Lý thuyết Kaizen - chìa khóa sự thành công trong quản lý ở Nhật Bản của Masakima

Kaizen tiếng Nhật có nghĩa là "cải tiến", "cải thiện". Cốt lõi của Kaizen là những cải tiến nho nhỏ, cải tiến từng bước. Tại Nhật Bản, công việc này được cải tiến từng ngày và thông qua những cải tiến Kaizen người Nhật thường tận dụng những tài nguyên sẵn có như nhân lực, vật tư, thiết bị mà không tốn kém tiền của. Tuy nhiên, trong trường hợp cần thiết họ sẵn sàng đầu tư một số tiền lớn cho việc cải tiến. Kaizen chú trọng tới quá trình thực hiện công việc, cải tiến quá trình thực hiện để có kết quả tốt hơn. Mặt khác Kaizen hướng về con người và những nỗ lực của con người. Điều này khác với các nhà quản lý phương Tây chỉ chú trọng tới kết quả. Kaizen còn nhấn mạnh đến vai trò của nhà quản lý trong việc ủng hộ và khuyến khích các nỗ lực của công nhân để cải tiến quy trình làm việc.

Một nhà quản lý quan tâm đến Kaizen thường chú trọng đến:

- Kỷ luật;

- Quản lý thời gian;

- Phát triển tay nghề;

- Tham gia các hoạt động trong công ty;

- Tinh thần lao động;

- Sự cảm thông;

- Sản phẩm có chất lượng;

- Sản xuất vừa đủ và đúng lúc;

- Công ty luôn ghi nhận các ý kiến đóng góp của công nhân;

- Khuyến khích công nhân cải tiến và báo cáo mọi vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc để người quản lý kịp thời giải quyết.

* Nhận xét về thuyết Z và thuyết Kaizen

Thuyết Z và thuyết Kaizen đều nêu bật giá trị của tập thể trong quản lý một tổ chức, đề cao quyết định tập thể, nỗ lực tập thể, đều chủ trương không khí gia đình trong doanh nghiệp và đều mong muốn hoạt động quản lý có hiệu quả cao. Tuy nhiên, thuyết Z chú trọng đến quản lý nhân viên trên cơ sở truyền thống văn hóa Nhật Bản, đề cao tinh thần thái độ làm việc của nhân viên. Trong khi đó, Kaizen hướng về sự cải tiến quản lý, cải tiến từng bước nhỏ trong công ty. Thuyết Z và thuyết Kaizen là chìa khoá của sự thành công về quản lý của Nhật Bản trong những năm qua và hiện nay.
CHƯƠNG 3. CHỨC NĂNG QUẢN LÝ.
1. Tổng quan về chức năng quản lý.

1.1. Khái niệm:

Khi nhiều người kết hợp với nhau trong một tổ chức để cùng thực hiện một mục tiêu chung thì tất yếu nảy sinh nhu cầu về những hoạt động cần thiết như tổ chức, phân công, phối hợp, điều hòa, hướng dẫn, động viên, kiểm soát... Những hoạt động đó là hoạt động quản lý. Người thực hiện các hoạt động đó là người quản lý và người quản lý tiến hành nhiều hoạt động khác nhau. Khi nghiên cứu những hoạt động này, người ta đã cố gắng tách riêng ra, dựa trên tính tương đối độc lập của mỗi hoạt động. Mỗi hoạt động tương đối độc lập được tách ra trong hoạt động quản lý được gọi là chức năng quản lý.

Chức năng quản lý là một dạng hoạt động quản lý chuyên biệt, thông qua đó chủ thể quản lý tác động vào khách thể quản lý nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định. Khái niệm "Chức năng quản lý "gắn liền với sự xuất hiện phân công và hợp tác lao động trong quá trình sản xuất.

Tổ hợp tất cả các chức năng quản lý tạo nên nội dung của quá trình quản lý, nội dung lao động của người quản lý và là cơ sở để phân công lao động quản lý, để hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý.

Toàn bộ hoạt động quản lý đều được thực hiện thông qua các chức năng quản lý, nếu không xác định được chức năng quản lý thì chủ thể quản lý không thể điều hành được hệ thống quản lý.

Chức năng quản lý xác định vị trí, mối quan hệ giữa các bộ phận, các khâu, các cấp trong hệ thống quản lý. Mỗi hệ thống quản lý đều có nhiều bộ phận, nhiều khâu, nhiều cấp khác nhau, gắn liền với những chức năng xác định nào đó, nếu không có chức năng quản lý thì bộ phận đó không còn lý do tồn tại.

Từ những chức năng quản lý mà chủ thể xác định các nhiệm vụ cụ thể, thiết kế bộ máy và bố trí con người phù hợp.

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ mà chủ thể quản lý có thể theo dõi, kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh sự hoạt động của mỗi bộ phận và toàn bộ hệ thống quản lý.

Mỗi con người trong hệ thống quản lý đều phải hoạt động theo những chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mình; chủ thể quản lý theo dõi, kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh, bảo đảm sự phối hợp đồng bộ các hoạt động đó sẽ tạo ra sức mạnh tổng hợp của toàn bộ hệ thống quản lý hướng vào mục tiêu chung.

