PHẦN IV TIẾP NHẬN HỒ SƠ VỀ CÔNG TÁC GIẢI QUYẾT

+ Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ ốm đau (mẫu C70a-HD).

+ Sổ BHXH. (lưu ý: Không phải nộp sổ BHXH, những trường hợp giải quyết chế độ đã được cấp sổ BHXH, không sử dụng số sổ tạm)

1.1. Trường hợp bản thân người lao động nghỉ ốm, bổ sung một trong những giấy tờ sau:

- Điều trị nội trú: Giấy ra viện (bản chính hoặc bản sao).

- Điều trị ngoại trú:

+ Bệnh thông thường: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (C65-HD) hoặc giấy tờ khám chữa bệnh (bản chính hoặc bản sao).

+ Bệnh dài ngày: Phiếu hội chẩn (bản sao) hoặc biên bản hội chẩn hoặc bệnh án (bản sao) hoặc giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH (C65-HD), Sổ khám chữa bệnh (bản chính hoặc bản sao) do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp thể hiện bệnh thuộc danh mục cần chữa trị dài ngày và thời gian nghỉ điều trị

- Điều trị ở nước ngoài:

+ Bản dịch tiếng Việt được chứng thực (bản chính hoặc bản sao) của giấy khám, chữa bệnh do cơ sở y tế nước ngoài cấp.

+ Quyết định (bản sao) của cấp có thẩm quyền cử đi công tác, làm việc, học tập ở nước ngoài khi được cử đi học tập, làm việc, công tác ở nước ngoài.

- Giấy xác nhận (mẫu 5B-HSB) của người sử dụng lao động nơi cha hoặc mẹ trước đó đã hưởng hết thời gian theo quy định.

- Điều trị :

+ Nội trú: Giấy ra viện của con (bản chính hoặc bản sao).

+ Ngoại trú: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (C65-HD) hoặc giấy tờ khám chữa bệnh (bản chính hoặc bản sao), sổ khám chữa bệnh của con (bản chính hoặc bản sao) ghi đầy đủ thông tin về họ tên cha hoặc mẹ; tên, tuổi của con, số ngày cần nghỉ chăm sóc con.

+ Tại nước ngoài: Bản dịch tiếng Việt được chứng thực (bản chính hoặc bản sao) của giấy khám, chữa bệnh do cơ sở y tế nước ngoài cấp.

- Giấy ra viện (bản chính hoặc bản sao) hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội (mẫu số C65-HD) hoặc giấy khám thai (bản chính hoặc bản sao), sổ khám thai (bản chính hoặc bản sao).

- Giấy chứng sinh (bản sao) hoặc Giấy khai sinh (bản sao) của con. Nếu sau khi sinh, con chết thì có thêm Giấy báo tử (bản sao) hoặc Giấy chứng tử (bản sao) của con. Đối với trường hợp con chết ngay sau khi sinh mà không được cấp các giấy tờ này thì thay bằng bệnh án (bản sao) hoặc giấy ra viện của người mẹ (bản chính hoặc bản sao).

- Giấy chứng nhận nuôi con nuôi của cấp có thẩm quyền (bản sao).

- Trường hợp cả cha và mẹ đều tham gia bảo hiểm xã hội đủ điều kiện hưởng trợ cấp thai sản, bổ sung:

+ Sổ bảo hiểm xã hội của mẹ (để giải quyết trợ cấp một lần khi sinh con và trợ cấp cho thời gian người mẹ hưởng khi còn sống);

+ Sổ bảo hiểm xã hội của người cha (để giải quyết trợ cấp cho thời gian hưởng của người cha sau khi người mẹ chết);

+ Giấy chứng sinh (bản sao) hoặc giấy khai sinh (bản sao) của con;

+ Giấy chứng tử của người mẹ (bản sao).

- Trường hợp chỉ có người mẹ tham gia bảo hiểm xã hội đủ điều kiện hưởng trợ cấp thai sản, bổ sung:

+ Sổ bảo hiểm xã hội của người mẹ;

+ Giấy chứng sinh (bản sao) hoặc giấy khai sinh (bản sao) của con;

+ Giấy chứng tử của người mẹ (bản sao);

+ Đơn của người cha hoặc người trực tiếp nuôi dưỡng con (mẫu số 11A-HSB).

- Trường hợp chỉ có người cha tham gia bảo hiểm xã hội đủ điều kiện hưởng trợ cấp thai sản, bổ sung:

+ Sổ bảo hiểm xã hội của người cha;

+ Giấy chứng sinh (bản sao) hoặc giấy khai sinh (bản sao) của con;

+ Giấy chứng tử của người mẹ (bản sao).

1.7. Hồ sơ giải quyết hưởng chế độ thai sản đối với người lao động thôi việc trước thời điểm sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi, bổ sung:

- Hồ sơ quy định như trên

- Đơn của người lao động nữ sinh con hoặc đơn của người lao động nhận nuôi con nuôi (mẫu số 11B-HSB).

2. Hồ sơ giải quyết chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp

- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ chung:

+ Sổ BHXH.

+ Công văn đề nghị giải quyết chế độ (mẫu 05A-HSB).

+ Biên bản GĐYK.

2.1.1. Hồ sơ bệnh nghề nghiệp, bổ sung:

+ Biên bản đo đạc môi trường (bản sao) hoặc biên bản rủi ro nghề nghiệp (bản sao) theo QĐ(120/2008/QĐ-TTg ngày 29/8/2008)

+ Điều trị: Nội trú: Giấy ra viện (bản chính hoặc bản sao)

Ngoại trú: giấy tờ khám BNN hoặc Phiếu hội chẩn BNN (bản chính hoặc bản sao).

2.1.2. Hồ sơ tai nạn lao động, bổ sung:

+ Điều trị : Nội trú: Giấy ra viện

Ngoại trú: Giấy tờ khám điều trị ban đầu

+ Biên bản điều tra TNLĐ

+ Biên bản khám nghiệm hiện trường, sơ đồ hiện trường vụ tai nạn giao thông (bản sao).

+ Biên bản tai nạn giao thông của cơ quan công an hoặc cơ quan điều tra hình sự quân đội (bản sao).

2.2. Trường hợp TNLĐ, BNN tái phát:

+ Hồ sơ đã hưởng trợ cấp TNLĐ hoặc BNN

+ Điều trị nội trú: Giấy ra viện (bản chính hoặc bản sao) sau khi điều trị thương tật, bệnh tật tái phát

Ngoại trú: Giấy tờ khám điều trị thương tật, bệnh tật tái phát

+ Biên bản giám định tổng hợp mức suy giảm khả năng lao động.

2.3. Trường hợp Giám định tổng hợp mức suy giảm khả năng lao động:

+ Hồ sơ đã hưởng trợ cấp TNLĐ hoặc BNN.

+ Hồ sơ TNLĐ - BNN nhưng chưa được giám định.

+ Biên bản GĐYK tổng hợp.

+ Hồ sơ đã hưởng trợ cấp TNLĐ hoặc BNN.

+ Chỉ định của cơ sở chỉnh hình và phục hồi chức năng thuộc ngành Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc của bệnh viện cấp tỉnh và tương đương trở lên phù hợp với tình trạng thương tật, bệnh tật do TNLĐ -BNN. Đối với trường hợp có chỉ định lắp mắt giả thì có thêm chứng từ lắp mắt giả (bản chính hoặc bản sao).

+ Vé tàu, xe đi và về (nếu có).

Nếu hồ sơ chưa ghi nhận quá trình đóng thì phải thực hiện bổ sung quy trình báo giảm lao động và chốt sổ BHXH.

- Thành phần hồ sơ chung:

+ Sổ BHXH.

+ Quyết định nghỉ việc: 02.

