Quy trình mã số: vawr. Qt424-01/LĐ Lần ban hành: 02 Ngày có hiệu lực : 20/10/2014 Trang : / kiểm soát hồ SƠ

NGƯỜI VIẾT

Quy trình này quy định cách thức thống nhất để lập, phân loại, ký mã hiệu, sử dụng, lưu trữ và huỷ bỏ các hồ sơ chất lượng.

Quy trình này được áp dụng cho việc tất cả các loại hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng của Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam.

- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

- Sổ tay chất lượng (STCL).

- Quy trình kiểm soát tài liệu.

Trách nhiệm	Lưu đồ	Tài liệu/hồ sơ
Trưởng phòng, ban, Chuyên viên tại các phòng, ban		BM01-VAWR.QT424-01/LĐ
Trưởng đơn vị, Chuyên viên tại các phòng, ban	Ký mã hiệu hồ sơ	BM03-VAWR.QT424-01/LĐ
Mọi cán bộ liên quan	Sử dụng hồ sơ
Cán bộ tại các phòng, ban	Lưu trữ bảo quản	BM02-VAWR.QT424-01/LĐ
Hội đồng tiêu huỷ hồ sơ, Trưởng đơn vị,quản lý HS, Văn Thư		Lập danh mục hồ sơ cần tiêu huỷ

Trưởng các phòng ban chịu trách nhiệm xác định, lập Danh mục file hồ sơ chất lượng (BM01-VAWR.QT424-01/LĐ) của đơn vị mình; phân loại, sắp xếp các hồ sơ thuộc phạm vi quản lý. Đồng thời chỉ định các cán bộ quản lý hồ sơ của đơn vị mình.

- Mỗi hồ sơ phải có ký hiệu nhận biết rõ ràng bằng tên gọi, ký hiệu....

- Các nhãn file hồ sơ thực hiện theo đúng biểu mẫu BM03-VAWR.QT424-01/LĐ

5.2.3. Sử dụng hồ sơ:

- Tất cả cán bộ trong đơn vị được phép sử dụng hồ sơ thuộc quyền quản lý của đơn vị mình. Khi có nhu cầu sử dụng hồ sơ do phòng ban khác quản lý phải được sự đồng ý của trưởng phòng ban đó, cán bộ quản lý hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn cách sử dụng cho mọi người.

- Người mượn, sử dụng hồ sơ phải có trách nhiệm bảo quản và hoàn trả hồ sơ đầy đủ, đúng hạn.

5.2.4. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ:

- Mỗi phòng ban phải xác định địa điểm lưu hồ sơ của phòng ban mình, đảm bảo các hồ sơ được bảo quản nơi khô ráo, sạch sẽ, tránh mất mát, hư hỏng và dễ nhận biết, dễ tìm khi cần.

- Cán bộ khi tiếp nhận hoặc tạo ra hồ sơ có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản trong file hồ sơ hoặc các phương tiện lưu trữ thích hợp.

- Các hồ sơ đang được lưu giữ nghiêm cấm tẩy xoá, sửa đổi.

- Căn cứ mức độ quan trọng của hồ sơ các phòng ban có trách nhiệm xác định cách thức lưu giữ và bảo quản hồ sơ thích hợp trong thời gian lưu trữ.

5.2.4.1. Các hồ sơ được lưu trữ tại các phòng ban như sau:

- Lưu trữ theo từng công việc cụ thể, theo từng mã hiệu của biểu mẫu, theo từng dự án…

- Hồ sơ được lưu trong các file hoặc các phương tiện lưu phù hợp khác.

- Các File, phương tiện lưu trữ được đánh số thứ tự, lập tên File, phương tiện lưu trữ.

- Lập danh mục các hồ sơ BM01-VAWR.QT424-01/LĐ.

- Tại mỗi File, phương tiện lưu trữ lập mục lục hồ sơ lưu trữ BM02-VAWR.QT424-01/LĐ.

5.2.5. Huỷ bỏ hồ sơ:

- Mỗi loại hồ sơ đều có quy định thời gian lưu trữ riêng. Khi hết hạn lưu trữ, cán bộ quản lý hồ sơ sẽ tiến hành huỷ bỏ hồ sơ đó bằng phương pháp thích hợp (xé, đốt…)

- Riêng đối với các hồ sơ về nguồn lực như: hồ sơ cá nhân, bằng cấp, chứng chỉ… thì không được phép hủy bỏ.

6. Lưu trữ

TT	Tên hồ sơ	Mã hiệu	Thời gian lưu	Cách huỷ bỏ
1	Danh mục hồ sơ	BM01-VAWR.QT424-01/LĐ	Không thời hạn	Xé
2	Mục lục hồ sơ lưu trữ	BM02-VAWR.QT424-01/LĐ	Theo thời gian lưu hồ sơ đó	Xé
3	Mẫu nhãn file	BM03-VAWR.QT424-01/LĐ		Xé

7. Phụ lục

BM01-VAWR.QT424-01/LĐ: Danh mục hồ sơ