4 Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số
Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo số sử dụng dãy số tự nhiên để gán cho các hồ sơ và sử dụng hệ thống lưu trữ bằng mã số - kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó
Ví dụ: hồ sơ nhân sự phát sinh trong năm 2020 được đặt mã số là NS-2020
ƯĐ:
Giúp phân loại hồ sơ một cách thuận tiện đối với các hồ sơ, tài liệu đã được đánh số
NĐ:
Mất một khoảng thời gian để tiến hành mã hóa và xây dựng các chỉ mục. Bên cạnh đó, trong quá trình mã hóa, sự sai sót là điều khó tránh khỏi.
5 Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
- Hồ sơ có thể được sắp xếp theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…
VD: Hồ sơ ngày 03/08/2003
ƯĐ:
Phương pháp sắp xếp theo trình tự thời gian này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian, giúp quá trình truy vấn diễn ra nhanh gọn.
NĐ:
Nếu không có sự kết hợp với các phương pháp khác như sắp xếp theo số, mã số…thì rất khó mở rộng được hệ thống lưu trữ.
Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đến.
Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đi
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |
