hoạt động của tổ chức. Tính chính xác của thông tin trước hết nói lên mức độ xấp xỉ của nó so với nguyên bản mà nó biểu hiện. Điều đó đòi hỏi việc thu thập và chỉnh lý thông tin phải cụ thể, rõ ràng làm căn cứ cho việc ra quyết định. 3.2. Thông tin phải kịp thời. Thông tin kịp thời đòi hỏi phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin, nhanh chóng gia công, điều chỉnh và truyền thông tin. Giá trị của thông tin thường trực tiếp gắn với thời gian cung cấp thông tin. Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi của vấn đề (cung cấp thông tin quá sớm sẽ không có mục đích, vì vấn đề chưa chín muồi và tình hình thay đổi sẽ làm cho thông tin trở nên vô dụng; cung cấp thông tin quá muộn dấn đến việc ra quyết định không kịp thời). Mâu thuẫn giữa tính chính xác và tính kịp thời cần được khắc phục bằng cách hoàn thiện kỹ thuật và công nghệ xử lý thông tin, nâng cao trình độ chuyên môn cho người làm công tác thông tin. 3.3. Thông tin phải đầy đủ, tổng hợp Thông tin đầy đủ đòi hỏi phải cung cấp cho chủ thể quản lý những thông tin cần và đủ để có thể ra quyết định quản lý có cơ sở khoa học và tác động hữu hiệu đến đối tượng quản lý. Tính tổng hợp của thông tin bảo đảm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó, để điều chỉnh sự hoạt động của mình cho phù hợp với tình huống cụ thể. 3.4. Thông tin phải cô đọng, dễ hiểu Thông tin cô đọng, dễ hiểu đòi hỏi phải sắp xếp, tóm tắc, chỉnh lý trình bày những nội dung phong phú, đa dạng, phức tạp của thông tin trong những lập luận rõ ràng, súc tích dễ hiểu. Tính cô động, dễ hiểu phải thống nhất với nhau, nhưng không mâu thuẫn nhau, vì tính cô đọng đòi hỏi sự súc tích, còn tính dễ hiểu thì lại đòi hỏi phải phân tích, giải thích, lập luận rõ ràng. Tính cô đọng, dễ hiểu đòi hỏi thông tin cần có tính đơn nghĩa, tránh cách hiểu khác nhau, vì vậy nội dung của các khái niệm và thuật ngữ cần phải được thống nhất hóa, chính xác hóa. 3.5. Thông tin phải đảm bảo tính kinh tế Tính kinh tế đòi hỏi thông tin phải giúp ích cho việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ra của tổ chức bằng chi phí nhỏ nhất, hiệu quả nhất. Điều đó yêu cầu việc cung cấp thông tin phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, thiết thực, thông tin phải mới và cần thiết cho người sử dụng để thực hiện nhiệm vụ được giao với chất lượng và hiệu quả cao. 4. Quy trình sử dụng thông tin trong quản lý. Quy trình sử dụng thông tin trong quản lý bao gồm các khâu, các bước, các công việc có liên quan chặc chẽ với nhau. 4.1. Xác định nhu cầu thông tin của các cấp quản lý, các khâu quản lý Thông tin cần được tổ chức phù hợp với nhu cầu thông tin của các cấp, các khâu quản lý, bởi lẽ, mỗi cấp, mỗi khâu quản lý có phạm vi hoạt động nhất định và chỉ cần những thông tin có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đã được quy định. Xác định nhu cầu thông tin của các cấp, các khâu quản lý là một sự cần thiết khách quan, hệ thống thông tin phải chọn lọc những thông tin thiết yếu cho từng cấp, từng khâu quản lý, tránh tình trạng các nhà quản lý phải làm việc trong điều kiện quá thiếu hoặc quá tải thông tin. Đồng thời tất cả các cấp, các khâu đều cần được cung cấp thường xuyên những thông tin thuộc thẩm quyền của mình, tránh tình trạng cấp này, khâu này thì được cung cấp nhanh, cấp khác, khâu khác thì cung cấp chậm hoặc không được cung cấp.