Việc phân loại các chức năng quản lý dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau:

- Chức năng đối nội: là chức năng quản lý nội bộ tổ chức. Nó nêu rõ mục tiêu chiến lược của tổ chức, vận động người ủng hộ, giải quyết từng loại khó khăn, tổ chức bộ máy và lề lối làm việc, đào tạo và sử dụng nhân tài, tạo ra thời cơ và tận dụng thời cơ, có phương pháp nghệ thuật hoạt động đúng đắn.

- Chức năng đối ngoại: là chức năng vận hành hệ thống trong môi trường biến động bên ngoài. Nó phân tích các đối tác, tìm ra mặt mạnh, mặt yếu của đối tác nhằm giúp công tác quản lý đưa ra được chính sách đối ngoại hợp lý.

1.3.2. Theo giai đoạn tác động: Quản lý có 5 chức năng sau :

- Chức năng hoạch định: là chức năng quan trọng nhất của quản lý, nhằm định ra chương trình, mục tiêu, chiến lược mà quản lý cần đạt được.

- Chức năng tổ chức: là chức năng nhằm hình thành nhóm chuyên môn hóa, các phân hệ tạo nên hệ thống để cùng góp phần và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu mong muốn.

- Chức năng điều khiển: là chức năng nhằm phối hợp hoạt động chung của nhóm, của phân hệ trong hệ thống tổ chức.

- Chức năng kiểm tra: là chức năng nhằm kịp thời phát hiện ra những sai sót trong quá trình hoạt động và các cơ hội đột biến trong hệ thống. Đây là chức năng quan trọng nhất của người lãnh đạo.

- Chức năng điều chỉnh: là chức năng sửa chữa các sai sót nảy sinh, tạo thế cân bằng mới trong quá trình hoạt động, tận dụng các cơ hội thúc đẩy tổ chức phát triển nhanh chóng.

Gần đây, tổ chức UNESCO tổng kết về hệ thống chức năng quản lý bao gồm: Hoạch định (lập kế hoạch); Tổ chức; Chỉ đạo; Kiểm tra.

1.3.3. Theo sự phân cấp quản lý:

a) Chức năng quản lý nhà nước (vĩ mô): là hoạt động quản lý vĩ mô thuộc hệ thống tổ chức quốc gia, là sự quản lý của nhà nước với các hoạt động kinh tế - chính trị - xã hội theo hướng điều tiết và định hướng các nhiệm vụ cơ bản sau:

- Vạch chiến lược kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn và những chương trình mục tiêu.

- Đặt ra luật pháp, thể lệ, chế độ, chính sách có hiệu lực thống nhất trong toàn quốc.

- Tạo môi trường cho các hoạt động kinh tế - xã hội.

- Đào tạo, bố trí cán bộ.

- Kiểm tra, tổng kết đánh giá.

- Hỗ trợ, dẫn dắt những hoạt động, các tổ chức theo định hướng phát triển.

- Quản lý tài sản công chặt chẽ và hiệu quả.

Các cơ quan quản lý theo chức năng gồm: Quốc hội, Chính phủ, các bộ và cơ quan ngang bộ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp và các phòng, ban tương đương.

b) Chức năng quản trị (vi mô): là hoạt động quản lý vi mô thuộc hệ thống tổ chức quốc gia, là sự quản lý trực tiếp các quá trình kinh tế - xã hội tại đơn vị cơ sở theo định hướng của nhà nước, của cấp trên. Với chức năng này, hoạt động quản trị có 2 nhiệm vụ cơ bản:

- Hoạch định các chiến lược, kế hoạch hoạt động theo định hướng của nhà nước, của cấp trên và khả năng của tổ chức.

- Thực hiện các chiến lược, kế hoạch hoạt động và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của tổ chức.

Những cơ quan quản lý theo chức năng gồm các tổ chức kinh tế, các tổ chức xã hội và tương đương.

Sự phân loại một cách khoa học những chức năng quản lý giúp cho việc tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoá các quá trình quản lý, tạo tiền đề thuận lợi cho việc xây dựng cơ cấu tổ chức, đưa các phương tiện kỹ thuật vào quản lý, nâng cao hiệu quả công tác quản lý.

Tuy nhiên, việc phân loại các chức năng quản lý chỉ có ý nghĩa tương đối. Trong quá trình quản lý, các chức năng quản lý luôn luôn có quan hệ chặt chẽ với nhau. Đồng thời các chức năng quản lý của chủ thể quản lý cũng liên quan chặt chẽ với các chức năng sản xuất của khách thể quản lý.

Tất cả các nhà quản lý đều thực hiện 4 chức năng: Hoạch định - tổ chức - chỉ đạo - kiểm tra. 4 chức năng này thực chất là một chuỗi công việc kế tiếp nhau theo một cấu trúc vòng khép kín mà người ta gọi là chu trình quản lý. Trong quá trình quản lý, chu trình này luôn được lặp lại.

Mỗi loại hình tổ chức trong xã hội (Nhà nước, hành chính, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ...) thường hoạt động theo một chuyên môn nghề nghiệp khác nhau. Trong mỗi tổ chức lại có nhiều cấp bậc khác nhau. Ở các cấp bậc khác nhau thì đòi hỏi về khả năng chuyên môn và khả năng quản lý khác nhau. Muốn quản lý có hiệu quả thì người quản lý phải hiểu biết chuyên môn của ngành nghề đồng thời phải có kiến thức và kỹ năng quản lý. Tuy nhiên, thực tế công tác cho thấy ở các cấp quản lý khác nhau đòi hỏi về khả năng chuyên môn và khả năng quản lý khác nhau. Khả năng quản lý tăng dần theo cấp bậc và khả năng chuyên môn thì ngược lại, nó có thể giảm dần theo cấp bậc.

