Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty

Một số nhà lãnh đạo đã rơi vào cái bẫy lãng phí thời gian cho việc tìm kiếm 80% các khoản mục chỉ tương đương khoảng 20% tổng giá trị. Bạn cần vẽ lên một bức tranh tổng thể về 20% khoản mục có tác động lớn nhất đến tổ chức. Cũng thật thú vị khi thỉnh thoảng ta lại có một vài thành công nhỏ bằng 80% các khoản mục dễ dàng trên, tuy nhiên, hãy biết tập trung phần lớn thời gian của mình vào một vài yếu tố có tác động lớn nhất - đó là những gì mà một nhà lãnh đạo giỏi thường làm.

Một khi bạn đã tạo ra được viễn cảnh cho mình, nó cần được bố trí sắp xếp trong tổng thể các nội dung chung, với các giới hạn khó ước lượng đồng thời phải được chuyển tải tới các nhân viên và cộng sự của bạn trogn công ty. Phát triển mục đích, cách thức và phương tiện để đạt được viễn cảnh mà bạn tạo ra – đó chính là phần việc còn lại của cả tập thể trong công ty bạn..

Bước 2 - Mục tiêu

Bước thứ hai liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu, với sự tham gia tích cực của cả tập thể trong công ty, doanh nghiệp. Các mục tiêu có thể được tuyên bố hay biểu lộ theo nhiều cách khác nhau, tuy nhiên, chúng cần phải rõ ràng, cụ thể. Ví dụ, “Công ty cần phải giảm các chi phí vận chuyển”. Chính sự cụ thể này sẽ giúp bạn tạo ra cơ cấu viễn cảnh của doanh nghiệp.

Những mục tiêu rõ ràng luôn được xem là cách thức dự liệu các hành động cần thiết để đạt được viễn cảnh. Đây chính là chiến lược nhằm hiện thực hóa viễn cảnh của doanh nghiệp. Nó chính là điểm giao nhau giữa dự đoán của bạn về tương lai với những gì bạn mong muốn và hình dung trong đầu. Các chủ đích được biểu lộ một cách tỷ mỉ đồng thời có thể dự liệu được, chẳng hạn như “Vào thời điểm cuối của quý tiếp theo, bộ phận vận tải sẽ sử dụng dịch vụ bưu kiện cho những khoản vận chuyển dưới 100 bảng, còn đối với những khoản từ 100 bảng trở lên, bộ phận này sẽ phải sử dụng dịch vụ của các hãng vận tải khác”. Chủ đích chính là điều mà cả tập thể của bạn có được cảm giác họ đang làm chủ công việc của mình một cách thực sự.

Bước thứ tư là xác định các nhiệm vụ. Nhiệm vụ là cách thức hay phương tiện để hoàn thành mục tiêu. Nhiệm vụ là những trường hợp cụ thể, có thể lường trước được mà chắc chắc nó sẽ xuất hiện. Ví dụ, “Nhân viên điều phối vận tải sẽ thu thập biểu giá vận chuyển chi tiết từ ít nhất 10 hãng chuyên chở”.

Bước này thiết lập thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Thời gian là vàng bạc, nhiệm vụ này phải được hoàn thành trước khi một nhiệm vụ khác bắt đầu, và bởi vậy, việc thiết lập thứ tự ưu tiên sẽ giúp các nhân viên, cộng sự của bạn xác định được thời gian biểu phù hợp, cụ thể nhưng khoa học cho họ. Ví dụ “Các biểu giá vận chuyển sẽ được thu thập chậm nhất vào ngày 09 tháng năm”.

Bước cuối cùng là kiểm tra/giám sát tiến độ thực hiện công việc của các nhân viên. Hành động này của nhà lãnh đạo nhằm đảm bảo rằng các thứ tự ưu tiên trong công việc sẽ được thực thi một cách đúng đắn. Đối với nhà lãnh đạo, nó biểu lộ mong muốn được chứng kiến một công việc nào đó một cách xuyên suốt từ lúc đầu cho tới khi có được kết thúc thành công. Cũng như vậy, cần chú ý rằng việc làm này không đồng nghĩa với chuyện “quản lý tiểu tiết”bởi việc quản lý tiểu tiết không đặt niềm tin vào người khác, trong khi hành động kiểm tra/giám sát nhân viên của nhà lãnh đạo là để chắc chắn rằng những gì cần thực hiện sẽ được thực hiện trong thực tế.

Giám sát là hành động giúp cho nhà lãnh đạo thấu hiểu tình hình và đảm bảo rằng các kế hoạch và chính sách được thực hiện đúng đắn. Nó bao gồm việc đưa ra các hướng dẫn và cũng như việc kiểm tra mức độ hoàn thành các nhiệm vụ.

Có hai kiểu giám sát khác nhau. Đó là “Giám sát quá mức - over-supervision” (hay còn được gọi là giám sát tiểu tiết – micro-management); và “Giám sát nửa vời - under-supervision”. Kiểu giám sát quá mức sẽ làm dập tắt sự sáng tạo, triệt tiêu các sáng kiến, làm bùng phát những bực bội, khó chịu đồng thời hạ thấp tinh thần cũng như động cơ làm việc của nhân viên. Còn kiểu giám sát nửa vời sẽ làm giảm khả năng giao tiếp cũng như khả năng hợp tác giữa các nhân viên. Một người lãnh đạo có tầm nhìn, có kiến thức và kinh nghiệm quản lý chắc chắn sẽ đem lại nhiều lợi ích cho cấp dưới.

Đánh giá là một phần của hoạt động giám sát. Nó xuất hiện khi nhà lãnh đạo phân định giá trị, chất lượng hay tầm quan trọng của một người, một ý tưởng hay một công việc nào đó. Nó bao gồm cả việc xem xét cách thức mà mọi người hoàn thành nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là các nhà lãnh đạo sẽ có được những thông tin phản hồi về việc một công việc nào đó được thực hiện như thế nào, chất lượng ra sao, đồng thời diễn giải một cách chi tiết các thông tin phản hồi đó. Mọi người cần những thông tin phản hồi để tự đánh giá công việc của mình mà nếu không có nó, họ sẽ tiếp tục mắc sai lầm khi thực hiện nhiệm vụ hoặc ngừng thực thi những bước tiếp theo giúp họ có được thành công lớn trong công việc.

Hãy liệt kê ra những nhiệm vụ mà bạn cần hoàn thành bởi trong cuộc sống bận bịu này, phần lớn chúng ta đều có trí nhớ kém. Sẽ tốt hơn nếu bạn biết liệt kê những nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ, thứ tự ưu tiên “A” phải được làm trong ngày hôm nay, thứ tự ưu tiên “B” phải được làm trong ngày mai và thứ tự ưu tiên “C” sẽ được làm sau trong một vài ngày tới.

Cũng nên rà sóat lại nhiều lần những vấn đề quan trọng của mình bằng việc theo dõi chúng một cách sát sao bởi những sự việc bất thường có thể xảy ra nếu bạn không nhận thức được nó. Đó có thể là việc giấy tờ làm ăn bị mất, kế hoạch thay đổi hay sự lãng quên của nhân viên. Nếu bạn có một hệ thống kiểm tra kỹ lưỡng, bạn sẽ sớm phát hiện ra các lỗi sai sót, có thời gian để sửa chữa chúng đồng thời làm giảm thiểu bất kỳ sự cố nào. Việc theo dõi sự việc từ đầu đến cuối dường như khiến bạn cảm thấy mình đang lãng phí thời gian và sức lực, tuy nhiên, trong một thời gian dài, nó sẽ đem lại cho Bạn những kết quả nhất định. Bạn sẽ mất ít thời gian và sức lực hơn để khắc phục, sửa chữa những sai sót đã tồn tại từ lâu.

Các nhân viên của Bạn sẽ dễ dàng hoàn thành công việc của mình nếu họ có cảm hứng thực sự để làm việc đó. Truyền cảm hứng có nghĩa là “thổi luồng sinh khí vào một ai đó”. Và để thực hiện điều đó, bản thân chúng ta phải có những luồng sinh khí nhất định. Ba hành động chính sau đây sẽ giúp bạn thực hiện được điều này:

Với cương vị là nhà lãnh đạo, bạn phải nhìn nhận công việc huấn luyện từ hai quan điểm khác biệt:

Đào tạo và huấn luyện là hai công việc hoàn toàn khác nhau, mặc dù nhiều người vẫn đánh đồng hai phạm trù này làm một. Đào tạo là một bài học có hệ thống được thiết kế để cung cấp cho nhân viên các kiến thức cũng như kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ. Trong khi đó, huấn luyện là một quy trình được thiết kế để giúp nhân viên có được năng lực làm việc tốt hơn và vượt qua những rào cản nhằm cải thiện các hoạt động trong công việc của họ.

Bạn có thể hình dung ra điều này ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Bạn có còn nhớ những bài học chơi bóng chày mà các giáo viên thể dục đã dạy bạn không? Và sau đó, bạn chơi cho đội bóng của trường. Bạn đã có những kiến thức cơ bản về môn thể thao này cùng các luật chơi của nó, tuy nhiên, huấn luyện viên của đội bóng sẽ là người cho bạn biết bạn phải chơi như thế nào cho thật tốt.

Đào tạo và huấn luyện có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Thứ nhất, bạn đào tạo nhân viên bằng cách giúp đỡ họ về mặt chuyên môn, và sau đó bạn huấn luyện nhân viên bằng những lời khuyên và gợi ý một cách tận tuỵ.

Cả đào tạo và huấn luyện đều nhằm một mục đích là giúp người khác có điều kiện để học hỏi và phát triển bản thân. Mọi người học bằng cách lấy người khác làm gương, bằng việc thiết lập một bức tranh trong tâm trí họ về những gì mình cần cố gắng đạt được, bằng việc tiếp thu và thấu hiểu những thông tin cần thiết, bằng việc áp dụng chúng vào công việc thực tế hay thực hành.

Cả đào tạo và huấn luyện đều có một vài điểm chung như sau:

• Đánh giá nhằm xác định các mức độ kiến thức, kỹ năng và lòng tin.

• Vạch rõ những mục tiêu có thể được đánh giá theo định kỳ. Nó sẽ giúp phân chia mục tiêu thành các hành động theo từng bước một.

• Làm sáng tỏ các định hướng, mục tiêu cũng như trách nhiệm giải trình. Để tạo dựng trách nhiệm giải trình rõ ràng, hãy để nhân viên hay tập thể tham gia vào quá trình ra quyết định.

• Động viên công việc huấn luyện của các đồng nghiệp bằng việc nhắc nhở họ rằng mọi người đều có phần đóng góp của mình trong mỗi thành công của người khác.

• Huấn luyện là công việc có ý nghĩa nhiều hơn so với việc chỉ đơn thuần nói cho các nhân viên biết họ phải làm như thế nào. Nó bao gồm việc đưa ra lời khuyên, xây dựng kỹ năng, tạo ra thách thức, loại bỏ những rào cản trong công việc, hình thành những quy trình hiệu quả hơn, học hỏi thông qua những khám phá,….

• Giải quyết những rào cản tâm lý qua sự thay đổi, xem xét lại và chỉ ra cách mà họ đang kìm nén bản thân, khuyên giải khi họ lúng túng chưa giải quyết được khó khăn.

• Đưa ra những ý kiến phản hồi bằng việc vạch rõ và gợi ý về những giải pháp; cố gắng không mắc phải những lỗi phê bình.

• Làm gương cho các nhân viên bằng chính bản thân mình.

Điều kiện đầu tiên của việc học tập là cá nhân phải có động cơ thực sự. Bạn không thể truyền đạt kiến thức và kỹ năng cho một ai đó không có động cơ học tập. Cá nhân đó phải cảm thấy họ cần thiết phải học những gì bạn đang dạy. Phần lớn các nhân viên đều có động cơ và mong muốn làm một công việc tốt. Họ muốn có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách chính xác. Động cơ của họ là thực hiện công việc theo đúng yêu cầu và tiêu chuẩn nhất định để đổi lại có được tiền công, lợi ích, thách thức và sự thoả mãn công việc…

Điều kiện tiếp theo của việc học tập là để nhân viên đích thân tham gia vào quá trình học tập. Hãy gây sự chú ý của họ bằng việc chủ động hướng tâm trí và tình cảm của họ vào quá trình học tập đồng thời để họ đích thân tham gia quá trình học tập thông qua những buổi thực hành kỹ năng một cách thiết thực hoặc các buổi thảo luận. Bạn không thể thu hút sự chú ý mọi người bằng những bài học quá dài. Thông thường, mọi người thường tập trung chú ý trong một thời gian ngắn và thường là dưới 30 phút. Và họ cần phải sử dụng ngay những gì bạn truyền đạt cho họ, nếu không, họ sẽ rất dễ dàng quên ngay. Nếu bạn thao thao bất tuyệt trong thời gian khoảng một tiếng, nội dung bài giảng của bạn sẽ có nguy cơ bị lãng quên nhanh. Khả quan nhất, nên đưa ra những bài học ngắn gọn với thời lượng trên dưới 10 phút, có kèm giải thích và sau đó để họ thực hành. Nếu đó là một bài giảng lớn và phức tạp, bạn hãy phân ra thành nhiều bài giảng ngắn gọn hơn.

Quyền lực và Năng lực lãnh đạo

Al Capone đã từng nói rằng “Lời nói tử tế kèm theo khẩu súng trong tay sẽ giúp bạn thu được nhiều thứ hơn so với việc chỉ đơn thuần chỉ có lời nói tử tế suông”. Hầu như bất kỳ ai cũng có thể sử dụng quyền lực, nhưng với công việc lãnh đạo, bạn cần phải có những kỹ năng nhất định khi sử dụng quyền lực này. Quyền lực lãnh đạo khác nhiều so với việc sử dụng sức ép và nó tác động lên những ai thực sự MUỐN hoàn thành mục tiêu. Quyền lực thông thường chỉ đơn thuần là việc ép người khác hoàn thành mục tiêu đề ra.

Quyền lực đề cập đến khả năng của một cá nhân A tác động đến thái độ và hành vi của một người khác (cá nhân B), để anh ta hay cô ta (cá nhân B) hành động theo mong muốn của cá nhân A. Quyền lực này là những khả năng hay tiềm năng sẵn có, tự bản thân nó đã có ảnh hưởng tới người khác mà không cần đến hành động nào đó để trở nên có hiệu lực. Quyền lực tồn tại khách quan, nhưng nó không nhất thiết phải được dùng để được thực thi. Ví dụ, một sỹ quan trong quân đội có những quyền lực nhất định đối với lính nhập ngũ, quyền lực này là sẵn có, nhưng sỹ quan không cần sử dụng quyền lực đó để tác động tới người khác. Những nhận thức sơ qua về quyền hạn của người sỹ quan từ phía lính nhập ngũ cũng đã có một vài ảnh hưởng lên anh ta hay cô ta.

Theo French & Raven, một cá nhân luôn có tiềm năng để tác động lên người khác theo năm kiểu quyền lực sau:

Trong một tổ chức, yếu tố chính trị càng nhiều bao nhiêu thì sự thoả mãn của nhân viên càng ít bấy nhiêu bởi họ sẽ có cảm giác bất lực về những vấn đề cơ bản. Mặc khác, sự sắc bén mang tính chính trị, có khuynh hướng nhìn vấn đề một cách khác biệt:

Để ngăn ngừa sự phát triển của các “Biểu hiện bất lực”, bạn cần sử dụng các kỹ năng lãnh đạo hiệu quả:

• Quyền lực không đòi hỏi sự tương thích với các mục tiêu, thay vì đó, nó tập trung vào sự hăm doạ, trong khi năng lực lãnh đạo yêu cầu sự thích hợp và tương đồng với mục tiêu đề ra.

• Quyền lực làm gia tăng tầm quan trọng của tầm ảnh hưởng một chiều và theo hướng đi lên, trong khi năng lực lãnh đạo tập trung đến những ảnh hưởng về lâu dài.

• Quyền lực tập trung vào các sách lược nhằm có được sự phục tùng, trong khi năng lực lãnh đạo tập trung vào việc tìm kiếm các câu trả lời và giải pháp.

PHẦN 8
Giao tiếp & Năng lực lãnh đạo

“Sẽ không có ai trò chuyện nhiều trong xã hội nếu họ biết rằng mình thường hiểu sai về người khác” - Johann Wolfgang Von Goethe

Trong tổ chức, có khá nhiều vấn đề rắc rối phát sinh từ hoạt động giao tiếp giữa con người với nhau. Thái độ giao tiếp không đúng đã gây ra phần lớn các rắc rối. Kết quả của nó là sự mập mờ, khó hiểu và có thể khiến một kế hoạch tốt gặp thất bại. Giao tiếp là việc trao đổi và truyền đạt thông tin hay ý tưởng từ người này tới người khác. Giao tiếp liên quan đến khả năng truyền đạt một ý tưởng từ người gửi đến người nhận. Giao tiếp có hiệu quả chỉ xuất hiện khi người nhận hiểu được chính xác thông tin hay ý tưởng mà người gửi dự định truyền đạt.

Việc nghiên cứu quá trình giao tiếp cũng rất quan trọng bởi vì bạn huấn luyện, hợp tác, khuyên bảo, đánh giá và giám sát các nhân viên trong tổ chức thông qua quá trình này. Nó là một chuỗi các điều kiện giúp một thành viên trong tổ chức có thể hoà nhập một cách toàn diện vào tổ chức.

Quá trình giao tiếp

Giao tiếp

Đó là những gì chúng ta cố gắng thực hiện

Trò chuyện với những ai ngay cạnh chúng ta

• Suy nghĩ: Trước tiên, thông tin có ở trong tâm trí người gửi. Đó có thể là khái niệm, ý tưởng, thông tin, hay cảm giác.

• Mã hoá: Tiếp theo, thông điệp được gửi tới người nhận bằng từ ngữ hay biểu tượng.

• Giải mã: Cuối cùng, người nhận sẽ chuyển đổi những từ ngữ hoặc biểu tượng đó thành các khái niệm hay thông tin mà anh ta (cô ta) có thể hiểu được.

Trong suốt quá trình giao tiếp, người nhận sẽ thu nạp hai yếu tố đó là: nội dung và văn cảnh. Nội dung (content) là những từ ngữ hay biểu tượng có trong thông điệp, nó còn được biết đến như là ngôn ngữ (language) - văn nói và văn viết sẽ kết hợp với nhau thành một cụm từ đúng ngữ pháp và ngữ nghĩa. Tất cả chúng ta đều sử dụng và giải thích nghĩa của từ theo những cách khác biệt, vì thế thậm chí ngay cả những thông điệp đơn giản cũng có thể bị hiểu sai. Ngoài ra còn có rất nhiều từ “đồng âm khác nghĩa” sẽ gây nhầm lẫn đối với những thông tin mà bạn cần truyền đạt.

Văn phong (context) là cách mà thông điệp được gửi đi, nó còn được gọi là “ngữ cảnh” (paralanguage) – bao gồm âm giọng, ánh mắt, cử chỉ, và cảm xúc (giận dữ, sợ hãi, lo lắng, tự tin,…) có thể dễ dàng được nhận thấy. Mặc dù văn phong thường khiến thông điệp gửi đi bị hiểu nhầm khi chúng ta tin vào những gì mình nhìn thấy hơn là những gì chúng ta nghe thấy, chúng vẫn là phương tiện giao tiếp hiệu quả giúp chúng ta hiểu nhau hơn. Quả thật, chúng ta thường tin vào tính chính xác của sự biểu đạt không bằng lời nói (cử chỉ) hơn là biểu đạt bằng lời nói.

Nhiều nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ đã thực hiện việc giao tiếp khi họ nói với ai đó rằng anh ta (hay cô ta) phải làm một việc gì đó. “Tôi không biết tại sao việc đó chưa được hoàn thành … Tôi đã nói với Jim làm việc đó”. Rất có thể, Jim đã chưa hiểu chính xác thông điệp này. Một thông điệp sẽ CHƯA được truyền đạt trừ khi nó đã được người nhận hiểu một cách chính xác (được giải mã). Làm thế nào để bạn có thể biết được thông điệp mình gửi đi đã được thu nhận một cách chính xác? Câu trả lời là bằng giao tiếp hai chiều hay thông tin phản hồi. Việc này sẽ giúp người gửi biết rằng người nhận có thực sự hiểu thông điệp được truyền đạt hay không, hiểu được tầm quan trọng của thông điệp, và phải được thực hiện như thế nào. Giao tiếp là một sự trao đổi, không chỉ có đưa ra mà còn phải nhận lại, với việc tất cả các bên đều phải tham gia nhằm hoàn thành quá trình trao đổi thông tin.

Tẩt cả những gì ngăn cản việc hiểu thông điệp một cách chính xác đều được gọi là rào cản trong giao tiếp. Có rất nhiều rào cản khách quan và chủ quan tồn tại hiện hữu:

Các rào cản trên có thể được xem như là những bộ lọc, nghĩa là khi thông điệp rời người gửi sẽ phải đi xuyên qua các bộ lọc này để đến với người nhận. Những bộ lọc này sẽ “bóp mép” thông điệp. Và cách thức để thoát khỏi những bộ lọc đó là thông qua chủ động lắng nghe và phản hồi thông tin.