CHƯƠNG 3
7 Trình bày các tiêu chí phân loại hồ sơ. Cho ví dụ minh họa
1. Phân loại theo chức năng của hồ sơ
Theo tiêu chí phân loại này hồ sơ tài liệu được chia thành những loại sau:
- Hồ sơ tác nghiệp: bao gồm những hồ sơ, tài liệu phản ánh các hoạt động tác nghiệp cụ thể như hồ sơ phục vụ hoạt động mua bán, kinh doanh; hồ sơ kế toán tài chính…
- Hồ sơ hành chính: bao gồm những văn bản hành chính trong doanh nghiệp như các biên bản, công văn, thư từ giao dịch…
- Hồ sơ nguyên tắc: bao gồm các bản điều lệ, các quy định về nghiệp vụ, bản sao các văn bản pháp quy dùng để tra cứu khi giải quyết công việc hàng ngày…
- Hồ sơ nhân sự: bao gồm những tài liệu, hồ sơ liên quan đến từng nhân sự trong doanh nghiệp như lý lịch, quá trình đào tạo, khen thưởng, đề bạt nhân sự…
- Sách báo: gồm nhiều chủ đề khác nhau, nhằm phục vụ cho quá trình nghiên cứu, tham khảo cho các cán bộ trong doanh nghiệp…
2. Phân loại theo trách nhiệm quản lý của từng bộ phận
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, mỗi bộ phận với mỗi chức năng riêng sẽ có trách nhiệm quản lý hồ sơ phát sinh trong bộ phận của mình.
- Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng: bao gồm những văn bản pháp quy, các văn bản hành chính như các quyết định, công văn, biên bản, tờ trình…hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp…
- Hồ sơ về tổ chức nhân sự: thông thường do bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý, bao gồm hồ sơ của từng nhân sự trong doanh nghiệp, các quyết định khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm xã hội, trợ cấp…
- Hồ sơ về hoạt động sản xuất: bao gồm các kế hoạch sản xuất, các báo cáo sản xuất, tồn kho, các kế hoạch quản lý vật tư, các phiếu xuất nhập kho…
- Hồ sơ kinh doanh: bao gồm các hợp đồng mua bán, các kế hoạch bán hàng, các bảng báo giá…Những loại hồ sơ này thường do bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp quản lý.
- Hồ sơ tài liệu về kỹ thuật: bao gồm các bản thiết kế mẫu mã sản phẩm, tài liệu về máy móc kỹ thuật, quy trình công nghệ…Hồ sơ này thuộc trách nhiệm quản lý của bộ phận kỹ thuật.
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |
