BÀI 2: CÁC THAO TÁC TRÊN VĂN BẢN

4. Định dạng bằng lệnh trên menu

Các bước định dạng đoạn văn bản

Chọn các đoạn văn bản muốn định dạng, nếu một dạng chỉ một đoạn thì đặt con trỏ trong đoạn đó.

Chọn định dạng trên thanh Formatting (nếu có), hoặc sử dụng phím tắt của lệnh (nếu có), hoặc sử dụng hộp hội thoại Paragraph.

Một Paragraph là một đoạn văn bản liên tục (có thể một hoặc nhiều dòng, một câu hoặc nhiều câu) được kết thúc bởi phím Enter. Lệnh Format/Paragraph dùng để mở hội thoại Paragraph phục vụ cho việc định dạng Paragraph.

Alignment: Hộp thả chọn cách chỉnh dòng cho văn bản, gồm có:

- Left: Chỉnh văn bản dồn về bên trái(canh trái), khi đó lề phải sẽ có dạng răng cưa.

- Right: Chỉnh văn bản dồn về bên phải (canh phải), khi đó lề trái sẽ có dạng răng cưa.

- Centered: Chỉnh văn bản dồn vào giữa (canh giữa), khi đó hai bên lề trái và lề phải sẽ có dạng răng cưa.

- Justified: Chỉnh văn bản canh đều hai bên, khi đó lề trái và lề phải đều thẳng.

Indentation: Định lề cho đoạn

- Left: Định lề trái, là khoảng cách từ lề trái của trang in (Left Margin) đến ký tự đầu tiên của dòng.

- Right: Định lề phải, là khoảng cách từ lề phải của trang in (Right Margin) đến ký tự cuối cùng của dòng.

Special: Có các lựa chọn sau:

- None: Bình thường, không thụt tất cả các dòng của Paragraph.

- First line: Chỉ định dòng đầu tiên của Paragraph cách lề trái của trang in là bao nhiêu (hoặc inch).

- Hanging: Chỉ định các dòng còn lại của Paragraph (từ dòng thứ hai trở đi) cách lề trái của trang in là bao nhiêu cm (hoặc inch)

Spacing: Định dạng khoảng cách giữa các đoạn bao gồm:

- Before: khoảng cách giữa đoạn hiện hành và đoạn phía trên (mặc nhiên là 0)

- After: khoảng cách giữa đoạn hiện hành và đoạn phía dưới (mặc nhiên là 0).

Line Spacing: Định khoảng cách giữa các dòng trong Paragraph.

- Single: Khoảng cách dòng đơn (bình thường).

- 1.5 Lines: Khoảng cách gấp rưỡi lần so với khoảng cách bình thường.

- At Least: Tối thiểu, đủ để phân cách giữa các dòng.

- Exactly: Xác định chính xác chiều cao của dòng đúng với số ghi trong hộp At.

- Multiple: Khoảng cách gấp nhiều lần so với dòng bình thường, số lần chọn trong hộp At.

- Double: Khoảng cách gấp đôi so với khoảng cách bình thường.

Tabs: Mở hội thoại Tabs để định các điểm dừng (xem lệnh Format/ Tabs)

Preview: Khung hiển thị kết quả định dạng.

Các nút lệnh định dạng Paragraph & Shortcut của nó

Chỉnh văn bản dồn về bên trái (Ctrl + L)

Chỉnh văn bản dồn vào giữa (Ctrl + E)

Chỉnh văn bản dồn về bên phải (Ctrl + R)

Chỉnh văn bản đều hai bên (Ctrl + J), thẳng lề trái và phải

Ghi số thứ tự (Numbering) ở đầu đoạn văn bản

Ghi ký hiệu (Bullet) ở đầu đoạn văn bản

(Nút nào lún vào và có màu sáng là nút đang được chọn)

Giảm độ lệch trái (gồm First Line Indent và Left Indent)

Tăng độ lệch trái (gồm First Line Indent và Left Indent)

Lớp Line and Page Break: Qui định cách ngắt dòng và ngắt trang.

Pagination: Cách tổ chức trang.

- Window/ Orphan Control: Tự động điều khiển các dòng quả phụ/ cô nhi. Trong Paragraph, dòng quả phụ là dòng đứng lẻ loi ở đầu trang tiếp theo, còn các dòng khác nằm trên trang trước. Dòng cô nhi là dòng nằm ở cuối trang trước còn các dòng khác của Paragraph nằm ở đầu trang sau. Khi mục này được chọn, Word sẽ tự động kiểm tra và bố trí lại văn bản để tránh các trường hợp quả phụ/ cô nhi.

- Keep lines together: Nếu chọn sẽ không cho ngắt trang ở giữa đoạn.

- Keep with next: Nếu chọn sẽ tránh ngắt trang ở đoạn hiện hành và đoạn tiếp theo.

- Page break before: Đặt dấu ngắt trang vào đầu đoạn hiện hành.

- Suppress line number: Nếu chọn sẽ không in con số chỉ dòng trong đoạn được chọn.

- Don’Toolbars hyphenate: Nếu chọn sẽ không dùng dấu nối khi ngắt dòng trong đoạn.

5. Sao chép định dạng

- Font: Times New Roman

- Size: 14

- Font style: Đậm và nghiêng.

Và được thể hiện “Sắc màu dân tộc”

Bây giờ muốn đoạn “Sống có ích” có định dạng giống như đoạn “Sắc màu dân tộc” thì thực hiện như sau:

- Đặt con trỏ trong đoạn “Sắc màu dân tộc”.

- Nhắp chọn công cụ , con trỏ chuột sẽ chuyển sang dạng cọ.

Dùng cọ quét lên đoạn “sống có ích”. Kết quả đoạn “sống có ích” có định dạng giống như đoạn “Sắc màu dân tộc”.

Như vậy lệnh Format Painter (phím tắt Ctrl + Shift + C) dùng để sao chép định dạng các ký tự hay đoạn văn bản.

Để sao chép định dạng được nhiều lần thì nhắp đúp trên , sau đó quét trên đối tượng muốn định dạng, gõ phím ESC khi muốn ngừng định dạng.

III. Tạo ký tự DropCap

Chức năng này cho phép phóng to ký tự đầu tiên một đoạn nằm trên dòng liên tiếp của đoạn đó. Mỗi lần chỉ định dạng cho một đoạn văn bản.

Đặt con trỏ vào đoạn cần tạo Drop Cap

Vào menu Format > Drop Cap, xuất hiện hộp thoại

Tiếp theo đó ta có các tùy chọn:

+ None: không có Drop Cap.

+ Dropped: ký tự đầu tiên thành dạng chữ lớn.

+ In Margin: ký tự đầu tiên thành dạng chữ lớn, văn bản còn lại canh lề bên trái của nó

+ Font: chọn loại font cho ký tự Drop Cap

+ Lines to Drop: số dòng ký tự hạ xuống (mặc định là 3)

+ Distance from text: thiết lập khoảng cách từ ký tự Drop Cap đến đoạn văn bản.

IV. Kẻ đường viền và tô màu nền cho đoạn văn bản

Kẻ đường viền bằng hội thoại Borders and Shading

Chọn khối văn bản cần kẻ đường viền hoặc tô màu nền.

Dùng lệnh Format/ Borders and Shading dùng để kẻ đường viền (khung bao) và tô màu nền cho các đoạn văn bản (Paragraph) và các ô trong bảng (Table). Đường viền có thể là nét đơn, nét đôi, nét ba…, nền tô có thể đậm nhạt và có nhiều mẫu khác nhau…

Lớp Borders

Setting: Cho chọn một trong các kiểu khung bao.

- Non: Không kẻ (kẻ nét rỗng).

- Box: Kẻ hộp.

- Shadow: Đường kẻ có nét bóng mờ.

- 3-D: Đường kẻ không gian 3 chiều.

- Custom: Đường kẻ tùy ý. Nhắp tại các vị trí của khung trong mục Preview để kẻ/hoặc bỏ.

Style: Kiểu đường kẻ.

Color: Hộp thả cho chọn màu đường kẻ.

Width: Hộp thả cho chọn độ rộng đường kẻ.

Options: Đặt các lựa chọn về khoảng cách giữa đường kẻ và văn bản (From Text).

Show Toolbars: Cho hiển thị thanh công cụ Tables and Borders.

Preview: Khung hiển thị, có thể nhắp chuột vào cạnh để kẻ theo kiểu Custom.

Lớp Shading: tô màu nền

Fill: chọn màu nền cho đoạn văn bản

Pattens: kiểu mẫu

• 
  Style: chọn mẫu nền
  
• 
  Color: chọn cho mẫu màu nền
  

Apply to: ấn định phạm vi cho văn bản hay đoạn văn bản

Lớp Page Border: Thêm đường viền cho trang, các chức năng được lựa chọn tương tự lớp Border

Ô Art dùng để chọn đường viền trang dạng hoa văn nghệ thuật

 Kẻ đường viền và tô màu nền bằng thanh công cụ Tables and Border

Vào menu View / Toolbar / Table and Border

Chọn khối văn bản cần kẻ đường viền hoặc tô màu nền.

Sử dụng các nút trên thanh công cụ Table and Border.

Line Style: chọn kiểu đường viền

Border: gán hoặc xóa các biên từ một bảng sẵn có

Border color: chọn màu nền cho biên

V.Định dạng màu nền văn bản

Lệnh Format/ Background dùng để chọn nền văn bản. Với chức năng Fill Effects, Word cung cấp các mẫu nền để trang trí, đặc biệt có thể chọn một tập tin hình ảnh để làm nền cho văn bản. Ngoài các màu chuẩn do Word cung cấp, có thể tự pha chế thêm các màu khác qua chức năng More Colors.
Hội thoại Colors

Standard: Chọn các kiểu màu chuẩn.

Custom: Tự xây dựng kiểu màu theo nhu cầu riêng.

Hội thoại Fill Effects

Lớp Gradient: Cho chọn màu nền theo kiểu dãy màu chuyển tiếp từ màu này sang màu khác.

Colors: Dùng để chọn dạng màu. Có thể chọn một trong các dạng sau:

One Colors: Dùng một màu chuyển từ sáng đến tối. Chọn màu trong Color 1 và chỉnh độ sáng tối bằng thanh trượt ngay phía dưới.

Two Colors: Dùng hai màu, chuyển tiếp từ màu 1 sang màu 2, chọn màu 1 trong Color 1, màu 2 trong Color 2.

Preset: Chọn màu do Word định sẵn.

Shading styles: Các kiểu tô bóng.

Variants: Chọn các kiểu chuyển tiếp.

Lớp Texture & lớp Pattern: Cho chọn nền là mẫu hoa văn hay các mẫu dạng ô lưới.

Lớp Picture (hình bên dưới): Cho tập tin hình ảnh để làm nền cho văn bản.

Khi chọn nền cho văn bản Word sẽ tự động chuyển qua chế độ View/ Online Layout và chỉ có chế độ này thì mới nhìn thấy nền.

VI. Bullets và Numbering

Công dụng

Đánh số thứ tự, chữ hoặc ký hiệu ở đầu các đoạn văn bản bao gồm bốn mục: Bulleted, Numbered, Outline Numbered, List Styles

Cách thực hiện

Chọn đoạn văn bản cần tạo đánh ký hiệu đầu dòng hoặc đánh số thứ tự đầu dòng.

Vào menu Format / Bullets and Numbering hộp thoại xuất hiện

Lớp Bulleted: đánh ký hiệu lập lại như nhau ở mỗi đầu đoạn văn bản.

Lớp Numbered: đánh số thứ tự, chữ,…theo thứ tự tăng dần.

Lưu ý:

- Để lùi vào một cấp, nhấn phím Tab.

- Để lùi ra một cấp nhấn phím Shift + Tab.

- Để xóa Bullets and Numbering nhấn Enter 2 lần hoặc nhấn Enter rồi sau đó nhấn Ctrl + Z.

Lớp Outlines Numbered: đánh số thứ tự cho văn bản có cấu trúc nhiều cấp (tối đa là 9 cấp có thể dùng số, chữ hoặc ký hiệu).

Lớp List Styles: định dạng kiểu định dạng có sẵn.

Nâng cao:

Ta có thể chọn một biểu tượng Symbol bất kỳ làm Bullets. Mở hộp thoại Bullets and Numbering chọn thẻ Bullets, sao đó chọn bất kỳ một kiểu định dạng nào đó nhắp trên nút lệnh Customize thì hội thoại Customize Bulleted List xuất hiện . Từ hội thoại này, có thể thực hiện:

- Chọn một ký hiệu khác để thay thế cho Bullet trong ô đang chọn (nút Bullet).

- Mở hội thoại Font để định dạng cho Bullet (nút Font).

- Chỉ định khoảng cách từ lề trái (Left Margins) đến Bullets (Bullet position/ Indent at).

- Chỉ định khoảng cách từ lề trái của trang (Left Margins) đến văn bản (Text Position/ Indent at).

VII. Định dạng cột (Columns)

Chức năng này cho phép trình bày tài liệu dưới dạng cột, như cách trình bày của các bài báo chí. Nội dung được chia làm nhiều cột

Có thể tạo văn bản cột bằng các cách sau:

 Cách 1: nhập văn bản trước sử dụng chia cột sau

Bước 1: đặt con trỏ ngay cuối vị trí con trỏ cần tạo cột, nhấn Enter xuống 2 dòng

Bước 2: chọn tất cả đoạn văn bản cần tạo

Bước 3: vào menu Format/Columns, hộp thoại Columns hiện ra.

Trong ô Number of columns: chọn số cột cần tạo

Trong mục Apply to: tùy trường hợp có các mục sau

+Whole document: áp dụng cho toàn bộ văn bản

+This Point Forward: áp dụng từ vị trí điểm chèn trở đi

+Select text: áp dụng cho khối văn bản được đánh dấu

+Selected section: áp dụng cho các phân đoạn được đánh dấu

Line Between: Tạo đường phân cách giữa các cột

Width and spacing: thiết lập độ rộng cột và khoảng cách giữa các cột

Equal columns width: nếu chọn, các cột sẽ có độ rộng cột bằng nhau

Bước 4: nhấn OK để chấp nhận tạo cột

 Cách 2: sử dụng nút lệnh Columns trên thanh công cụ

Chọn phần văn bản cần chia cột

Click vào nút sau đó Drag để xác định số cột

VIII. Định dạng Tabs

Khi gõ phím Tab thì con trỏ sẽ nhảy và dừng ở những điểm cách nhau đều đặn, đó là các điểm dừng của Tab. Mặc nhiên, khoảng cách giữa các Tab là 0.5 inch (tức 1.27 cm), tuy nhiên có thể xác định các điểm dừng của Tab một cách tùy ý.

Khi di chuyển con trỏ bằng phím Tab, có thể không để lại dấu vết gì trước Tab hoặc để lại những dấu dẫn (leader) trước Tab. Đó là một hàng dấu chấm (………), hay dấu gạch ngang (-------) để dẫn người đọc suốt trang.

Tab stop possition: Liệt kê các điểm dừng của Tab hiện có tính từ lề trái (Left Margins).

Alignment: Canh dữ liệu tại điểm dừng của Tab

 Left: Dữ liệu nhập vào canh về phía trái của Tab rồi phát triển sang bên phải (mặc nhiên).

Center: Dữ liệu nhập vào canh về giữa Tab rồi phát triển qua 2 bên.

 Right: Dữ liệu nhập vào canh về phía phải của Tab rồi phát triển sang bên trái.

 Decimal: Đóng thẳng hàng các số có dấu chấm thập phân (.).

 Bar: Có thanh đứng ngay Tab ( ).

Leader: Thêm các dấu dẫn phía trước Tab.

 1 None: Không có dấu dẫn trước Tab

 2 Dấu dẫn là một dãy dấu chấm ……………

 3 Dấu dẫn là một dãy dấu chấm ---------------

 4 Dấu dẫn là một dãy dấu gạch

Set: Đặt các lựa chọn Alignment, Leader cho Tab đang chọn (tab đang hiện trong mục TaBreak stop position).

Clear: Xóa Tab đã chọn (có thể trỏ chuột vào ký hiệu Tab trên thước ngang và kéo nó ra khỏi thước để bỏ).

Clear All: Xóa tất cả các Tab hiện có.

Default tab stops: Qui định khoảng cách Tab mặc nhiên (bình thường là 0.5 inch).

Cách đặt các điểm dừng của Tab

Cách 1: Sử dụng lệnh Format/ Tabs.

 Chọn lệnh Format/ Tabs để mở hội thoại Tab.

 Nhập vào hộp Tab Stop Possition con số chỉ điểm dừng của Tab tính từ lề trái.

 Đặt các tùy chọn Alignment, Learder (nếu cần).

 Nhắp trên nút Set để thiết lập.

 Muốn đặt các điểm dừng Tab khác thì thực hiện lại các bước , , 

 Nhắp OK để đóng hội thoại Tab.

Cách 2: Sử dụng chuột

Trỏ chuột vào ký hiệu ? và nhắp để chọn dạng canh Tab.

Nhắp chuột vào thước ngang và nhắp để đặt các điểm dừng của Tab.

Lưu ý: Trong cách này thì không đặt được các Leader cho Tab.

Thay đổi điểm dừng của tab

Trỏ chuột vào ký hiệu Tab nằm trên thước ngang.

Bấm giữ chuột trái vào kéo đến vị trí mới trên thước.

IX. Định dạng Change Case

Word có thể chuyển đổi giữa các loại chữ: chữ in hoa thành chữ thường và ngược lại một cách nhanh chóng mà không cần phải gõ lại ký tự đó

Cách thực hiện:

Chọn phần văn bản cần chuyển đổi.

Vào menu Format / Change Case

+ Sentence case: ký tự đầu là chữ in hoa, còn lại là chữ thường

+ lowercase: toàn bộ là chữ thường

+ UPPERCASE: toàn bộ là chữ hoa

+ Title Case: ký tự đầu mỗi từ là chữ in hoa, còn lại là chữ thường

+ tOGGLE cASE: đảo ngược chữ thường/chữ hoa so với ban đầu

- Nhấn Ok để kết thúc.

Ghi chú:

+ Có thể sử dụng tổ hợp phím Shift + F3 lần lượt chuyển đổi giữa các loại chữ

+ Với tiếng việt, việc chuyển đổi loại chữ không hoàn toàn chính xác

+ Có thể sử dụng chương trình VietKey hoặc Unikey để chuyển đổi loại chữ thường/chữ in hoa

Каталог: DesktopModules -> NEWS -> DinhKem
DinhKem -> Ban chấp hành trung ưƠng số 45-QĐ/tw đẢng cộng sản việt nam
DinhKem -> CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam độc lập Tự do Hạnh phúc BẢn kê khai
DinhKem -> Suy tim năM 2014: TÓm tắt các nc quan trọNG
DinhKem -> Hướng dẫn số 07-hd/btctw ngày 11/10/2011 của Ban Tổ chức Trung ương về đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở đảng và đảng viên
DinhKem -> Phụ lục 1 MẪU ĐƠN ĐĂng ký SÁng kiếN
DinhKem -> PhiếU ĐỀ xuấT ĐỀ TÀi nckh cấp cơ SỞ (CẤp trưỜNG) NĂm họC 2015 -2016
DinhKem -> Danh mụC ĐÍnh kèm quyếT ĐỊnh số : /QĐ-Đhydct ngày tháng 02 năm 2015
DinhKem -> Danh sách bàI ĐĂng tập san nckh số 9 (THÁng 11/2013)
DinhKem -> Sacubitril-valsartan trong đIỀu trị suy tim: hiệu quả VÀ giá trị
DinhKem -> Lactate trong nhiễm trùng huyết

tải về 344.57 Kb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn: