Tương ứng với hệ thống báo cáo tài chính, các đơn vị thực hiện dự án tài trợ từ Chương trình Ngày sáng tạo phải chuẩn bị hai báo cáo cho mỗi giai đoạn: báo cáo giữa kỳ và báo cáo cuối kỳ.
45.1.Báo cáo giữa kỳ
Phần trọng tâm của báo cáo là bảng tóm tắt tiến độ thực hiện và đạt được các đầu ra, hoạt động và kết quả theo thiết kế, những tồn tại và vấn đề phát sinh.
Nếu thiết kế dự án và trình bày kế hoạch đã đi theo đúng trình tự logic và trình bày như gợi ý ở mục 11, đặc biệt nếu trong quá trình triển khai có tham khảo Khung mô tả và sử dụng Khung theo dõi dự án, việc lập báo cáo giữa kỳ và tương tự là báo cáo cuối kỳ sẽ rất thuận lợi. Đi theo từng hàng ngang cho từng hoạt động từ trái qua phải sẽ là các nội dung về kế hoạch, thực tế triển khai, điều chỉnh nếu có và bài học kinh nghiệm.
Tuy giữa kỳ ưu tiên thông tin cần ghi nhận là tiến độ của các hoạt động và đầu ra nhưng cũng nên lưu ý luôn thông tin về tiến độ và khả năng đạt được các kết quả và mục tiêu cụ thể để có định hướng và biện pháp thích hợp trong kỳ sau của dự án.
Đơn vị cũng nên đính kèm vào Báo cáo một số hình ảnh về hoạt động của dự án và gửi cả bản mềm về cho Ban thư ký.
45.2.Báo cáo kết thúc dự án
Mẫu báo cáo kết thúc dự án hoàn toàn tương tự báo cáo giữa kỳ, tuy nhiên trọng tâm cần thể hiện là mức độ hoàn thành các kết quả và mục tiêu cụ thể của dự án. Như trong mẫu báo cáo đã nêu, đơn vị cần phải nêu rõ được Kết quả và việc hoàn thành các muc tiêu do dự án đã đề ra trong đề xuất ban đầu. Việc nêu rõ và đầy đủ các thông tin về Mục tiêu và Kết quả là cơ sở để phê duyệt việc hoàn thành dự án, từ đó cùng với kết quả kiểm toán tài chính sẽ tiến hành giải ngân nốt lần cuối cho các đề án.
Lưu ý:
Nếu dự án nộp báo cáo giữa kỳ hoặc báo cáo cuối kỳ chậm mặc dù Ngân hàng Thế giới đã liên hệ và nhắc nhở nhiều lần, thì Ngân hàng Thế giới sẽ đưa ra một số cảnh báo cho dự án như sau :
Đưa tên dự án vào danh sách đen;
Gửi thông báo cho các nhà tài trợ; và
Cơ hội thắng giải trong các cuộc thi Ngày Sáng tạo của các năm sau đó sẽ không cao.
Các vấn đề liên quan đến thay đổi trong quá trình thực hiện & Kết thúc Dự án
