Mẫu 4 Kế hoạch chỉnh lý hồ sơ tài liệu tồn đọng

UBND TP HỒ CHÍ MINH TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC…	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /KH-	Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2013

Thực hiện Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 9 tháng 9 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố và Kế hoạch số 1614/KH-SNV ngày 10 tháng 10 năm 2013 của Sở Nội vụ về thực hiện Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; (Cơ quan, tổ chức) xây dựng Kế hoạch chỉnh lý hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng tại (cơ quan, tổ chức) giai đoạn 2013 - 201…., cụ thể như sau:

1. Nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng chưa được chỉnh lý trong kho lưu trữ của (cơ quan, tổ chức). Tài liệu sau khi chỉnh lý, được tổ chức sắp xếp khoa học, phục vụ yêu cầu quản lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả, nhanh chóng. Đồng thời, lựa chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn nộp vào Lưu trữ lịch sử của Thành phố;

2. Tổ chức thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; kể từ năm 2014, tất cả cán bộ, công chức, viên chức phải biết lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định và không còn phát sinh hồ sơ, tài liệu chưa được chỉnh lý trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan;

3. Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình chỉnh lý. Phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền của Thành phố triển khai Chỉ thị đúng tiến độ và bảo đảm chất lượng.

Tổng số:…… mét giá. Trong đó:

- Tổng số hồ sơ, tài liệu trước ngày 30 tháng 4 năm 1975: …mét giá

- Tổng số hồ sơ, tài liệu từ ngày 30 tháng 4 năm 1975 đến 31 tháng 12 năm 2012: …mét giá

a) Số lượng nhân sự: Căn cứ số lượng tài liệu tồn đọng cần chỉnh lý; căn cứ quy định về định mức kinh tế -kỷ thuật chỉnh lý tài liệu giấy tại Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ mà xác định số lượng nhân sự cần bố trí hoặc thuê các đơn vị dịch vụ lưu trữ để thực hiện chỉnh lý tài liệu;

b) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác chỉnh lý tài liệu

Căn cứ số lượng công chức, viên chức tham gia công tác chỉnh lý của cơ quan, tổ chức mà xác định cụ thể nội dung, trình độ cần đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho từng người.

a) Xây dựng, sửa chửa kho lưu trữ tài liệu

Căn cứ Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; các cơ quan, tổ chức căn cứ số lượng tài liệu lưu trữ hiện có và sẽ phát sinh để bảo quản và sử dụng, xác định diện tích kho lưu trữ tài liệu cần có để tiến hành xây dựng mới hoặc sửa chửa và trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụ công tác lưu trữ theo quy định;

b) Mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẫm

Căn cứ số lượng tài liệu cần chỉnh lý, căn cứ Khoản 2, Điều 3 Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định về định mức kinh tế - kỷ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; xác định việc mua sắm trang thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác chỉnh lý tài liệu, cụ thể:

- Văn phòng phẩm; bìa hồ sơ; tờ mục lục; cặp, hộp đựng tài liệu;

- Giá, kệ để sắp xếp, bảo quản tài liệu;

- Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ các yêu cầu quản lý, tra cứu tài liệu lưu trữ và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý; giúp việc khai thác tài liệu được phổ biến rộng rãi, tiện lợi….

Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy và các quy định khác của các Bộ ngành có liên quan về đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị…

a) Tổng kinh phí: … đồng. Chia ra:

- Chỉnh lý tài liệu: … đồng;

- Mua sắm, lắp đặt trang thiết bị phục vụ lưu trữ tài liệu sau chỉnh lý: … đồng;

- Xây dựng, sửa chữa kho lưu trữ: … đồng;

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức: … đồng.

b) Nguồn kinh phí:

- Ngân sách Thành phố: … đồng;

- Kinh phí của cơ quan, tổ chức: …. đồng.

a) Rà soát, thống kê, tổng hợp tài liệu;

b) Xây dựng và Báo cáo Kế hoạch về các cơ quan thẩm quyền thẩm định;

c) Tiến hành chỉnh lý tài liệu;

d) Sơ, tổng kết thực hiện kế hoạch.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc yêu cầu các cơ quan, tổ chức liên quan báo cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức xem xét, giải quyết./.

- TT.UBND.TP;

- Sở Nội vụ;

- Sở Tài chính;

- Chi cục VTLT;

- Lãnh đạo đơn vị;

- Các cơ quan, tổ chức trực thuộc;

- Lưu: VT.