Chương 3: Đề xuất giải pháp tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phòng

10 
PHẦN NỘI DUNG 
CHƯƠNG I: 
 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG 
VĂN PHÒNG 
1.1. Một số khái niệm 
1.1.1. Khái niệm văn phòng 
Đối với một cơ quan, tổ chức dù là cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hay tổ 
chức phi chính phủ thì văn phòng luôn là một mắt xích quan trọng, không thể thay 
thế trong cơ cấu tổ chức của cơ quan nói chung. Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng 
đều cần có bộ phận chuyên trách công tác thu thập, xử lý, cung cấp và truyền đạt 
thông tin cả bên trong và bên ngoài nội bộ, tham mưu giúp việc, trợ giúp cho công 
tác điều hành của ban lãnh đạo, đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt 
động của cơ quan. Bộ phận đó chính là “văn phòng”. 
Hiện nay, có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm văn phòng, được sử 
dụng trong phổ biến các văn bản hành chính và thực tế. 
Trong cuốn Đại Từ điển tiếng Việt khái niệm văn phòng được giải thích như 
sau: “Văn phòng:Bộ phận phụ trách giấy tờ trong cơ quan”. [18] 
Trong cuốn Từ điển tiếng Việt do tác giả Văn Tân chủ biên năm 1997 giải 
thích: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một 
cơ quan”. [12]
Ở khái niệm trên, văn phòng được nhìn nhận trên góc độ quy mô, công việc. 
Văn phòng là một bộ phận trong cơ quan với vai trò phụ trách công việc văn thư, 
giấy tờ. 
Trong cuốn giáo trình xuất bản năm 2021 của PGS.TS Văn Tất Thu cho rằng 
văn phòng giống như một thực thể, ở mỗi góc độ sẽ có cách tiếp cận về văn phòng 
khác nhau. Sau khi thống kê và tổng hợp một số cách tiếp cận, ông đã đưa ra khái 
niệm như sau: “Văn phòng là một thực thể khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức 
để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó” 
Quan điểm này của PGS.TS Văn Tất Thu nhấn mạnh sự tồn tại tất yếu của 
văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức cụ thể nhằm thực hiện các chức năng, theo 
yêu cầu của cấp trên. 

11 
Với PGS.TS Nguyễn Hữu Tri “văn phòng” có thể hiểu theo 2 nghĩa:
Văn phòng theo nghĩa rộng nhất (Complete Office): bao gồm từ trên xuống 
dưới toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị, đặc biệt là những người đóng vai trò 
quản trị hệ thống. Toàn bộ văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong các hoạt 
động bên trong và bên ngoài nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức. 
Văn phòng theo nghĩa hẹp hay còn gọi là văn phòng chức năng chỉ bao gồm 
các trang thiết bị nhằm hỗ trợ các nhà quản lý trong các nhiệm vụ chức năng được 
giao. Nó là một phần không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức và chịu sự kiểm soát 
của quản lý cấp cao.[15] 
Trong quan điểm của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri nhìn từ góc độ pháp lý và tư 
cách pháp nhân mỗi văn phòng sẽ có nhiệm vụ, chức năng khác nhau tùy theo quy 
mô, tính chất của cơ quan.
Tác giả Mike Harvey đã đề cập trong cuốn sách Office management (Quản 
trị văn phòng) một cách gián tiếp về văn phòng như sau: Văn phòng là một địa 
điểm, một thực thể được hình thành nhằm giúp các cơ quan, tổ chức thu thập, xử 
lý và cung cấp thông tin. 
Từ những cách tiếp cận khác nhau về nội dung hoạt động của văn phòng, 
dựa trên nhiều góc độ và định nghĩa của văn phòng trên đây, tôi xin sử dụng khái 
niệm “văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng trong cuốn Lý luận về Quản trị văn 
phòng, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội ( 2021 ) trong bài báo cáo của mình như 
sau: “Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức 
năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc, giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và 
kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính”[10,44]. Quan điểm 
của PGS.TS Vũ Thị Phụng thể hiện rõ trong khái niệm một cách đầy đủ từ vị trí, 
chức năng cơ bản của văn phòng giúp người đọc thấy rõ được nhiệm vụ và hoạt 
động của văn phòng trong cơ quan, tổ chức. 

tải về 2.45 Mb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn: