1.2.4. Tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc
Khi các cơ quan xây dựng được các quy chuẩn, quy định chung thì việc
thực hiện các công việc sẽ không mất nhiều thời gian để lựa chọn, thống nhất cách
thực hiện công việc. Có quy chuẩn rõ ràng việc triển khai các hoạt động khiến
việc triển khai dễ dàng và trơn tru hơn. Các cơ quan, tổ chức lựa chọn các phương
pháp tối ưu nhất làm chuẩn mực giúp triển khai công việc, cá nhân hoặc bộ phận
sẽ căn cứ và các phương án đó để triển khai công việc tránh mất nhiều công sức
và tiền bạc.
1.2.5. Tạo dựng uy tín, thương hiệu cho cơ quan
Xây dựng thương hiệu là một trong những hoạt động quan trọng mà bất kỳ
cơ quan nào cũng đều cần chú ý, thực hiện. Việc xây dựng thương hiệu của cơ
quan khẳng định mức độ thành công, vị trí và uy tín của cơ quan. Việc chuẩn hóa
hoạt động giúp cơ quan có được sự công nhận về mức độ chuyên nghiệp trong
các khâu làm việc trong cơ quan từ tất cả những bên liên quan trong quá trình làm
việc và xử lý công việc. Các cơ quan, tổ chức muốn tạo dựng được uy tín, thương
hiệu cho cơ quan cần chuẩn hóa các hoạt động trong cơ quan nói chung và văn
phòng nói riêng.
1.3. Hệ thống các văn bản và quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng
1.3.1. Hệ thống các văn bản chuẩn hóa trong hoạt động văn phòng
Như đã trình bày bên trên, trong công tác xây dựng và ban hành chuẩn mực
về hoạt động văn phòng gồm 3 mức độ nhưng trong hoạt động hành chính văn
phòng chỉ áp dụng mức độ ban hành quy chế, quy định, quy trình, nội quy, định
mức, thể lệ áp dụng cho nội bộ cơ quan.
Trong công tác chuẩn hóa văn phòng, dựa theo đặc thù các cơ quan, tổ chức
cần xây dựng và ban hành hệ thống chuẩn mực cho các quy chế, quy định ở các
nội dung sau:
16
1, Quy chế làm việc
2, Quy chế văn hóa công sở
3, Quy chế chi tiêu nội bộ
4, Quy chế thi đua khen thưởng
5, Quy chế giữ gìn cảnh quan, môi trường ( nơi làm việc ) đảm bảo trang
thiết bị làm việc
6, Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản trong
cơ quan
7, Quy định về lưu trữ của cơ quan
8, Quy định tổ chức hoạt động hội họp và sự kiện
9, Quy định về công tác giao tiếp hành chính và lễ tân
10, Quy định về quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |
