Tiêu chuẩn hoá trong công tác lưu trữ
tải về 0.51 Mb. Chế độ xem pdf
|
| 50mm
98mm 20 mm 10 mm 45 mm 30 mm 74mm 37mm 37mm Tieâu chuaån hoaù trong coâng taùc Vaên thö Löu tröõ Nguyeã n Duy Vónh 40 - Tên phông ghi tên gọi chính thức của phông tài liệu lưu trữ theo bảng danh sách phông, trong trường hợp tên phông quá dài có thể viết tắt theo quy định chung. - Số mục lục: ghi số của quyển mục lục mà hồ sơ (đvbq) được thống kê trong đó. - Số hồ sơ (đvbq) là số thống kê của hồ sơ (đvbq) trong phông. - Tờ số : Ghi số thứ tự của trang tài liệu trong hồ sơ được biên mục lên thẻ. - Biên mục nội dung tài liệu : + Biên mục nội dung gồm biên mục nội dung tài liệu và biên mục đặc điểm tài liệu. Nếu thẻ được biên mục cho từng hồ sơ (đvbq) thì ở phần ghi nội dung chép lại y nguyên tiêu đề hồ sơ (đvbq). Nếu thẻ được biên mục cho từng tài liệu thì ở ô này viết tên văn bản. Nếu thẻ dùng để giới thiệu từng phần của tài liệu thì ô này dùng để tóm tắt nội dung của phần tài liệu được biên mục. Phần giới thiệu nội dung của tài liệu phải nêu được tên loại tài liệu, tác giả, thời gian, vấn đề mà tài liệu phản ánh và phải ngắn gọn, chính xác, không mở rộng hoặc thu hẹp nội dung thông tin, không liệt kê tài liệu. + Biên mục đặc điểm tài liệu: Tài liệu lưu trữ bằng giấy có thể có đặc điểm sau: đặc điểm về độ tin cậy như bản gốc, bản chính, bản sao các loại, các đặc điểm về ngôn ngữ, bút tích về phương pháp sao in. Trong trường hợp tài liệu biên mục không phải là bản gốc thì ghi rõ tài liệu bản chính hoặc bản sao. Đặc điểm về ngôn ngữ của tài liệu chỉ ghi khi ngôn ngữ của tài liệu không phải là tiếng Việt. Đặc điểm về bút tích chỉ ghi khi tài liệu có bút tích của các nhà lãnh đạo cao cấp của Đảng và Chính phủ. - Thôøi gian taøi lieäu: Ghi ñuùng thôøi gian treân taøi lieäu - Ñò a ñieåm taøi lieäu: Ghi ñò a danh coù treân taøi lieäu. - Biên mục ký hiệu thông tin: Ký hiệu thông tin được ghi theo bảng khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu phông lưu trữ Nhà nước thời kỳ dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa. Khi biên mục cần sử dụng bảng chính và bảng trợ ký hiệu của khung phân loại để chọn các ký hiệu phù hợp với nội dung hồ sơ, tài liệu. Đối với bộ thẻ sự vật - chuyên đề thì ký hiệu thông tin áp dụng theo hệ thống ký hiệu của bộ thẻ sự vật - chuyên đề đó. Ký hiệu thông tin chỉ được ghi sau khi đã biên mục các ô khác trên tấm thẻ và được tiến hành theo các bước sau: 1. Tìm hiểu nội dung chính: Cần phân tích tổng hợp nội dung tài liệu, xác định bản chất vấn đề được phản ánh trong tài liệu. 2. Tìm đề mục khung phân loại: |