- Hồ sơ về tài chính kế toán: bao gồm các văn bản pháp quy, các quy định về công tác tài chính kế toán, các bản báo cáo tài chính, chứng từ sổ sách kế toán…Các hồ sơ tài liệu này do bộ phận kế toán chịu trách nhiệm quản lý.
8 Trình bày các phương pháp sắp xếp hồ sơ, ưu nhược điểm của mỗi phương pháp. Cho ví dụ minh họa
1 Sắp xếp theo vần, mẫu tự
- Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự A, B, C để dễ truy tìm các tư liệu.
- Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục sẽ được sắp xếp theo từng giai đoạn.
- Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên sẽ đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt
ƯĐ:
Đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không
NĐ:
Dễ bị trùng lập tên giữa các loại hồ sơ với nhau khiesn dễ nhầm lẫn khi tìm kiếm.
2 Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề
Theo phương pháp này các tài liệu sẽ được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề, chủ đề.
Ví dụ như những giấy tờ hồ sơ liên quan đến hoạt động mua bán nhà đất sẽ được đặt chủ đề là động sản, trong nhóm chủ đề bất động sản sẽ có những nhóm như nhóm đất, nhóm nhà…
ƯĐ:
Tạo sự dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng hệ thống hồ sơ
NĐ:
Phải thiết lập các mục khá phức tạp để truy cập hệ thống hồ sơ.
3 Sắp xếp hồ sơ theo địa danh
Đối với phương pháp này, các hồ sơ sẽ được sắp xếp theo các khu vực địa lý tỉnh, thành phố, quận, huyện…. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự
Ví dụ: những DN có quy mô rộng lớn trên khắp tỉnh thành, có thể phân loại theo vùng miền → thành phố → phân loại theo mẫu tự nhỏ hơn
ƯĐ:
Dễ hiểu và giúp người dùng truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.
NĐ:
Đòi hỏi người sử dụng phải có hiểu biết nhất định về khu vực địa lý có liên quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự.
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |
