Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký, lưu trữ dữ liệu về hộ tịch bước đầu được triển khai ở một số địa phương

Hầu hết các xã, phường, thị trấn trong cả nước đã có hệ thống máy tính kết nối mạng Internet phục vụ cho việc tra cứu các văn bản hộ tịch, cũng như nghiên cứu các thông tin phục vụ cho công việc hàng ngày; việc khai thác thông tin để phục vụ cho công tác qua các trang thông tin điện tử ngày càng được các công chức Tư pháp - Hộ tịch sử dụng và đã đem lại lợi ích thiết thực trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Một số địa phương đã xây dựng phần mềm quản lý hộ tịch sử dụng ở cả 3 cấp (tỉnh, huyện, xã), nhiều địa phương cũng đã thí điểm triển khai thực hiện tại một số địa bàn trong địa phương, số địa phương khác cũng bắt đầu xúc tiến công việc này (xem bản phụ lục 6 đính kèm).

Công tác hộ tịch có yếu tố nước ngoài đã có những chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng được yêu cầu quản lý Nhà nước cũng như đăng ký các việc hộ tịch phát sinh giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài, đặc biệt trong lĩnh vực đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam với công dân nước ngoài. Chất lượng các đôi kết hôn được nâng lên rõ rệt, chị em đã chủ động tìm hiểu và lựa chọn người chồng nước ngoài theo ý muốn của mình. Qua thủ tục phỏng vấn đã từ chối những trường hợp đăng ký kết hôn do vi phạm các quy định đã nêu trong Chỉ thị số 03/2005/CT-TTg và Nghị định số 69/2006/NĐ-CP⁵. Cũng qua thủ tục phỏng vấn, chị em đã phải học ngoại ngữ, tìm hiểu về nhân thân của người chồng tương lai và các phong tục, tập quán của nước mà họ chuẩn bị đến làm dâu... Ở một số địa phương do có sự phối hợp đồng bộ giữa Sở Tư pháp và Trung tâm hỗ trợ kết hôn thuộc Hội liên hiệp phụ nữ tỉnh/thành phố nên nhiều trường hợp chị em trước khi làm thủ tục đăng ký kết hôn đã đến với các Trung tâm hỗ trợ kết hôn để được tư vấn đầy đủ về mặt tâm lý, văn hóa, pháp luật, phong tục tập quán; dạy nấu ăn, dạy ngôn ngữ..., từ đó giúp họ có vốn kiến thức nhất định khi ra nước ngoài. Số chị em đã kết hôn bằng lòng với cuộc sống của mình với chồng, với gia đình chồng ở nước ngoài chiếm tỷ lệ khá cao (trên 75%).

Qua tổng hợp số liệu báo cáo của các Sở Tư pháp, thì từ năm 1995 đến năm 2010 đã giải quyết 257.555 trường hợp kết hôn có yếu tố nước ngoài (bao gồm cả số trường hợp công nhận việc kết hôn của công dân Việt Nam đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài). Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài từ năm 1998 đến năm 2010 là 25.721 trường hợp.

8. Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện

Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đối với công dân Việt Nam ở nước ngoài đã được Bộ Ngoại giao quan tâm, coi đó là một trọng tâm của hoạt động lãnh sự trong tình hình mới. Giữa Bộ Ngoại giao và Bộ Tư pháp đã xây dựng mối quan hệ phối hợp chặt chẽ, hiệu quả trong xây dựng thể chế về hộ tịch, bảo đảm hướng dẫn thống nhất việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện. Không chỉ là số lượng, chất lượng đội ngũ viên chức lãnh sự cũng được Bộ Ngoại giao quan tâm, bồi dưỡng: mỗi năm, đã tổ chức ít nhất 01 khóa bồi dưỡng nghiệp vụ lãnh sự (trong đó có nghiệp vụ về hộ tịch) cho cán bộ lãnh sự đi công tác nhiệm kỳ tại các Cơ quan đại diện.

Bộ Ngoại giao cũng đã chỉ đạo các Cơ quan đại diện thống nhất sử dụng sổ, biểu mẫu do Bộ Tư pháp in và phát hành theo đúng quy định của pháp luật. Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch bằng giấy (sổ hộ tịch) lưu tại các Cơ quan đại diện và tại Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) đã phục vụ cho việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh, cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch cho công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại các Cơ quan đại diện.

9. Khẳng định vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác hộ tịch đối với công tác quản lý nhà nước và bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân

9.1. Vị trí, vai trò và tầm quan trọng đối của công tác hộ tịch đối với công tác quản lý nhà nước

Công tác hộ tịch đã góp phần tích cực trong quản lý nhà nước, phục vụ đắc lực cho các cấp, các ngành hữu quan trong hoạch định và xây dựng các chính sách và kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội phù hợp, sát với tình hình thực tế như các chính sách về dân số, phân bổ dân cư, chia tách, sáp nhập địa giới hành chính… Ngoài ra, bảo đảm chính xác thông tin đăng ký hộ tịch còn giúp cho việc xác định độ tuổi (tuổi tham gia nghĩa vụ quân sự, tuổi chịu trách nhiệm hình sự, tuổi vào các cấp học, tuổi công tác ...), nhóm tuổi, số con trong gia đình, khoảng cách giữa các lần sinh, từ đó giúp cho việc thống kê số nhân khẩu, phổ cập giáo dục; số liệu về đăng ký hộ tịch còn phục vụ cho an sinh xã hội như việc cấp thẻ bảo hiểm y tế miễn phí cho trẻ em dưới 6 tuổi; ngoài ra, số liệu đăng ký hộ tịch cũng là cơ sở để các cấp chính quyền địa phương xây dựng kế hoạch đầu tư kết cấu hạ tầng như xây dựng trường học, công trình phúc lợi...

9.2. Bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân

Việc đăng ký hộ tịch đã tạo cơ sở pháp lý bảo đảm một số quyền nhân thân cơ bản của cá nhân (như quyền đối với họ tên, quyền thay đổi họ tên, quyền xác định dân tộc, quyền được khai sinh, quyền kết hôn… đã được ghi nhận trong Bộ Luật Dân sự). Thông qua việc đăng ký khai sinh (khởi đầu việc đăng ký sự kiện hộ tịch của mỗi cá nhân) đã bảo đảm quyền được khai sinh, một trong những quyền quan trọng đầu tiên của trẻ em theo tuyên bố tại Công ước của Liên Hợp quốc về quyền trẻ em: "Trẻ em phải được đăng ký ngay lập tức sau khi sinh ra và có quyền ngay từ khi ra đời, có họ tên, có quốc tịch và trong chừng mực có thể, quyền được biết cha mẹ mình là ai và được chính cha mẹ mình chăm sóc"; tại Luật bảo vệ, chăm sóc và giáo dục trẻ em của Việt Nam cũng khẳng định:" trẻ em có quyền được khai sinh và có quốc tịch". Tuy nhiên, quyền được khai sinh không phải là quyền riêng có của trẻ em mà là quyền của bất cứ cá nhân nào; theo quy định của Bộ Luật Dân sự thì việc bảo đảm quyền đăng ký hộ tịch cũng đồng nghĩa với việc bảo đảm quyền nhân thân cơ bản của mỗi cá nhân.

II. NHỮNG HẠN CHẾ VÀ NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH

1. Hạn chế

Bên cạnh những mặt đã đạt được như đã nêu ở trên, hiện tại công tác đăng ký và quản lý hộ tịch vẫn còn những hạn chế, yếu kém nên đã ảnh hưởng đến chất lượng công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả công tác quản lý dân cư, quản lý xã hội; cũng vì vậy mà công tác hộ tịch chưa đóng góp được nhiều cho việc dự báo để hoạch định, xây dựng và thực thi chính sách về kinh tế, xã hội và an ninh quốc phòng của đất nước.

Những hạn chế, yếu kém trong công tác hộ tịch thể hiện trên những mặt sau đây:

1.1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch còn phức tạp

Mặc dù công tác hộ tịch có vị trí, vai trò quan trọng đối với quản lý nhà nước và bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân như đã nêu ở trên, nhưng cho đến nay, ngoại trừ các quy định mang tính nguyên tắc trong Bộ Luật Dân sự, Luật Hôn nhân và gia đình..., văn bản điều chỉnh trực tiếp trong lĩnh vực hộ tịch chỉ là Nghị định và Thông tư, chưa có đạo luật riêng về hộ tịch.

Mặc khác, có tới 06 Nghị định, 01 Thông tư liên tịch và 05 Thông tư (xem Phụ lục đính kèm) cùng điều chỉnh trong lĩnh vực hộ tịch nên tạo độ phức tạp, gây khó khăn cho cơ quan hộ tịch khi áp dụng (khó nhớ, khó áp dụng), người dân cũng khó phân biệt việc hộ tịch của mình sẽ được áp dụng theo văn bản nào.

1.2. Việc phân cấp thẩm quyền đăng ký hộ tịch chưa triệt để

Mặc dù Nghị định số 158/2005/NĐ-CP đã có sự phân cấp đăng ký hộ tịch, nhưng chưa triệt để. Hiện nay, cả 03 cấp (tỉnh, huyện, xã) đều có thẩm quyền đăng ký hộ tịch, thậm chí có việc Bộ Tư pháp phải cho ý kiến trước khi địa phương giải quyết. Chính vì vậy, đã dẫn đến chồng chéo chức năng quản lý và đăng ký; cũng do việc phân cấp chưa triệt để nên từng cấp chủ yếu lo việc đăng ký, ít quan tâm đến nhiệm vụ quản lý, đặc biệt là công tác kiểm tra, chỉ đạo đối với cấp dưới, từ đó không kịp thời uốn nắn những sai sót (nếu có), đồng thời dẫn đến đùn đẩy nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo chuyên môn lên cấp trên.

1.3. Sự quan tâm và đầu tư cho công tác hộ tịch chưa đồng đều ở các địa phương

1.3.1. Việc bố trí cán bộ

Ở một số địa phương, việc lựa chọn, bố trí cán bộ làm công tác hộ tịch đặc biệt là công chức Tư pháp - Hộ tịch ở cấp xã chưa thực sự xuất phát từ yêu cầu công việc. Do sự toàn quyền của UBND cấp xã trong việc bố trí công chức Tư pháp - Hộ tịch, nên có tình trạng công chức Tư pháp - Hộ tịch chưa đủ tiêu chuẩn vẫn được làm việc, trong khi hàng năm có hàng ngàn sinh viên tốt nghiệp Đại học Luật vẫn khó xin việc làm; thậm chí có địa phương còn có tình trạng dành chỗ để chờ con em đủ điểu kiện để bố trí.

1.3.2. Việc tổ chức, bồi dưỡng nghiệp vụ

Một số địa phương vẫn còn coi nhẹ công tác tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, có địa phương chỉ tổ chức triển khai khi có những văn bản mới mà không định kỳ tổ chức bồi dưỡng về nghiệp vụ hộ tịch; chính vì không được kịp thời bồi dưỡng nghiệp vụ nên số công chức mới thay không đáp ứng được yêu cầu công việc.

1.3.3. Về đầu tư cơ sở, vật chất phục vụ cho công tác hộ tịch

Mặc dù quy định về đăng ký kép (đăng ký vào 02 quyển sổ như nhau) đã được quy định từ Nghị định số 83/1998/NĐCP nhưng một số địa phương chỉ mua 01 quyển sổ và đăng ký vào 01 quyển sổ đó, nên không có sổ để chuyển lưu lên UBND cấp huyện, vì vậy mà số sổ lưu tại UBND cấp xã lớn hơn rất nhiều số lưu tại UBND cấp huyện (xem bảng Phụ lục 2 đính kèm). Cho đến nay vẫn còn những địa phương, UBND cấp xã không trang bị riêng máy vi tính cho công chức Tư pháp - Hộ tịch tác nghiệp, cũng như không có tủ riêng cho công chức Tư pháp - Hộ tịch cất giữ hồ sơ, sổ hộ tịch; chính vì công chức Tư pháp - Hộ tịch phải sử dụng chung máy vi tính với văn phòng nên đã không đáp ứng yêu cầu về thời gian trả kết quả cho công dân; việc lưu chung với các hồ sơ, giấy tờ khác cũng dễ làm thất lạc hay hư hỏng hồ sơ, đặc biệt là sổ hộ tịch.

1.4. Chưa tạo điều kiện tốt nhất để bảo đảm quyền đăng ký hộ tịch của công dân

Yêu cầu đặt ra là Nhà nước phải có trách nhiệm đăng ký để thực hiện việc quản lý và cũng bảo đảm quyền đăng ký hộ tịch cho công dân; tuy nhiên, trên thực tế bên cạnh một số bất cập từ quy định của pháp luật, trong nhiều trường hợp, tinh thần, thái độ phục vụ của một bộ phận cán bộ làm công tác hộ tịch chưa cao, còn gây phiền hà, sách nhiễu; việc thực thi các quy định của pháp luật về đăng ký, quản lý còn chưa nghiêm, có nơi còn buông lỏng quản lý dẫn đến sai phạm bị xử lý kỷ luật, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự; trong một số trường hợp đã có phản ánh về hiện tượng tiêu cực, nhưng lãnh đạo UBND không có biện pháp xử lý kịp thời, vẫn để cho các công chức này tiếp tục làm việc, gây bức xúc cho nhân dân; cụ thể là:

- Quy định về thủ tục đăng ký các loại việc hộ tịch còn quá nhiều loại giấy tờ khác nhau, lệ thuộc vào nơi cư trú đã dẫn đến trường hợp công dân không đáp ứng đủ thì không được đăng ký;

- Cán bộ trực tiếp giải quyết công việc hộ tịch tự đặt thêm thủ tục giấy tờ khi người dân có yêu cầu đăng ký hộ tịch (đăng ký kết hôn tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú vẫn yêu cầu phải xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký lại việc sinh phải có xác nhận của Phòng Tư pháp về việc Phòng Tư pháp không lưu được Sổ đăng ký khai sinh...); khi hồ sơ đăng ký hộ tịch chưa đầy đủ, cán bộ hộ tịch không hướng dẫn một lần mà mỗi lần chỉ hướng dẫn một nội dung nên người dân phải đi lại nhiều lần mới được giải quyết…

- Áp dụng quy định của pháp luật để giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch của người dân một cách máy móc nên một số trường hợp quyền lợi của người dân giải quyết sai quy định, thậm chí có trường hợp không được giải quyết.

1.5. Dữ liệu hộ tịch của cá nhân bị phân tán, không xâu chuỗi, kết nối được với nhau

Từ trước đến nay pháp luật về hộ tịch đều quy định mỗi việc hộ tịch (sinh, kết hôn, tử, nuôi con nuôi, giám hộ…) được đăng ký vào một sổ riêng (Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký tử, Sổ đăng ký việc nuôi con nuôi v.v…), qua đó dữ liệu khai sinh chỉ được phản ánh trong Sổ đăng ký khai sinh, dữ liệu kết hôn chỉ được phản ánh trong Sổ đăng ký kết hôn… Mặt khác, trong thời kỳ công nghiệp hóa và hội nhập hiện nay, người dân di cư tới nhiều địa bàn khác nhau (kể cả ở nước ngoài), thì các sự kiện hộ tịch của cá nhân cũng được đăng ký ở nhiều địa phương khác nhau, nhiều cấp khác nhau, kể cả ở Cơ quan đại diện; trong khi đó lại không có 01 sổ hộ tịch chung để tích hợp mọi thông tin về hộ tịch của mỗi cá nhân, chính vì vậy, các dữ liệu hộ tịch của cá nhân bị phân tán, không xâu chuỗi, kết nối được với nhau nên Nhà nước không kiểm soát được thông tin về hộ tịch của từng cá nhân, khả năng tra cứu, khai thác phục vụ cho yêu cầu của người dân và của các cơ quan, tổ chức rất hạn chế. Cùng với thông tin ghi trong sổ hộ tịch, các giấy tờ hộ tịch được cấp cho cá nhân công dân cũng chỉ có nội dung ghi về một sự kiện hộ tịch đã được đăng ký nên khi cần chứng minh tình trạng hộ tịch, thì người dân phải nộp cùng một lúc tất cả các loại giấy tờ hộ tịch đã được cấp.

Bên cạnh đó, việc quản lý các thông tin biến động hộ tịch còn bất cập, chưa có được sự liên thông giữa các ngành ở Trung ương và địa phương. Cùng với hệ thống sổ hộ tịch chưa được cải tiến hợp lý như đã nói ở trên và việc lưu sổ hộ tịch và hồ sơ đăng ký hộ tịch cũng chưa khoa học đã dẫn đến hệ thống dữ liệu hộ tịch (thực chất là những kho dữ liệu độc lập) bị phân tán, không tập trung, không kết nối được với nhau nên không tích hợp được thông tin về hộ tịch của từng cá nhân; khả năng tra cứu, khai thác phục vụ cho yêu cầu của người dân và của các cơ quan, tổ chức là rất hạn chế. Điều này một mặt làm giảm hiệu quả công tác quản lý dân cư, quản lý xã hội, chưa đóng góp được nhiều cho công tác dự báo để hoạch định, xây dựng và thực thi chính sách về kinh tế, xã hội và an ninh quốc phòng của đất nước. Mặt khác, vừa thiếu cơ sở pháp lý vững chắc bảo đảm cho người dân thực hiện các quyền công dân của mình, vừa tạo kẽ hở cho một số cá nhân lợi dụng trốn tránh việc thực hiện nghĩa vụ công dân theo quy định của pháp luật.

1.6. Tùy tiện trong việc đăng ký, cấp giấy tờ hộ tịch cho công dân; chưa bảo đảm độ chính xác khi cấp giấy tờ hộ tịch

Tình trạng đăng ký không kịp thời, chưa đầy đủ và thiếu chính xác trong đăng ký hộ tịch vẫn còn tồn tại ở một số địa phương. Sự tùy tiện trong việc đăng ký, cấp giấy tờ hộ tịch được thể hiện trong những trường hợp sau:

- Đăng ký sai thẩm quyền;

- Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch không căn cứ vào sổ gốc;

- Dễ dãi trong việc cấp giấy tờ hộ tịch, nhất là Giấy khai sinh: có trường hợp nội dung trong bản sao Giấy khai sinh khác với nội dung trong bản chính và khác nội dung trong sổ gốc; nội dung khai sinh trong sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, văn bằng, học bạ của người học được ghi theo bản sao Giấy khai sinh nên không phù hợp với bản chính; thậm chí có những trường hợp một người được cấp đến 2 bản chính Giấy khai sinh với nội dung khác nhau; do đó đã xảy ra trường hợp khi đi làm Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân, người dân nộp 01 Giấy khai sinh, khi đi học nộp 01 Giấy khai sinh khác nên đã dẫn đến tình trạng nội dung khai sinh trong văn bằng, học bạ của người học không phù hợp với sổ hộ khẩu và các giấy tờ tùy thân khác… Sự sai sót này đã để lại nhiều hệ lụy phức tạp và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của chính người sử dụng;

- Cấp khống giấy tờ hộ tịch;

