Chương VI: CÔNG TÁC LƯU TRỮ - 6.3.2 Quá trình chỉnh lý tài liệu
- 1 Chuẩn bị chỉnh lý: Bao gồm các công việc:
- Nghiên cứu và viết lịch sử đơn vị hình thành phông bao gồm:
- Tên gọi chính xác của đơn vị hình thành phông và những thay đổi tên gọi (nếu có).
- Ngày tháng bắt đầu và ngừng hoạt động của đơn vị hình thành phông.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị hình thành phông.
- Những điều kiện và nguyên nhân việc giải thể sáp nhập của đơn vị hình thành phông.
- Vị trí của đơn vị hình thành phông trong bộ máy nhà nước.
- Cơ cấu tổ chức và những thay đổi về cơ cấu tổ chức trong quá trình hoạt động của đơn vị thành phông.
- Nghiên cứu và viết lịch sử của phông.
- Khối lượng tài liệu của phông.
- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông.
- Ngày tháng nộp lưu trữ, ai nộp? Số lượng tài liệu của từng đơn vị tổ chức? Mức độ hoàn chỉnh của tài liệu?
- Tình trạng tài liệu của phông hiện nay? Đã tiến hành loại, huỷ tài liệu khi nào? Số lượng loại huỷ là bao nhiêu? Ngày tháng, kết quả kiểm tra số lượng tài liệu? Có bộ phận tài liệu nào còn giữ ở các phông hoặc các lưu trữ khác không?
Chương VI: CÔNG TÁC LƯU TRỮ - 2. Các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu
- Bước 1: Phân chia tài liệu của phông
- Bước 2: Xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý:
- Bước 3:Biên mục hồ sơ
- Bước 4: Sắp xếp tài liệu vào cặp hoặc hộp đựng tài liệu và sắp xếp lên giá, tủ đưa vào lưu trữ.
Chương VI: CÔNG TÁC LƯU TRỮ - 6.4. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
- 6.4.1 Khái niệm, nguyên tắc của xác định tài liệu
- 1 Khái niệm
- Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan theo giá trị về mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác của tài liệu từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho lưu trữ nhà nước.
- Xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích lựa chọn các tài liệu có giá trị để bảo quản.
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |
