Bài 1 KỸ NĂng lãnh đẠo quản lý I. MỘt số VẤN ĐỀ CƠ BẢn về LÃnh đẠo quản lý



tải về 204.62 Kb.
trang1/3
Chuyển đổi dữ liệu18.08.2016
Kích204.62 Kb.
  1   2   3
Bài 1

KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ

I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ

1. Khái niệm

Quản lý là quá trình làm việc cùng với và làm việc thông qua những người khác nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường thay đổi.

Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng và tạo môi trường làm việc thuận lợi để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Phân biệt sự khác nhau giữa Lãnh đạo và Quản lý?

Lãnh đạo (leadership) và quản lý (management) là hai khái niệm khác nhau, tuy vậy ở Việt Nam nó hay bị đổ đồng, lẫn lộn với nhau. Tức là các chức năng quản lý và lãnh đạo nhiều khi được hiểu và làm khác nhau nên mang lại hiệu quả khác nhau.

Về chức năng công việc, lãnh đạo và quản lý là hai công việc khác nhau.

Những công việc chủ yếu của lãnh đạo là:

- Tập hợp lại toàn bộ tinh thần tập thể và hướng đến tương lai. Phân tích tình hình, định hướng, vạch chiến lược.

- Đưa ra các quyết định quan trọng.

- Làm điểm tựa về uy tín cho tổ chức, đối với cả người bên trong lẫn người bên ngoài. Sử dụng tài năng cá nhân để truyền cảm hứng cho người khác.



Những công việc chủ yếu của quản lý là:

- Thực hiện các quyết định của lãnh đạo. Nhà quản lý lưu ý đến các cá nhân ở thời điểm hiện tại, phát triển từng cá nhân.

- Xử lý các công việc hôm nay, tuần này, tháng này.

- Đảm bảo cho bộ máy hoạt động thông suốt.

Ở các tổ chức nhỏ, các việc lãnh đạo và quản lý hay được quy làm một, do cùng một người đảm nhiệm. Tuy nhiên, đối với các tổ chức lớn, thì sự phân biệt giữa lãnh đạo và quản lý là cần thiết. Có những người có khả năng làm cả hai công việc lãnh đạo và quản lý và trong các tổ chức lớn cũng có những vị trí đòi hỏi phải làm cả hai việc. Tuy nhiên, hai công việc này đòi hỏi những loại kỹ năng khác nhau.

Những điều mà một người lãnh đạo cần có (ngoài việc là một con người có tư cách tốt nói chung) là: Uy tín cá nhân cao (nếu người bên trong không phục thì khó lãnh đạo, nếu mất uy tín với bên ngoài thì toàn bộ tổ chức mất uy tín theo); có trình độ cao, tầm nhìn xa trông rộng để có thể đưa ra những định hướng và quyết định đúng đắn; biết phối hợp hài hòa với bộ phận quản lý.

Người quản lý thì không nhất thiết cần có trình độ cao, uy tín cao hay tầm nhìn xa trông rộng như người lãnh đạo, nhưng ngược lại cần những đức tính như: Hiểu được và tuân theo các quyết định của lãnh đạo; có tính kỷ luật, cẩn thận, tỉ mỉ, nắm sát các chi tiết (người lãnh đạo có thể không mạnh những điểm này) và tùy lĩnh vực quản lý mà cần có trình độ chuyên môn tương ứng cho phù hợp.

2. Các chức năng của quản lý

Các nhà quản lý thực hiện công việc của mình thông qua việc hoàn thành 04 chức năng chính: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.



2.1. Chức năng lập kế hoạch

Muốn quản lý hiệu quả phải lập kế hoạch một cách sát thực, hiệu quả vì việc lập kế hoạch giúp nhà quản lý đảm bảo làm đúng việc, đúng mục tiêu.

Lập kế hoạch bao gồm:


  • Đánh giá tình hình hiện tại và xác định rõ mục tiêu, kết quả tương lai.

  • Xác định những việc cần làm để đạt được mục tiêu, kết quả đó.

  • Xác định các hoạt động cụ thể và thời hạn hoàn thành.

  • Thống nhất về các chỉ số đo lường kết quả.

Như vậy, lập kế hoạch là việc thiết lập những mục tiêu và xác định phương án tốt nhất để hoàn thành các mục tiêu đó.

Có nhiều loại kế hoạch như kế hoạch tín dụng, kế hoạch tài chính, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch hoạt động tháng/quý/năm/nhiệm kỳ... Những loại kế hoạch này được lập ở nhiều cấp độ và thời hạn khác nhau. Người quản lý ở cấp càng cao thì phải lập kế hoạch cho tương lai càng xa.

Khi tổ chức còn tương đối nhỏ và các nhân viên được giao tiếp gần gũi thường xuyên với nhau, thì việc lập kế hoạch tương đối dễ dàng. Khi tổ chức có quy mô lớn, việc lập kế hoạch phức tạp hơn và có vai trò quan trọng hơn nhiều. Trong hệ thống Ngân hàng Chính sách xã hội (NHCSXH), việc lập kế hoạch ở Hội sở chính và Chi nhánh cấp tỉnh phức tạp hơn nhiều so với việc lập kế hoạch ở Phòng giao dịch cấp huyện.

2.2. Chức năng tổ chức

Với vai trò là một người quản lý, Giám đốc Chi nhánh cấp tỉnh phải đảm bảo rằng các nguồn lực về tài chính, vật chất và con người cần có để thực hiện thành công kế hoạch phải được đặt đúng chỗ, đúng lúc, đúng số lượng và được sử dụng một cách hiệu quả. Họ phải giao nhiệm vụ cho những cá nhân, hay phòng nghiệp vụ sao cho những người được giao việc có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc đó. Họ cũng phải điều phối việc thực hiện các nhiệm vụ đó sao cho những hoạt động có liên quan được tiến triển với cùng tốc độ và đồng bộ với nhau.

Giám đốc Chi nhánh cấp tỉnh cần phải đảm bảo rằng những người dưới quyền mình hiểu được vai trò và tầm quan trọng của mỗi người đối với thành công chung của Chi nhánh. Khi giao việc, họ phải hướng dẫn rõ ràng và phù hợp. Trong chức năng tổ chức, một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của người quản lý là việc thiết lập và duy trì các kênh giao tiếp rõ ràng và phù hợp, không chỉ trong nội bộ đơn vị đang quản lý mà còn với những đơn vị khác và với các cấp quản lý cao hơn. Liên lạc tốt là yếu tố vô cùng quan trọng trong việc tạo ra những mối liên kết hiệu quả giữa các mục tiêu, nhiệm vụ và con người. Trên thực tế, việc phối hợp những mối quan hệ lành mạnh giữa các cá nhân và giữa các nhóm là trách nhiệm quan trọng nhất của người quản lý.

Sau đây là tóm tắt những vấn đề mà Giám đốc Chi nhánh cấp tỉnh nên xem xét khi tìm cách tăng cường chức năng tổ chức của mình.

- Các phòng nghiệp vụ đã sẵn sàng thực hiện phần việc của mình trong kế hoạch của Chi nhánh chưa?

- Các phòng nghiệp vụ đã thống nhất về thời gian tốt nhất để hoàn thành công việc chưa và có thể hoàn thành đúng thời hạn không?

- Các bộ phận hay đơn vị khác có sẵn sàng đón nhận kết quả công việc mà Chi nhánh đang làm không?

- Nhân viên của Chi nhánh được đào tạo tập huấn nghiệp vụ chưa?

- Họ có động lực thực hiện những nhiệm vụ được giao không? Mỗi cán bộ trong Chi nhánh có kênh liên lạc với bạn không?

- Mỗi nhân viên đã có bản mô tả/phân công công việc rõ ràng chưa?

- Bạn đã xác định rõ về quyền hạn và cách thức trao đổi thông tin rõ ràng trong Chi nhánh hay chưa? Mọi người có biết họ chịu trách nhiệm trước ai và thông tin cần được trao đổi như thế nào không?

- Tất cả mọi nhân viên đã nắm rõ quy định nghiệp vụ và hướng dẫn thực hiện chưa? Những văn bản nghiệp vụ đó có được cập nhật không?



2.3. Chức năng lãnh đạo

Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, Giám đốc Chi nhánh phải đảm bảo rằng mọi người đều làm đúng việc. Xét cho cùng thì các Giám đốc Chi nhánh sẽ không còn là những nhà quản lý nữa nếu họ cố gắng tự mình làm tất cả mọi thứ. Những Giám đốc Chi nhánh giỏi sẽ cung cấp những định hướng thích hợp và tạo động lực cho những người khác trong Chi nhánh để mỗi người đều đóng góp vào việc hoàn thành những kết quả mong đợi. Giám đốc Chi nhánh làm được điều này bằng cách:

- Đưa ra một tầm nhìn/viễn cảnh có tác dụng tạo động lực cho CBVC trong Chi nhánh.

- Nêu gương, đặt ra các ưu tiên cần giải quyết ở từng nơi, từng lúc.

- Huấn luyện, tư vấn và khuyến khích nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ của họ.

- Soạn thảo văn bản chỉ đạo, thực hiện hướng dẫn quy trình nghiệp vụ của NHCSXH cụ thể, rõ ràng, phù hợp với thực tế của Chi nhánh.

- Tạo môi trường trong đó mọi người có thể thi đua hoàn thành nhiệm vụ.

- Giúp mọi người thích nghi với những cái mới và những sự thay đổi.

- Thể hiện cách giải quyết vấn đề và suy nghĩ sáng tạo trong biện pháp tổ chức thực hiện.

- Khuyến khích tinh thần làm việc đồng đội, làm việc theo tổ nhóm.

Mọi người quản lý đều thực hiện chức năng lãnh đạo. Xét cho cùng, cho dù các nhân viên có tài năng và có động lực đến đâu đi nữa thì họ vẫn cần sự hướng dẫn giúp họ đóng góp một cách tốt nhất cho việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. Chắc chắn họ sẽ đánh giá cao nếu người quản lý thường xuyên tiếp thêm năng lượng cho họ để giúp họ duy trì được động năng và thậm chí đẩy họ lên những tầm cao mới.

2.4. Chức năng kiểm soát

Trách nhiệm của Giám đốc Chi nhánh khi thực hiện chức năng kiểm soát hay chức năng giám sát là:

- Luôn để mắt tới mọi việc, quán xuyến được công việc.

- Đảm bảo mọi việc tiến triển theo đúng kế hoạch.

- Nhận xét, đánh giá, đo lường, kết quả đạt được.

- So sánh kết quả thực tế và kết quả mong đợi.

- Thực hiện những điều chỉnh cần thiết để kết quả thực tế sát hơn với kết quả mong đợi.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo quy định.

Việc sử dụng từ “kiểm soát” có thể gây hiểu nhầm như một từ miêu tả cho chức năng này. Nhiều Giám đốc Chi nhánh hiểu nhầm công việc của họ là kiểm soát nhân viên: phải đi làm đúng giờ không đi muộn về sớm, công việc của mọi người phải được hoàn thành một cách thích hợp, phải tuân thủ nội quy quy chế làm việc…

Có 2 rắc rối sẽ nảy sinh khi quan niệm như vậy: (1) Giám đốc Chi nhánh có thói quen kiểm soát như thế sẽ làm mất động lực của nhân viên; và (2) họ có thể chỉ kiểm soát được một số ít nhân viên mà thôi.

Các Chi nhánh cần người Giám đốc có khả năng làm người hướng dẫn, theo dõi những nhóm nhân viên có mức độ tự quản cao, để hệ số tự quản lý tăng lên, để giữ chân nhân viên và tối đa hoá năng suất của họ. Nếu quản lý nhân viên như kiểu người nghệ sỹ múa rối điều khiển những con rối của mình thì chỉ có thể giúp hoàn thành những mục tiêu ngắn hạn mà không bao giờ có thể tạo ra một môi trường giúp mọi người muốn đóng góp những ý tưởng, công sức của mình và làm việc một cách lâu dài, hiệu quả nhất.

Do đó, chức năng kiểm soát có mục đích là đảm bảo nhiệm vụ của người quản lý được hoàn thành - tức là đạt được những kết quả mong muốn - mà không phải là chế ngự và thao túng những người dưới quyền. Kiểm soát ở đây là giám sát về kết quả làm việc của nhân viên.



Tóm tắt 4 chức năng quản lý



3. Các cấp độ của lãnh đạo và quản lý

3.1. Năm cấp độ phát triển của lãnh đạo

Có 5 cấp độ phát triển của lãnh đạo, bao gồm:



PHẢI THEO: Mọi người đi theo bạn vì họ phải theo. Tầm ảnh hưởng của bạn sẽ không vượt qua giới hạn trong công việc.

Nếu bạn ở cấp độ này càng lâu, tỉ lệ xin nghỉ việc càng cao và tinh thần làm việc trong đơn vị của bạn ngày càng xuống thấp.



CHẤP THUẬN: Mọi người chấp nhận tự nguyện đi theo bạn vì họ muốn. Nhân viên của bạn làm việc cho bạn không chỉ vì chức danh bạn đang nắm giữ.

Lãnh đạo ở cấp độ này tạo không khí làm việc vui vẻ, tự nguyện. Tuy nhiên nếu duy trì ở cấp độ này quá lâu mà không tiến triển, bạn sẽ khiến những người làm việc tận tụy vì mình cảm thấy sốt ruột và nản chí.



KẾT QUẢ: Mọi người đi theo bạn vì những gì bạn đã làm cho tổ chức.

Lãnh đạo ở cấp độ này làm hầu hết mọi nhân viên và cấp dưới đều có thể cảm nhận được thành công. Họ yêu quí bạn và những gì bạn đang làm. Đó là động lực giúp bạn dễ dàng giải quyết mọi vấn đề.



CON NGƯỜI: Mọi người đi theo bạn vì những gì bạn đã làm cho họ.

Có sự tăng trưởng dài hạn diễn ra ở cấp độ này. Sự tận tụy phát triển lãnh đạo sẽ đảm bảo sự phát triển liên tục cho tổ chức và cá nhân. Hãy làm bất cứ điều gì bạn có thể để đạt được và duy trì ở cấp độ này.



LÃNH TỤ: Vai trò lãnh đạo thể hiện ở sự kính trọng của nhân viên và những cộng sự trong môi trường làm việc. Mọi người đi theo bạn vì những con người bạn và những gì bạn đại diện.

Cấp độ này dành cho người lãnh đạo dành nhiều thời gian cho phát triển con người và tổ chức. Trên thực tế rất hiếm người đạt được cấp độ này. Người đạt được cấp độ này là người xuất chúng (vĩ nhân).

Nhận xét về hình mẫu nhà lãnh đạo ở cấp độ cao nhất này (cấp độ 5), tác giả Jim Collins cho biết: “Những nhà lãnh đạo cấp độ 5 hướng cái tôi ra khỏi cá nhân họ, họ quan tâm đến mục đích lớn hơn là xây dựng những điều vĩ đại. Không phải những nhà lãnh đạo này không có cái tôi hay không quan tâm đến bản thân mình, trên thực tế, họ cực kỳ tham vọng, nhưng tham vọng của họ trước hết là vì mục đích cao cả, chứ không phải vì bản thân.”

Nhà lãnh đạo ở cấp độ 5 là sự kết hợp của sự khiêm nhường và kiên định. Họ rất ngại nói về mình, không coi mình là người vĩ đại. Mô hình “Cửa sổ và gương soi” là minh họa rõ nhất cho đặc điểm này. Những nhà lãnh đạo cấp độ 5, vốn khiêm nhường, nhìn ra cửa sổ để lý giải cho sự thành công của mình. Họ lý giải sự thành công của mình là do may mắn, do các yếu tố bên ngoài tạo ra. Đồng thời, họ nhìn trong gương để nhận trách nhiệm, không bao giờ viện dẫn lý do không may mắn hay yếu tố bên ngoài khi mọi việc trở nên tồi tệ. Một nhà lãnh đạo cấp độ 5 có quyết tâm tới cao độ, họ gần như là quên bản thân mình để gây dựng những điều vĩ đại. Họ ghét sự tầm thường, luôn muốn mọi điều phải được thực hiện một cách vĩ đại.



3.2. Các cấp độ quản lý

Có 3 cấp độ quản lý (xem hình dưới đây):


Quản lý cấp trung

(Giám đốc Chi nhánh)



Quản lý cấp cơ sở

(Giám đốc PGD, TP, PTP Nghiệp vụ)




4. Phong cách lãnh đạo

4.1. Khái niệm

Phong cách lãnh đạo là cách thức làm việc của nhà lãnh đạo, là dạng hành vi của người đó thể hiện các nỗ lực ảnh hưởng tới hoạt động của những người khác.



4.2. Phân loại phong cách lãnh đạo

a. Các phong cách lãnh đạo tự nhiên

Phong cách

Miêu tả

Điểm mạnh

Điểm yếu

Chuyên quyền

Người có quyền lực, mạnh mẽ, định hướng kết quả và có khả năng làm nên chuyện

Ra quyết định nhanh chóng, tạo ra kết quả đã được định trước

Tỉ lệ xáo trộn nhân viên cao, khó đạt được sự kế tiếp

Lôi cuốn

Người lãnh đạo bằng cách nêu gương với tính cách năng động

Nhân viên được khuyến khích, tạo động lực và yêu thích môi trường làm việc của họ

Thiếu kỷ luật và sự tập trung, những kế hoạch có thể không thực tế, khó đạt được sự kế tiếp

Quan liêu

Tuân thủ các quy tắc và yêu cầu người khác cũng làm như vậy

Rủi ro thấp, giảm sự không chắc chắn, tránh thiên vị đối xử.

Thiếu tính sáng tạo, gây khó chịu.

Dân chủ

Chủ động lôi cuốn nhân viên cấp dưới vào quá trình đưa ra quyết định

Có sự tham gia cao của nhân viên, tạo điều kiện cho sự kế tiếp

Mất nhiều thời gian, định hướng quy trình hơn là định hướng kết quả

Tự do

Cho nhân viên tự do tuyệt đối để hoàn thành kết quả

Có được sự chủ động sáng tạo của nhân viên

Rủi ro cao vì chậm phát hiện các dấu hiệu của việc không đạt được thành tích

Hỗ trợ

Hỗ trợ nhân viên về mặt tình cảm và chuyên môn

Nhân viên có động lực và không ngừng phát triển

Các kết quả của tổ chức bị giảm vì các nhu cầu cá nhân

b. Phong cách lãnh đạo theo tình huống

Dựa vào “sự sẵn sàng” của cấp dưới (đánh giá bằng khả năng và nhiệt tình) khi thực hiện công việc để chia thành 4 tình huống: (1) Có khả năng và có nhiệt tình, (2) Có khả năng nhưng không có nhiệt tình, (3) Không có khả năng nhưng có nhiệt tình, (4) Không có khả năng và không có nhiệt tình.



Þ Khả năng bao gồm học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, hiểu biết….

Þ Nhiệt tình bao gồm tự tin thực hiện công việc, chấp nhận trách nhiệm, khao khát hoàn thành công việc.

Với 4 tình huống trên thì có 4 phong cách lãnh đạo sau:



- Lãnh đạo kiểu Hướng dẫn: Nhà quản lý hướng dẫn nhân viên làm thế nào để hoàn thành công việc, kiểm tra chặt chẽ hoạt động của nhân viên và tự mình đưa ra hầu hết quyết định. Đây là phong cách thích hợp nhất để quản lý nhân viên mới vào nghề hoặc đối với những người thực hiện công việc không tốt. Tuy nhiên, nếu nhà quản lý chỉ sử dụng một phong cách này thì sẽ trở thành tiểu tiết, độc đoán.

- Lãnh đạo kiểu Tư vấn: Nhà quản lý liên tục đưa ra các định hướng và buộc nhân viên cùng tham gia giải quyết vấn đề và ra quyết định. Để thực hiện được điều này, cần lôi kéo ý kiến của nhân viên, trả lời các câu hỏi được nêu ra và thể hiện sự hứng thú bàn bạc với từng cá nhân. Phong cách này thích hợp khi nhân viên không còn là những người mới đối với công việc nhưng cũng chưa đủ kỹ nǎng hoặc sự tự tin về khả nǎng thực hiên công việc của mình.

- Lãnh đạo kiểu Hỗ trợ: Sử dụng phong cách này khi nhân viên đã có khả nǎng thực hiện công việc được giao nhưng còn thiếu tự tin. Khi đó, nhà quản lý để nhân viên nêu ra những khó khǎn, lo ngại và để bàn bạc cách giải quyết. Tuy nhiên, nhà quản lý chỉ hỗ trợ mà không làm thay vì họ để tǎng cường tính độc lập và sự tự tin của nhân viên.

- Lãnh đạo kiểu Uỷ quyền: Sử dụng phong cách này với những nhân viên có cả kỹ nǎng và sự tự tin trong khả nǎng thực hiện công việc, nhân viên tự quản lý mình và chỉ yêu cầu trợ giúp khi có mục tiêu hoặc công việc mới. Tuy nhiên, chỉ sử dụng phong cách này khi nhân viên đã sẵn sàng trong công việc, nếu không thì họ sẽ cảm thấy hụt hơi hoặc họ đã bị bỏ rơi.

Hướng dẫn

Tư vấn

- Nhiều chỉ dẫn; Ít hỗ trợ

- Mô tả tỉ mỉ cách thực hiện công việc và giám sát chặt chẽ.



- Nhiều chỉ dẫn; Ít hỗ trợ

- Giải thích quyết định của mình và sẵn sàng giải thích thêm



Hỗ trợ

Uỷ quyền

- Ít chỉ dẫn; Nhiều hỗ trợ

- Chia sẻ ý tưởng

- Hướng nhân viên đến sự tự quyết định và tìm ra cách làm hợp lý


- Ít chỉ dẫn; Ít hỗ trợ

-Trao toàn quyền và trách nhiệm quyết định thực hiện.



Tình huống áp dụng phong cách quản lý

Hướng dẫn

Tư vấn

Áp dụng khi nhân viên:

- Chưa đủ khả năng làm việc độc lập

- Chưa sẵn sàng thực hiện


Áp dụng khi nhân viên:

- Chưa đủ khả năng làm việc độc lập

- Nhiệt tình và sẵn sàng thực hiện


Hỗ trợ

Uỷ quyền

Áp dụng khi nhân viên:

- Có khả năng làm việc độc lập

- Nhưng chưa sẵn sàng thực hiện


Áp dụng khi nhân viên:

- Có khả năng làm việc độc lập

- Nhiệt tình và sẵn sàng thực hiện


c. Phong cách lãnh đạo theo hành vi

- Phong cách lãnh đạo độc đoán:

Bản chất: Ng­ười lãnh đạo nắm giữ tất cả quyền hành và trách nhiệm. Giao cho cấp d­ưới thực hiện các nhiệm vụ đã định. Giao tiếp: Từ trên xuống.

Điểm mạnh: Nhấn mạnh vào kết quả đã dự báo tr­ước, chính xác, trật tự.

Điểm yếu: Hạn chế tính chủ động sáng tạo của cấp dư­ới.



- Phong cách lãnh đạo dân chủ:

Bản chất: Ng­ười lãnh đạo giao quyền như­ng vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng. Công việc đư­ợc phân chia trên cơ sở quyết định có sự tham gia của cấp d­ưới. Giao tiếp: Hai chiều.

Điểm mạnh: Nhận đ­ược sự cam kết của cấp d­ưới thông qua sự tham gia của họ.

Điểm yếu: Tốn thời gian.



- Phong cách lãnh đạo tự do:

Bản chất: Ngư­ời lãnh đạo giao quyền & trách nhiệm cho nhóm. Các thành viên của nhóm tự thực hiện công việc theo cách tốt nhất mà họ có thể. Giao tiếp: Theo chiều ngang.

Điểm mạnh: Cho phép cấp d­ưới thực hiện công việc khi thấy phù hợp mà không cần sự can thiệp của lãnh đạo.

Điểm yếu: Nhóm có thể đi chệch h­ướng.



4.3. Lưu ý về phong cách lãnh đạo

Như đã phân tích ở trên ta thấy: không có phong cách nào là tốt nhất tuyệt đối. Mỗi phong cách có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Trong một môi trường cụ thể, có thể có một số phong cách thích hợp hơn những phong cách khác, ví dụ:

- Cần có một cách tiếp cận theo hướng chuyên quyền khi đơn vị mới thành lập, khi đó những chính sách và thủ tục của tổ chức chưa rõ ràng hoặc trong tình trạng khủng hoảng, rất cần một người lãnh đạo mạnh mẽ để đưa tổ chức ra khỏi khủng hoảng.

- Phong cách lôi cuốn bằng khuyến khích là phong cách hiệu quả nhất khi công việc lặp đi lặp lại hoặc hay gây bực dọc, do đó, nhân viên cần được động viên bởi một quan hệ đầy tình người.

- Sự lãnh đạo mang tính dân chủ hoạt động hiệu quả nhất khi những nhiệm vụ không rõ ràng và các nhân viên phải làm việc một cách tự lập/độc lập.

- Trong các nhiệm vụ đòi hỏi tuân thủ các quy định nghiêm ngặt (kế toán, kiểm soát…) thì phong cách quan liêu là thích hợp.

- Trong cơ quan có nhiều người cao tuổi, môi trường trí thức cao thì nên vận dụng phong cách dân chủ.

- Đối với những cơ quan có công việc phải được xử lý khéo léo theo hoàn cảnh như công ty thương mại, bán hàng thì phong cách tự do là phổ biến.

- Đối với những tổ chức mang tính xã hội như các hội đoàn thể lãnh đạo thường có phong cách hỗ trợ.

Tuy nhiên gần đây người ta thấy rằng vận dụng các phong cách trên một cách máy móc thì kết quả bị hạn chế bởi những điểm yếu của những phong cách nêu trên. Những người khác nhau sẽ có những phản ứng khác nhau đối với các phong cách quản lý khác nhau.



II. MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ

1. Kỹ năng lập kế hoạch

Lập kế hoạch là công việc của tất cả những người làm quản lý.



1.1. Khái niệm về kế hoạch

Kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Kế hoạch liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích.



1.2. Ý nghĩa của công tác lập kế hoạch

- Giúp cho việc tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức;

- Giúp tiên liệu các tình huống quản lý và sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài;

- Giúp nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.



1.3. Các bước lập kế hoạch

Bước 1: Thiết lập mục tiêu

Đây là bước đầu tiên của quá trình lập kế hoạch. Để thiết lập mục tiêu, cần trả lời các câu hỏi: Những thành quả mong muốn cần đạt được khi thực hiện hoạt động cần lập kế hoạch này là gì? Ở bước này cũng cần xác định các công việc nên làm để có thể đạt được những thành quả mong muốn nêu trên và xác định thời điểm cần hoàn thành mục tiêu.

Khi xác lập mục tiêu cũng cần lưu ý rằng mục tiêu đề ra phải đạt tiêu chuẩn SMART:

S (Specific): Mục tiêu phải cụ thể;

M (Measurable): Mục tiêu phải đo lường được;

A (Achievable): Mục tiêu phải đảm bảo có thể đạt được;

R (Realistic): Mục tiêu phải có tính khả thi;

T (Time bound): Mục tiêu phải có giới hạn về thời gian.



Bước 2: Đánh giá tính thực tiễn của các mục tiêu

Ở bước này, người lập kế hoạch cần trả lời các câu hỏi:

- Các mục tiêu đặt ra có thưc tế không?

- Các mục tiêu có thể thực hiện được trong quỹ thời gian sẵn có đã định không?

- Liệu có đủ các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu đặt ra không?

- Việc thực hiện kế hoạch sẽ đem lại kết quả gì?



Bước 3: Xem xét các mục tiêu thay thế

Trong bước này, cần trả lời các câu hỏi sau:

- Có những mục tiêu thay thế nào?

- Những thuận lợi và khó khăn khi thực hiện các mục tiêu thay thế này?

- Mục tiêu thay thế nào có tính thực tiễn nhất?

Bước 4: Xác định các nhiệm vụ chính

Bước này cần xác định những nhiệm vụ chủ yếu có tác động lớn tới thành quả của tổ chức/ đơn vị khi thực hiện kế hoạch. Khi xác định các nhiệm vụ chính này cũng cần phải chốt thời gian. Nếu một nhiệm vụ chính không được hoàn thành trước một ngày nhất định thì mục tiêu tổng thể sẽ không thể đạt được.

Sau khi xác định các nhiệm vụ chính thì người lập kế hoạch cũng phải xây dựng lộ trình thiết yếu để thực hiện những nhiệm vụ chính đã xác định.




  1   2   3


Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2019
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương