Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thu Anh K50 Thông tin Thư viện

Khi đã nhận thức về một số nhân tố chủ yếu gây nguy hiểm tới tính toàn vẹn của thông tin số, người sử dụng có thể xem xét việc áp dụng các giải pháp sau nhằm giảm thiếu rủi ro, bảo quản tài liệu kỹ thuật số tốt nhất.

Làm mới dữ liệu số là việc chuyển các file dữ liệu sang một dạng lưu trữ mới cùng loại hoặc mới hơn. Công nghệ thường bị lỗi thời theo thời gian, trong khi đó thông tin số cần được bảo đảm khả năng truy cập tới nó cho đến khi còn cần thiết. Do đó, để đảm bảo truy cập lâu dài, nó phải luôn được chuyển sang phương tiện lưu trữ mới hiện có và ổn định.

Khi quyết định sử dụng phương pháp làm mới dữ liệu số, cần xem xét tới phương tiện lưu trữ dữ liệu số đó có sớm trở nên lỗi thời hay không? Một vài trường hợp, phần cứng sử dụng hỗ trợ loại phương tiện đó có nguy cơ biến mất, hoặc không còn được nhiều người sử dụng nữa. Đối với trường hợp này, dữ liệu số nên được chuyển sang một khổ mẫu lưu trữ mới, hợp với tình hình thực tế. Phương pháp chuyển đổi sang khổ mẫu mới được gọi là Di trú dữ liệu (Migration).

Di trú dữ liệu là việc chuyển file dữ liệu số đã được mã hóa sang dạng format khác để có thể sử dụng được trong môi trường máy tính hiện đại hơn (Ví dụ như chuyển file văn bản Word 3.0 sang Word 5.0, rồi Word 97…, file văn bản phần mở rộng *.doc sang phần mở rộng *.docx). Di trú dữ liệu hướng tới việc chuyển các file ở dạng format cũ sang dạng format hiện hành.

Tuy nhiên, phần cứng cũ nên được giữ lại cho đến khi tất cả thông tin đã được chuyển sang dạng format mới. Tránh trường hợp chưa chuyển xong đã loại bỏ phần cứng cũ hay xóa bỏ phần mềm cũ.

.

Di trú dữ liệu

* Phân biệt Làm mới dữ liệu (Refreshment) và Di trú dữ liệu (Migration).
Hai khái niệm “Làm mới dữ liệu” (Refreshment) và “Di trú dữ liệu” (Migration) đôi khi gây nhầm lẫn và lúng túng cho người dùng tin. Hình mô phỏng dưới đây thể hiện sự khác nhau giữa hai khái niệm nêu trên thông qua ba đối tượng : Quả cam tượng trưng cho nội dung thông tin; hình nhữ nhật hay vật mang tin thư nhất và hình bông hoa hay vật mang tin thứ hai.



Phân biệt “Làm mới dữ liệu” và “Di trú dữ liệu”

bằng hình vẽ mô phỏng

1.2.3.3 Phần mềm đa chức năng (Emulation)

Emulation giải quyết vấn đề tương tự như di trú dữ liệu (Migration) nhưng nó tập trung vào phần mềm ứng dụng hơn là các file chứa thông tin. Nhà sản xuất muốn tạo ra phần mềm có khả năng bắt chước bất cứ phần mềm ứng dụng nào đã được viết cho các loại khổ mẫu dữ liệu, làm cho chúng chạy được trên bất cứ môi trường máy tính nào. Tuy nhiên trên thực tế, để viết được một phần mềm đa chức năng như vậy rất khó. Mỗi phần mềm viết ra thường chỉ hỗ trợ tối ưu một hoặc vài định dạng nhất định, các định dạng khác có thể hỗ trợ hoặc không.

Như đã đề cập ở trên, bảo quản số không chỉ là bảo quản nội dung mà còn bảo quản công nghệ để truy cập nội dung số đó. Bảo quản công nghệ đảm bảo các dữ liệu số phải được lưu trữ trên những phương tiện ổn định theo thời gian, phù hợp với phần mềm ứng dụng, hệ điều hành và hạ tầng phần cứng.

Vài chục năm trước đây, vào khoảng năm tám mươi của thế kỷ trước, hầu hết mọi văn bản được soạn thảo trên phần mềm Word Star, đến những năm chín mươi, phần mềm WordPerfect sử dụng phổ biến hơn. Tuy nhiên, nếu những văn bản được viết trên hai phần mềm soạn thảo nói trên còn lưu giữ được đến ngày nay thì khó có thể đọc được, bởi ngay cả Microsoft Word phiên bản lỗi thời nhất hiện nay cũng không hỗ trợ hai dạng văn bản này nữa. Vấn đề đặt ra ở đây chính là việc bảo quản công nghệ để đọc chúng. Cần đảm bảo rằng thời gian trôi qua công nghệ phục vụ truy cập tới chúng vẫn được bảo toàn.
* Bảng thông tin dưới đây mang tính chất gợi mở, giúp lựa chọn phương thức bảo quản phù hợp với mỗi dạng thông tin số cụ thể.

LOẠI DỮ LIỆU NÀO ?	CẦN LÀM NHỮNG GÌ ?
Dữ liệu máy tính Khảo sát gần đây nhất tại Mỹ cho thấy, chỉ có 57% người dân Mỹ sao lưu dữ liệu trong máy tính cá nhân của họ. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu toàn bộ dữ liệu bất chợt đứng trước nguy cơ biến mất vĩnh viễn?	Sao lưu dữ liệu + Thiết lập một hệ thống sao lưu dữ liệu trên máy tính cá nhân của bạn. Hệ thống này giúp sao lưu toàn bộ dữ liệu một cách thường xuyên lên CD, DVD hoặc tốt hơn là một ổ cứng di động. + Nên sao lưu nhiều hơn một bản và lưu chúng ở nhiều vị trí hoặc nhiều phương tiện khác nhau.
Tìm kiếm dữ liệu số Chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn cần tìm một tấm ảnh trong hàng nghìn tấm lưu trong máy tính cá nhân từ nhiều năm trước, thậm chí còn không nhớ tên của nó?	“Dán nhãn” dữ liệu số (Labeling, Tagging) + Cài đặt phần mềm có chức năng tổ chức dữ liệu và tìm kiếm trong máy tính của bạn. + Gán cho mỗi tấm ảnh, bài hát, văn bản… một từ khóa mô tả, điều này sẽ giúp truy tìm và lấy chúng ra nhanh chóng hơn.
File đa phương tiện Hình ảnh, âm thanh, đoạn phim…	Di trú dữ liệu + File đa phương tiện luôn yêu cầu phần mềm và phần cứng riêng biệt để xem được chúng, do đó quan trọng nhất là phải di trú các file đó tới những phần mềm mới, đảm bảo khả năng truy cập. + Ngoài ra, tải file đa phương tiện lên website cá nhân hoặc host miễn phí cũng là một lựa chọn tốt để bảo quản chúng.
Email quan trọng Hàng ngày trên thế giới có không dưới 60 tỷ email trao đổi. Phân nửa số đó là email quan trọng và cần lưu lại lâu dài.	Lưu dưới dạng văn bản + Email nên bảo lưu và quản lý như bất kỳ một dữ liệu số nào khác mà bạn có. Đối với email quan trọng, việc cần làm là lưu chúng vào phần mềm Word (đừng quên lưu tiêu đề, người gửi, người nhận…) hoặc in chúng ra, bảo quản cẩn thận trong cặp tài liệu cá nhân
Ổ đĩa lưu trữ Ngay cả ổ đĩa bạn sao lưu dữ liệu ngày hôm nay cũng sẽ có thể sớm trở nên hư hỏng hoặc lỗi thời trong tương lai	Bảo quản chất lượng đĩa + Không bao giờ được sử dụng “Đĩa quang ghi đè dữ liệu” để bảo quản lâu dài. Tuyệt đối không dán nhãn hoặc dùng bút dạ không chuyên dụng dán/viết lên mặt đĩa. + Cho đĩa vào vỏ cứng, tránh ánh sáng, khô ráo, thoáng mát.

1.3 Khảo sát Nhận thức vấn đề bảo quản thông tin số tại Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia

Trong thời đại hiện nay, hầu như mỗi cá nhân đều sở hữu một “quỹ” thông tin số của riêng mình. Tuy nhiên, không phải tất cả đều biết phải giữ gìn và bảo quản chúng như thế nào.

Trên thực tế, qua một vài khảo sát đơn giản, khi đặt ra câu hỏi “Bạn hiểu thế nào là bảo quản thông tin số?”, hầu hết mọi trường hợp đều nhận được câu trả lời “Bảo quản thông tin số có nghĩa là để chúng không bị sai lệch đi và còn dùng được”. Sở dĩ có câu trả lời như vậy vì câu hỏi đặt ra với đối tượng được hỏi là học sinh, sinh viên, cán bộ không được đào tạo về lĩnh vực thông tin, hay nói cách khác, họ chưa qua một trường lớp nào đào tạo về thông tin nói chung hay bảo quản thông tin số nói riêng. Nếu phân tích kỹ rồi đem so sánh câu trả lời đơn giản trên với định nghĩa “Bảo quản số” chuyên ngành sẽ thấy rằng, tuy cách thành văn khác nhau nhưng bản chất câu trả lời giống nhau. “Không bị sai lệch” và “Còn dùng được” chính là đảm bảo về mặt nội dung và khả năng truy cập tới thông tin số.

Thông tin số không còn xa lạ với cộng đồng người dùng tin, đặc biệt là đối với cán bộ Thông tin – Thư viện, nhưng bảo quản thông tin số lại chưa được quan tâm đúng mức. Trong bối cảnh ấy, tác giả chỉ tiến hành khảo sát tại một Trung tâm thông tin lớn, nơi có nguồn lực thông tin số dồi dào, áp dụng các phương pháp tiên tiến và hiện đại trong việc phổ biến, lưu trữ, quản lý nguồn thông tin số, đó là Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.

+ Đối tượng nghiên cứu: Cán bộ công tác tại Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.

+ Mẫu khảo sát: Cán bộ các phòng Cơ sở dữ liệu, Phát triển hoạt động thông tin, Thông tin Thị trường Công nghệ, Phát triển nguồn tin, Tra cứu nguồn tin điện tử, Phân tích thông tin, phòng Đọc sách,… Công việc tại các phòng này đòi hỏi người cán bộ luôn luôn tiếp xúc với thông tin trên các CSDL, nguồn tin trực tuyến ; xử lý, phân tích thông tin đó ; sao lưu, số hóa nếu ở dạng giấy ; lưu giữ vào đĩa CD, CD-ROM, phát lên website chính thức…

+ Phương pháp khảo sát: Điều tra bằng phiếu hỏi và phỏng vấn trực tiếp

+ Số lượng phiếu phát ra: 50 phiếu

+ Số lượng phiếu thu về: 46 phiếu

Trong phần này, tác giả đưa ra bốn câu hỏi đề cập tới ba nội dung: Khái niệm Bảo quản số; Lợi thế của tài liệu dạng số và Các nguyên nhân gây mất dữ liệu số.

Dựa vào bảng số liệu trên thấy rằng, có 17,39% số cán bộ được hỏi cho rằng bảo quản số đơn thuần chỉ là bảo quản nội dung của thông tin số ; 2,17% cho rằng chỉ bảo quản khả năng truy cập và 80,44% cho rằng bảo quản số là bảo quản cả nội dung và đảm bảo khả năng truy cập tới thông tin số. Khi được hỏi, một cán bộ cho rằng, nội dung thông tin số rất khó có thể thay đổi nếu không phải là người đưa chúng lên tự ý thay đổi.

Bảng số liệu trên cho thấy, 13,04% cán bộ cho rằng thông tin số cần được duy trì vĩnh cửu ; 0% cho rằng thông tin số cần tồn tại tối thiểu một năm ; 13,04% lựa chọn bảo quản chúng nhiều nhất là 10 năm và 73,91% quyết định chỉ giữ chúng đến ngày chúng còn cần thiết.

Trên thực tế, không có một giới hạn nào về thời hạn bảo quản thông tin số. Có nghĩa là, không tồn tại một chuẩn mực quy định thông tin số cần được bảo đảm khả năng truy cập tới nó tối đa hoặc tối thiểu bao nhiêu lâu. Tùy vào mức độ quan trọng và giá trị của thông tin số, người cán bộ bảo quản sẽ quyết định điều đó. Có những thông tin đối với lớp người dùng tin này chỉ có giá trị trong một thời gian ngắn, nhưng với một tập hợp người dùng tin khác lại rất cần thiết và cần lâu dài. Do đó, trước khi quyết định ngừng bảo quản một thông tin số nào, người cán bộ nên cân nhắc kỹ giá trị của thông tin đó. Cần đảm bảo rằng, thông tin số nói trên không còn cần thiết với người dùng tin nữa.

Số lượng cán bộ cho rằng bảo quản khả năng truy cập tới thông tin số nghĩa là đảm bảo thông tin số tồn tại cho tới khi còn cần thiết là 34/46 cán bộ, chiếm tỷ lệ 73,91%, điều này cho thấy, tuy ít có điều kiện tiếp xúc và đào tạo về bảo quản số nhưng họ đều có hiểu biết và sự quan tâm nhất định đối với vấn đề này.

Với ba lựa chọn đưa ra khảo sát về lợi thế của tài liệu dạng số: tài liệu dạng số dễ dàng chia sẻ, dễ dàng lưu trữ - lấy ra và dễ dàng lựa chọn – tìm kiếm. Thu về 46 phiếu điều tra có kết quả như sau: Không phiếu nào lựa chọn “rất không đồng ý” hoặc “không đồng ý” với các phương án đặt ra, đạt tỷ lệ 0%. 42/46 phiếu rất đồng ý với phương án tài liệu số dễ dàng chia sẻ, chiếm tới 91,31%. Các phương án còn lại: tài liệu số dễ dàng lưu trữ - lấy ra và tài liệu số dễ dàng lựa chọn - tìm kiếm, kết quả điều tra cho thấy số người lựa chọn “rất đồng ý” đều khá cao, chiếm lần lượt 76,08% và 69,56%. Sở dĩ có tỷ lệ cao như vậy vì mẫu khảo sát là những cán bộ thường xuyên làm việc với thông tin số. Công việc hàng ngày của họ là tìm kiếm, khai thác, chia sẻ…thông tin số. Nếu làm việc với thông tin in trên giấy hay trên các vật liệu khác, quá trình tìm kiếm và chia sẻ cũng như lưu trữ sẽ khó khăn, tốn kém thời gian và công sức của cán bộ, chi phí của tổ chức…hơn nhiều lần so với thực hiện công việc đó với nguồn tin số hóa. Do đó, các cán bộ đều nhất trí cao với những lợi thế của tài liệu số hóa như đã đề ra.

Dựa trên bảng số liệu trên nhận thấy: 45/46 người được hỏi chọn nguyên nhân lỗi thời công nghệ là một trong những nguyên nhân gây mất dữ liệu số, chiếm 97,82%. Phỏng vấn một cán bộ lựa chọn nguyên nhân trên, người này cho rằng: thông tin số là dạng thông tin đọc trên máy tính điện tử, mà nói đến máy tính điện tử là nói đến công nghệ. Việc công nghệ phát triển như vũ bão tất yếu dẫn đến sự lỗi thời của một hoặc một vài công nghệ đi trước, do đó, thông tin số phụ thuộc công nghệ đi trước có nguy cơ bị lỗi thời theo công nghệ. Một khi công nghệ bị cho là lỗi thời đó hoàn toàn bị xóa bỏ, đồng nghĩa thông tin số cũng sẽ biến mất vĩnh viễn.

80,43% khẳng định con người là một nguyên nhân gây mất thông tin số. Năm cán bộ được phỏng vấn cho rằng: tin tặc là kẻ thù lộ mặt nguy hiểm nhất của thông tin số. Nhận định này là chính xác, tuy nhiên, phương án lựa chọn “Con người” ở đây cần phải hiểu theo nghĩa rộng hơn, không chỉ đơn thuần ngắm tới đối tượng tin tặc. Một số cán bộ đưa ra một số nguyên nhân khác không thuộc phương án lựa chọn, đó là:

+ Kỹ năng số hóa, kỹ năng quản trị của con người;

+ Trình độ, trách nhiệm người quản lý thông tin số;

+ Hệ thống bảo vệ thông tin thiết kế không tốt, để lộ mật khẩu.

Tựu chung lại, nguyên nhân nổi lên trong vấn đề mất mát dữ liệu số là nguyên nhân về con người và công nghệ.

Chỉ 18 trên tổng số 46 cán bộ lưu tâm tới nguyên nhân “thảm họa thiên nhiên”. Thông thường với thư viện truyền thống, thảm họa thiên nhiên luôn bị coi là nguyên nhân vô cùng nguy hiểm. Thảm họa xảy ra không theo quy luật, không báo trước, tổn thất để lại vô cùng nặng nề, có thể phá hủy cả một nền văn minh bởi nước lũ, hỏa hoạn, động đất cuốn trôi, thiêu trụi, vùi lấp sách báo, giấy cuộn…không thể khôi phục lại được. Thông tin số có trên máy tính điện tử, trên các trang web, cơ sở dữ liệu. Bản chất thông tin số không hữu hình, do đó các thảm họa kể trên không gây hề hấn gì cho chúng. Nhận thức như vậy là hiểu chưa cặn kẽ bản chất của thông tin số. Thông tin số trên các cơ sở dữ liệu hay trên các Websites thực chất đều từ một hoặc nhiều máy chủ. Máy chủ này làm nhiệm vụ trung tâm, chia sẻ dữ liệu tới nhiều máy trạm khác, ví dụ như Google có tới 10.000 máy chủ, hay máy chủ của hãng Microsoft nằm tại Serbi trong vùng tuyết -50 độ… Nếu thảm họa thiên nhiên xảy ra tại nơi đặt máy chủ Google, toàn bộ dữ liệu mà chúng ta gọi là thông tin số có được từ tập đoàn Google sẽ hoàn toàn biến mất.

Số lượng nguồn tin online, trên CD-ROM và các nguồn thông tin số khác đang bùng nổ, cơ sở hạ tầng phục vụ truy cập chúng hoàn thiện hơn mỗi ngày. Bản chất đa phương tiện của thư viện số đặt người cán bộ thư viện vào vị trí của những chuyên gia thông tin, yêu cầu ở họ các kỹ năng tìm kiếm, chọn lọc thông tin phù hợp, chính xác, hiệu quả, mặt khác phải đảm bảo tính kinh tế và khả năng phổ biến chúng trên một diện rộng các khổ mẫu phong phú khác nhau. Sự xuất hiện của thư viện số đem lại môi trường nhiều thách thức và cơ hội cho người cán bộ thư viện. Lúc này, cán bộ thư viện có giá trị hơn và chính họ sẽ làm cho thư viện số trở nên thật sự hữu ích, thân thiện với người dùng tin, với cộng đồng và xã hội.