Ta có mô hình sau đây: Khả năng quản lý

Quản lý cấp cao

Quản lý cấp trung gian

Quản lý cấp cơ sở

Khả năng chuyên môn

Trong một tổ chức, các nhà quản lý thường được chia làm 3 cấp: Quản lý cấp cao (lãnh đạo), quản lý cấp trung gian, quản lý cấp cơ sở. Nhà quản lý cấp càng thấp thì số lượng càng nhiều hơn.

Quản lý cấp cơ sở là người chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành các hoạt động dịch vụ hay sản xuất hàng hóa. (tổ trưởng bộ môn).

Quản lý điều hành chịu trách nhiệm điều hành và phối hợp hoạt động của các người quản lý cấp cơ sở. (trưởng khoa, phòng..)

Quản lý cấp cao là những người chuyên vạch ra mục tiêu, chiến lược chung cho toàn bộ tổ chức và thiết lập các mục đích tổng quát để cấp dưới thực hiện. (Giám đốc, Hiệu trưởng).

Cũng do cấp bậc khác nhau mà thời gian lao động của người quản lý thực hiện mỗi chức năng cũng khác nhau:

Thứ nhất, hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được mục tiêu đó. Như vậy, việc hoạch định theo nghĩa trên phải bao gồm đồng thời hai quá trình xác định mục tiêu (cái gì cần phải làm?) và con đường đạt đến mục tiêu (làm cái đó như thế nào?). Hoạch định có thể là chính thức hoặc phi chính thức.

Hoạch định chính thức, nghĩa là được làm bằng văn bản, được công bố rõ ràng, được công bố rõ ràng và có sự chia sẽ, phân công nhiệm vụ cụ thể, các thành viên trong tổ chức đều nắm được.

Hoạch định phi chính thức, được xây dựng theo ý tưởng của người lãnh đạo, các thành viên không nắm được vì nó chưa được công bố chính thức.

Thứ hai, hoạch định là quá trình chuẩn bị đối phó với những thay đổi và tính không chắc chắn bằng việc trù liệu những cách thức hành động trong tương lai. Nguyên nhân chính là xuất phát từ những biến động thường xuyên của môi trường bên ngoài.

Tóm lại, xét về mặt bản chất, hoạch định là một hoạt động chủ quan, có ý thức, có tổ chức của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật khách quan nhằm xác định mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự các cách thức tiến hành trong hoạt động của một tổ chức. Nét bản chất này là cái phân biệt sự hoạt động có ý thức của con người với sự hoạt động theo bản năng của loại vật. Do đó, hoạch định là yêu cầu của chính quá trình lao động của con người và gắn liền với quá trình đó.

Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong tổ chức. Hoạch định có vai trò:

- Cho biết mục đích, hướng đi của tổ chức, người thực hiện nó, dự đoán những thay đổi trong nội bộ và ngoài môi trường.

- Giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí.

- Tạo nên những tiêu chuẩn cho công tác kiểm tra.

- Tạo cơ hội hoàn thiện những phương pháp, kế hoạch hóa được sử dụng trong công việc, hoạt động trở nên chuyên nghiệp hơn.

Đối với nhà quản lý, khả năng hoạch định chính là yếu tố quan trọng nhất phản ánh trình độ năng lực, quyết định rằng anh ta có điều hành được hay không. Sự thành công hay thất bại trong hoạt động của tổ chức do anh ta điều hành sẽ chủ yếu phụ thuộc vào chất lượng của việc hoạch định, các kế hoạch hoạt động do người đó chủ động soạn thảo hoặc lãnh đạo soạn thảo.

2.1.2. Tiến trình hoạch định:

Hoạch định là một quá trình, có thể thực hiện the các bước: Dự báo, xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu.

Là công việc bắt đầu của chức năng hoạch định. Nó có nhiệm vụ tìm ra hướng hoạt động và phát triển của tổ chức trên cơ sở nắm vững đường lối phát triển kinh tế - xã hội - văn hóa… của Đảng và Nhà nước, của địa phương, hiểu biết thị trường (hàng hóa, lao động ...), nhu cầu thị trường, sự cạnh tranh và đặc biệt là phân tích kỹ về điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức về khả năng sản xuất, về cán bộ, cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn...; đây là những căn cứ quan trọng của hoạch định. Chỉ khi có đủ cơ sở phân tích nhu cầu và khả năng, người quản lý mới có thể xác định được đúng phương hướng hoạt động và phát triển của tổ chức.

Sứ mệnh của tổ chức (mission) là lý do để nó tồn tại. Sứ mệnh của tổ chức thưởng trả lời những câu hỏi quan trọng như: Tại sao tổ chức tồn tại? Tổ chức hoạt động trong lĩnh vực nào? Tổ chức sẽ đi về đâu? Bản công bố sứ mệnh của tổ chức có ý nghĩa khuyến khích, thúc đẩy các thành viên suy nghĩ và hành động theo chúng mỗi ngày.

Mục tiêu là một sự cam kết cụ thể đối với việc thực hiện một kết quả có thể đo lường được trong khoảng thời gian đã định. Một tổ chức hay cá nhân không thể hành động nếu không xác định được mục tiêu một cách rõ ràng. Các nhà quản lý phải xác định mục tiêu, nhận thức về tầm quan trọng của chúng và biết cách thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức.

Các mục tiêu được xác định cụ thể trên các phương diện về số lượng, các điều kiện cụ thể, các dữ kiện có thể đo lường được và được thể hiện bằng văn bản mang tính bắt buộc. Nói cách khác, các mục tiêu thể hiện sự cam kết của tổ chức (trường học, cơ quan, doanh nghiệp…) để hoàn thành một công việc cụ thể ở một mức độ và thời gian nào đó.

Tùy theo sự phát triển kinh tế - xã hội của mỗi địa phương và hoàn cảnh riêng của mỗi tổ chức mà các mục tiêu sẽ được cụ thể hóa và mang màu sắc riêng. Khi thiết lập mục tiêu, cần phải lưu ý các điểm sau:

- Muốn có ý nghĩa và khả thi, mục tiêu phải xác đáng.

- Mục tiêu được trình bày ra dưới dạng định lượng hoặc định tính, mục tiêu định lượng dễ truyền đạt, dễ kiểm điểm việc thực hiện.

- Cần xác định mục tiêu ưu tiên trong hệ thống các mục tiêu để tập trung các nguồn lực thực hiện.

- Nên xác định mục tiêu kỳ vọng để phấn đấu đạt hiệu quả và chất lượng công tác các mặt cao.

- Mục tiêu của các cấp quản lý hợp thành hệ thống mục tiêu phân cấp. Hệ thống mục tiêu ở từng cấp hợp thành mạng lưới mục tiêu

Những câu hỏi để có thể kiểm tra và điều chỉnh một mục tiêu là:

- How: Mục tiêu này đề cập đến kết quả cần hoàn thành như thế nào?

- Đối với của mục tiêu của nhà trường, có hệ thống câu hỏi kiểm tra như:

* Tầm quan trọng của mục tiêu: Trên phương diện hoạch định, khi các mục tiêu được chuẩn bị cẩn thận sẽ rất thuận lợi cho các nhà quản lý. Các mục tiêu đem lại cho các nhà quản lý những chỉ tiêu cụ thể, nó là căn cứ để các cấp quản lý đưa ra những quyết định phối hợp. Mục tiêu là chuẩn mực đo lường, đồng thời là công cụ hữu ích để đo lường mức độ hoàn thành công việc của tổ chức, cá nhân. Mục tiêu cũng là động lực để thúc đẩy sự cam kết, tạo ra sự ham muốn chinh phục ở tất cả các thành viên của tổ chức.

- Duy ý chí: cảm tính, mong muốn quá lớn, vượt xa khả năng thực hiện.

- Cơ hội: không có mục tiêu, việc đến tay thì làm, bị động và lạc đường.

- Đúng đắn: xác định mục tiêu một cách khoa học, chủ động, có định hướng.

Người quản lý không được để bị cuốn hút theo mục tiêu đến mức không giữ được nhịp điệu làm việc, dẫn đến nôn nóng, thúc ép người dưới quyền làm việc quá sức... Cần vừa chăm lo công việc, vừa chăm lo đời sống và lao động của tập thể một cách cân đối. Tổ chức lao động của bản thân và của người lao động một cách khoa học, động viên đúng mức cả về vật chất và tinh thần sẽ tạo ra năng suất lao động, đạt được các mục tiêu đã định. Ngoài thời gian lao động, mọi người còn cần thời gian để nghỉ ngơi, học tập và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ. Đó là điều kiện tối cần thiết sẽ tái sản xuất sức lao động với trình độ cao hơn.

c) Kế hoạch hóa.

Kế hoạch hóa là đưa toàn bộ hoạt động vào kế hoạch, có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp để đạt mục tiêu, mục đích đó. Theo Harold Koontz trong cuốn sách "Những vấn đề cốt yếu của quản lý", thì lập kế hoạch là "quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó".

Kế hoạch có vai trò và tác dụng lớn đối với tổ chức và quản lý, nó là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai, làm tăng khả năng đạt được kết quả mong muốn của tổ chức. Nhờ có kế hoạch mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng được cơ hội của môi trường, giúp các nhà quản lý ứng phó với sự bất định và thay đổi của môi trường, dự đoán các biến cố và xu hướng trong tương lai, thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược để theo đuổi các mục tiêu này. Nhờ có kế hoạch một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể. Không có kế hoạch, nhà quản lý và các nhân viên của họ có ít cơ hội để đạt được mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu phải làm gì, kết quả đạt được ra sao. Kế hoạch còn giúp các nhà quản lý thực hiện việc kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng.

Kế hoạch của tổ chức được phân loại theo các tiêu thức khác nhau:

- Theo tính chất có: Kế hoạch chiến lược (thực hiện mục tiêu chiến lược); kế hoạch tác nghiệp (thực hiện mục tiêu tác nghiệp).

- Theo thời gian có: Kế hoạch dài hạn; kế hoạch trung hạn; kế hoạch ngắn hạn.

- Theo nội dung có: kế hoạch tổng thể; kế hoạch các mặt hoạt động v.v...

Nội dung chủ yếu của kế hoạch là xác định mục tiêu của tổ chức; các nguồn lực để đạt được các mục tiêu; quyết định những hoạt động và biện pháp cần thiết để đạt các mục tiêu; chia các giai đoạn và dự kiến thời gian thực hiện kế hoạch cụ thể

Yêu cầu của kế hoạch là nội dung phải rõ ràng, khoa học, hợp lý, tập trung giải quyết những vấn đề chủ yếu; phải phù hợp với thực tế và có tính khả thi; Nội dung kế hoạch phải cụ thể: chỉ rõ làm gì, ai làm, làm ở đâu, làm như thế nào, cái gì cần đạt được; nhưng không quá vụ vặt, quá chi tiết.

Cơ sở khoa học của lập kế hoạch: Căn cứ mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của tổ chức; căn cứ phân cấp về quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức; đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối lĩnh vực hoạt động của tổ chức; các chỉ tiêu, định mức, hướng dẫn của cấp trên giao; hoàn cảnh thực tiễn khách quan bên trong và bên ngoài tổ chức; dự báo khoa học v.v...

* Quy trình lập kế hoạch: Quy trình lập kế hoạch bao gồm các bước sau:

- Nghiên cứu và dự báo;

- Xác định các mục tiêu;

- Phát triển các tiền đề;

- Xây dựng các phương án;

- Đánh giá các phương án;

- Lựa chọn phương án và ra quyết định.

2.2. Chức năng tổ chức.

2.2.1. Khái quát chức năng tổ chức.

a) Khái niệm:

Tổ chức là một thuật ngữ có tính đa nghĩa, được sử dụng rất linh hoạt.

Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung (danh từ tổ chức - đã trình bày Chương 1).

Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch, bao gồm xây dựng những hình thức cơ cấu tổ chức, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng).

Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp - organizing). Đó là các hoạt động được tiến hành sau khi kế hoạch đã được xây dựng nhằm thực hiện kế hoạch đã đề ra. Ở đây, chúng ta chỉ đề cập đến nội dung của tổ chức theo nghĩa chức năng quản lý.

Chức năng tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Chức năng tổ chức có tầm quan trọng đặc biệt, tổ chức là nhân tố sinh thành ra hệ toàn vẹn, tạo ra cái gọi là "hiệu ứng tổ chức" như Lênin nói: "Tổ chức sẽ nhân sức mạnh lên gấp mười lần". Thành tựu của khâu tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào năng lực và phong cách của chủ thể quản lý.

Nhờ tổ chức có hiệu quả mà người quản lý có thể phối hợp, điều phối tốt hơn các nguồn lực. Nhờ có tổ chức mà kỷ cương, nề nếp, tác phong làm việc khoa học, sự đoàn kết nhất trí trong tổ chức được đảm bảo; năng lực, sở trường của mỗi người và mỗi bộ phận được phát huy.

c) Nội dung chủ yếu của chức năng tổ chức:

Về bản chất, nội dung tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao. Nó được bắt đầu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức; và thực hiện các nội dung chủ yếu sau:

- Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu;

- Xây dựng cơ cấu tổ chức, tức là phân chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động;

- Bố trí, sắp xếp đội ngũ, xác định vị trí, nhiệm vụ quyền hạn của từng thành viên từng bộ phận trong tổ chức, trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền;

- Quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sắp xếp, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật, sa thải v.v...

- Đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức.

d) Yêu cầu của công tác tổ chức:

- Đảm bảo tính khoa học, hiệu quả;

- Phân cấp rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng;

- Chỉ rõ nhiệm vụ và quyền hạn, kết hợp trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi;

- Cụ thể và sáng tạo;

- Đảm bảo lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài v.v...

- Cơ cấu bộ máy tổ chức;

- Cán bộ, công chức (cán bộ, quản lý và nhân viên);

- Các công việc cụ thể;

- Văn hóa tổ chức v.v...

f) Phân loại công tác tổ chức:

- Tổ chức cơ cấu bộ máy;

- Tổ chức công việc;

- Tổ chức cán bộ;

- Tổ chức chính thức và phi chính thức;

- Tổ chức chiến lược và tổ chức tác nghiệp;

- Tổ chức ngắn hạn và tổ chức dài hạn;

- Tổ chức nhất thời và tổ chức cố định thường xuyên.

• 
  Vai trò của công tác tổ chức cán bộ:
  

• 
  Yêu cầu của công tác tổ chức cán bộ
  

- Xây dựng, chuẩn bị, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ có chất lượng, đủ số lượng, thích ứng với mọi hoàn cảnh thay đổi của tổ chức.

- Bảo đảm tính liên tục, tính kế thừa về đội ngũ cán bộ;

- Phát huy được tính năng động, độc lập tự chủ, sáng tạo, tinh thần hợp tác, ý thức trách nhiệm và tính hiệu quả của cán bộ.

• 
  Nội dung của công tác tổ chức cán bộ:
  

- Hoạch định và tuyển chọn cán bộ;

- Xây dựng các tiêu chuẩn về cán bộ;

- Đào tạo, huấn luyện, bồi dưỡng cán bộ;

- Lựa chọn, đề bạt, sử dụng, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật cán bộ;

• 
  Quyền hạn trong tổ chức:
  

Trong công tác quản lý, quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức.

Quyền hạn của một vị trí quản lý được giao phó cho người nào nắm giữ vị trí đó, khi một người rời khỏi chức vụ, quyền hạn không đi theo anh ta mà ở lại với vị trí quản lý và thuộc về người thay thế. Khi các nhà quản lý được trao quyền hạn, họ sẽ phải chịu trách nhiệm về quyền hạn - đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công.

* Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức:

- Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới.

- Quyền hạn tham mưu: là điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là những lời khuyên chứ không phải là các quyết định cuối cùng.

- Quyền hạn chức năng: Là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phân khác.

Điều khiển tổ chức là quá trình chủ thể sử dụng quyền lực quản lý của mình để tác động lên hành vi của các phần tử trong tổ chức một cách có chủ đích để tổ chức đi đến mục tiêu. Ở chức năng này, chủ thể điều khiển phải thực hiện nhiệm vụ chính là ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định đó. Các học giả còn gọi chức năng này là chức năng lãnh đạo, chỉ đạo. Theo nghĩa này, chức năng lãnh đạo, chỉ đạo được hiểu như sau:

- Lãnh đạo là quá trình tác động đến con người sao cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiêu của tổ chức, bao gồm các hoạt động chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn, phối hợp ra lệnh và đi trước của người quản lý đối với các cá nhân, bộ phận thừa hành trong tổ chức.

- Chỉ đạo là quá trình tập hợp, liên kết các thành viên trong tổ chức; theo sát hoạt động của bộ máy, hướng dẫn, điều chỉnh công việc nhịp nhàng, động viên, khuyến khích, khen thưởng người lao động nhằm đạt mục tiêu của tổ chức.

Để thực hiện chức năng này, người quản lý phải ra quyết định, nếu chủ thể quản lý không ra quyết định tức là tự tước bỏ vai trò lãnh đạo, điều khiển của mình. Trong hoạt động thường ngày của tổ chức thì việc ra quyết định của người lãnh đạo mang tính thường nhật. Nhưng một quyết định không phải bao giờ cũng thực hiện được một cách dễ dàng do nhiều nguyên nhân khác nhau. Sự trục trặc này nếu không được giải quyết tốt thì sẽ gây hậu quả không tốt, thậm chí gây mất ổn định cho tổ chức, bởi vì mọi nội dung điều khiển đều liên quan trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức. Muốn thực hiện tốt chức năng này, người quản lý phải:

- Hiểu rõ con người trong tổ chức. Đây là nội dung đầu tiên hết sức quan trọng mà người quản lý phải nắm vững để có thể đưa ra các quyết định và lựa chon đúng các phương pháp quản lý.

- Đưa ra các quyết định lãnh đạo thích hợp.

- Xây dựng nhóm làm việc và làm việc với nhóm.

- Dự kiến các tình huống và tìm cách xử lý tốt các tình huống xảy ra.

- Giao tiếp và đàm phán tốt.

Tóm lại, điều khiển là chức năng quản lý trong đó người quản lý phải thường xuyên tiếp xúc, làm việc và tác động trực tiếp đến người lao động giúp họ thực hiện kế hoạch đã đề ra đạt kết quả cao nhất. Để làm tốt chức năng này người quản lý cần phải đạt được những yêu cầu sau:

- Có kinh nghiệm, có ý chí, có khả năng thực hiện, hướng dẫn, động viên và giúp đỡ người khác hoàn thành công việc.

- Biết lựa chọn việc nào làm trước, việc nào làm sau, biết định hướng, hỗ trợ và kiểm tra những việc ấy.

- Có khả năng làm việc với con người: biết giao tiếp với cấp dưới, biết làm cho người khác vừa tuân phục, vừa mến mộ mình.

- Có khả năng hiểu biết về con người nói chung, đặc biệt là những người trực tiếp làm việc với mình.

Theo Từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng, 2001 thì quyền lực là "Quyền định đoạt mọi công việc quan trọng về mặt chính trị và sức mạnh để bảo đảm việc thực hiện quyền ấy".

Theo TS Nguyễn Thanh Hội và TS Phan Thăng, trong cuốn Quản trị học thì "Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dùng cho nhà quản trị để tạo ra khả năng sử dụng những quyết định của họ thông qua việc trao cho họ quyền ra quyết định".

Theo các tác giả của Viện nghiên cứu hành chính trong cuốn Một số thuật ngữ hành chính, NXB Thế giới, 2000 thì: "Quyền lực là tiềm năng của một chủ thể để buộc các cá nhân, tổ chức khác phải phục tùng và hành động, xử sự theo ý chí của mình".

Theo các định nghĩa trên, quyền lực quản lý là mức độ, phạm vi chi phối và khống chế, cho phép của nhà quản lý đối với mọi phần tử trong một phạm vi nhất định của tổ chức.

Đã nói đến quyền lực quản lý là nói đến khả năng chi phối và khống chế của người này đối với người khác. Người có quyền quản lý được chi phối, khống chế người khác trong một lĩnh vực hoặc một mảng giới hạn các hoạt động nào đấy trong tổ chức. Người chịu tác động của quyền lực quản lý phải chấp hành sự tác động đó.

Quyền lực quản lý là có thực nếu chủ thể quản lý thực sự có khả năng sử dụng mức độ phạm vi chi phối và khống chế của mình đối với các đối tượng chịu sự tác động của họ. Nếu tác động của quyền lực quản lý không cho phép quản lý thì lúc này quyền lực quản lý chỉ là hình thức (không có thực quyền).

Quyền lực quản lý phải tương xứng với nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền lợi, thì nhà quản lý mới có thể dẫn dắt tổ chức phát triển có hiệu quả. Sự mất cân đối giữa quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ sẽ làm cho nhà quản lý thoái thác trách nhiệm, không hoàn thành nhiệm vụ hoặc tha hóa hệ thống, biến hệ thống thành "tài sản" của cá nhân người quản lý.

Quyền lực quản lý là phương tiện giúp nhà quản lý tập hợp, tổ chức mọi người trong tổ chức liên kết chặt chẽ với nhau tạo ra sức mạnh của tổ chức.

Quyền lực quản lý được hình thành từ sự phân công, phân cấp quản lý. Mỗi nhà quản lý có vai trò khác nhau, quyền lực và phạm vi quyền lực cũng khác nhau:

- Quyền lực tập trung là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức.

- Phân cấp quản lý là một loại hình tổ chức và hoạt động quản lý tạo nên các thành tố có thứ bậc khác nhau trong một tổ chức, mỗi cấp được giao nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm nhất định để phát huy tính tự chủ, năng động và sáng tạo của mình nhằm thực hiện một hay nhiều nhiệm vụ nào đó đạt hiệu quả cao nhất.

- Phân quyền trong quản lý là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người (hay một cấp quản lý) không thể đảm đương được mọi công việc quản lý.

- Ủy quyền trong quản lý là hành vi cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. Trong các tổ chức khác nhau, mức độ phân quyền sẽ khác nhau.

* Ủy quyền có các nguyên tắc:

+ Cấp trên ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp, không ủy quyền vượt cấp;

+ Ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được ủy quyền; quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủy quyền phải bảo đảm và gắn bó với nhau;

+ Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải xác định rõ ràng;

+ Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc;

+ Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt và luôn có sự kiểm tra.

* Quy trình ủy quyền:

+ Xác định những nhiệm vụ có thể ủy quyền và kết quả cần đạt được;

+ Lựa chọn con người và giao nhiệm vụ, quyền hạn;

+ Cung cấp các nguồn lực;

+ Duy trì các kênh thông tin, thiết lập hệ thống kiểm tra có năng lực;

+ Đánh giá kết quả việc ủy quyền.

- Phối hợp trong tổ chức là quá trình liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức. Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và bên ngoài tổ chức.

* Muốn phối hợp tốt trong tổ chức cần:

+ Xây dựng được các kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thông suốt giữa các bộ phận và các cấp quản lý;

+ Duy trì được mối liên hệ giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận riêng lẻ; các mối liên hệ giữa tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp.

* Các công cụ phối hợp:

+ Các kế hoạch và hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật;

+ Các cơ chế hoạt động và cơ chế giám sát;

+ Hệ thống thông tin, truyền thông.

Kiểm tra (controlling) là việc giúp nhà quản lý phát hiện các sai sót, các ách tắc của tổ chức trong quá trình hoạt động để có giải pháp xử lý, điều chỉnh, tận dụng các nguồn lực để sớm đưa tổ chức đạt đến mục tiêu. Chức năng kiểm tra là chức năng cơ bản và quan trọng của quản lý. Có nhiều định nghĩa về kiểm tra.

Theo Robert J.Mockers: "Kiểm tra trong quản trị là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện hoạt động điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã được sử dụng một cách hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu".

Nhiều tác giả đều thống nhất: "Kiểm tra trong quản lý là quá trình theo dõi giám sát, đo lường, đánh giá diễn biến và kết quả đạt được của các hoạt động, đồng thời tiến hành các biện pháp sửa chữa, uốn nắn, khắc phục những sai lệch cần thiết. Đó cũng là quá trình tự điều chỉnh của tổ chức".

Nếu tiếp cận theo góc độ lý thuyết thông tin thì kiểm tra là quá trình thiết lập mối liên hệ ngược (thông tin ngược) giữa người quản lý và đối tượng quản lý. Như vậy, kiểm tra là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động và là hệ thống phản hồi dự báo trước những kết quả có thể xảy ra.

2.4.2. Vai trò của chức năng kiểm tra:

Kiểm tra có vai trò quan trọng trong quá trình quản lý, là nhu cầu cơ bản để hoàn thành các quyết định quản lý. Kiểm tra còn giúp hoàn thiện các quyết định quản lý về nhiều mặt, khẳng định sự đúng sai của đường lối, chính sách, mục tiêu, cơ cấu, cơ chế của tổ chức. Ngoài ra, chức năng kiểm tra còn có các vai trò:

- Là nhu cầu khách quan của mọi thành viên để tránh sự đổ lỗi về trách nhiệm, đồng thời đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của người lãnh đạo;

- Giúp tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường (quan hệ cạnh tranh, hợp tác...), xác định chỗ đứng của tổ chức hiện tại, tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện, đổi mới, tìm ra chỗ đứng mới để hướng tới.

Có thể nói rằng "không có kiểm tra là không có quản lý".

- Kiểm tra phải dựa vào các chuẩn mực nhất định. Từ các chuẩn mực đã định sẵn, người kiểm tra dựa vào đó để kiểm tra các hoạt động của hệ thống. Chỉ dựa vào các chuẩn mực thì mới tránh được hiện tượng chủ quan trong kiểm tra.

- Kiểm tra phải chính xác. Mọi công tác kiểm tra phải có độ chuẩn xác nhất định. Hiệu quả của việc điều chỉnh phụ thuộc nhiều vào độ chuẩn xác của kiểm tra.

- Kiểm tra cần có độ đa dạng hợp lý. Để cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả, cần kết hợp kiểm tra theo mẫu và kiểm tra toàn bộ, kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất, kiểm tra chiều dọc và kiểm tra chiều ngang, kiểm tra từng mặt và kiểm tra toàn diện… Nguyên tắc này thể hiện khả năng, năng lực của các nhà quản lý. Mặt khác, cần tránh hiện tượng kiểm tra chồng chéo. Người đi kiểm tra thì "cửa quyền", sách nhiễu, người được kiểm tra thi "đối phó".

- Kiểm tra cần có trọng tâm, trọng điểm. Tùy thuộc vào năng lực kiểm tra và thực trạng hoạt động của hệ thống mà các nhà quản lý đưa ra những trọng tâm kiểm tra tại những trọng điểm nhất định nhằm vừa nâng cao hiệu quả kiểm tra, vừa tiết kiệm chi phí.

2.4.4. Nội dung chủ yếu của chức năng kiểm tra

Nhiệm vụ của kiểm tra trong các tổ chức là xác định, sửa chữa được những sai lệch trong hoạt động của tổ chức so với mục tiêu, kế hoạch và tìm kiếm các cơ hội, tiềm năng có thể để khai thác, hoàn thiện, cải tiến, đổi mới không ngừng hệ thống. Các nhà quản lý phải trả lời câu hỏi: kiểm tra cái gì, ở đâu, kiểm tra cần tiến hành thường xuyên đến mức nào v.v...

Nội dung kiểm tra là toàn bộ các yếu tố cần thiết và không thể bỏ qua trong hoạt động của tổ chức. Nội dung công tác kiểm tra cần tập trung vào những lĩnh vực, khu vực hoạt động thiết yếu, những điểm kiểm tra chủ yếu và những con người, những mối quan hệ có ảnh hưởng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Nội dung chính của công tác kiểm tra là:

- Kiểm tra quy chế hoạt động của tổ chức;

- Kiểm tra nghĩa vụ đã được giao của cá nhân;

- Kiểm tra đường lối, mục đích của tổ chức;

- Kiểm tra kết quả hoạt động của tổ chức về các mặt chuyên môn, tài chính, nhân sự, đối ngoại….;

- Kiểm tra các điển hình của tổ chức, bao gồm các điển hình tích cực và điển hình tiêu cực

- Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn kiểm tra: Là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và tổ chức phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ tổ chức hoạt động có hiệu quả. Các tiêu chuẩn của kiểm tra rất phong phú do tính đặc thù của tổ chức, sự đa dạng của các kế hoạch, các chương trình, các sản phẩm và dịch vụ.

- Đo lường và đánh giá sự thực hiện các hoạt động: Đo lường là để dự báo được những sai lệch trước khi chúng trở nên trầm trọng, để rút ra những kết luận đúng đắn về hoạt động và kết quả thực hiện cũng như nguyên nhân của những sai lệch. Việc đo lường được thực hiện bằng những công cụ khoa học hợp lý. Đánh giá là xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo luờng so với hệ tiêu chuẩn.

- Tiến hành điều chỉnh các hoạt động: Là những tác động bổ sung trong quá trình quản lý để khắc phục những sai lệch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động.

• 
  Theo quá trình hoạt động kiểm tra
  

- Kiểm tra đồng thời với các hoạt động đang diễn ra là kiểm tra kết quả của từng giai đoạn hoạt động.

- Kiểm tra phản hồi là kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã hoàn thành.

• 
  Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra
  

- Kiểm tra bộ phận, kiểm tra chuyên đề;

- Kiểm tra cá nhân.

• 
  Theo tần suất của các cuộc kiểm tra
  

- Kiểm tra định kỳ;

- Kiểm tra liên tục.

• 
  Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra
  

- Tự kiểm tra của cá nhân, bộ phận.

Mục đích của điều chỉnh trong quản lý là khơi thông các ách tắc, các trì tuệ của tổ chức, làm cho việc khai thác các tiềm năng, nguồn lực của tổ chức mang lại hiệu quả cao hơn.

Công tác điều chỉnh cũng chứa đựng lại mặt đối lập. Đó là điều chỉnh để tổ chức phát triển mạnh mẽ hơn và làm thay đổi trạng thái ổn định của tổ chức. Chính vì vậy, chỉ điều chỉnh khi thực sự cần thiết và mức độ điều chỉnh cũng có giới hạn nhất định để cho hệ thống không mất ổn định.

Việc điều chỉnh chỉ xảy ra ở mọi khâu, mọi chỗ trong hệ thống miễn là kết quả sau khi điều chỉnh phải tốt hơn lúc chưa điều chỉnh. Có thể điều chỉnh cơ cấu, điều chỉnh cơ chế, thậm chí điều chỉnh cả mục tiêu của tổ chức. Điều chỉnh tổ chức một cách thận trọng sẽ không làm cho tổ chức phát triển lệch hướng so với tôn chỉ mục đích ban đầu đặt ra.