Bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ đảng viên

8.2. Bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ đảng viên:

- Đối với những đảng viên được kết nạp vào Đảng từ khi thực hiện Quy định số 29-QĐ ngày 2-6-1997 của Bộ Chính trị khoá VIII đến nay, trong hồ sơ đảng viên phải có đủ các tài liệu như quy định tại điểm 8.1(a, b).

- Đối với những đảng viên được kết nạp vào Đảng trước khi có Quy định số 29-QĐ/TW ngày 2-6-1997 của Bộ Chính trị khoá VIII, thì các cấp uỷ được giao quản lý hồ sơ đảng viên tổ chức kiểm tra, sưu tầm, thu thập bổ sung, các tài liệu còn thiếu trong hồ sơ đảng viên để hoàn thiện hồ sơ đảng viên, sắp xếp, quản lý theo quy định.

Trường hợp đã sưu tầm, thu thập tài liệu nhưng vẫn không đủ các tài liệu trong hồ sơ đảng viên theo quy định, thì đồng chí bí thư của cấp uỷ nơi quản lý hồ sơ đảng viên xác nhận, ký tên đóng dấu vào bản mục lục các tài liệu trong hồ sơ đảng viên thực có đang quản lý, làm cơ sở cho việc quản lý đảng viên và chuyển sinh hoạt đảng chính thức của đảng viên; nếu chưa có xác nhận của cấp uỷ vào bản mục lục nói trên thì chưa tiếp nhận sinh hoạt đảng.

a) Hồ sơ đảng viên không được tẩy xoá, khi có đủ căn cứ pháp lý, được cấp uỷ có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản thì cấp uỷ được giao quản lý hồ sơ mới được sửa chữa vào hồ sơ đảng viên và đóng dấu của cấp uỷ vào nơi sửa chữa. Hồ sơ đảng viên phải được tổ chức đảng quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật.

b) Hồ sơ đảng viên do cấp uỷ nơi đảng viên đang sinh hoạt đảng chính thức quản lý, kể cả đảng viên là cán bộ thuộc diện cấp uỷ cấp trên quản lý.

Cấp uỷ quản lý cán bộ lập hồ sơ cán bộ để quản lý theo phân cấp (có thể sao chép nhưng không được rút các tài liệu, tư liệu, giấy tờ gốc trong hồ sơ đảng viên để lập hồ sơ cán bộ). 

c) Khi đảng viên chuyển sinh hoạt đảng, cấp uỷ nơi đảng viên chuyên đi làm đầy đủ thủ tục, niêm phonh hồ sơ, giao cho đảng viên trực tiếp mang theo để báo cáo với cấp uỷ nơi đảng viên chuyển đến; trường hợp đặc biệt thì do tổ chức đảng chuyển đi.

d) Hồ sơ của đảng viên từ trần hoặc bị đưa ra khỏi Đảng thì cấp uỷ cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng quản lý.

đ) Trường hợp đảng viên cần thay tên, đổi họ hoặc thay ngày tháng năm sinh, khác với đã khai trong lý lịch đảng viên thì thực hiện như sau:

- Đảng viên gửi đến cấp uỷ cơ sở đơn đề nghị và giấy khai sinh gốc của bản thân. Nếu không có giấy khai sinh gốc thì phải có văn bản chính thức của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép được thay tên, đổi họ hoặc ngày tháng năm sinh, theo quy định tại các Điều 36, 37, mục 7 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27-12-2005 của Chính phủ.

- Cấp uỷ cơ sở xem xét và đề nghị với cấp uỷ cấp trên trực tiếp xem xét, quyết định. Trường hợp thấy việc đề nghị thay đổi của đảng viên chưa đúng thực tế thì thông báo cho đảng viên và cấp uỷ được giao quản lý hồ sơ đảng viên giữ nguyên họ, tên hoặc ngày tháng năm sinh là đảng viên đã khai trong lý lịch đảng viên.

- Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền cho thay đổi họ, tên hoặc ngày tháng năm sinh thì tổ chức đảng phải sửa đồng bộ các tài liệu trong hệ thống hồ sơ của đảng viên do cấp uỷ các cấp quản lý.

e) Xử lý hồ sơ đảng viên nghi là bị lấy cắp, làm giả:

Tổ chức đảng và đảng viên, nếu phát hiện các trường hợp hồ sơ đảng viên nghi là bị lấy cắp, làm giả hoặc khai man, khai thiếu, không chính xác, phải báo cáo với cấp uỷ có thẩm quyền quản lý đảng viên xem xét làm rõ và xử lý kịp thời.

a) Xây dựng hồ sơ đảng viên khi đã được kết nạp vào Đảng:

Sau khi chi bộ tổ chức lễ kết nạp đảng viên, chi uỷ, cấp uỷ cơ sở kịp thời hướng dẫn đảng viên viết lý lịch, phiếu đảng viên theo mẫu quy định để tổ chức đảng quản lý; đảng viên nộp 2 ảnh chân dung (cỡ 3x4) để dán vào lý lịch và phiếu đảng viên.

b) Tiếp nhận hồ sơ đảng viên từ nơi khác chuyển đến:

Đảng viên chuyển sinh hoạt đảng từ nơi khác đến, tổ chức đảng phải kiểm tra chặt chẽ theo bảng kê danh mục các tài liệu có trong hồ sơ, vào sổ theo dõi, sắp xếp, quản lý.

c) Bổ sung hồ sơ đảng viên theo định kỳ:

- Khi đảng viên chuyển sinh hoạt chính thức và định kỳ hằng năm, đảng viên phải ghi bổ sung những thay đổi về: trình độ (lý luận chính trị, học vấn, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tính...), đơn vị, chức vụ công tác, nghề nghiệp, khen thưởng, kỷ luật, hoàn cảnh gia đình (cha, mẹ, vợ, chồng, các con...) để tổ chức đảng bổ sung vào hồ sơ đảng viên và đóng dấu của cấp uỷ vào chỗ đã bổ sung.

- Cấp uỷ cơ sở ghi bổ sung vào lý lịch đảng viên và danh sách đảng viên của đảng bộ, rồi chuyển phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên lên cấp uỷ cấp trên trực tiếp.

- Cấp uỷ cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng bổ sung vào phiếu đảng viên, 1ý lịch đảng viên, danh sách đảng viên và cơ sở dữ liệu đảng  viên, lưu giữ phiếu bổ sung cùng với hồ sơ đảng viên, nếu cấp uỷ cơ sở quản lý hồ sơ đảng viên thì chuyển phiếu cho cấp uỷ cơ sở.

đ) Quản lý hồ sơ đảng viên khi tổ chức đảng bị giải tán, giải thể, sáp nhập hoặc chia tách:

Hồ sơ của đảng viên ở những tổ chức đảng bị giát tán, giải thể, sáp nhập hoặc chia tách do cấp uỷ cấp trên trực tiếp của tổ chức đảng đó kiểm tra, thu nhận quản lý và xử lý theo quy định.

đ) Nghiên cứu, khai thác hồ sơ đảng viên:

- Cán bộ, đảng viên muốn nghiên cứu hồ sơ đảng viên phải được sự đồng ý của cấp uỷ quản lý hồ sơ và thực hiện đúng hướng dẫn của cán bộ quản lý hố sơ đảng viên.

- Việc nghiên cứu hồ sơ đảng viên được tiến hành tại phòng hồ sơ. Trường hợp đặc biệt muốn mượn hoặc cần sao chụp hồ sơ đảng viên để nghiên cứu thì phải được cấp uỷ quản lý hồ sơ đồng ý. Trong quá trình nghiên cứu hồ sơ đảng viên tuyệt đối không được tẩy xoá, sửa chữa hoặc ghi thêm, đưa thêm hoặc rút bớt tài liệu trong hồ sơ.

- Khi đảng viên xem hồ sơ của mình, nếu thấy có vấn đề gì chưa đồng tình thì phải báo cáo với cấp uỷ quản lý hồ sơ xem xét, giải quyết.

- Cán bộ được giao quản lý hồ sơ đảng viên phải lưu giấy giới thiệu, có sổ theo dõi, ghi rõ ngày tháng năm, họ tên, đợn vị của người đến nghiên cứu hồ sơ. Người được cấp uỷ cho mượn hồ sơ để nghiên cứu phải ký mượn vào sổ theo dõi và trả lại hồ sơ theo đúng thời gian được mượn hồ sơ.

e) Sắp xếp, bảo quản hồ sơ đảng viên:

Hệ thống sổ theo dõi, quản lý hồ sơ đảng viên gồm:

+ Sổ danh sách đảng viên đang sinh hoạt tại chi bộ (cả đảng viên chính thức và dự bị).

+ Sổ đảng viên đã ra khỏi Đảng (xin ra, xoá tên, khai trừ).

+ Sổ đảng viên đã từ trần.

+ Sổ theo dõi giao nhận hồ sơ đảng viên và mượn đọc hồ sơ đảng viên.

- Hồ sơ đảng viên được sắp xếp theo yêu cầu dễ tìm, dễ thấy và dễ bảo quản theo từng loại hồ sơ đảng viên ở mỗi cấp quản lý.

- Nơi lưu giữ hồ sơ đảng viên phải có phương tiện chống mối mọt, ẩm ướt, phòng hoả, lũ lụt; thực hiện đúng chế độ phòng gian, bảo mật.

- Định kỳ 6 tháng phải đối chiếu danh sách đảng viên với số lượng hồ sơ đảng viên, kịp thời phát hiện những tài liệu trong hồ sơ đảng viên bị hư hỏng để xử lý ngay. Khi thay đổi cán bộ quản lý phải có biên bản giao nhận chặt chẽ đúng quy định.

g) Quản lý, sử dụng phiếu đảng viên:

- Phiếu đảng viên do cấp uỷ huyện và tương đương quản lý (thay cho sơ yếu lý lịch đảng viên M2) theo thứ tự trọng danh sách đảng viên của từng tổ chức cơ sở đảng trực thuộc. Sơ yếu lý lịch M2 được chuyển về lưu giữ cùng với hồ sơ đảng viên (không được thanh lý).

- Khi đảng viên chuyển sinh hoạt chính thức ra khỏi đảng bộ huyện và tương đương thì phiếu đảng viên được chuyển giao cùng với hồ sơ đảng viên đến đảng bộ mới để quản lý (đảng viên không phải khai lại phiếu đảng viên).

8.5- Trách nhiệm của đảng viên và cấp uỷ về xây dựng và quản lý hồ sơ đảng viên.

Đối với đảng viên:

- Phải tự khai lý lịch, phiếu đảng viên của mình một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác, trung thực theo quy định.

- Định kỳ hằng năm hoặc khi chuyển sinh hoạt đảng chính thức phải ghi đầy đủ những thay đổi của mình vào ''phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên'', báo cáo chi uỷ, chi bộ.

- Bảo quản, giữ gìn cẩn thận hồ sơ chuyển sinh hoạt đảng, không làm hỏng, không cho người khác mượn; nếu để mất, làm hỏng hồ sơ đảng viên phải báo cáo cấp uỷ rõ lý do để mất, làm hỏng kèm theo bản xác nhận của cấp uỷ hoặc công an xã, phường,... nơi bị mất, làm hỏng hồ sơ đảng viên để được xem xét, làm lại hồ sơ đảng viên.

b) Đối với cấp cơ sở:

- Chi uỷ, chi bộ, đảng uỷ bộ phận (nếu có) quản lý ''Sổ danh sách đảng viên''.

- Cấp uỷ cơ sở quản lý ''Hồ sơ đảng viên'' và “Sổ danh sách đảng viên”, theo đúng quy định về sử dụng, bảo quản hồ sơ đảng viên; hướng dẫn, kiểm tra, thu nhận ''Phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên'' của đảng viên, ghi bổ sung vào lý lịch đảng viên và danh sách đảng viên của đảng bộ, chi bộ cơ sở, chuyển phiếu bổ sung lên cấp uỷ cấp trên trực tiếp; định kỳ (3 tháng l lần) kiểm tra, bổ sung danh sách đảng viên; kịp thời viết ''Phiếu báo đảng viên đã hy sinh, từ trần'' và ''Phiếu báo đảng viên ra khỏi Đảng'', chuyên giao cùng với hồ sơ đảng viên đã từ trần, đã bị đưa ra khỏi Đảng lên cấp uỷ cấp trên trực tiếp; xét, lập hồ sơ đảng viên của đảng viên bị mất, bị hỏng và báo cáo cấp uỷ cáp trên.

c) Đối với cấp uỷ cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng:

- Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các quy định của Trung ương về quản lý hồ sơ đảng viên ở các tổ chức Đảng trực thuộc. Chỉ giao hồ sơ đảng viên cho cấp uỷ cơ sở quản lý khi có đủ điều kiện về phương tiện bảo quản và có cán bộ thực hiện việc quản lý; khi bàn giao phải có biên bản giao nhận chặt chẽ.

- Quản lý ''Phiếu đảng viên'', “Sổ danh sách đảng viên'' của các tổ chức cơ sở đảng trực thuộc; hồ sơ kết nạp của đảng viên dự bị và hồ sơ của đảng viên ở các tổ chức cơ sở đảng chưa được giao quản lý; hồ sơ đảng viên hy sinh, từ trần và hồ sơ đảng viên bị đưa ra khỏi Đảng.

- Định kỳ hằng năm  kiểm tra danh sách đảng viên ở các cấp uỷ cơ sở trực thuộc và báo cáo lên ban tổ chức tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương về các biến động của đội ngũ đảng viên theo các mẫu biểu báo cáo đã quy định.

d) Đối với ban tổ chức tỉnh uỷ và tương đương:

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Trung ương về quản lý hồ sơ đảng viên ở các cấp uỷ cấp dưới; bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm nghiệp vụ quản lý hồ sơ đảng viên ở các cấp trực thuộc.

- Hằng năm tổ chức đối khớp và rút kinh nghiệm về công tác quản lý hồ sơ đảng viên và báo cáo Ban Tổ chức Trung ương.