Thông tin phải xuất phát từ những sự kiện, những hoạt động cụ thể, nói cách khác là nó phải có nguồn, có điểm xuất phát. Việc xây dựng và tổ chức các nguồn tin sẽ gúp cho tổ chức chủ động đảm bảo thường xuyên những thông tin theo yêu cầu của công tác quản lý đặt ra. Đây là vấn đề khó khăn, phức tạp vì nó liên quan đến nhiều cấp, nhiều khâu, nhiều hoạt động, nhiều người trong và ngoài tổ chức. Có nhiều cách xây dựng và tổ chức nguồi tin. Tuy nhiên, trong hoạt động quản lý người ta thường xây dựng và tổ chức 3 loại nguồn tin sau: - Nguồn tin từ các loại công văn đến và công văn đi; - Nguồn tin từ tài liệu, sách, báo, tạp chí, phát thanh và truyền hình; - Nguồn tin truyền miệng: bằng trực tiếp trao đổi hoặc qua điện thoại. 4.3. Tổ chức thu nhập thông tin Tổ chức thu thập thông tin là hình thành hệ thống các kênh thông tin bên ngoài và bên trong tổ chức, trực tiếp hay gián tiếp qua các nút tin trung gian. Có nhiều hình thức và phương pháp khác nhau để thu thập thông tin như: + Tổ chức tốt công tác hành chính - văn thư - tổng hợp trong quản lý tổ chức. + Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ theo quy định. + Tổ chức hội nghị, hội ý, trực báo, giao ban. + Tổ chức đi kiểm tra, quan sát trực tiếp các hoạt động của tổ chức. + Nghe phản ánh bằng cách trao đổi trực tiếp hay qua điện thoại, điện tín v.v. 4.4. Nghiên cứu xử lý thông tin Đây là khâu quan trọng và khó khăn, phức tạp nhất của quá trình thông tin. Trong thực tiễn công việc này thường chủ yếu do các bộ phận và các cán bộ tham mưu giúp việc cho lãnh đạo hay do bản thân những người lãnh đạo, quản lý trực tiếp thực hiện. Thực chất của xử lý thông tin là trình tự các bước tác động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới cần thiết cho quá trình quản lý. Quá trình này gồm hai giai đoạn: a) Phân tích thông tin: Đây là công việc kiểm tra, tổng hợp, phân tích, đánh giá, chỉnh lý tài liệu số liệu thu thập được. Yêu cầu của công tác này là phải làm cho tài liệu, số liệu nói lên được tình hình, kết quả của các hoạt động thực tế một cách trung thực để xác định đúng bản chất của các sự việc, các hoạt động mà tài liệu, số liệu thông tin báo cáo đã phản ánh. Để đạt được yêu cầu trên, phải tiến hành một số việc cụ thể sau: + Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu + Hệ thống hóa, tổng hợp số liệu, tài liệu theo từng vấn đề, từng lĩnh vực + Đánh giá, chỉnh lý và chính xác hóa các số liệu, tài liệu. Đây là một công việc có tính chất nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ kiến thức nghiệp vụ nhất định mới có thể giải quyết tốt được. b) Xử lý thông tin: Xử lý thông tin gắn liền với việc nghiên cứu phân tích thông tin. Thực chất của xử lý thông tin là dựa trên cơ sở phân tích số liệu, tài liệu phản ánh tình hình và kết quả các hoạt động thực tế người xử lý thông tin đưa ra các phương án, các tác động quản lý và quyết định lựa chọn phương án hay tác động tối ưu nhất. Việc xử lý có hai cấp độ: nếu việc đưa ra các phương án, các tác động quản lý là sáng kiến của của những đơn vị, bộ phận, cán bộ tham mưu giúp việc thì nó được thực hiện dưới hình thức là những đề nghị, kiến nghị (bằng văn bản hay bằng miệng); nếu nó là của bản thân những người lãnh đạo thì nó sẽ được thực hiện dưới hình thức là những quyết định, chỉ thị, mệnh lệnh, phương án được ban hành. 4.5. Cung cấp và phổ biến thông tin: Muốn cung cấp và phổ biến thông tin cần xác định rõ nhu cầu thông tin của các cấp quản lý, các khâu quản lý. Yêu cầu của vấn đề này là đáp ứng nhu cầu phục vụ kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, bằng các hình thức thích hợp. Trong quá trình cung cấp và phổ biến thông tin cần trả lời các câu hỏi: + Cung cấp và phân phối thông tin gì ? (nội dung) + Cung cấp và phân phối thông tin cho ai ? (đối tượng) + Cung cấp và phân phối thông tin lúc nào ? (thời gian) + Cung cấp và phân phối thông tin như thế nào ? (hình thức) + Xác định những thông tin đó có thể khai thác ở đâu ? (nguồn tin).
Mục đích của bảo quản và lưu trữ là để bảo đảm cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng, mất mát, phục vụ cho công việc khai thác hàng ngày và lâu dài. Do vậy, bảo quản và lưu trữ thông tin phải đảm bảo các yêu cầu: - Bảo quản và lưu trữ cẩn thận, khoa học bằng những phương tiện thích hợp với từng loại tài liệu có đặc tính kỹ thuật khác nhau; - Phải được sắp xếp ngăn nắp, trật tự, tránh mọi nhầm lẫn, mất mát, đảm bảo sao cho có thể cung cấp đầy đủ khối lượng thông tin cần thiết với thời gian nhanh nhất cho người sử dụng. - Bảo quản và lưu trữ thông tin trong các cơ quan đơn vị phải theo đúng nghiệp vụ và quy định của pháp luật.
Каталог: assets -> users -> bbt assets -> SỞ giáo dục và ĐÀo tạo tp. ĐÀ NẴng đỀ kiểm tra học kỳ 1 trưỜng thpt quang trung môN: tiếng anh lớP 11 assets -> 1. Kiến thức : hs phải làm được 1 tiêu bản tbtv ( tb vảy hành hoặc tb thịt quả cà chua chín). Kĩ năng assets -> CHÙm tên sách về thăng long hà NỘI 1000 CÂu hỏi- đÁp về thăng long hà NỘI assets -> PHÇn a: C¢u hái sö Dông atlat bài 1: VỊ trí ĐỊa lí VÀ phạm VI lãnh thổ assets -> Trường thpt thái Phiên Tổ Địa lí ĐỀ CƯƠng ôn tậP ĐỊa lý 12 assets -> ĐỀ thi thử ĐẠi học cao đẲng năm họC 2008 2009 LẦn I assets -> ĐỀ thi thử ĐẠi học cao đẲng năm họC 2012-2013 -lần II tải về 0.82 Mb. Chia sẻ với bạn bè của bạn:
|