Nhân viên cập nhật PDOC (phụ trách account Basic)

2. 
   NỘI DUNG QUY TRÌNH:
   

1. 
   Lưu đồ quy trình:
   

• 
  Bước 1 : THEO DÕI PDOC/ SPEC TRÊN HỆ THỐNG HẰNG TUẦN:
  

1. 
   Thứ Sáu hằng tuần hoặc khi có thông báo từ Kỹ Thuật IKEA, nhân viên cập nhật PDOC đăng nhập vào hệ thống PDOC (Supplier Portal) theo đường link: https://pdoc.apps.ikea.com/Views/HomePage.aspxvới tài khoản Basic để kiểm tra cập nhật PDOC/ SPEC tại thư mục sau:
   
   • 
     Recall Req: Yêu cầu thu hồi tài liệu.
     
   • 
     Rel To Sup: Tài liệu được gởi tới nhà cung cấp của IKEA.
     

2. 
   Nếu trong thư mục Recall Req & Rel To Sup có bất kỳ tài liệu nào, nhân viên cập nhật PDOC phải kiểm tra xem là tài liệu gì và của sản phẩm nào, đồng thời thông báo ngay cho Trưởng phòng Kỹ Thuật và Ban Giám Đốc để tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo.
   
3. 
   Nhân viên cập nhật PDOC liệt kê các yêu cầu thay đổi hoặc thêm mới trong tài liệu cập nhật, ghi đầy đủ các thông tin thay đổi hoặc thêm mới vào Phiếu tiếp nhận thông tin & phân tích tài liệu (BM-QT-QCC-01-02) sau đó gởi cho Trưởng phòng Kỹ Thuật. Phiếu này có các thông tin về tên tài liệu, mã số tài liệu, mã sản phẩm áp dụng, ngày yêu cầu thực hiện, tóm tắt nội dung thay đổi.
   

• Bớưc 2: PHÂN TÍCH, TỔNG HỢP CÁC Ý KIẾN THAY ĐĐỔI PDOC/ SPEC.

1. 
   Trưởng phòng Kỹ Thuật xem xét và thực hiện :
   
   1. 
      Tổ chức cuộc họp phân tích PDOC chậm nhất trong vòng 1 tuần. Thành phần tham gia gồm có lãnh đạo, phòng Kỹ Thuật, nhân viên cập nhật PDOC, nhân viên Connect và các bộ phận liên quan. Trong một số trường hợp cần thiết có thể mời thêm nhà cung cấp để cùng trao đổi cho thuận tiện, nhanh chóng.
      
   2. 
      Nội dung cuộc họp phân tích phải có các điểm chính là :
      
      1. 
         Phân tích các yêu cầu thay đổi của PDOC/SPEC. Các thay đổi này có ảnh hưởng liên đến quá trình sản xuất, thay đổi vật liệu, các test… của nhà máy hay không.
         
      2. 
         Kế hoạch triển khai để thực hiện các thay đổi PDOC: phân công trách nhiệm từng phòng ban, thực hiện Test, làm mẫu, chỉnh sửa bản vẽ, qui trình, thời gian hoàn thành công việc,… của mỗi phòng ban liên quan và báo cáo kết quả thực hiện.
         
      3. 
         Luôn đảm bảo các công việc triển khai, phân công hoàn thành trước Thời gian thực hiện theo yêu cầu của IKEA.
         
   3. 
      Trong trường hợp thay đổi PDOC/SPEC thay đổi là điểm nhỏ, không có ảnh hưởng lớn đến quá trình sản xuất, test hang, … Thì có thể xin ý kiến lãnh đạo để thực hiện ngay không cần triển khai các bước họp phân tích.
      
2. 
   Nhân viên cập nhật PDOC thông báo cho IKEA biết tình trạng của PDOC/ SPEC đang được nhà máy xem xét bằng cách chuyển vào Tag Review.
   
3. 
   Khi họp phân tích xong thì tiến hành phân công công việc cho các bộ phận liên quan để thực hiện kiểm tra, sản xuất mẫu, test thử nghiệm,… theo thay đổi của PDOC vào biểu mẫu (BM- QT-QCC-01-03). Lưu ý :
   
   1. 
      Với các thay đổi có liên quan đến Test thì phải làm bảng Kế Hoạch Test (BM- QT- QCC-02-04).
      
   2. 
      Các công việc được phân công cho các phòng ban phải hoàn thành trước thời gian yêu cầu áp dụng. Trưởng phòng Kỹ Thuật kiểm tra đối chiếu tiến độ, tình trạng triển khai công việc để chắc chắn rằng mọi nội dung liên quan đến yêu cầu PDOC/ SPEC thay đổi hoặc PDOC mới phải được phân công thực hiện đúng theo kế hoạch.
      
4. 
   Trong trường hợp thu hồi tài liệu từ IKEA thì Trưởng phòng Kỹ Thuật xem xét tài liệu IKEA yêu cầu thu hồi, nếu không cần thiết phải tổ chức cuộc họp phân tích việc thu hồi PDOC thì nhân viên Basic đăng nhập vào hệ thống PDOC (Supplier Portal) để xác nhận việc thu hồi bằng cách chèn vào tài liệu IKEA yêu cầu thu hồi, sau đó nhnấ vào nút Confirm Recall, đồng thời thông báo cho các bộ phận liên quan để loại bỏ tài liệu đã xác nhận thu hồi với IKEA ra khỏi bộ hồ sơ PDOC/ SPEC. Nếu việc thu hồi tài liệu có ảnh hưởng lớn
   

tới việc sản xuất của sản phẩm thì phải tổ chức cuộc họp phân tích PDOC/ SPEC, đồng thời phản hồi lại với IKEA để xác định lại việc thu hồi và thời gian xác nhận thu hồi.

• 
  
  tải về 0.9 Mb.
  
  Chia sẻ với bạn bè của bạn: