CỘng hoà XÃ HỘi chủ nghĩa việt nam kho bạc nhà NƯỚC Độc lập Tự do Hạnh phúc

Quy trình thu, chi qua hệ thống TTSPĐT hàng ngày được thực hiện như sau:

Đối với giao dịch rút tiền mặt tại NHTM, kế toán nhập thêm chi tiết trên TABMIS (theo tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình TTSPĐT); đồng thời, hạch toán kế toán theo quy định tại quy trình này.

Trường hợp đúng, thanh toán viên chuyển kế toán trưởng phê duyệt theo quy trình quy định.

Trường hợp được phép hoàn thiện lệnh thanh toán, thì thanh toán viên kiểm tra và hoàn thiện thông tin, chuyển kế toán trưởng phê duyệt.

Trường hợp sai, thanh toán viên hủy lệnh và chuyển kế toán viên để thực hiện lại giao dịch.

Trường hợp có sự cố về kỹ thuật không thể thực hiện giao diện giữa hệ thống TABMIS (AP) và hệ thống TTSPĐT, thì căn cứ chứng từ gốc đã được duyệt do kế toán viên chuyển sang, thanh toán viên nhập trực tiếp đầy đủ các thông tin trên lệnh thanh toán vào chương trình TTSPĐT để xử lý, đảm bảo việc thanh toán cho các đơn vị giao dịch được kịp thời, nhanh chóng.

Bước 3: Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền (tại SGD hoặc KBNN huyện) kiểm soát lại thông tin của lệnh thanh toán trên chương trình TTSPĐT do thanh toán viên chuyển đến; nếu đảm bảo đúng theo quy định, thì kế toán trưởng ký chữ ký số và đẩy thông tin lệnh thanh toán đến Giám đốc hoặc người được ủy quyền; nếu không đảm bảo thì chuyển lệnh thanh toán đó lại cho thanh toán viên.

Bước 4: Giám đốc hoặc người được ủy quyền (tại SGD hoặc KBNN huyện) kiểm soát lại thông tin của lệnh thanh toán trên chương trình TTSPĐT do kế toán trưởng chuyển đến; nếu đảm bảo đúng theo quy định, thì ký chữ ký số và đẩy thông tin lệnh thanh toán sang Cổng trao đổi thông tin của KBNN; nếu không đảm bảo, thì chuyển lại lệnh thanh toán đó cho kế toán trưởng.

c. Tại Cổng trao đổi thông tin của KBNN:

Bước 5: Khi nhận được thông tin lệnh thanh toán đi do chương trình TTSPĐT chuyển đến, chương trình Cổng trao đổi thông tin của KBNN tự động chuyển đổi mẫu điện (Mẫu 01– TTSPĐT), ký chữ ký số của hệ thống KBNN trên lệnh thanh toán đi và truyền (online) thông tin lệnh thanh toán đó sang Cổng trao đổi thông tin của NHTM.

Trường hợp có sự cố kỹ thuật chưa khắc phục được ngay (KBNN không thể truyền chứng từ điện tử cho NHTM nơi mở tài khoản), nếu có nhu cầu giao dịch kịp thời, thì các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện) gửi chứng từ giấy đến NHTM để làm thủ tục thanh toán theo quy định hiện hành. Số liệu giao dịch bằng chứng từ giấy sẽ là số liệu thủ công nằm trong kết quả đối chiếu cuối ngày do NHTM gửi sang để KBNN thực hiện xác nhận đối chiếu trước khi quyết toán. Các đơn vị KBNN phải kiểm tra đầy đủ, chính xác các giao dịch điện tử và thủ công, tránh việc hạch toán hoặc thanh toán 2 lần, trước khi xác nhận đối chiếu.

Trường hợp KBNN huyện có nhu cầu lĩnh tiền mặt, thì KBNN huyện cũng gửi thông tin lệnh thanh toán đến NHTM nơi mở tài khoản (mẫu 01– TTSPĐT) tương tự như các lệnh thanh toán bằng chuyển khoản khác để NHTM nơi mở tài khoản làm thủ tục thanh toán tiền mặt cho người nhận tiền (khi người nhận tiền đến làm thủ tục nhận tiền tại ngân hàng).

1.2. Tại NHTM:

Khi nhận được lệnh thanh toán của các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện), Cổng trao đổi thông tin của NHTM tự động kiểm tra, xác thực chữ ký số, giải mã và tạo thông điệp để phản hồi xác nhận lệnh thanh toán đã thành công hay không thành công. Trường hợp thành công, thì NHTM xử lý lệnh thanh toán đó theo quy trình nội bộ của NHTM và hạch toán vào tài khoản thanh toán tương ứng của KBNN phát lệnh; ngược lại, NHTM thông báo cho KBNN xem xét nguyên nhân và gửi lại lệnh thanh toán.

Mỗi khi nhận được các lệnh chuyển tiền vào tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của KBNN (SGD hoặc KBNN huyện), NHTM nơi KBNN mở tài khoản làm thủ tục chuyển tiền vào tài khoản tương ứng của KBNN; đồng thời, hạch toán ngay vào tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của KBNN và truyền trực tuyến toàn bộ thông tin, dữ liệu về khoản thu đó đến Cổng trao đổi thông tin của KBNN (qua Cổng trao đổi thông tin của NHTM).

- Trường hợp không thành công, thì chương trình Cổng trao đổi thông tin của KBNN tự động tạo thông điệp phản hồi đến Cổng trao đổi thông tin của NHTM (nhận điện thanh toán không thành công) để NHTM kiểm tra và gửi lại theo quy định.

- Trường hợp thành công, thì chương trình Cổng trao đổi thông tin của KBNN tự động tạo thông điệp để phản hồi thông tin đến Cổng trao đổi thông tin của NHTM (nhận điện thanh toán đã thành công); đồng thời, căn cứ vào cấu trúc dữ liệu lệnh thanh toán để tự động xác định và phân loại số phát sinh thu thành các loại lệnh thanh toán: (1) Số phát sinh thu trên tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của SGD; (2) Số phát sinh thu NSNN trên tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của KBNN huyện; (3) Số phát sinh thu khác (không phải thu NSNN) trên tài khoản thanh toán của KBNN huyện. Sau đó, chương trình Cổng trao đổi thông tin của KBNN tự động xử lý như sau:

+ Loại lệnh thanh toán (2): Được truyền tự động (online) đến chương trình TCS tại các KBNN huyện tương ứng, nơi có phát sinh các khoản thu NSNN.

Các bước tiếp theo được thực hiện theo quy định tại khoản 2 điều 5 Thông tư số 85/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính về hướng dẫn quy trình tổ chức phối hợp thu NSNN giữa KBNN – Tổng cục Thuế - Tổng cục Hải quan và các NHTM và các văn bản hướng dẫn của KBNN.

+ Loại lệnh thanh toán (1) và (3): Được truyền tự động (online) đến chương trình TTSPĐT tại SGD hoặc KBNN huyện tương ứng, nơi có phát sinh khoản thu.

Trường hợp cần làm rõ thêm thông tin về lệnh thanh toán đến, KBNN (SGD hoặc KBNN huyện) tạo điện tra soát (Mẫu 02 – TTSPĐT) từ chương trình TTSPĐT và gửi đến NHTM nơi mở tài khoản (thông qua Cổng trao đổi thông tin của KBNN). Căn cứ yêu cầu tra soát của KBNN, NHTM nơi KBNN mở tài khoản tạo điện tra soát trả lời (Mẫu 03 – TTSPĐT) gửi KBNN nơi có đề nghị trả soát (thông qua Cổng trao đổi thông tin của NHTM).

Các bước tiếp theo đối với lệnh thanh toán (1) và (3) được xử lý như sau:

b. Tại hệ thống TTSPĐT:

Bước 2: Thanh toán viên (tại SGD hoặc KBNN huyện) vào chương trình TTSPĐT tại đơn vị mình để nhận và kiểm tra thông tin lệnh thanh toán, thực hiện việc hoàn thiện và đề xuất phương án hạch toán, chuyển kế toán trưởng kiểm soát.

Trường hợp cần tra soát, thanh toán viên tạo điện tra soát (như đã nêu tại bước 1). Sau khi tra soát, nếu lệnh thanh toán vẫn chưa đủ căn cứ để hạch toán đúng, thanh toán viên chọn hạch toán chờ xử lý theo quy định.

Trường hợp có sự cố về giao diện giữa chương trình TTSPĐT – TABMIS (GL), thì thanh toán viên căn cứ liên chứng từ phục hồi chuyển đổi từ chứng từ điện tử được in từ chương trình TTSPĐT để nhập trực tiếp vào TABMIS (GL). Quy trình kiểm soát các lệnh thanh toán này được thực hiện theo quy định hiện hành về nhập giao dịch trong TABMIS (GL).

Sau khi đã khắc phục xong sự cố về giao diện giữa chương trình TTSPĐT – TABMIS (GL), thì thanh toán viên, kế toán trưởng cần phải kiểm tra và rà soát toàn bộ các chứng từ đã được nhập trực tiếp vào TABMIS (GL) trước khi chạy chương trình giao diện TTSPĐT – TABMIS (GL) để tránh việc hạch toán hai lần một chứng từ vào TABMIS (GL).

c. Tại hệ thống TABMIS (GL):

Bước 5: Các lệnh bút toán giao diện từ TTSPĐT vào TABMIS (GL) ở trạng thái “đã kiểm soát”. Kế toán (tại SGD hoặc KBNN huyện) in sổ và kiểm tra số liệu kế toán, thanh toán theo quy định về giao dịch trên TABMIS (GL).

3. Đối với các lệnh quyết toán tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN:

Sau thời gian “cut off time” và sau khi đã đối chiếu số liệu lần 1 khớp đúng giữa KBNN và NHTM nơi mở tài khoản, thì NHTM làm thủ tục kết chuyển số phát sinh thu, số phát sinh chi tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN (SGD và KBNN huyện) về tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM; đồng thời, gửi ngay các lệnh báo nợ, báo có tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu này cho KBNN (thông qua Cổng trao đổi thông tin của NHTM).

Các bước xử lý tại KBNN được thực hiện như sau:

3.1. Tại Cổng trao đổi thông tin của KBNN:

Cổng trao đổi thông tin xử lý tương tự như bước 1 nêu tại điểm 2.2 khoản 2 mục I phần B quy trình này.

Căn cứ vào cấu trúc dữ liệu lệnh thanh toán để tự động xác định và phân loại các lệnh báo nợ, báo có (Mẫu 05, 06 – TTSPĐT) thành các loại lệnh thanh toán: (4) lệnh báo nợ, báo có về việc quyết toán cuối ngày tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của SGD/KBNN huyện; (5) lệnh báo nợ, báo có tài khoản tiền gửi của SGD (về việc nhận các khoản quyết toán cuối ngày tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của SGD hoặc KBNN huyện về tài khoản tiền gửi của SGD). Sau đó, chương trình Cổng trao đổi thông tin của KBNN truyền tự động (online) các lệnh báo nợ, báo có đó đến chương trình TTSPĐT tại SGD hoặc KBNN huyện tương ứng.

3.2. Tại KBNN huyện:

Căn cứ vào các lệnh quyết toán (báo nợ, báo có) tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của mình và kết quả đối chiếu các lệnh quyết toán theo quy định tại khoản 4 mục I Phần B Quy trình này, thanh toán viên, kế toán viên và kế toán trưởng KBNN huyện nhận và xử lý các lệnh quyết toán tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu theo các bước 2, 3, 4 và 5 nêu tại điểm 2.2 khoản 2 mục I phần B Quy trình này; đồng thời, in các lệnh quyết toán làm chứng từ kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ theo quy định.

Được thực hiện tương tự như đối với KBNN huyện.

Thanh toán viên tại SGD nhận các lệnh quyết toán do NHTM chuyển đến (Qua cổng trao đổi thông tin), kết xuất Bảng kê lệnh báo Nợ/báo Có tài khoản tiền gửi SGD (Mẫu 15, 16- TTSPĐT), kiểm tra, đối chiếu giữa các lệnh quyết toán với Bảng kê, thực hiện hạch toán kế toán theo Bảng kê (không xử lý từng lệnh thanh toán) theo quy định về hạch toán kế toán tại Quy trình này, chuyển kế toán trưởng kiểm soát và xử lý theo quy định.

- Thời gian truyền nhận và đối chiếu chứng từ TTSPĐT giữa KBNN – NHTM nơi mở tài khoản được thực hiện theo quy định tại khoản 8 mục III phần A quy trình này.

- Phạm vi đối chiếu: Giữa KBNN với NHTM nơi mở tài khoản (tài khoản tiền gửi, tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu), cụ thể:

+ SGD thực hiện đối chiếu với Hội sở chính NHTM.

+ KBNN huyện thực hiện đối chiếu với chi nhánh NHTM nơi mở tài khoản.

- Thông tin dữ liệu đối chiếu trong 1 ngày: Là toàn bộ các lệnh thanh toán (lệnh thanh toán; MT900; MT910); điện yêu cầu tra soát và điện trả lời tra soát (MT195; MT196); bảng kê đối chiếu số liệu; bảng kê đối chiếu điện tra soát đã truyền đi hoặc nhận đến từ sau giờ “cut off time” của ngày làm việc hôm trước đến trước giờ “cut off time” của ngày làm việc hiện tại

Trường hợp KBNN có thực hiện các khoản chi bằng chứng từ giấy (do có sự cố kỹ thuật), thì NHTM phải truyền toàn bộ các chứng từ đã chi cho KBNN (bao gồm cả các khoản chi bằng chứng từ điện từ và bằng chứng từ giấy) thể hiện trên Bảng kê đối chiếu số liệu lần 1 (Mẫu 07a – TTSPĐT). Các đơn vị KBNN phải phối hợp với NHTM nơi mở tài khoản để thực hiện đối chiếu, đảm bảo khớp đúng số liệu hạch toán giữa 2 bên (bao gồm cả các khoản chi bằng chứng từ điện tử và bằng chứng từ giấy).

- Dữ liệu ngày cuối tháng, ngày cuối năm giữa KBNN và NHTM nơi mở tài khoản phải khớp đúng cả số phát sinh và số dư tài khoản.

- Số dư trên tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu, tài khoản tiền gửi của SGD và các KBNN huyện vào cuối ngày, cuối tháng và cuối năm sau khi thực hiện đối chiếu phải được NHTM nơi mở tài khoản và KBNN xác nhận, ký chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ điện tử (Điện sao kê tài khoản của KBNN theo Mẫu số 10 – TTSPĐT).

b. Giữa các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện):

Vụ Kế toán nhà nước quản lý tình trạng đối chiếu và quyết toán toàn hệ thống; làm trung gian đối chiếu số liệu quyết toán tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện), đảm bảo:

- Số liệu kết chuyển, quyết toán cuối ngày tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu tại KBNN huyện phải khớp đúng với số liệu nhận kết chuyển trên tài khoản tiền gửi tại SGD (chi tiết theo từng loại tài khoản tương ứng tại từng KBNN huyện).

- Quản lý tình trạng đối chiếu với NHTM của các đơn vị KBNN trong toàn hệ thống. Giám sát tình trạng đối chiếu cuối cùng của các lần đối chiếu giữa các đơn vị KBNN và NHTM, đảm bảo đầy đủ, chính xác.

- Việc đối chiếu phải đảm bảo hoàn thành ngay trong ngày làm việc; trường hợp có trục trặc kỹ thuật chưa thể xử lý ngay trong ngày được, thì phải được hoàn thành vào ngày làm việc kế tiếp và thực hiện cho từng ngày riêng biệt.

4.2. Nội dung đối chiếu:

a. Giữa KBNN và NHTM nơi mở tài khoản:

- Nội dung đối chiếu các lệnh thanh toán phải bao gồm đầy đủ các chỉ tiêu thông tin chi tiết trên bảng kê đối chiếu số liệu lần 1 và lần 2 đối với tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của KBNN (Mẫu 07a – TTSPĐT; 07b – TTSPĐT); mẫu bảng kê đối chiếu số liệu tài khoản tiền gửi của SGD (Mẫu 08 – TTSPĐT).

Lưu ý: Việc đối chiếu các thông tin, dữ liệu chi tiết khác trên chứng từ thu NSNN (như mục lục ngân sách, tài khoản hạch toán,…) được truyền/nhận giữa KBNN với NHTM vẫn được các đơn vị KBNN và NHTM thực hiện theo quy trình hiện hành về tổ chức phối hợp thu NSNN được quy định tại Thông tư số 85/2011/TT-BTC.

- Nội dung đối chiếu điện yêu cầu tra soát, điện trả lời tra soát bao gồm đầy đủ các chỉ tiêu chi tiết trên mẫu Bảng tổng hợp kết quả đối chiếu số liệu lần 1 (Mẫu số 13 – TTSPĐT)

- Tổng số món, tổng số tiền, số tiền chi tiết trên từng chứng từ báo nợ tài khoản tiền gửi của SGD, chi tiết theo từng đơn vị KBNN và tương ứng với từng tài khoản thanh toán; tại KBNN (SGD, KBNN huyện) là chứng từ báo có tài khoản thanh toán về việc kết chuyển, quyết toán cuối ngày.

- Tổng số món, tổng số tiền, số tiền chi tiết trên từng chứng từ báo có tài khoản tiền gửi của SGD, chi tiết theo từng từng đơn vị KBNN và tương ứng với từng tài khoản (tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu); tại KBNN (SGD, KBNN huyện) là chứng từ báo nợ tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu về việc kết chuyển, quyết toán cuối ngày.

4.3. Quy trình đối chiếu và quyết toán giữa KBNN và NHTM:

a. Tài khoản thanh toán và tài khoản chuyên thu của KBNN:

Việc đối chiếu số liệu đối với tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của KBNN được thực hiện 2 lần/1 ngày, cụ thể:

- Lần 1 (tại thời điểm “cut off time”): Đối chiếu số phát sinh trên tài khoản:

Đối chiếu đảm bảo khớp đúng tổng số món, tổng số tiền và số tiền chi tiết theo từng món thu (bao gồm cả thu NSNN và thu khác vào tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN), chi trong ngày đến thời điểm “cut off time” trên tài khoản thanh toán giữa KBNN với NHTM nơi mở tài khoản (nội dung đối chiếu chi tiết theo Mẫu số 07a - TTSPĐT).

Thông tin dữ liệu về các giao dịch thu NSNN được thực hiện đối chiếu bằng chương trình TCS; thông tin dữ liệu về các giao dịch thu khác, giao dịch chi của KBNN được đối chiếu bằng chương trình thanh toán song phương. Trường hợp có phát sinh sai lệnh, thì xử lý theo quy trình của từng chương trình. Sau khi đối chiếu, chương trình TCS chuyển kết quả đối chiếu sang ứng dụng thanh toán song phương để tổng hợp, chuyển kết quả xác nhận đối chiếu tổng hợp sang NHTM thông qua chương trình TTSPĐT.

- Lần 2: Đối chiếu số liệu lệnh quyết toán:

Thực hiện sau khi NHTM quyết toán và kết chuyển cuối ngày tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của SGD và KBNN huyện.

Đối chiếu đảm bảo khớp đúng số phát sinh về việc quyết toán và kết chuyển cuối ngày tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của SGD và các KBNN huyện; số dư cuối ngày tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của SGD và các KBNN huyện sau khi thực hiện quyết toán (nội dung đối chiếu chi tiết theo Mẫu số 07b - TTSPĐT đính kèm).

Quy trình đối chiếu được thực hiện như sau:

* Đối chiếu số liệu lần 1:

Sau thời điểm “cut off time”, NHTM nơi KBNN mở tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu lập và gửi các bảng kê đối chiếu (Mẫu số 07a – TTSPĐT) đến KBNN qua Cổng trao đổi thông tin của NHTM. Quy trình xử lý tiếp theo tại KBNN như sau:

Tại chương trình ứng dụng TCS, kế toán thu thực hiện việc đối chiếu số liệu thu NSNN theo quy trình đối chiếu số liệu trên TCS, xử lý các chênh lệch (nếu có); sau đó, chuyển kết quả đối chiếu sang chương trình TTSPĐT.

Trên cơ sở kết quả đối chiếu của số liệu TTSPĐT và kết quả đối chiếu của TCS, Thanh toán viên tạo Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 1 từ chương trình TTSPĐT chuyển kế toán trưởng phê duyệt để gửi cho NHTM nơi mở tài khoản (thông qua Cổng trao đổi thông tin của KBNN); trong đó, trường hợp đối chiếu chưa khớp đúng, thì thanh toán viên cần chỉ rõ thông tin, dữ liệu chứng từ thanh toán nào chưa khớp đúng và phối hợp với NHTM nơi mở tài khoản để xử lý.

Bước 3: Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền (tại SGD hoặc KBNN huyện) kiểm soát Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 1 trên chương trình TTSPĐT và Bảng tổng hợp kết quả đối chiếu số liệu lần 1 do thanh toán viên chuyển đến; nếu phù hợp, thì ký phê duyệt Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 1 trên chương trình TTSPĐT để chuyển sang NHTM nơi mở tài khoản (thông qua Cổng trao đổi thông tin của KBNN); nếu không phù hợp, thì chuyển lại cho thanh toán viên.

Việc phối hợp xử lý chênh lệch được thực hiện theo nguyên tắc:

+ Trường hợp dữ liệu của NHTM nơi mở tài khoản là đúng, thì căn cứ thư trả lời tra soát của NHTM hoặc các biên bản xử lý, thanh toán viên KBNN phối hợp cán bộ kỹ thuật hoặc tự kiểm tra và điều chỉnh lại dữ liệu của mình; sau đó, lập và gửi lại phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 1 cho NHTM nơi mở tài khoản theo quy trình trên.

+ Trường hợp dữ liệu của NHTM nơi mở tài khoản sai, thì NHTM lập và gửi lại các bảng kê đối chiếu; sau đó, hai bên cùng phối hợp đối chiếu lại theo quy trình nêu trên.

Sau đó, Cổng trao đổi thông tin của NHTM kiểm tra, xác thực chữ ký số, giải mã và tạo thông điệp phản hồi xác nhận việc nhận Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 1 thành công hay không thành công.

Sau khi đối chiếu khớp đúng giữa dữ liệu về số thu, chi qua Cổng trao đổi thông tin của KBNN với NHTM, hàng ngày, các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện) phải kịp thời thực hiện kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo khớp đúng giữa số thu, chi trên chương trình TTSPĐT, TCS với sổ chi tiết các tài khoản chuyên thu, tài khoản thanh toán, tài khoản tiền gửi được hạch toán tại TABMIS (chi tiết tổng số món, tổng số tiền, số tiền từng món thu, chi…) theo chế độ quy định.

Trường hợp có sai lệch, cần phối hợp kịp thời với NHTM hoặc KBNN (TW) để tìm biện pháp giải quyết.

* Đối chiếu số liệu lần 2:

Sau khi đã đối chiếu khớp đúng số liệu lần 1, theo Giấy ủy quyền của KBNN (Phụ lục số 02 – TTSPĐT), NHTM nơi KBNN mở tài khoản tự động làm thủ tục kết chuyển số phát sinh chi, số phát sinh thu trên tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN về tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM theo đúng nguyên tắc quy định tại khoản 7 mục III phần A quy trình này; đồng thời, hạch toán và truyền đầy đủ, kịp thời các chứng từ về việc kết chuyển, quyết toán tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu (chứng từ báo nợ hoặc báo có theo Mẫu 05, 06 – TTSPĐT) và “Bảng kê đối chiếu số liệu lần 2” (mẫu 07c - TTSPĐT) của từng đơn vị KBNN về cho KBNN (thông qua Cổng trao đổi thông tin của KBNN). Quy trình xử lý tại KBNN được thực hiện như sau:

+ Thực hiện đối chiếu lệnh quyết toán trên ứng dụng, tạo “Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 2” từ chương trình TTSPĐT (Mẫu 07c - TTSPĐT). Nếu đối chiếu chưa khớp đúng, thì thanh toán viên cần chỉ rõ thông tin, dữ liệu chứng từ thanh toán nào chưa khớp đúng và phối hợp với Vụ KTNN, Cục CNTT và NHTM để xử lý.

Sau khi đã đối chiếu khớp đúng số liệu với NHTM nơi mở tài khoản, thanh toán viên KBNN in 1 liên “Bảng kê đối chiếu số liệu lần 2” chuyển đổi từ dữ liệu điện tử chuyển kế toán trưởng để kiểm soát cùng với “Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 2”.

+ In phục hồi từ dữ liệu điện tử 1 liên chứng từ báo nợ, 1 liên chứng từ báo có về việc quyết toán tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu (Lệnh quyết toán chi, Lệnh quyết toán thu), hạch toán kế toán, chuyển kế toán trưởng làm căn cứ kiểm soát và phê duyệt trên chương trình (thanh toán viên chỉ in phục hồi chứng từ sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng với NHTM nơi mở tài khoản).

- Kiểm soát lại “Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 2” do thanh toán viên chuyển đến; nếu phù hợp, thì phê duyệt “Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 2” trên chương trình TTSPĐT để chuyển sang NHTM nơi mở tài khoản (thông qua Cổng trao đổi thông tin của KBNN); nếu không phù hợp, thì chuyển lại cho thanh toán viên.

- Kiểm soát chứng từ báo nợ, báo có về việc quyết toán cuối ngày tài khoản thanh toán (hoặc tài khoản chuyên thu) trên chương trình với chứng từ in phục hồi do thanh toán viên chuyển đến. Nếu đúng, ký phê duyệt chứng từ trên chương trình; nếu sai, chuyển lại thanh toán viên để xử lý.

Bước 4: Sau khi kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kiểm soát và ký duyệt các chứng từ báo nợ, báo có về việc quyết toán tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu, thanh toán viên chạy chương trình giao diện giữa TTSPĐT – TABMIS (GL) để đẩy thông tin, dữ liệu lệnh thanh toán báo nợ, báo có từ chương trình TTSPĐT vào hệ thống TABMIS (GL); đồng thời, lưu liên chứng từ báo nợ, báo có (liên chứng từ được in phục hồi) để làm căn cứ hạch toán.

Trường hợp kế toán trưởng từ chối phê duyệt, thì thanh toán viên thực hiện đối chiếu và đệ trình phê duyệt lại theo các bước nêu trên.

SGD thực hiện truyền, nhận và xử lý các chứng từ báo nợ, báo có phát sinh trên tài khoản tiền gửi của mình với Hội sở chính NHTM (khi nhận kết chuyển quyết toán tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của các KBNN huyện và của bản thân SGD) tương tự như quy trình báo nợ, báo có khi quyết toán các tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu (chỉ khác hạch toán vào tài khoản tiền gửi, thay vì hạch toán vào tài khoản thanh toán/tài khoản chuyên thu). Việc hạch toán kế toán căn cứ vào Bảng kê lệnh báo Nợ/Có do thanh toán viên SGD thực hiện gom (từng lần) trên cơ sở các Lệnh quyết toán do NHTM chuyển tới.

Việc đối chiếu toàn bộ các lệnh báo nợ, báo có tài khoản tiền gửi giữa SGD với Hội sở chính NHTM được thực hiện như sau:

* Hội sở chính NHTM: Cuối ngày, sau khi đã nhận được toàn bộ các khoản kết chuyển và quyết toán tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN (SGD và KBNN huyện), Hội sở chính NHTM lập và truyền bảng kê đối chiếu số liệu tài khoản tiền gửi (Mẫu số 08 – TTSPĐT) cho SGD để đối chiếu và xác nhận số liệu (qua Cổng trao đổi thông tin của NHTM).

* Quy trình xử lý tiếp theo tại SGD:

- Tại Cổng trao đổi thông tin của KBNN:

Bước 1: Quy trình nhận bảng kê số 08 – TTSPĐT được thực hiện tương tư như bước 1 điểm 2.2 khoản 2 mục I phần B quy trình này.

- Tại chương trình TTSPĐT:

Bước 2: Thanh toán viên tại SGD vào chương trình TTSPĐT để nhận bảng kê số 08a – TTSPĐT; thực hiện đối chiếu với các chứng từ báo nợ, báo có về việc đã nhận số kết chuyển, quyết toán cuối ngày các tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của các đơn vị KBNN (của bản thân SGD và các KBNN huyện) vào tài khoản tiền gửi của SGD, đảm bảo khớp đúng tổng số món, tổng số tiền, số tiền từng món và chi tiết theo từng đơn vị KBNN (SGD và các KBNN huyện).

Sau đó, thanh toán viên tạo Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu tài khoản tiền gửi của SGD từ chương trình TTSPĐT chuyển kế toán trưởng phê duyệt để gửi cho Hội sở chính NHTM nơi mở tài khoản. Trong đó, trường hợp đối chiếu chưa khớp đúng, thì thanh toán viên cần chỉ rõ thông tin, dữ liệu nào chưa khớp đúng giữa 2 bên và phối hợp với Hội sở chính NHTM để xử lý theo quy trình tương tự như đã nêu tại bước 2 của quy trình đối chiếu số liệu lần 1.

Trường hợp kế toán trưởng từ chối phê duyệt, thì thanh toán viên kiểm tra và rà soát lại, sau đó thực hiện đối chiếu và đệ trình phê duyệt lại theo các bước nêu trên.

Căn cứ trạng thái và kết quả đối chiếu của các đơn vị KBNN, Vụ Kế toán nhà nước (Phòng Thanh toán) tổ chức và đối chiếu số liệu kết chuyển quyết toán cuối ngày các tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của các đơn vị KBNN về tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM, kiểm tra, giám sát và quản lý công tác đối chiếu, đảm bảo kỷ luật thanh toán, đối chiếu được thực hiện kịp thời, đầy đủ, chính xác trên toàn hệ thống trong từng ngày riêng biệt.

Cuối ngày, cán bộ Vụ Kế toán nhà nước (Phòng Thanh toán) vào chương trình TTSPĐT để kết xuất “Kết quả đối chiếu truyền tin giữa 2 hệ thống KBNN và ngân hàng” (Mẫu 19- TTSPĐT) và “Báo cáo kết quả quyết toán tài khoản thanh toán song phương với NHTM trong hệ thống KBNN” (Mẫu 20-TTSPĐT), kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp đúng giữa tổng số chuyển đi với tổng số nhận về tại SGD, chi tiết theo từng KBNN, từng loại tài khoản (tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu) và từng loại lệnh chuyển thu, lệnh chuyển chi. Sau khi đã đối chiếu khớp đúng, cán bộ phòng thanh toán chuyển lãnh đạo phòng để kiểm tra và ký duyệt báo cáo, lưu trữ theo quy định.

Trường hợp có sai lệch giữa số chuyển đi tại KBNN huyện và số nhận về tại SGD, thì cán bộ Vụ Kế toán nhà nước báo cáo Lãnh đạo Phòng Thanh toán để thông báo cho SGD và KBNN huyện (nơi có phát sinh sai lệch), phối hợp với NHTM nơi mở tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.

Đối với các đơn vị chưa thực hiện đầy đủ quy trình đối chiếu, quyết toán trong ngày, Vụ Kế toán nhà nước (Phòng Thanh toán) cần phối hợp, giám sát theo dõi và đôn đốc để đơn vị thực hiện kịp thời vào ngày hôm sau, cho đến khi các trạng thái đối chiếu và quyết toán được đóng, đảm bảo an toàn, chính xác.

Các đơn vị KBNN thực hiện việc đối chiếu số liệu giữa chương trình TTSPĐT với TABMIS, đảm bảo đầy đủ, khớp đúng theo quy định.