CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam

ỦY BAN NHÂN DÂN	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH	Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SỞ NỘI VỤ
Số: /TTr-SNV	TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2010

________

Kính gửi: Ủy ban nhân dân thành phố

1. Về tổ chức bộ máy, nhân sự và thực trạng công tác văn thư, lưu trữ:

a) Tổ chức bộ máy:

Thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 56/2008/QĐ-UBND ngày 23 tháng 6 năm 2008 về sáp nhập Ban Thi đua-Khen thưởng, Ban Tôn giáo-Dân tộc vào Sở Nội vụ và bổ sung chức năng giúp Ủy ban nhân dân thành phố phố tổ chức, quản lý về văn thư lưu trữ nhà nước cho Sở Nội vụ; Quyết định số 41/2008/QĐ-UBND ngày 20 tháng 5 năm 2008 của Ủy ban nhân dân thành phố về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện; Quyết định số 98/2008/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Ủy ban nhân dân thành phố về chuyển Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố về Sở Nội vụ thành phố quản lý. Sau đó, Sở Nội vụ quyết định thành lập Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tại Quyết định số 202/QĐ-SNV ngày 02 tháng 3 năm 2009.

Theo đó, chức năng, nhiệm vụ giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ thuộc Sở Nội vụ, cấp huyện thuộc Phòng Nội vụ.

b) Về nhân sự làm công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ:

Theo kết quả thống kê tại 39/44 đơn vị sở-ngành (có 5 đơn vị không thực hiện việc báo cáo) thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, 12 tổng công ty và công ty thuộc thành phố, 24/24 quận-huyện:

Hầu hết các cơ quan, đơn vị đều bố trí cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Riêng 24/24 quận-huyện đã bố trí, phân công cán bộ làm công tác quản lý văn thư, lưu trữ trên địa bàn.

Về số lượng và chất lượng cán bộ làm công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ:

Tổng số: 1.513 người, trong đó: 1.183 nữ. Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Đại học: 13 người, Trung cấp: 198 người; trình độ chuyên môn khác: Đại học 507 người, Trung cấp: 325 người.

Như vậy, chỉ có 211/1.513 (tỷ lệ 13,95%) người làm công tác văn thư, lưu trữ được đào tạo từ trung cấp chuyên ngành về văn thư, lưu trữ trở lên.

Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đa số do được phân công bố trí kiêm nhiệm nhiều công việc khác, chưa tập trung đầu tư về kỹ năng, chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ công tác văn thư, lưu trữ nên thường thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.

c) Về thực trạng công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại thành phố:

c1) Công tác quản lý văn thư, lưu trữ:

- Chức năng quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ mới được bổ sung cho ngành nội vụ, trong thời gian đầu việc tổ chức hoạt động còn gặp một số khó khăn nhất định. Về nhân sự làm công tác quản lý văn thư, lưu trữ vừa thiếu về số lượng vừa chưa được đào tạo, bồi dưỡng về kỹ năng tổ chức quản lý chuyên ngành.

- Chức năng quản lý văn thư, lưu trữ cụ thể tại quận-huyện tuy đã được Sở Nội vụ hướng dẫn thực hiện nhưng do đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý văn thư, lưu trữ ở quận-huyện còn thiếu và chưa được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ, nên việc tổ chức triển khai và thực hiện công tác quản lý văn thư, lưu trữ gặp nhiều khó khăn, lúng túng và kết quả công tác còn hạn chế.

- Thủ trưởng một số cơ quan, đơn vị chưa thật sự quan tâm đúng mức đến công tác văn thư, lưu trữ, trong chỉ đạo điều hành chưa sâu sát, chặt chẽ. Cụ thể, nhiều hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ và chế độ thông tin báo cáo chậm được thực hiện (phải đôn đốc, nhắc nhở nhiều lần) thậm chí nhiều cơ quan, đơn vị không thực hiện.

- Trong công tác quản lý lưu trữ, thủ trưởng một số cơ quan, đơn vị đã buông lỏng, thiếu quan tâm trong công tác chỉ đạo nên hoạt động lưu trữ một số cơ quan, đơn vị chưa tổ chức thống nhất, nhiều cơ quan, đơn vị chưa bố trí phòng, kho lưu trữ tài liệu riêng theo quy định. Tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, một số cơ quan, đơn vị để tài liệu trong tình trạng chất đống, bó gói kéo dài trong nhiều năm chưa thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh, thậm chí một số hồ sơ, tài liệu có nguy cơ hư hỏng nặng. Việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu đôi khi chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu, điều kiện cơ sở vật chất trang thiết bị công nghệ thông tin cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế.

c2) Hoạt động văn thư và lưu trữ: Được sự quan tâm của lãnh đạo thành phố, công tác chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn, hoạt động nghiệp văn thư, lưu trữ trong thời gian qua từng bước đi vào nề nếp, công tác bố trí nhân sự cũng như việc đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị được thủ trưởng cơ quan, đơn vị quan tâm đầu tư.

Công tác văn thư: Về thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản của các cơ quan, đơn vị đa số thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 ngày 5 tháng 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về công tác văn thư; Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến thực hiện theo Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 ngày 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

Công tác lưu trữ: Một số cơ quan, đơn vị có quan tâm đến việc thu thập, chỉnh lý, sắp xếp và khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức như: Công tác quản lý văn bản đi, đến tại một số cơ quan, đơn vị thực hiện chưa chặt chẽ; tài liệu, văn bản đi, đến chậm được chuyển giao và xử lý giải quyết, chưa thực hiện việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan, đơn vị. Công tác soạn thảo, kỹ thuật trình bày và thể thức văn bản tại một số cơ quan, đơn vị còn một số điểm thực hiện chưa tốt, chưa phù hợp với quy định, cụ thể như: Về ký hiệu của văn bản; vị trí trình bày của số, trích yếu nội dung của công văn, địa danh, ngày tháng năm, vị trí trình bày kính gửi và một số sai sót khác.

Công tác lưu trữ: Theo Thông tư số 04/2008/TT-BNV hướng dẫn có Lưu trữ quận-huyện. Tuy nhiên, đến nay chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể của bộ-ngành về việc thành lập tổ chức này.

Hoạt động lưu trữ tại các quận-huyện: Hầu hết tài liệu được lưu trữ, bảo quản manh mún tại từng cơ quan, đơn vị, chưa thống nhất tập trung theo mô hình lưu trữ cấp huyện, công tác xây dựng kho lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức. Riêng kho lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân quận-huyện, chủ yếu lưu trữ tài liệu của Ủy ban nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân quận-huyện. Do điều kiện cơ sở vật chất của kho lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân một số quận-huyện (đối với quận-huyện chưa xây kho lưu trữ tập trung) chưa thể thực hiện vai trò là lưu trữ cấp huyện để tiếp nhận nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.

Tương tự, tại Trung tâm Lưu trữ thành phố, do điều kiện về diện tích mặt bằng: nhỏ, hẹp đã quá tải và đang tiến hành thủ tục đầu tư xây dựng mới nên Trung tâm Lưu trữ thành phố chưa thể tiếp nhận bảo quản toàn bộ tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố.
2. Đề xuất của Sở Nội vụ:

Để khắc phục tình trạng trên, đưa công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ dần đi vào nề nếp và ổn định, sau khi có ý kiến góp ý của Sở Tư pháp tại Công văn số 1291/STP-VB ngày 28 tháng 4 năm 2010 và Sở Tài chính tại Công văn số 3883/STC-HCSN ngày 28 tháng 4 năm 2010. Sở Nội vụ tiếp thu và hoàn chỉnh dự thảo Chỉ thị của Ủy ban nhân dân thành phố tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ với nội dung sau đây:

Đề xuất chỉ đạo và giao các cơ quan, đơn vị tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị:

a) Thủ trưởng các sở-ngành, đơn vị sự nghiệp, các Công ty, Tổng Công ty và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận-huyện

- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản khác của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

- Bố trí kho lưu trữ tài liệu có diện tích phù hợp, trang bị các phương tiện để phục vụ công tác lưu trữ theo quy định. Tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy tại các kho lưu trữ hiện có. Đối với Ủy ban nhân dân quận-huyện cần có phương án đầu tư xây dựng kho lưu trữ tập trung cho các cơ quan, đơn vị thuộc quận-huyện.

- Bố trí, tăng cường cán bộ văn thư, lưu trữ có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

- Thực hiện chặt chẽ trình tự quản lý văn bản đị, văn bản đến theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW. Quan tâm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo quy định tại Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP; Thực hiện đúng quy định về lưu trữ theo hồ sơ công việc, tài liệu của từng cơ quan, đơn vị và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ hiện hành về nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

- Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và theo dõi việc thực hiện, như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Danh mục hồ sơ cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; Việc quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT- BCA-TCCP ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Liên Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

- Thực hiện nghiêm chỉnh việc báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và các chế độ thông tin báo cáo khác theo hướng dẫn của ngành.

- Quan tâm giải quyết chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

- Kịp thời ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ như việc quản lý văn bản đi, đến và việc quản lý hồ sơ, tài liệu để khai thác tra tìm và sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Khẩn trương lập dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt để triển khai xây dựng theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, để đảm bảo thực hiện đúng tinh thần Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

- Tham mưu trình Ủy ban nhân dân thành phố quyết định ban hành các văn bản: Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị; Điều chỉnh Danh mục số 1 các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố, ban hành Danh mục số 2 các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố; Ban hành Danh mục thành phần tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ thành phố; Ban hành Danh mục thành phần tài liệu (mẫu) nộp vào Lưu trữ quận-huyện

- Phối hợp với Sở Tài chính và các sở-ngành liên quan khảo sát, trình Ủy ban nhân dân thành phố duyệt cấp kinh phí giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu chất đống, bó gói tại các sở-ngành chưa được thực hiện việc chỉnh lý. Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn các quận-huyện thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo quy định.

- Lập kế hoạch hàng năm hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước thuộc quyền quản lý của thành phố chấp hành các chế độ, quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ; tập trung kiểm tra việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào kho lưu trữ theo tinh thần Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg; áp dụng hình thức kiểm tra chéo thi đua về công tác văn thư, lưu trữ giữa các đơn vị và Hướng dẫn cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

- Thẩm tra “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Trung tâm Lưu trữ thành phố và các cơ quan, đơn vị thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố và Lưu trữ quận-huyện.

- Phối hợp Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương, Trường Cán bộ thành phố thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng các lớp nghiệp vụ về kỹ năng quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức các sở-ngành, quận-huyện.

- Tổ chức triển khai và hướng dẫn thực hiện Chỉ thị này.

- Phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định trình Ủy ban nhân dân thành phố cấp kinh phí để các sở-ngành thực hiện chỉnh lý tài liệu còn chất đống, bó gói trong nhiều năm qua:

- Xem xét bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm cho các sở-ngành và Ủy ban nhân dân quận-huyện để tổ chức thực hiện tốt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ.