TrưỜng đẠi học mở HÀ NỘI
Xây dựng cấu trúc phân chia công việc WBS
tải về 93.5 Kb.
|
- Điều hướng trang này:
- 4.2. Các bước xây dựng cấu trúc phân chia công việc WBS
- 4.3. Một số lưu ý khi xây dựng WBS
- III. Kế hoạch ban đầu
| 4. Xây dựng cấu trúc phân chia công việc WBS
4.1. Cách dàn dựng WBS Dàn dựng WBS theo cách tiếp cận từ trên xuống (top-down). Có nhiều cách để dàn dựng cấu trúc này: Theo nhóm quy trình quản lý dự án Theo sản phẩm bàn giao Theo phận sự - trách nhiệm Dàn dựng theo nhóm quy trình quản lý dự án Các sản phẩm, công việc được phân rã và được trình bày theo nhóm các quy trình QLDA bao gồm: Khởi đầu Lập kế hoạch Thực hiện Kiểm soát Đóng dự án Dàn dựng theo phận sự - trách nhiệm Các hoạt động được thiết lập theo phận sự - trách nhiệm. Cách này dường như “dễ viết” hơn (chủ yếu do thói quen dùng từ). Tuy nhiên, trình bày này sẽ khó nhìn nhận được kết quả bàn giao của dự án, tức là khó xác định được các mục tiêu trung gian. Dàn dựng theo theo sản phẩm bàn giao Các hoạt động được thiết lập theo sản phẩm bàn giao của dự án, gồm sản phẩm chung nhất và các sản phẩm trung gian. Cách này có thể “khó viết” hơn, khó dùng từ hơn, nhưng lại xác định rõ kết quả bàn giao. 4.2. Các bước xây dựng cấu trúc phân chia công việc WBS Việc xây dựng một WBS tốt phải mất nhiều thời gian, công sức và đòi hỏi những người thật sự có năng lực mới làm được. Các bước tiến hành như sau: Viết ra sản phẩm chung nhất; Lập danh sách sản phẩm; Lập danh sách công việc; Đánh mã thống nhất cho từng yếu tố của WBS; Duyệt xét lại WBS. Các thông tin đầu vào của quy trình xây dựng cấu trúc phân chia công việc bao gồm: Kế hoạch quản lý phạm vi, Tuyên bố phạm vi, Tài liệu yêu cầu, Các tài liệu khác liên quan đến trực tiếp đến dự án. 4.3. Một số lưu ý khi xây dựng WBS Tham gia xây dựng WBS gồm: Người QLDA, nhóm chuyên môn, khách hàng, ban quản lý dự án, nhà tài trợ, trong đó người QLDA chịu trách nhiệm chính. WBS cần đạt được sự đồng thuận của các bên. Lưu ý rằng WBS đã được mọi người chấp thuận không có nghĩa là không thể thay đổi. Khi dự án tiến triển, có thể phải cập nhật lại WBS với những phán xét thật khắt khe, đặc biệt với những thay đổi làm ảnh hưởng tới kế hoạch dự án. - Để đạt được sự đồng thuận, giảm thiểu sự chống đối: + Chuẩn bị dự thảo của WBS, gửi trước cho mọi người đọc; + Họp thảo luận đi đến nhất trí với WBS; + Lấy chữ ký của các bên liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp. - Kiểm soát các phiên bản của BCV: Khi xây dựng WBS, có thể có nhiều phiên bản khác nhau trước khi đi đến sự nhất trí, chấp thuận. Các phiên bản WBS cần được kiểm soát chặt chẽ và lưu trữ một cách khoa học: + Không bao giờ vứt bỏ các phiên bản trước, để còn đối chiếu những sự thay đổi giữa các phiên bản, biết được những rắc rối bởi sự thay đổi này; + Nhiều khi có thể quyết định trở lại phiên bản trước nào đó; + Lưu trữ: Đánh mã số phiên bản, ghi rõ ngày tháng và các yêu cầu thay đổi cho từng phiên bản. - Lập Từ điển WBS Từ điển WBS có thể được tạo lập gần như song hành với WBS, nhưng cũng có thể làm sau khi đã hoàn thành WBS. Tạo WBS giúp định nghĩa rõ ràng các hoạt động của dự án, tránh hiểu lầm do sự ngắn gọn trong các mô tả các hoạt động trong WBS. Với những dự án tương đối quen thuộc, việc tạo từ điển WBS thường bị bỏ ngỏ, ít được quan tâm dẫn đến những sai lầm của các hoạt động. - Bổ sung thông tin cho WBS: WBS được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau vì vậy trong các bước tiếp theo có thể bổ sung thêm nhiều thông tin cho các hoạt động. Tùy theo yêu cầu, mong muốn của người quản lý dự án, năng lực của người thực hiện có thể bổ sung các thông tin phù hợp để trợ giúp cho các hoạt động tiếp theo như: lập lịch, tính toán chi phí, phân bổ nguồn lực v.v. III. Kế hoạch ban đầu Nhiều dự án khi triển khai đi lệch hướng, trễ hạn, vượt kinh phí nguyên nhân cơ bản là thiếu kế hoạch hoặc lập kế hoạch kém. Lập kế hoạch là một công việc hết sức quan trọng và khó khăn, do vậy đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt của người quản lý dự án. Không thể lập xong tất cả các kế hoạch mới tiến hành thực hiện dự án, mà lập kế hoạch phải được phân chia thành các giai đoạn khác nhau và thường xuyên phải được xem xét lại trong tiến trình phát triển của dự án, khi sự thấu hiểu và thông tin nhận được ngày một tốt hơn, nhiều hơn. Kế hoạch ban đầu được tiến hành trong giai đoạn khởi đầu-xác định dự án. Kế hoạch được tinh chỉnh, chi tiết và bổ sung thêm các kế hoạch thành phần trong các giai đoạn tiếp theo, thông thường là giai đoạn phân tích và giai đoạn thiết kế. tải về 93.5 Kb. Chia sẻ với bạn bè của bạn:
|