+ Giấy đăng ký địa chỉ nơi cư trú khi nghỉ hưu, nơi khám chữa bệnh bảo hiểm y tế ban đầu (mẫu số 13-HSB)

+ Văn bản giải trình của người sử dụng lao động, người lao động về lý do nộp hồ sơ chậm đối với trường hợp nộp hồ sơ sau thời điểm hưởng lương hưu

* Trường hợp nghỉ hưu suy giảm khả năng lao động bổ sung Biên bản GĐYK

* Trường hợp chờ hưu (khi có đủ điều kiện), bổ sung:

+ Đơn đề nghị hưởng (mẫu 12-HSB): 02.

+ Giấy chứng nhận chờ hưởng: 01 (trường hợp mất giấy chứng nhận chờ hưởng chế độ thì phải có đơn giải trình).

* Trường hợp tham gia BHXH tự nguyện, bổ sung:

+ Đơn đề nghị hưởng (mẫu 12-HSB): 02. ( không QĐ nghỉ việc)

Công văn giải trình nêu rõ làm gì, cư trú ở đâu trong thời gian từ thời điểm hưởng lương hưu đến khi nộp hồ sơ và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung giải trình.

Đơn giải trình của người lao động nộp hồ sơ chậm nêu rõ người lao động có bị phạt tù giam hoặc xuất cảnh trái phép hoặc bị Tòa án tuyên bố là mất tích và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung giải trình.

Trường hợp chậm trên 06 tháng BHXH quận, huyện có trách nhiệm đi xác minh. Văn bản xác minh làm rõ trong thời gian nộp hồ sơ chậm người lao động có bị phạt tù giam hoặc xuất cảnh trái phép hoặc bị Tòa án tuyên bố là mất tích (thời hạn thực hiện 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ)

Nộp hồ sơ chậm do chấp hành án phạt tù: Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù (bản sao) hoặc Giấy đặc xá tha tù trước thời hạn (bản sao) hoặc quyết định của Toà án hủy quyết định tuyên bố mất tích (bản sao) hoặc quyết định, giấy tờ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đồng ý cho cư trú tại Việt Nam (bản sao) kèm theo giấy tờ chứng minh thời điểm nhập cảnh (bản sao).

4. Hồ sơ giải quyết trợ cấp tử tuất

- Thời gian trả kết quả: 15 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ chung:

+ Sổ BHXH hoặc hồ sơ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH.

+ Giấy chứng tử (bản sao) hoặc Giấy báo tử (bản sao) hoặc Quyết định của Tòa án tuyên bố là đã chết (bản sao)

+ Tờ khai của thân nhân người chết (mẫu số 09A-HSB)

* Trường hợp chết do tai nạn lao động, bổ sung một trong những giấy tờ sau:

+ Biên bản khám nghiệm hiện trường, sơ đồ hiện trường vụ tai nạn giao thông (bản sao).

+ Biên bản tai nạn giao thông của cơ quan công an hoặc cơ quan điều tra hình sự quân đội (bản sao).

* Trường hợp chết do BNN: Bản sao Bệnh án điều trị BNN

* Trường hợp con từ đủ 15 tuổi đến đủ 18 tuổi còn đi học bổ sung: Giấy chứng nhận của nhà trường nơi đang học.

* Trường hợp thân nhân bị suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên, bổ sung: Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động.

5. Hồ sơ giải quyết trợ cấp BHXH 01 lần

- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc. (chưa đủ 20 năm công tác)

- Thành phần Hồ sơ chung:

+ Sổ BHXH;

+ Đơn đề nghị hưởng BHXH một lần (mẫu 14 - HSB).

* Quyết định phục viên, xuất ngũ, thôi việc (bản chính hoặc bản sao) đối với trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 55 Luật BHXH.

- Mục đích: Giải quyết hồ sơ hưởng chế độ BHXH theo Quyết định 613/QĐ-TTg.

- Thành phần hồ sơ:

* Do khách hàng cung cấp:

+ Đơn đề nghị (Mẫu 01-QĐ613).

+ Quyết định thôi hưởng trợ cấp mất sức lao động (nếu có).

* Do cơ quan BHXH khai thác:

+ Hồ sơ hưởng trợ cấp mất sức lao động.

+ Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù (01 bản sao)

+ Quyết định của Tòa án tuyên bố mất tích trở về (01 bản sao)

+ Quyết định trở về nước định cư hợp pháp (01 bản sao).

a) Chức năng

- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả (TNHS&TKQ) có chức năng hướng dẫn thủ tục, quy trình; tư vấn, giải đáp thắc mắc của khách hàng đến liên hệ công tác.

- Trực tiếp tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả cho khách hàng đối với mọi loại hồ sơ khi đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN đến giao dịch.

b) Nhiệm vụ, quyền hạn

- Hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ theo quy định.

- Trực tiếp tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả cho đơn vị; kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hồ sơ.

- Được quyền từ chối tiếp nhận những hồ sơ không đúng, không đủ theo quy định. Nếu không tiếp nhận, cán bộ TNHS phải ghi rõ lý do không tiếp nhận; ký và ghi rõ họ tên lên Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ.

- Không đưa ra bất kỳ yêu cầu nào khác nằm ngoài quy định chung. Trong trường hợp đặc biệt, cán bộ TNHS phải xin ý kiến của Trưởng phòng TN&QLHS hoặc Giám đốc BHXH huyện.

- Cập nhật đầy đủ, rõ ràng các loại hồ sơ đã nhận và hẹn ngày trả kết quả trên phần mềm “một cửa điện tử” và Phiếu tiếp nhận hồ sơ.

- Phân loại hồ sơ và chuyển cho các Phòng nghiệp vụ giải quyết theo đúng quy định cũng như phân loại hồ sơ đưa vào kho lưu trữ.

- Trả kết quả xử lý cho đơn vị theo ngày hẹn trả trên Phiếu tiếp nhận hồ sơ.

a) Quyền lợi

- Được hưởng các chế độ phụ cấp trách nhiệm theo quy định của Nhà nước và của Ngành.

- Được tham gia các khóa đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao trình độ và năng lực chuyên môn.

b) Trách nhiệm

- Tác phong lịch sự, đúng mực; thái độ tiếp khách niềm nở, tận tình, chu đáo.

- Thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo đúng quy trình, quy định chung; đồng thời chịu trách nhiệm khi xảy ra sai sót.

- Thường xuyên cập nhật, công khai những quy trình, quy định, thủ tục và thời hạn giải quyết các loại hồ sơ cho đơn vị đến liên hệ công tác.

- Khách hàng đến giao dịch sẽ lấy số thứ tự tại máy bấm số tự động; sau đó khách hàng ngồi đợi hệ thống thông báo đến phiên giao dịch của mình.

- Trường hợp không rõ quy trình, quy định và thủ tục nộp hồ sơ, khách hàng có thể đến quầy hoặc bàn hướng dẫn để được tư vấn, giải đáp thắc mắc trước khi thực hiện việc lấy số thứ tự.

Bước 2: Tiếp nhận và Luân chuyển hồ sơ

1. Tiếp nhận hồ sơ:

Cán bộ TNHS nhận hồ sơ của khách hàng kiểm tra số lượng, thành phần tính pháp lý của hồ sơ.

a) Trường hợp hồ sơ hợp lệ

+ Nhập thông tin vào phần mềm MCĐT.

+ In Phiếu tiếp nhận hồ sơ, ghi rõ ngày hẹn trả kết quả cho khách hàng theo đúng quy định.

+ Tiến hành phân loại hồ sơ và chuyển cho Phòng (bộ phận) nghiệp vụ giải quyết, cụ thể:

- Cán bộ TNHS nhận hồ sơ, kiểm tra số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ. Sau đó, chuyển ngay cho Phòng (bộ phận) nghiệp vụ giải quyết. Khi giải quyết xong, Phòng (bộ phận) nghiệp vụ chuyển lại cho Bộ phận TNHS để trả kết quả và chi tiền (nếu có) cho khách hàng.

- Các loại hồ sơ giải quyết ngay:

+ Hưởng tiếp trợ cấp tuất hàng tháng là học sinh >= 15 tuổi còn đi học.

+ Đổi tên người nhận trợ cấp tuất hàng tháng.

+ Hồ sơ quyết toán chi lương hưu và trợ cấp BHXH của đại lý chi trả.

+ Hồ sơ đăng ký hưởng các chế độ thường xuyên tại phường, xã.

+ Cấp lại thẻ BHYT do mất, hỏng, mờ, sai do lỗi của cơ quan BHXH cho người có thẻ đang nằm viện điều trị.

+ Hồ sơ di chuyển nơi hưởng trợ cấp BHXH (đối với hồ sơ đảm bảo đầy đủ thủ tục, không vướng mắc).

+ Tạm ứng tiền mai táng phí (tại BHXH huyện).

+ Chi trả trợ cấp TNLĐ, BNN 1 lần, tử tuất 1 lần.

+ Ký xác nhận chữ ký tài khoản thẻ ATM, định kỳ vào tháng 5 và tháng 11 hàng năm.

+ Thay đổi hình thức lĩnh từ tiền mặt sang nhận tiền qua tài khoản thẻ ATM và ngược lại.

+ Uỷ quyền nhận thay các chế độ BHXH hàng tháng.

+ Truy lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH.

+ Hồ sơ đề nghị giám định Y khoa.

+ Các loại hồ sơ khác có thể giải quyết trong ngày.

* Đối với loại hồ sơ không giải quyết ngay được, phải hẹn thời hạn trả.

- Cán bộ TNHS nhập thông tin vào phần mềm MCĐT.

- In Phiếu tiếp nhận hồ sơ; ký, ghi rõ họ tên và ghi ngày hẹn trả kết quả.

- Chuyển hồ sơ cho Phòng (bộ phận) nghiệp vụ giải quyết.

b) Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Cán bộ TNHS trả lại hồ sơ cho khách hàng, ghi rõ nguyên nhân không nhận và ký, ghi rõ họ tên trên Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ.

2. Luân chuyển hồ sơ:

2.1. Tại BHXH thành phố và BHXH quận, huyện, thị xã:

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ bộ phận 1 cửa tích trên phầm mềm “một cửa điện tử” và chuyển bàn giao hồ sơ cho cán bộ tổng hợp 1 cửa theo quy định.

- Cán bộ tổng hợp 1 cửa in biên bản tổng hợp (02 bản) bàn giao hồ sơ đến các phòng (bộ phận) nghiệp vụ (Thu, Sổ thẻ, Chế độ chính sách, Giám định, …).

- Cán bộ tổng hợp các phòng (bộ phận) nghiệp vụ (Thu, Sổ thẻ, Chế độ chính sách, Giám định, …) bàn giao hồ sơ đến từng cán bộ chuyên quản để giải quyết nghiệp vụ.

- Cán bộ nghiệp vụ các phòng (bộ phận) giải quyết nghiệp vụ xong thì tích chuyển bàn giao hồ sơ cho cán bộ tổng hợp phòng (bộ phận) nghiệp vụ.

- Cán bộ tổng hợp phòng (bộ phận) nghiệp vụ in biên bản tổng hợp (02 bản) bàn giao hồ sơ đến các phòng (bộ phận) nghiệp vụ có liên quan để giải quyết tiếp hoặc bàn giao hồ sơ về phòng Tiếp nhận & QL hồ sơ (bộ phận trả kết quả quận, huyện, thị xã) khi nghiệp vụ đã giải quyết xong để bóc tách và trả kết quả.

2.2. Hồ sơ liên thông từ BHXH quận, huyện, thị xã lên BHXH TP:

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ bộ phận 1 cửa quận, huyện, thị xã tích trên phầm mềm “một cửa điện tử” và chuyển bàn giao hồ sơ cho cán bộ tổng hợp 1 cửa quận, huyện, thị xã theo quy định.

- Cán bộ tổng hợp 1 cửa quận, huyện, thị xã in biên bản tổng hợp (02 bản) bàn giao hồ sơ đến các bộ phận nghiệp vụ (Thu, Sổ thẻ, CĐCS, Giám định, …).

- Cán bộ tổng hợp các bộ phận nghiệp vụ quận, huyện, thị xã (Thu, Sổ thẻ, Chế độ chính sách, Giám định, …) bàn giao hồ sơ đến từng cán bộ chuyên quản để giải quyết nghiệp vụ.

- Cán bộ nghiệp vụ giải quyết nghiệp vụ xong thì tích chuyển bàn giao hồ sơ cho cán bộ tổng hợp bộ phận nghiệp vụ.

- Cán bộ tổng hợp bộ phận nghiệp vụ BHXH Quận, Huyện, Thị xã in biên bản tổng hợp (02 bản) bàn giao hồ sơ trực tiếp đến cán bộ tổng hợp các phòng nghiệp vụ BHXH Thành phố.

- Cán bộ tổng hợp các phòng nghiệp vụ (Thu, Sổ thẻ, Chế độ chính sách, Giám định, …) nhận và bàn giao hồ sơ đến từng cán bộ chuyên quản để giải quyết nghiệp vụ.

- Cán bộ nghiệp vụ các phòng giải quyết nghiệp vụ xong thì tích chuyển bàn giao hồ sơ cho cán bộ tổng hợp phòng nghiệp vụ.

- Cán bộ tổng hợp phòng nghiệp vụ in biên bản tổng hợp (02 bản) bàn giao hồ sơ đến các phòng nghiệp vụ có liên quan để giải quyết tiếp hoặc bàn giao hồ sơ về BHXH Quận, Huyện, Thị xã khi nghiệp vụ đã giải quyết xong để bóc tách và trả kết quả.

+ Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TNHS, các Phòng (bộ phận) nghiệp vụ tiến hành kiểm đếm số lượng hồ sơ và cập nhật vào phần mềm MCĐT (nếu có).

+ Khi xử lý xong, Phòng (bộ phận) nghiệp vụ cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm MCĐT (nếu có), đồng thời chuyển kết quả trở lại Bộ phận TNHS để trả kết quả và chi tiền (nếu có) cho khách hàng.

- Đối với loại hồ sơ phải hẹn thời hạn trả:

+ Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TNHS, các Phòng (bộ phận) nghiệp vụ tiến hành kiểm đếm số lượng hồ sơ, thành phần và cập nhật vào phần mềm MCĐT.

+ Phòng (bộ phận) nghiệp vụ tiến hành xử lý hồ sơ theo quy định; cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm MCĐT; chuyển hồ sơ cho các Phòng (bộ phận) nghiệp vụ khác để tiếp tục giải quyết (nếu có).

+ Chuyển lại kết quả xử lý cho Bộ phận TNHS&TKQ để trả cho khách hàng theo đúng thời hạn quy định.

- Khách hàng đến cơ quan BHXH để lấy số thứ tự và chờ đến lượt (phiên) giao dịch.

- Cán bộ TNHS trả hồ sơ theo Phiếu tiếp nhận hồ sơ và cập nhật vào phần mềm MCĐT. Riêng đối với hồ sơ có nhận chi trả tiền, khách hàng liên hệ trực tiếp bộ phận Kế toán chi để nhận tiền.

- Cán bộ TNHS thực hiện phân loại, lưu trữ hồ sơ, Phiếu tiếp nhận hồ sơ theo đúng quy định.

- Đối với trường hợp khách hàng làm mất Phiếu tiếp nhận hồ sơ:

+ Nếu là đơn vị phải có giấy giới thiệu của đơn vị kèm CMTND của khách hàng đến giao dịch.