Khóa luận tốt nghiệp gvhd: Th. S hoàng Thị Kim
tải về 0.88 Mb.
|
Ôn tập chương 6
| Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
Để thông tin đáng tin cậy cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm tra quá trình xử lý thông tin cần đảm bảo: Phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ sổ sách: Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết. Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc càng sớm càng tốt. Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ và phải được xử lý nhanh chóng trước khi qua bộ phận tiếp theo. Nếu ghi chép thủ công, sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát. Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết. Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động: Cần đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị. Phê chuẩn cụ thể: Là các trường hợp mà người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không thể đưa ra chính sách chung. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên hoặc những nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép. Kiểm soát vật chất Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải thực hiện định kỳ. Khi có bất kì chênh lệch nào cũng cần phải điều tra, xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc không phát hiện được những hành vi đánh cắp. Kiểm tra độc lập việc thực hiện Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân, bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. Yêu cầu đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện kiểm tra là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập. Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện Là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin phi tài chính, xem xét trong mối quan hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Điều này giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược, kế hoạch, có những điều chỉnh thích hợp. Thông tin và truyền thông (Information and Communication ) Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về HĐTC và sự tuân thủ bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn đảm bảo yêu cầu chất lượng thông tin là thích hợp, kịp thời, chính xác và truy cập thuận tiện. Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin: Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị. Các thông tin từ bên ngoài cũng được tiếp cận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp yêu cầu của pháp luật. Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng bao gồm các bộ phận: Chứng từ, sổ sách kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng dẫn Chứng từ: Cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế thông qua thủ tục lập chứng từ. Chứng từ giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị và là căn cứ pháp lí để giải quyết các tranh chấp giữa các đối tượng. Sổ sách kế toán: Là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầu trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên BCTC và báo cáo quản trị. Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học sẽ góp phần đáng kể trong bảo vệ tài sản nhờ ở chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Sơ đồ hạch toán: Mô tả về phương pháp xử lý các nghiệp vụ tại đơn vị, thường dưới dạng hình vẽ. Sổ tay hướng dẫn: Bao gồm bảng liệt kê, phân loại tài khoản sử dụng và diễn giải chi tiết về mục đích, nội dung của từng tài khoản, cách thức xử lý các nghiệp vụ. Sổ tay đầy đủ giúp việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn, thống nhất trong toàn đơn vị Truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập BCTC. Các nhân viên xử lý thông tin hiểu được công việc của họ có liên quan đến người khác và họ được yêu cầu báo cáo ngay những tình huống bất thường cho cấp trên. Giám sát (Monitoring) Giám sát là quá trình mà nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Để đạt kết quả tốt nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kì Giám sát thường xuyên: Đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp...hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường. Giám sát thường xuyên áp dụng cho những yếu tố quan trọng trong KSNB. Giám sát để đánh giá việc thực hiện các hoạt động thường xuyên của nhân viên nhằm xem xét hệ thống KSNB có nên tiếp tục thực hiện chức năng không. Giám sát định kì: Được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kì do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện. Qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biện pháp hoàn thiện. tải về 0.88 Mb. Chia sẻ với bạn bè của bạn:
|