- Khi đăng ký hộ tịch chỉ cấp giấy tờ hộ tịch cho người đi đăng ký mà không ghi ngay vào sổ hộ tịch;

- Sổ hộ tịch bị tẩy xóa nội dung, việc sửa chữa sai sót không thực hiện theo đúng quy định (không ghi ngày, tháng năm sửa, không ghi tên người sửa và không đóng dấu vào nội dung sửa...), có trường hợp dùng bút xóa để sửa chữa;

- Sổ hộ tịch không ghi chú những sự kiện đăng ký đặc biệt (đăng ký quá hạn, đăng ký lại...) dẫn đến khó phân tích số liệu, từ đó không bảo đảm chính xác số liệu thống kê; hết năm không thống kê số liệu hộ tịch đã đăng ký trong năm theo quy định;

- Khi giải quyết chỉ dựa vào giấy tờ mà không có xác minh, đặc biệt là giải quyết yêu cầu về thay đổi, cải chính hộ tịch, đăng ký quá hạn, đăng ký lại việc sinh cho cán bộ, công chức nên đã dẫn đến sai sót trong nội dung đăng ký.

1.7. Quy định về lưu sổ hộ tịch chưa được thực hiện nghiêm túc ở một số địa phương

Yêu cầu về đăng ký kép (02 quyển như nhau), một quyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã và 01 quyển lưu tại Sở Tư pháp (hiện sổ này (nếu có) đã được chuyển lưu về UBND cấp huyện) đã được quy định từ Nghị định số 83/1998/NĐ-CP (Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/10/1989); tuy nhiên, qua tổng hợp báo cáo thống kê số liệu thì nhiều địa phương không có sổ hộ tịch lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện từ thời điểm này (xem bảng phụ lục số 2 đính kèm), điều đó đồng nghĩa với việc những địa phương này chỉ thực hiện đăng ký vào 01 quyển sổ và lưu ngay tại UBND cấp xã; bên cạnh đó, cũng có những địa phương không lưu được sổ. Việc mất sổ có cả nguyên nhân khách quan, nhưng cũng có cả nguyên nhân chủ quan do không được bảo quản, giữ gìn cẩn thận.

1.8. Hạn chế trong cải cách thủ tục hành chính

Mặc dù, việc cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch bước đầu đã phát huy hiệu quả; tuy nhiên, việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông (theo Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 4 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại các cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương) trong đăng ký hộ tịch đôi khi lại có tác động ngược lại, đặc biệt là tiến độ xử lý hồ sơ. Để giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch, đòi hỏi cán bộ thụ lý hồ sơ phải chuyên sâu về chuyên môn để kiểm tra, hướng dẫn hồ sơ, nhưng thực tế trình độ, năng lực của đội ngũ cán bộ tham gia vào quy trình "một cửa", cụ thể là cán bộ tiếp nhận hồ sơ còn nhiều hạn chế về trình độ chuyên môn (người được bố trí vào vị trí này thường là cán bộ văn phòng), nên trong trường hợp hồ sơ của đương sự còn thiếu hoặc chưa đạt yêu cầu nhưng cán bộ tiếp nhận không phát hiện được để hướng dẫn hoặc hướng dẫn không đầy đủ nên người dân phải đi lại nhiều lần, kéo dài thời gian giải quyết. Mặt khác, theo quy định của pháp luật hộ tịch hiện hành, thì có một số việc đăng ký hộ tịch phải giải quyết ngay (như đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, cấp lại bản chính Giấy khai sinh, cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch…) nếu cứ áp dụng theo quy trình nộp hồ sơ cho bộ phận một cửa, bộ phận một cửa chuyển cho phòng hoặc cán bộ chuyên môn kiểm tra hồ sơ… thì không thể bảo đảm trả kết quả cho công dân ngay trong ngày.

1.9. Sự phối hợp giữa các ngành, các cấp chưa đồng bộ

Sự phối hợp giữa các ngành, các cấp chưa đồng bộ đã dẫn đến tình trạng cùng một tiêu chí, nhưng mỗi ngành có một số liệu thống kê báo cáo khác nhau, điều này đã gây khó khăn cho Nhà nước trong việc hoạch định chính sách. Cơ chế thông báo những thay đổi liên quan đến hộ tịch của từng cá nhân cũng chưa được thực hiện một cách nghiêm túc, nhiều trường hợp không thông báo nên không kịp thời cập nhật những thay đổi về hộ tịch liên quan trong sổ hộ tịch (Ví dụ: do không nhận được thông báo việc ly hôn để ghi chú vào Sổ đăng ký kết hôn nên mặc dù đã ly hôn vẫn được cấp bản sao Giấy chứng nhận kết hôn).

1.10. Phương thức đăng ký hộ tịch còn mang tính chất thủ công, mức độ áp dụng công nghệ thông tin còn hạn chế

Mặc dù việc đăng ký hộ tịch bằng điện tử đã được triển khai ở một số địa phương, nhưng mức độ còn rất hạn chế. Phương thức đăng ký hộ tịch hiện nay chủ yếu vẫn thực hiện theo phương pháp thủ công (ghi bằng tay, lưu bằng sổ giấy). Do chưa có Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, nên việc lưu sổ giấy dễ dẫn đến bị hỏng, bị mất, từ đó không đáp ứng được yêu cầu thống kê số liệu cũng như yêu cầu cấp giấy tờ hộ tịch cho người dân. Hơn nữa, phương thức đăng ký hộ tịch này không phù hợp với định hướng xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại.

1.11. Công tác thống kê số liệu đăng ký hộ tịch còn yếu, chưa bảo đảm độ chính xác của số liệu.

Một số nơi, chính quyền địa phương coi nhẹ công tác thống kê số liệu, nên không có sự chỉ đạo tích cực, công chức làm công tác thống kê số liệu không làm hết trách nhiệm của mình nên báo cáo không kịp thời và không bảo đảm độ chính xác của số liệu (sai số rất nhiều). Chính vì số liệu thống kê về hộ tịch cũng như thông tin về hộ tịch của từng cá nhân chưa đủ độ tin cậy nên định kỳ 10 năm 1 lần, Nhà nước ta đã phải bỏ ra vài trăm tỷ cho các cuộc Tổng điều tra dân số (năm 2009 chi tới trên 400 tỷ đồng)⁶, trong khi nếu số liệu về hộ tịch đầy đủ, chính xác thì sẽ được sử dụng ngay mà không phải tốn nhiều chi phí cho công tác điều tra, thu thập số liệu. Cũng chính vì số liệu thống kê không kịp thời, đầy đủ, thiếu chính xác nên không đủ độ tin cậy để làm cơ sở để hoạch định chính sách phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng của đất nước.

1.12. Nhận thức của người dân đối với quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch còn hạn chế nên việc đăng ký quá hạn còn chiếm tỷ lệ tương đối cao; ở một số địa phương vẫn còn tình trạng tảo hôn

Nhận thức của người dân đối với quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch còn hạn chế, đặc biệt là khu vực miền núi, vùng sâu, vùng xa là nguyên nhân dẫn đến tình trạng trẻ em sinh ra không được đăng ký khai sinh đúng hạn, thậm chí không được đăng ký khai sinh; nam nữ chung sống với nhau như vợ chồng, nhưng không đăng ký kết hôn; người chết không đăng ký khai tử.

Số liệu đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn vẫn chiếm tỷ lệ đáng kể; số nam nữ chung sống với nhau như vợ chồng nhưng không đăng ký kết hôn vẫn còn tồn tại ở một số địa phương, đặc biệt là tỷ lệ đăng ký khai tử còn rất thấp, nhất là khu vực miền núi, vùng sâu, vùng xa (chỉ đến khi giải quyết các quyền lợi liên quan, thân nhân của người chết mới đi đăng ký khai tử). Theo báo cáo thống kê hàng năm của các địa phương, thì trong cả nước năm 2010, tỷ lệ đăng ký quá hạn chiếm 22%, đăng ký lại chiếm 19%) và trong thực tế đã xảy ra tình trạng cán bộ, công chức lợi dụng việc đăng ký quá hạn, đăng ký lại việc sinh để cải chính tuổi trong hồ sơ.

Tảo hôn là hệ lụy của phong tục, tập quán lạc hậu, nhưng do chưa làm tốt công tác tuyên truyền, vận động nâng cao hiểu biết của người dân cùng với sự vào cuộc chưa đồng bộ của các ngành, đoàn thể ở địa phương trong việc tuyên truyền Luật Hôn nhân gia đình nên nhiều nơi người dân cho rằng tảo hôn là sự bình thường, mặc nhiên trong cuộc sống; cũng do người dân chưa thấy hết được sự nguy hiểm của tình trạng tảo hôn, nên vẫn duy trì và phát triển mối quan hệ này.

1.13. Công tác đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài vẫn còn những hạn chế, bất cập

Mặc dù các cơ quan quản lý lĩnh vực này (từ Trung ương đến địa phương) đã tích cực tìm biện pháp nhằm lành mạnh hóa quan hệ hôn nhân có yếu tố nước ngoài, từng bước hạn chế hiện tượng tiêu cực, nhưng hiệu quả chưa đạt được như mong muốn, cụ thể là:

- Số lượng kết hôn với người nước ngoài vẫn gia tăng, trong đó tập trung nhiều ở một số địa bàn như Hàn Quốc và Đài Loan;

- Việc áp dụng quy định của pháp luật để giải quyết hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài ở các địa phương còn chưa thống nhất; ngoài những địa phương thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật, giải quyết đúng thủ tục, bảo đảm về thời gian vẫn còn một số địa phương, cán bộ tự đặt thêm thủ tục, giấy tờ, gây phiền hà cho đương sự, có trường hợp đã dẫn đến khiếu kiện;

- Thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài còn phức tạp, quy định thời hạn giải quyết hồ sơ quá dài (tối đa là 40 ngày - kể cả thời gian xác minh) đã dẫn đến một số trường hợp cán bộ giải quyết lợi dụng để gây phiền hà, tiêu cực, thậm chí có trường hợp đã bị xử lý hình sự.

1.14. Công tác đăng ký hộ tịch tại các Cơ quan đại diện

Mặc dù trong những năm gần đây, Bộ Ngoại giao đã quan tâm chỉ đạo các Cơ quan đại diện về công tác hộ tịch (kể cả công tác quốc tịch), từ đó công tác này đã có những chuyển biến tích cực; tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế sau đây:

- Chưa thực hiện tốt yêu cầu về lưu trữ sổ hộ tịch (tại các Cơ quan đại diện chỉ lưu được 91 quyển Sổ đăng ký khai sinh, 44 quyển Sổ đăng ký kết hôn, 17 quyển Sổ đăng ký khai tử);

- Chưa thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê định kỳ 6 tháng và hàng năm theo quy định của pháp luật;

- Một số Cơ quan đại diện không sử dụng biểu mẫu hộ tịch do Bộ Tư pháp thống nhất phát hành, có nơi ghi nội dung trong giấy tờ hộ tịch không đúng với quy định… nên đã gây phiền hà cho công dân khi sử dụng;

- Việc hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho công dân Việt Nam đinh cư ở nước ngoài và người nước ngoài để sử dụng làm thủ tục đăng ký hộ tịch ở trong nước cũng chưa theo đúng quy định về hợp pháp hóa lãnh sự (có trường hợp chỉ chứng nhận sao y bản chính, có trường hợp chỉ đóng dấu mà không có nội dung xác nhận…) điều này đã gây phiền hà cho công dân khi sử dụng các giấy tờ này, đặc biệt đối với những nước không thực hiện được việc hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.