TÓm tắt lý thuyết các chức năng quản trị

(Hoạch định - Tổ chức – Điều khiển - Kiểm tra)

Hoạch định là tất cả các công việc quản lý liên quan đến việc chuẩn bị cho tương lai. Nhiệm vụ: Dự đoán, thiết lập tầm nhìn, mục tiêu trong từng giai đoạn.

Quy trình: (1) Phân tích môi trường (2) Xác định tầm nhìn (3) Xây dựng mục tiêu (4) Xây dựng KH thực hiện mục tiêu

Để thuận tiện cho việc phân tích môi trường, có thể sử dụng kỹ thuật phân tích SWOT. Mục đích của việc phân tích này là phối hợp các mặt mạnh, mặt yếu với các nguy cơ và cơ hội thích hợp. Để xây dựng ma trận SWOT trước tiên phải liệt kê các mặt mạnh, mặt yếu, cơ hội và nguy cơ. Sau đó tiến hành so sánh từng cặp tương ứng các yếu tố nói trên để tạo ra các cặp phối hợp logic. Quá trình này tạo ra 4 nhóm phối hợp cơ bản. Tương ứng với các nhóm này là các phương án cần xem xét.

- S/O: Sử dụng những điểm mạnh bên trong để tận dụng những cơ hội bên ngoài.

- S/T: Sử dụng những điểm mạnh bên trong để tránh khỏi hay giảm đi ảnh hưởng của những mối đe dọa bên ngoài.

- W/O: Cải thiện những điểm yếu bên trong bằng cách tận dụng những cơ hội bên ngoài.

- W/T: Làm giảm đi những điểm yếu bên trong và tránh khỏi những mối đe dọa với môi trường bên ngoài. Đây là phương án có tính chất phòng thủ.

Ngoài ra còn có thể phối hợp tổng hợp các yếu tố: S + O + W + T. Đó là tận dụng những điểm mạnh và khai thác các cơ hội để khắc phục các điểm yếu và hạn chế rủi ro.

Tổ Chức

Chức năng tổ chức là việc lựa chọn những công việc, bộ phận và bố trí mỗi bộ phận một người lãnh đạo với nhiệm vụ, quyền hạn để thực hiện mục tiêu của tổ chức.

Điều khiển là những hoạt động liên quan đến hướng dẫn, động viên những người dưới quyền thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Điều khiển được hiểu là chỉ huy con người.

Kiểm tra là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã được xây dựng, trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nghuyên nhân của sự sai lệch đó. Đồng thời đề ra một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho tổ chức đạt được những mục tiêu dự kiến.

• 
  Hoạch định là quan trọng nhất vì hoạch định sai thì dù thực hiện tốt cũng sai. Ví dụ, mở quán café mà đưa ra quy định sai như trả lương nhiều thì thua lỗ, ít thì không chịu làm nên thất bại.
  
• 
  Kiểm tra là khâu khó nhất vì về kỹ thuật không khó, nhưng xác định trách nhiệm và đưa ra xử lý cá nhân lại rất khó vì liên quan đến con người. Vì thế, trong cuộc sống thì việc tốt thì rất dễ thì ai cũng có phần, nhưng thất bại thì tìm ra khó vì không dám tìm ra (Ví dụ: trưởng khoa 1 trường đại học phát hiện hành vi sai của cấp dưới nhưng người đó là con của hiệu trưởng nên xử lý khó nên chọn giải pháp lờ đi, bỏ qua nên sai phạm cứ bỏ qua). Còn trách của hệ thống nên mức độ bảo vệ rất cao nên khó xử lý, Ví dụ đi xin việc thì chi tiền nên cần phải lấy lại số tiền đó nên phải làm sai và phải đưa tiền cấp trên thì cấp trên bảo vệ mình.
  
• 
  Tổ chức (kế hoạch) để giảm rủi ro, càng chuẩn bị kỹ thì càng ít sai sót.
  

Maslow cho rằng hành vi của con người bắt nguồn từ nhu cầu và những nhu cầu được xếp theo một trình tự ưu tiên từ thấp đến cao về tầm quan trọng. Cụ thể xếp thành 5 bậc. Muốn động viên nhân viên, đòi hỏi nhà quản trị cần phải hiểu họ đang ở cấp độ nhu cầu nào. Từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp cho việc thỏa mãn nhu cầu của nhân viên

1. 
   Nhu cầu sinh lý
   
2. 
   Nhu cầu về  an toàn
   
3. 
   Nhu cầu về xã hội
   
4. 
   Nhu cầu được quí trọng
   
5. 
   Nhu cầu được thể hiện mình
   

Nhu cầu này bao gồm các nhu cầu cơ bản của con người như ăn, uống, ngủ, không khí để thở, tình dục, các nhu cầu làm cho con người tồn tại. Đây là những nhu cầu cơ bản nhất và mạnh nhất của con người. Tức là các nhu cầu ở mức độ cao hơn không xuất hiện nếu nhu cầu cơ bản này chưa được thỏa mãn.

Họ cần sự bảo vệ, an toàn trước những sự đe dọa, mối nguy hiểm về vật chất hay tinh thần. Đó là sự mong muốn sống một cuộc sống ổn định, một  xã hội hòa bình. Đây cũng là lí do mà xuất hiện hệ thống pháp luật hay đội ngũ công an, cảnh sát trong cuộc sống của chúng ta.

Đây là một nhu cầu về tinh thần. Khi con người mong muốn được gắn bó với tổ chức hay một phần trong tổ chức nào đó hay mong muốn về tình cảm thì ấy chính là nhu cầu xã hội. Đó là mối quan hệ trong gia đình, trường lớp, công ty, bạn bè hay một cộng đồng.

Nhu cầu này còn được gọi là nhu cầu thừa nhận. Đây là nhu cầu được người khác quý mến, nể trọng trong tổ chức, xã hội. Có khi nào bạn muốn uống nước ở cà phê 34 tầng hay ăn tại nhà hàng Khaisilk! Bước vào đây, bạn cảm thấy mình ở đẳng cấp khác, cảm thấy được nể trọng. Và trong cuộc sống hay công việc cũng thế, khi được khích lệ, khen thưởng về những thành quả làm việc của mình, hẳn bạn sẽ cảm thấy sung sức hơn phải không nào. Chính điều ấy là xuất phát ra điểm của học thuyết quản lí “củ cà rốt”.

Nhu cầu được thể hiện bản thân, được khẳng định mình trong cuộc sống  hay sống và làm việc theo đam mê và cống hiến hết mình cho nhân loại hay một cộng đồng. Việc làm của họ dựa trên chân lý, sự hiểu biết, thông thái và sự từng trải.

• 
  Mọi rắc rồi đều do nhu cầu, vậy bớt rắc rối thì cẩn bớt nhu cầu, bớt ham muốn. Rất khó để tự giác giảm bớt nhu cầu nên cần sự trợ giúp của Phật giáo trở giúp tinh thần.
  
• 
  Hầu như người nào cũng thường đi theo lộ trình này nhưng người theo Phật giáo thì ngược lại là không thỏa mãn những nhu cầu nếu không cần thiết.
  
• 
  Muốn động viên nhân viên phải hiểu họ đang cần có những nhu cầu gì để tác động cho phù hợp, tất nhiên 5 nhu cầu luôn có nhưng cần xác định nhu cầu quan trọng nhất, như quá nghèo thì vật chất là ưu tiên hàng đầu.
  
• 
  Cuối cùng, tất cả là phục vụ nhu cầu của người. Nếu xác định sai thì dẫn đến thất bại.
  

1. 
   Kiến thức: hiểu biết về tự nhiên, XH; lý thuyết, phương pháp, số liệu …. . Kiến thức là nền tảng của năng lực vì thiếu nó sẽ không có cơ sở lý luận dẫn đường, hành động mù quáng, nhiều rủi ro. Muốn có và không ngừng gia tăng kiến thức, cần được đào tạo. Việc đào tạo có thể thông qua trường, lớp, tự học….
   
2. 
   Kỹ năng: mức độ thành thạo khi thực hiện một công việc cụ thể. Mỗi người phải thực hiện nhiều công việc khác nhau nên cần nhiều kỹ năng khác nhau. Kỹ năng là bộ phận quan trọng của năng lực. Không có kỹ năng, chỉ biết “Chỉ tay năm ngón”, không tự làm được việc gì. Muốn có và không ngừng gia tăng kỹ năng, con đường duy nhất: nỗ lực làm việc.
   
3. 
   Kinh nghiệm: là những bài học tích luỹ từ thực tế. Kinh nghiệm là yếu tố quan trọng của năng lực vì giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, rủi ro. Kinh nghiệm có được chủ yếu thông qua quá trình tự đánh giá. Cũng có thể học từ người khác thông qua cách giải quyết công việc trong những tình huống cụ thể.
   
4. 
   Các mối quan hệ: là những quan hệ cá nhân do từng người tự xây dựng qua thời gian. Các mối quan hệ giúp việc thực hiện nhiệm vụ nhanh hơn, đôi khi quyết định sự thành công nên các mối quan hệ là yếu tố quan trọng của năng lực. Tùy vị trí và công việc đã làm mà mỗi người tạo được các mối quan hệ ít nhiều. Tùy theo lĩnh vực hoạt động mà xác định tầm quan trọng của các mối quan hệ.
   
5. 
   Động cơ, hoài bão: là mong muốn hay ước mơ của con người. Ước mơ mang lại cảm giác hứng thú, say mê. Từ đó con người được thúc đẩy để không ngừng học tập, rèn luyện, vượt qua khó khăn thách thức. Động cơ, hoài bão là bộ phận quan trọng hàng đầu của năng lực vì nếu không có sự hứng thú, say mê kết quả làm việc khó có thể tốt đẹp.
   
6. 
   Quan niệm về đạo đức: Đạo đức thường dùng để phân biệt cái tốt và cái xấu, cái đúng và cái sai. Đạo đức đòi hỏi đặt quyền lợi XH trên quyền lợi cá nhân. Thực tế, con người gặp khó khăn vì đạo đức thì trừu tượng còn lợi ích cá nhân lại rõ ràng. Quan niệm không đúng về đạo đức sẽ dẫn con người đến sai lầm, từ sai lầm nhỏ như không giữ lời hứa đến sai lầm lớn như gian lận... Về lâu về dài, những sai lầm đó làm cho con người mất uy tín, phát triển không bền vững.
   
7. 
   Các đặc điểm cá nhân: đăc điểm của từng người cụ thể. Có những đăc điểm cá nhân do bẩm sinh mà có, như sự nhạy bén, trí thông minh … nhưng những đặc điểm bẩm sinh như vậy không nhiều. Đa số là những đặc điểm do học tập rèn luyện mà có được. Những đặc điểm ấy bao gồm: Tự tin, nghị lực; quyết đoán; sẵn sàng chịu trách nhiệm; thích ứng với môi trường, khả năng chịu đựng cao, có tinh thần hợp tác.
   

Câu này không thể có được một đáp áp chuẩn vì trong mỗi trường hợp sẽ có tiêu tiêu chí năng lực khác nhau, và xác định tiêu chí nào quan trọng nhất rồi giải thích, thứ 2 rồi giải thích,…

Ví dụ 1: nếu là hiệu trưởng một trường Đại học thì (1) Kiến thức là quan trọng nhất (2) Kinh nghiệm trong giáo dục (3) Đạo đức (4) Đặc điểm cá nhân là có tinh thần hợp tác.

Ví dụ 2: Trụ trì một ngôi chùa thì (1) Đạo đức là quan trọng nhất để làm tấm gương nhiếp chúng (2) Kinh nghiệm có thể hiểu là sự hành trì, trải nghiệm, ứng dụng giáo lý vào đời sống tu tập và đắc đạo. (3) Kiến thức là pháp học để hướng dẫn tu tập cho đệ tử

Ví dụ 3: Giám đốc doanh nghiệp thì (1) Kiến thức về quản trị, tâm lý,… để điều hành (2) Kinh nghiệm để xử lý công việc chính xác (3) Mối quan hệ với nhiều cơ quan, đồng nghiệp giúp công việc nhan hơn (4) Đặc điểm cá nhân cần có quyết đoán, thích ứng với môi trường.

Yêu cầu: học viên cần đọc kỹ lý thuyết để áp dụng từng tình huống khác nhau.

--- BÀI ĐỌC THÊM---

CÂU 1

http://giacngo.vn/PrintView.aspx?Language=vi&ID=3EF24B

---