TỈnh hòa bình số: 1934/QĐ-ubnd cộng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÒA BÌNH Số: 1934/QĐ-UBND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hòa Bình, ngày 13 tháng 12 năm 2012

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Công văn số 1919/TTr-SNV ngày 30/11/2012.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm thao Quyết định này bản Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Hòa Bình.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng Ban, ngành, Đoàn thể tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan, chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

CHỦ TỊCH Bùi Văn Tỉnh

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÒA BÌNH

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY ĐỊNH

Về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Hòa Bình

(Kèm theo Quyết định số:1934 /QĐ-UBND ngày 13 /12/2012

của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Hòa Bình)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Giải thích từ ngữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, đoàn thể, tổ chức, cá nhân (viết tắt là: cơ quan, tổ chức, cá nhân) trên địa bàn tỉnh Hòa Bình, có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa xã hội, khoa học, kỹ thuật…không kể thời gian, hình thức ghi tin, loại hình tài liệu, được tập trung thống nhất quản lý ở bộ phận, phòng, kho lưu trữ của các ngành, các cấp có thẩm quyền, để phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn khác.

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác. Trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Tài liệu lưu trữ của tỉnh Hòa Bình thuộc thành phần Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng, làm hỏng, làm mất, sửa chữa làm sai lệch nội dung. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào các mục đích trái với lợi ích của Nhà nước.

1. Quy định này quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Hòa Bình.

2. Quy định này được áp dụng đối với tổ chức, cá nhân (công dân Việt Nam và người nước ngoài) có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Hòa Bình.
Chương II

HÌNH THỨC KHAI THÁC VÀ THẨM QUYỀN
CHO PHÉP KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Điều 3. Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của lưu trữ lịch sử tỉnh Hòa Bình.

2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử của tỉnh.

4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài liệu lưu trữ.

Điều 4. Thẩm quyền quy định danh mục tài liệu quý, hiếm và mang tài liệu ra khỏi kho lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Danh mục tài liệu lưu trữ quý hiếm và đặc biệt quý hiếm tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

2. Thẩm quyền cho phép mang tài liệu ra khỏi Kho lưu trữ lịch sử tỉnh được thực hiện theo quy định tại Điều 34 Luật Lưu trữ năm 2011.

Điều 5. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép khai thác, sử dụng, công bố tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm, tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Giám đốc Sở Nội vụ cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

3. Chi Cục trưởng Chi Cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh cho phép khai thác, sử dụng tại liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, không thuộc quy định tại các khoản 1, 2 Điều này.

1. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng loại tài liệu nào thì có quyền cho phép sao chụp, cấp bản sao, chứng thực bản sao tài liệu lưu trữ đó.

2. Việc sao, chụp tài liệu, cấp bản sao, chứng thực bản sao do Chi Cục trưởng Chi Cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện theo quyết định của người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 7. Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc Lưu trữ lịch sử của tỉnh

1. Tài liệu thuộc Phông lưu trữ của Uỷ ban hành chính tỉnh Hòa Bình từ năm 1945 đến năm 1976.

2. Tài liệu thuộc Phông lưu trữ của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Sơn Bình từ năm 1976 đến năm 1990.

3. Tài liệu thuộc Phông lưu trữ của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hòa Bình từ năm 1991 đến nay.

4. Phông Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu, đã nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

Chương III

THỦ TỤC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 8. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

a) Người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử vì mục đích công vụ, phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú và có giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương nghiên cứu.

b) Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin, tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú.

2. Thời hạn giải quyết.

a) Đối với tài liệu khai thác, sử dụng thuộc thẩm quyền giải quyết của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ giải quyết ngay trong ngày làm việc.

b) Đối với tài liệu khai thác, sử dụng thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc Sở Nội vụ, Chi Cục trưởng chuyển ngay hồ sơ đến trình Giám đốc Sở Nội vụ giải quyết chậm nhất trong 02 ngày làm việc.

c) Đối với tài liệu khai thác, sử dụng thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chi Cục trưởng báo cáo Giám đốc Sở trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết, chậm nhất trong 05 ngày làm việc.

Tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải đóng phí theo quy định hiện hành của nhà nước về chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác; đồng thời thực hiện nghiêm túc nội quy khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; phải có trách nhiệm giữ gìn bí mật những thông tin của tài liệu lưu trữ theo chế độ bảo mật hiện hành, đảm bảo về bí mật quốc gia; thực hiện đúng các quy định về khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

3. Ðối với tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng chỉ được khai thác, sử dụng nghiên cứu tại phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ hoặc mượn phục vụ cho hoạt động công vụ dưới dạng là bản sao hợp pháp của tài liệu lưu trữ đó.

4. Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trình các giấy tờ cần thiết tại khoản 1 Điều 8 của quy định này.

5. Khi yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, người khai thác phải nêu rõ tên loại, số ký hiệu, nội dung, thời gian, cơ quan ban hành văn bản (đối với hồ sơ công văn lưu); thời gian và nội dung sự việc (đối với hồ sơ công việc).

6. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 11. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

1. Đảm bảo bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Hướng dẫn, giải thích đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Cung cấp, sao chụp tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng theo quyết định của người có thẩm quyền.

4. Kịp thời ngăn chặn và báo cáo Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ các hành vi, vi phạm của tổ chức, cá nhân trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 12. Thời gian phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

Thời gian mượn tài liệu tra cứu tại chỗ phục vụ cho công tác nghiên cứu, điều hành kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng và các nhu cầu chính đáng khác không quá 07 ngày, kể từ ngày mượn.

Thời gian phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư -Lưu trữ được thực hiện theo ngày làm việc, bắt đầu từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Trong trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, lãnh đạo Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ bố trí cán bộ, viên chức thực hiện việc quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ngoài giờ làm việc.
Chương V

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 13. Khen thưởng

Trong khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, các đơn vị hoặc cá nhân có thành tích được khen thưởng theo quy định của Nhà nước:

1. Tổ chức, cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ bảo quản an toàn, phục vụ khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

2. Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, mất tài liệu, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

Tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định này, thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

1. Tổ chức và cá nhân có quyền khiếu nại đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

2. Cá nhân có quyền tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong quá trình thực hiện quy định khai thác và sử dụng tài liệu.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật khiếu nại, tố cáo và quy định trong lĩnh vực lưu trữ.

Giám đốc Sở Nội vụ ban hành nội quy về khai thác, sử dụng tài liệu; niêm yết công khai danh mục tài liệu được khai thác, phí khai thác, sử dụng theo quy định của Nhà nước; tổ chức phòng đọc, phòng triển lãm, phòng trưng bày tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật và quy định này./.