Thực trạng ứng dụng IlibMe V5 tại Trung tâm

2.3.1.1 Quy trình bổ sung Xuất bản phẩm riêng biệt

• 
  Tạo đơn nhận tài liệu
  
• 
  Xử lý vật lý
  
• 
  In và dán nhãn tài liệu
  

• 
  Tạo đơn nhận
  

Nhập nội dung đơn nhận bao gồm các yêu tố như:

• 
  Mã đơn nhận (không nhập được trùng mã đơn).
  
• 
  Tên đơn nhận.
  
• 
  Ngày nhận.
  
• 
  Nơi nhận.
  

• 
  Tạo chi tiết đơn nhận
  

Nhập các thông tin chi tiết về đơn nhận.

• 
  Nhan đề tài liệu
  
• 
  Tên tác giả (chỉ nhập tác giả cá nhân, tác giả tập thể nhập vào trường 110$a của Worksheet nhập tin)
  
• 
  Nơi xuất bản
  
• 
  Nhà xuất bản
  
• 
  Năm xuất bản
  
• 
  Số lượng
  
• 
  Đơn giá
  
• 
  Khung phân loại
  
• 
  Giá trị khung phân loại
  
• 
  Ngôn ngữ
  
• 
  Trạng thái
  

• 
  Tra trùng
  

• 
  Khi bổ sung tài liệu chức năng này cho phép tự động kiểm tra xem tài liệu đó đã có trong cơ sở dữ liệu hay chưa (5 yếu tố được coi là trùng: Tên sách, tác giả, nơi xuất bản, nhà xuất bản và năm xuất bản).
  
• 
  Tài liệu đã trùng rồi thì chỉ cần thêm số lượng bản.
  
• 
  Ngoài ra cán bộ thư viện có thể tự kiểm tra trùng tài liệu.
  

• 
  Nhập thông tin tra trùng và ấn Enter.
  
• 
  Nếu có tài liệu mình cần bổ sung thì nhắp đúp chuột vào để chọn.
  
• 
  Khi đó các thông tin về nhan đề, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản sẽ xuất hiện ở màn hình bổ sung.
  
• 
  Nhập thông tin về số lượng bổ sung và giá tiền, nó sẽ tự động gán vào biều ghi đã biên mục.
  

• 
  Đăng kí cá biệt
  

Điền số cá biệt cho tài liệu đó.

• 
  Chữ đầu: Chữ cái đầu của số ĐKCB.
  
• 
  Từ số: Số bắt đầu của lần đăng kí đó.
  
• 
  Đến số: Số cuối cùng của lần ĐKCB đó.
  
• 
  Chữ cuối: Chữ số cuối cùng thể hiện.
  
• 
  Độ rộng: Độ rộng của số ĐKCB đó là bao nhiêu kí tự.

  Thuộc kho: kho tài liệu được phân về để quản lý

  VD: Đăng kí cá biệt cho tài liệu có số là VV0234D, VV0235D, VV0236D, VV0237D ta cần nhập như sau:
  

• 
  Chữ đầu: VV
  
• 
  Từ số: 0234
  
• 
  Đến số: 0237
  
• 
  Chữ cuối: D
  
• 
  Độ rộng: 5
  

• 
  Tìm kiếm đơn nhận
  

Nhập các thông tin tìm kiếm.

• 
  Mã đơn nhận
  
• 
  Tên đơn nhận
  
• 
  Ngày nhận
  
• 
  Nhà xuất bản
  

• 
  Báo cáo tình hình bổ sung sách
  

Giúp cho cán bộ Trung tâm nắm bắt được tình hình bổ sung sách theo từng khoảng thời gian nhất định.

Cho phép cán bộ bổ sung báo cáo theo hoá đơn nhận về, thời gian, nhà cung cấp.

Nhập nội dung Báo cáo cần in.

• 
  Mã: nhập mã hoá đơn nếu muốn in theo hoá đơn.
  
• 
  Nhà cung cấp: chọn nhà cung cấp cần in khi định in theo nhà cung cấp
  

2.3.1.2 Quy trình bổ sung Xuất bản phẩm nhiều kỳ

Do tính chất đặc thù của các ấn phẩm nhiều kỳ (tạp chí, báo, niên giám,..) là có tính chất liên tục, giao nhận từng số, đặt lại hàng năm, nên nghiệp vụ xử lý với những loại tài liệu này được tách riêng.

*Quy trình chung

• 
  Nhập XBP nhiều kỳ và số phát hành
  
• 
  In và dán nhãn tài liệu
  

2.3.2 Phân hệ Biên mục

Tại Trung tâm Module Biên mục là module quan trọng và cơ bản nhất của hệ thống. Chương trình hỗ trợ khả năng biên mục nhất quán với màn hình làm việc MARC Editor thông qua chuẩn MARC21 (chương trình đã hỗ trợ sẵn một danh mục chuẩn bao gồm cả tiếng Anh và tiếng Việt, các nhóm nhãn trường và nhãn trường theo chuẩn này).

Hỗ trợ đầy đủ các công cụ cho cán bộ tại Trung tâm như bảng phân loại, nhãn trường. Cung cấp Worksheet nhập dữ liệu tuỳ biến phục vụ từng nhu cầu biên mục đặc thù. Với các tham số biên mục giúp cho cán bộ biên mục thuận tiện hơn trong quá trình biên mục tài liệu.

Module Biên mục là module chính của hệ thống, nó bao gồm các chức năng cho phép người cán bộ thực hiện biên mục, sửa, xóa… một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.

Tài liệu sau khi được biên mục khái quát ở khâu Bổ sung sẽ tự động được chuyển sang Module Biên mục để cán bộ Trung tâm tiếp tục biên mục chi tiết.

Để biên mục hoàn chỉnh tài liệu, cần hoàn thành các chu trình sau:

- Thiết lập các Worksheet nhập tin

- Biên mục tài liệu

- In phích và thư mục

2.3.2.1 Thiết lập các Worksheet nhập tin

Worksheet là các phiếu dùng để nhập tin ở trên máy với phạm vi các trường MARC21 cần thiết dùng để biên mục. Phạm vi trường biên mục nhằm xác định trường con và nhóm nhãn trường nào cần thiết hiển thị lên Worksheet nhập tin để biên mục.

Vì chương trình sử dụng biên mục theo chuẩn MARC21 nên tất cả các quy tắc và tên các nhóm nhãn trường… đều được ghi trong cơ sở dữ liệu cho dù các trường hiển thị trên giao diện có thể có hoặc không. Việc đặt phạm vi trường biên mục nhằm mục đích giảm thiểu các thao tác nhập liệu vào hệ thống bởi không phải bất cứ biểu ghi nào đều nhập tất cả các nhãn trường con.

Với mỗi loại hình tài liệu cán bộ tại đây thường thiết lập cácWorksheet khác nhau để tiện sử dụng. Phù hợp với những tài liệu có trong cơ quan mình.

Cách tạo mới Worksheet như sau:

• 
  Quy trình chung
  

Dùng để thiết lập ra các worksheet nhập tin cho các loại tài liệu khác nhau. Mỗi loại tài liệu có thể có nhiều worksheet nhập tin tương ứng.

• 
  Xác định và thiết lập tên biểu mẫu nhập tin
  
• 
  Nhập các nhãn trường chính và trường con, các chỉ thị ngầm định và giá trị ngầm định
  
• 
  Lưu thông tin lại
  

Nhấp chuột vào hộp thoại bên cạnh mỗi trường MARC21 để lựa chọn đưa vào Worksheet.

Màn hình Worksheet nhập tin (Phiếu nhập tin)

Xuất hiện màn hình Worksheet bao gồm 3 vùng.

• 
  Vùng 1: các trường MARC21 chính
  
• 
  Vùng 2: Chỉ thị (Indicator)
  
• 
  Vùng 3: Các trường con của MARC21
  

2.3.2.2 Biên mục tài liệu

Để cán bộ Trung tâm có thể biên mục được tài liêu thì cán bộ tại Trung tâm phải tạo trước các Worksheet (phiếu nhập tin), với các trường MARC21 đã có sẵn để khi tiến hành biên mục cán bộ thư viện chỉ cần lấy các Worksheet đã tạo sẵn ra để nhập tin.

Thực hiện biên mục trong chương trình theo MARC21 Editor.

Về sơ bộ MARC21 hiển thị trên màn hình biên mục gồm 4 phần để tiện cho việc thực hiện biên mục:

• 
  Vùng 1 : với mỗi trường chính thì sẽ có một số các trường con khác nhau.
  
• 
  Vùng 2 <Các trường MARC21 con>: nơi tiến hành nhập các dữ liệu để biên mục.
  
• 
  Vùng 3 <(Indicator) Các trường điều khiển>: Bao gồm các chỉ thị chứa thông tin liên quan đến việc truy cập vào biểu ghi.
  
• 
  Vùng <Đầu biểu>: chứa các trường giá trị do máy sinh ra, một số giá trị có khả năng điều chỉnh lại cho phù hợp với tính chất của tài liệu biên mục.
  

Để biên mục mới ta làm nhưu sau:

Thiết lập các thông số điều khiển nhằm xác định loại worksheet nhập tin nào là cần thiết để thực hiện. Với mỗi loại tài liệu ta có thể tổ chức các worksheet nhập tin khác nhau. Trước khi tiến hành biên mục một loại tài liệu nào đó, cán bộ Trung tâm thường thiết lập worksheet nhập tin cho tài liệu đó. Thông thường có hai cách biên mục tài liệu tại thư viện đó là biên mục mới hoàn toàn và biên mục lấy từ khâu bổ sung.

a. Biên mục mới hoàn toàn: những tài liệu này được biên mục trực tiếp, không qua khâu Bổ sung, thường là những tài liệu sau:

Bài trích

Những tài liệu không qua Bổ sung (tài liệu hồi cố)

b. Biên mục tài liệu lấy từ khâu Bổ sung

Quy trình biên mục mới hoàn toàn và Biên mục tài liệu lấy từ khâu Bổ sung có thể được minh họa bởi sơ đồ sau:

• 
  Một số tính năng của Module Biên mục
  

• 
  Tìm kiếm các biểu ghi đã biên mục
  

Nhập nội dung tìm kiếm theo các tiêu chí : Nhan đề, từ khóa, tác giả, năm xuất bản..hoặc có thể kết hợp toán tử AND, OR…

• 
  Sửa biểu ghi đã biên mục
  

Thông thường việc tìm kiếm biểu ghi biên mục. Các cán bộ tại đây thường sử dụng các bước sau:

1. 
   Tìm kiếm biểu ghi cần sửa.
   
2. 
   Chọn biểu ghi cần sửa chữa.
   
3. 
   Nhắp chuột vào nút (Sửa chữa) trên thanh công cụ.
   
4. 
   Xuất hiện màn hình Worksheet.
   

5. 
   Lần lượt sửa các dữ liệu cần thiết vào các cột Giá trị của mỗi trường.
   
6. 
   Sau khi sửa chữa xong nhắp vào nút để ghi lại các thông tin vừa sửa.
   

2.3.2.3 In phích và thư mục

Có thể in phích theo nhiều cách thức khác nhau cho nên trước khi tiến hành in phích ta cần xác định sẽ in theo cách thức nào.

• 
  In phích theo kết quả tìm kiếm.
  
• 
  In phích cho báo tạp chí.
  
• 
  In theo khung phân loại.
  
• 
  In phích theo kho.
  

Thường thì thư viện trung tâm TT-TV trường ĐH LĐXH thường xuất phích theo cách thức thứ nhất đó là hình thức in phích theo kho đóng.

Kiểu 1: in phích theo kho đóng.

2.3.3 Phân hệ Lưu thông

Quy trình lưu thông tại Trung tâm được chia làm 3 quy trình nhỏ.

• 
  Thiết lập tham số lưu thông
  
• 
  Quản lý bạn đọc
  
• 
  Mượn tài liệu/Trả tài liệu
  

2.3.3.1 Thiết lập tham số lưu thông

Có 2 loại tham số Lưu thông hiện nay Trung tâm đang thiết lập đó là

• 
  Tham số bạn đọc
  
• 
  Tham số chính sách lưu thông
  

* Tham số bạn đọc

Mỗi thư viện có một chính sách khác nhau đối với từng bạn đọc tại Trung tâm tham số bạn đọc là dành cho đối tượng sinh viên các trường Đại học.

Nhập các thông tin chi tiết về nhóm bạn đọc.

• 
  Đối tượng:
  
• 
  Số lượng sách mượn tối đa
  
• 
  Gia hạn tối đa
  
• 
  Đăng ký tối đa
  

*

Tham số chính sách lưu thông

Điền các tham số cơ quan vào bảng như: Tên, Địa chỉ, Điện thoại

2.3.3.2 Quản lý bạn đọc

• 
  Tạo thẻ bạn đọc
  

Tại Trung tâm bước đầu tiên của quá trình lưu thông là cần phải tiến hành làm thẻ bạn đọc. Module Quản lý bạn đọc cho phép người dùng có thể thiết lập các chính sách riêng cho từng loại bạn đọc nhằm dễ dàng kiểm soát được bạn đọc cũng như tài liệu.

Cán bộ trung tâm sẽ nhập các thông tin về bạn đọc như

• 
  Họ tên
  
• 
  Giới tính
  
• 
  Ngày sinh
  
• 
  Loại thẻ
  
• 
  Thuộc nhóm
  
• 
  Cơ quan
  
• 
  Số thẻ
  
• 
  …..
  

• 
  Tìm kiếm bạn đọc
  

Việc tìm kiếm bạn đọc tại đây cũng được thực hiện như sau . Nhập các tiêu chí tìm kiếm:

• 
  Số thẻ
  
• 
  Họ tên
  
• 
  Thuộc nhóm
  
• 
  Ngày cấp
  
• 
  Loại thẻ
  
• 
  …
  

Trong thời gian đầu khi mới sử dụng phân hệ này. Theo như chia sẻ của phó giám đốc trung tâm. Phân hệ này đã được sử dụng theo như quy trình trên. Tuy nhiên sau thời gian hoạt động do hạn chế về vấn đề nhân lực và cơ sở vật chất. Như hệ thống máy tính giữa máy chủ và máy trạm chưa được thiết lập. Nhân lực thực hiện trực tiếp các quy trình này vẫn chưa đảm bảo. Vậy nên sau thời gian đầu được sử dụng. Quá trình làm thẻ và lưu thông bạn đọc đã chuyển sang hình thức thủ công do các cán bộ tại phòng mượn giáo trình thực hiện. Tại đây sẽ tiến hành làm sổ bạn đọc và có dán ảnh của bạn đọc. Với các thông tin cơ bản như ngày sinh, khoa, khóa…

Trong thời gian sắp tới Trung tâm đang tích cực tiến hành việc đề nghĩ với lảnh đạo nhà Trường được tích hợp thẻ sinh viên là thẻ Thư viện nhằm thực hiện việc quản lý lưu thông và thực hiện việc mượn trả tài liệu một cách tốt nhất. Theo như chia sẻ và trao đổi của phó giám đốc Trung tâm thì đây được xem như phương án tối ưu nhằm thực hiện phân hệ lưu thông một cách hiệu quả nhất.

2.3.3.3 Mượn tài liệu/Trả tài liệu

• 
  Quy trình mượn tài liệu
  

Bạn đọc muốn mượn trả một tài liệu ở thư viện tại Trung tâm cần thực hiện qua các bước sau:

Đối với tra cứu và mượn tại chỗ

• 
  Bạn đọc tra cứu tài liệu cần mượn.
  
• 
  Bạn đọc ghi phiếu yêu cầu mượn
  
• 
  Thủ thư tiếp nhận yêu cầu
  
• 
  Chương trình kiểm tra thông tin về bạn đọc và tài liệu
  
• 
  Chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu
  

Đối với tra cứu và mượn từ xa

• 
  Vào trang OPAC của chương trình
  
• 
  Tra cứu tài liệu
  
• 
  Tiến hành đăng ký mượn tài liệu từ xa
  
• 
  Đợi phản hồi từ thư viện (Đồng ý/Từ chối)
  
• 
  Đến thư viện lấy tài liệu (Nếu đồng ý)
  

Hiện tại do cơ sở vật chất đang còn hạn chế, hệ thống mang đang được khắc phục và sữa chữa vậy nên phân hệ tra cứu và mượn từ xa tại Trung tâm hiện tại chưa được sử dụng khai thác hiệu quả mà chủ yếu được mượn và tra cứu tại chỗ.

• 
  Trả tài liệu
  

Trả sách là chức năng quan trọng trong phần Lưu thông và là màn hình làm việc chính đối với các cán bộ thư viện ở phòng mượn.

Màn hình làm việc sẽ liệt kê toàn bộ những độc giả và các cuốn sách đã trả:

Có thể sơ đồ hóa quá trình mượn trả tài liệu theo như sơ đồ sau:

Каталог: bitstream -> USSH 123456789
USSH 123456789 -> PHẦn mở ĐẦu tính cấp thiết của đề tài
USSH 123456789 -> Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thu Anh K50 Thông tin Thư viện
USSH 123456789 -> Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Hương Giang LỜi cảM ƠN
USSH 123456789 -> MỤc lục các từ viết tắT
USSH 123456789 -> TÌm hiểu sản phẩm và DỊch vụ thông tin thư việN

tải về 236.99 Kb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn: