VÍ DỤ VÀ BÀI TẬP
THỰC HÀNH LÀM KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
VÍ DỤ VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH LÀM KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
-
Lý thuyết chung
Tin học hóa công tác quản lý nói chung và tin học hóa công tác quản lý hạch toán kế toán nói riêng là xu thế và giải pháp tất yếu để các doanh nghiệp Việt Nam phát triển và mở rộng trong hiện tại và tương lai. Có 3 phương án mà một doanh nghiệp có thể lựa chọ khi muốn tin học hóa công tác quản lý hạch toán kế toán của mình: Thứ nhất là thuê một công ty phần mềm phân tích, thiết kế và xây dựng riêng cho mình một phần mềm kế toán; thứ hai là lựa chọn và mua một phần mềm kế toán bán sẵn trên thị trường; và thứ ba là quản lý hạch toán kế toán trên hệ thống bảng tính Excel.
Làm kế toán trên Excel có ưu điểm là rất phù hợp đôie với những môt hình doanh nghiệp có quy mô nhỏ; doanh nghiệp có quyền chủ động tuyệt đối trong việc điều chỉnh, sửa đổi hệ thống bảng biểu và cả quy trình hạch toán kế toán phù hợp với những thay đổi của chính sách, chế độ.
Làm kế toán trên Excel, dù theo hình thức ghi sổ nào cũng đều cần đến một hệ thống các bảng tính để lưu trữ các dữ liệu về dư đầu, phát sinh trong kỳ và dư cuối kỳ cùng các thông tin quản trị khác. Vấn đề là phải xác định rõ mục đích sử dụng và cấu trúc của từng bảng tính, thời điểm và cách thức lập bảng cũng như mối liên hệ về mặt dữ liệu giữa các bảng tính và trình tự lập các bảng tính đó cho phù hợp với quy trình xử lý thông tin kế toán.
Hai bảng tính cơ sở quan trọng nhất được thiết kế để quản lý các đối tượng được dùng trong hạch toán kế toán và trong quản trị: Bảng danh mục tài khoản và Bảng sổ kế toán hay còn gọi là Sổ kế toán máy.
Các bảng này có quan hệ chặt chẽ với nhau về mặt dữ liệu. Một mặt số phát sinh các tài khoản chi tiết sau khi được nhập vào sổ kế toán máy sẽ được tổng hợp vào bảng danh mục tài khoản, mặt khác sau khi tổng hợp số phát sinh nợ – có và tính được số dư cuối kỳ của các tài khoản trong bảng danh mục tài khoản chỉ cần đọc số dư cuối kỳ của các tài khoản trong bảng danh mục tài khoản để định khoản vào các bút toán kết chuyển tương ứng trong sổ kế toán máy. Sơ đồ 3.x cho thấy sự chia xẻ về mặt dữ liệu giữa hai bảng trên.
`
Sau khi hoàn thiện 2 bảng này, người ta có thể thực hiện lên sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính, báo cáo thuế GTGT theo những hình thức ghi sổ kế toán khác nhau, cụ thể, khi cần số dư đầu kỳ sẽ truy cập vào bảng danh mục tài khoản, khi cần tới số phát sinh sẽ truy cập tới sổ kế toán máy.
-
Xây dựng những bảng dữ liệu cơ sở
a. Bài thực hành 1: Bảng danh mục tài khoản
*. Mục đích
- Biết các tổ chức và xây dựng bảng Danh mục tài khoản chứa danh mục các tài khoản sử dụng trong hạch toán kế toán và khai báo số dư đầu kỳ của hệ thống các tài khoản.
- Định nghĩa các vùng dữ liệu chứa Số hiệu tài khoản, Số dư đầu kỳ của tài khoản
*. Nội dung
Chức năng của bảng danh mục tài khoản là quản lý các thông tin cơ bản về các tài khoản có dùng trong hạch toán kế toán, tuy nhiên khi làm kế toán trên Excel bảng này chỉ chứa các tài khoản chi tiết, không được chứa các tài khoản tổng hợp. Tài khoản chi tiết là những tài khoản không có tài khoản cấp thấp hơn và chỉ những tài khoản chi tiết này mới được phép dùng để định khoản trên Excel. Số dư và phát sinh nợ/ có của các tài khoản tổng hợp sẽ được tính toán trên cơ sở tổng hợp số liệu liên quan của các tài khoản chi tiết. Sau đây là các cột (hay còn gọi là trường dữ liệu) có trong bảng danh mục tài khoản:
MATSNV: Trường này dùng để xác định vị trí của từng tài khoản trong bảng cân đối tài sản. Mã này được hình thành theo kiểu khối XXXYYYZZZ. Mỗi mã gồm 3 khối: Khối thứ nhất chỉ mã số tổng hợp lớn nhất của bảng cân đối tài sản (ví dụ 100 là TSLĐ và đầu tư ngắn hạn), khối thứ 2 chỉ mã số tổng hợp ở cấp độ nhỏ hơn (ví dụ 110 là tiền mặt) và khối thứ 3 chỉ thứ tự từng khoản mục nhỏ nhất (ví dụ 111 là tiền mặt) ghi trong bảng cân đối kế toán. Như vậy 100-110-111 là mã tài sản nguồn vốn của tài khoản tiền mặt tại quỹ.
SOHIEUTK : Mỗi tài khoản được nhận diện duy nhất thông qua số hiệu tài khoản. Tùy theo đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết mà một tài khoản có thể được mở chi tiết theo đối tượng công nợ, hoặc theo vật tư hàng hóa hay theo loại doanh thu chi phí.
LOAITK: Nhận 1 trong 2 ký tự “N” hoặc “C” tùy theo tính chất cơ bản của tài khoản (là “N” nếu tài khoản có số phát sinh nợ tăng tức có số dư bên nợ; là “C” nếu tài khoản có số phát sinh có tăng tức có số dư bên có)
TENTK: Mô tả tên đầy đủ của tài khoản
SLTDK: Phản ánh số lượng tồn đầu kỳ của các tài khoản hàng tồn kho cho từng loại hàng tồn kho.
SODDK: Phản ánh số dư đầu kỳ trên từng tài khoản chi tiết đã mở. Nhập số dư âm trong trường hợp tài khoản có loại tài khoản là “N” nhưng có số dư bên có hoặc tài khoản có loại tài khoản là “C” nhưng có số dư bên nợ.
SOPSNO: Phản ánh tổng số phát sinh nợ trong kỳ của tài khoản liên quan. Con số tổng này tính được trên cơ sở các phát sinh được ghi trong sổ kế toán máy.
SOPSCO: Phản ánh tổng số phát sinh có trong kỳ của tài khoản liên quan. Con số tổng này tính được trên cơ sở các phát sinh được ghi trong sổ kế toán máy.
SLTCK: Phản ánh số lượng tồn cuối kỳ của các tài khoản hàng tồn kho cho từng loại hàng tồn kho.
SODCK: Phản ánh số dư cuối kỳ trên từng tài khoản chi tiết đã mở.
Trong quá trình hoàn thiện sổ sách và lên báo cáo kế toán trên Excel luôn có sự tham chiếu dữ liệu từ các bảng khác tới bảng danh mục tài khoản, vậy nên việc đặt tên cho các vùng dữ liệu cần tham chiếu trong bảng này là rất cần thiết. Sau đây là một số vùng dữ liệu thường được tham chiếu tới và được đặt tên bằng Insert\ Name\ Define trong Excel như sau:
STT
|
Tên vùng/ khối
|
Địa chỉ vùng/ khối
|
1
|
BDMTK
|
B2:J65535
|
2
|
SOHIEUTK
|
B2:B65535
|
3
|
SLTDK
|
E2:E65535
|
4
|
SODDK
|
F2:F65535
|
Cần lưu ý rằng tọa độ của các vùng/ khối được đặt tên cần đủ rộng để dự phòng nếu có thêm các dòng dữ liệu được nhập vào cuối của bảng thì không phải thực hiện lại thao tác đặt tên vùng.
Chú ý quan trọng: Khi nhập dữ liệu liên quan đến Số tài khoản, để bảo đảm cho việc xử lý và tổng hợp dữ liệu sau này được chính xác thì cần nhập theo đinh dạng là chuỗi ký tự bằng cách thêm dấu nháy trên “ ‘ “ phía trước của số tài khoản. Ví dụ khi nhập tài khoản 1111 chúng ta sẽ gõ: ‘111
BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN
|
SOHIEUTK
|
LOAITK
|
TENTK
|
SLTDK
|
SODDK
|
1111
|
N
|
Tiền mặt tại quỹ, ngân phiếu (VND)
|
|
800000
|
1121
|
N
|
Tiền gửi ngân hàng (VND)
|
|
2650000
|
1131
|
N
|
Tiền đang chuyển
|
|
|
1211
|
N
|
Cổ phiếu ngắn hạn
|
|
|
1311.001
|
N
|
Phải thu ngắn hạn của khách hàng A
|
|
150000
|
1311.002
|
N
|
Phải thu ngắn hạn của khách hàng B
|
|
180000
|
1311.003
|
N
|
Phải thu ngắn hạn của khách hàng C
|
|
120000
|
1311.004
|
N
|
Nhận ứng trước của khách hàng D
|
|
(240000)
|
1312.001
|
N
|
Phải thu dài hạn của khách hàng A
|
|
220000
|
1312.002
|
N
|
Phải thu dài hạn của khách hàng B
|
|
330000
|
1312.003
|
N
|
Phải thu dài hạn của khách hàng C
|
|
250000
|
1331
|
N
|
Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ
|
|
|
1332
|
N
|
Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
|
|
|
1333
|
N
|
Thuế GTGT đã đề nghị hoàn
|
|
|
1361
|
N
|
Phải thu ngắn hạn nội bộ
|
|
|
13888
|
N
|
Các khoản phải thu khác
|
|
|
141.001
|
N
|
Tạm ứng Anh Sơn
|
|
30000
|
141.002
|
N
|
Tạm ứng Anh Phương
|
|
20000
|
141.003
|
N
|
Tuyết
|
|
|
1421
|
N
|
Chi phí chờ kết chuyển
|
|
|
14221
|
N
|
Chi phí bán hàng chờ phân bổ
|
|
|
14222
|
N
|
Chi phí quản lý chờ phân bổ
|
|
|
144
|
N
|
Ký quỹ ngắn hạn
|
|
80000
|
151
|
N
|
Hàng mua đang đi trên đường
|
|
360000
|
1521.A01
|
N
|
Nguyên vật liệu chính A
|
|
300000
|
1522.B01
|
N
|
Nguyên vật liệu phụ B01
|
|
100000
|
1522.B02
|
N
|
Nguyên vật liệu phụ B02
|
|
150000
|
1523.C01
|
N
|
Nhiên liệu C
|
|
120000
|
1524.D01
|
N
|
Phụ tùng thay the
|
|
30000
|
153.X01
|
N
|
Công cụ dụng cụ X
|
|
250000
|
153.Y01
|
N
|
Công cụ dụng cụ Y
|
|
60000
|
154.PX1.F01
|
N
|
Chi phí SXKDD SP F01(giá kế hoạch 4600)
|
|
60000
|
154.PX1.F02
|
N
|
Chi phí SXKDD SP F02(giá kế hoạch 5500)
|
|
40000
|
154.PX2.B01
|
N
|
Chi phí SXKD dở dang (phân xưởng phụ)
|
|
|
155.F01
|
N
|
Thành phẩm tồn kho sản phẩm F01
|
|
300000
|
155.F02
|
N
|
Thành phẩm tồn kho sản phẩm F02
|
|
350000
|
156
|
N
|
Hàng hóa tồn kho
|
|
800000
|
157
|
N
|
Hàng gửi bán
|
|
480000
|
159
|
C
|
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
|
|
0
|
211
|
N
|
Nguyên giá TSCD hữu hình
|
|
10400000
|
212
|
N
|
Tài sản CĐ thuê tài chính
|
|
|
213
|
N
|
Nguyên giá TSCĐ vô hình
|
|
5000000
|
2141
|
N
|
Hao mòn TSCD hữu hình lũy kế
|
|
(950000)
|
2143
|
N
|
Hao mòn TSCD vô hình luy kế
|
|
(300000)
|
222
|
N
|
Góp vốn liên doanh dài hạn
|
|
450000
|
244
|
N
|
Ký quỹ dài hạn
|
|
240000
|
311
|
C
|
Vay ngắn hạn
|
|
250000
|
315
|
C
|
Nợ dài hạn đến hạn trả
|
|
385000
|
331.001
|
C
|
Phải trả cho người bán Tuyết
|
|
100000
|
331.002
|
C
|
Phải trả cho người bán Minh
|
|
80000
|
331.003
|
C
|
Phải trả cho người bán Hạnh
|
|
85000
|
331.004
|
C
|
Trả trước ngắn hạn cho người bán Thư
|
|
(450000)
|
331.005
|
C
|
Trả trước ngắn hạn cho người bán Ly
|
|
(420000)
|
33311
|
C
|
Thuế GTGT hàng nội địa
|
|
|
33312
|
C
|
Thuế GTGT hàng nhập khẩu
|
|
|
3333
|
C
|
Thuế xuất nhập khẩu
|
|
|
3334
|
C
|
Thuế thu nhập DN
|
|
300000
|
334
|
C
|
Phải trả công nhân viên
|
|
150000
|
335
|
C
|
Chi phí phải trả
|
|
|
3361
|
C
|
Phải trả ngắn hạn nội bộ
|
|
|
3362
|
C
|
Phải trả dài hạn nội bộ
|
|
|
338
|
C
|
Phải trả, phải nộp khác
|
|
|
341
|
C
|
Vay dài hạn
|
|
700000
|
342
|
C
|
Nợ dài hạn
|
|
1280000
|
344
|
C
|
Nhận ký quỹ dài hạn
|
|
350000
|
411
|
C
|
Nguồn vốn kinh doanh
|
|
17500000
|
412
|
C
|
Chênh lệch đánh giá lại tài sản
|
|
|
413
|
C
|
Chênh lệch tỷ giá
|
|
|
414
|
C
|
Quỹ đầu tư phát triển
|
|
350000
|
415
|
C
|
Quỹ dự phòng tài chính
|
|
300000
|
421
|
C
|
Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
|
|
950000
|
431
|
C
|
Quỹ khen thưởng, phúc lợi
|
|
260000
|
441
|
C
|
Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
|
|
660000
|
5111
|
C
|
Doanh thu bán hàng hóa
|
|
|
5112
|
C
|
Doanh thu bán thành phẩm
|
|
|
5113
|
C
|
Doanh thu cung cấp dịch vụ
|
|
|
521
|
N
|
Chiết khấu bán hàng
|
|
|
531
|
N
|
Hàng bán bị trả lại
|
|
|
532
|
N
|
Giảm giá hàng bán
|
|
|
621.PX1.F01
|
N
|
Chi phí NVL trực tiếp cho SP F01 ở PX1
|
|
|
621.PX1.F02
|
N
|
Chi phí NVL trực tiếp cho SP F02 ở PX1
|
|
|
622.PX1.F01
|
N
|
Chi phí NC trực tiếp cho SP F01 ở PX1
|
|
|
622.PX1.F02
|
N
|
Chi phí NC trực tiếp cho SP F02 ở PX1
|
|
|
6271.PX1
|
N
|
Chi phí nhân viên PX1
|
|
|
6271.PX2
|
N
|
Chi phí nhân viên PX2
|
|
|
6272.PX1
|
N
|
Chi phí NVL phụ PX1
|
|
|
6273.PX1
|
N
|
Chi phí dụng cụ SX PX1
|
|
|
6274.PX1
|
N
|
Chi phí khấu hao PX1
|
|
|
6278.PX1
|
N
|
Chi phí bằng tiền khác PX1
|
|
|
6279.PX1
|
N
|
Tổng chi phí PX1 phải phân bổ
|
|
|
632
|
N
|
Giá vốn hàng bán
|
|
|
6351
|
N
|
Chi phí hoạt độnh tài chính
|
|
|
6358
|
N
|
Chi phí hoạt độnh tài chính khác
|
|
|
641
|
N
|
Chi phí bán hàng
|
|
|
6411
|
N
|
Chi phí nhân viên bán hàng
|
|
|
6412
|
N
|
Chi phí vật liệu bao bì bán hàng
|
|
|
6413
|
N
|
Chi phí dụng cụ đồ dùng bán hàng
|
|
|
6414
|
N
|
Chi phí khấu hao TSCD ở bộ phận bán hàng
|
|
|
6418
|
N
|
Chi phí bán hàng bằng tiền khác
|
|
|
642
|
N
|
Chi phí quản lý doanh nghiệp
|
|
|
6421
|
N
|
Chi phí nhân viên quản lý DN
|
|
|
6422
|
N
|
Chi phí VL quản lý DN
|
|
|
6423
|
N
|
Chi phí dụng cụ, đồ dùng QLDN
|
|
|
6424
|
N
|
Chi phí khấu hao TSCD QLDN
|
|
|
6425
|
N
|
Thuế, phí, lệ phí QLDN
|
|
|
6428
|
N
|
Chi phí bằng tiền khác QLDN
|
|
|
7111
|
C
|
Các khoản thu nhập khác-Phải nộp thuế thu nhập
|
|
|
7112
|
C
|
Các khoản thu nhập khác- Không phải nộp thuế thu nhập
|
|
|
811
|
N
|
Chi phí bất thường
|
|
|
911
|
C
|
Xác định kết quả kinh doanh
|
|
|
b. Bài thực hành 2: Sổ kế toán máy
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |