I. thủ TỤc hồ SƠ Quy trình giải quyết hồ sơ mới đăng ký tham gia bhxh, bhyt bắt buộc Mã số 101

Sổ BHXH được cấp lại trong trường hợp bị mất hoặc sổ hỏng, sai thông tin không thể sử dụng được.

- Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội thực hiện cấp lại sổ BHXH đối với tất cả các trường hợp mất sổ BHXH; đổi lại sổ BHXH đối trường hợp đã cấp và ghi sổ trước ngày 01/01/2009.

Bảo hiểm xã hội huyện nơi đang quản lý thu hoặc nơi quản lý thu cuối cùng đối với người lao động (nếu người lao động đã ngừng việc) thực hiện đổi lại sổ BHXH do thay đổi thông tin đối với sổ BHXH đã cấp từ ngày 01/01/2009 trở đi. Tuy nhiên từ tháng 9/2014 thực hiện phần mềm QLST thì tại BHXH huyện không có chức năng in sổ BHXH do cấp lại, đổi lại. Đối với trường hợp này, BHXH huyện vẫn thực hiện thụ lý hồ sơ như đã phân cấp, sau đó đề nghị thành phố in lại bìa sổ, tờ rời.

* Hồ sơ và trình tự thực hiện theo quy định tại QĐ số 1258

+ Lưu ý chung:

- Trường hợp cấp lại sổ BHXH do mất, nếu người lao động đóng BHXH ở nhiều đơn vị khác nhau, khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận phải hướng dẫn đơn vị hoặc người lao động phải kê khai rõ thời gian và mức đóng ở từng đơn vị, địa chỉ nơi đơn vị đó đăng ký đóng BHXH trong đơn của NLĐ hoặc văn bản đề nghị của đơn vị.

- Trường hợp cấp lại sổ BHXH do người lao động làm mất theo quy định tại QĐ số 1111/QĐ-BHXH chỉ yêu cầu Đơn đề nghị của người lao động: Do hiện nay có nhiều trường hợp người lao động chưa được đơn vị cũ trả sổ BHXH vì nhiều lý do, nhưng người lao động vẫn làm đơn báo mất sổ BHXH và đề nghị cấp lại. Để đảm bảo việc cấp lại sổ BHXH do mất sổ được chính xác và tránh lạm dụng, trong đơn phải có xác nhận của cơ quan quản lý lao động trước khi trả sổ cho người lao động về việc đã trả sổ BHXH cho NLĐ.

- Không cấp lại sổ BHXH đã được giải quyết hưởng trợ cấp BHXH một lần nhưng người lao động làm mất.

Tất cả các trường hợp bổ sung thời gian công tác, thời gian tham gia BHXH trong sổ BHXH do Bảo hiểm xã hội tỉnh thực hiện. Bảo hiểm xã hội huyện nơi NLĐ tham gia BHXH cuối cùng có thể tiếp nhận hồ sơ hợp lệ chuyển Bảo hiểm xã hội thành phố giải quyết theo Quyết định 1258/QĐ-BHXH ngày 20/11/2013 ban hành quy định về tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa

Trường hợp bổ sung thời gian tham gia BHXH trước tháng 01/2009 do truy đóng từ ngày 01/01/2009 trở đi trong phần mềm SMS: không ghi bổ sung trong sổ BHXH. Khi thực hiện xác nhận thời gian, in Tờ rời sẽ thể hiện phần điều chỉnh bổ sung thời gian đóng BHXH trong Tờ rời sổ BHXH

2. Quy định cụ thể:

2.1. Bổ sung thời gian công tác trước tháng 01/1995 theo hồ sơ giấy

NLĐ đã được cấp sổ BHXH nhưng chưa được tính thời gian công tác trước tháng 01/1995 do thiếu hồ sơ; thời gian trước khi nghỉ chờ việc theo quy định tại Thông tư số 19/2008/TT-BLĐTBXH; thời gian đi công tác học tập ở nước ngoài thuộc đối tượng được tính theo quy định tại Thông tư số 24/2007/TT-BLĐTBXH.

Cách kiểm tra xác định đối tượng như hướng dẫn nêu trên đối với những trường hợp cấp sổ BHXH cho người lao động có thời gian công tác trước 01/1995; nghỉ chờ việc trước 01/1995 và đi học tập, công tác nước ngoài theo Thông tư 24/2007/TT-BLĐTBXH

Hồ sơ qui định tại phụ lục như đối với người lao động có thời gian công tác trước 01/01/1995, Người lao động nghỉ chờ việc trước tháng 01/1995 và người lao động đi học tập, công tác ở nước ngoài về nước không đúng thời hạn chưa được cấp sổ BHXH (trừ Tờ khai tham gia BHXH).

- Sổ bảo hiểm xã hội.

- Công văn đề nghị ghi bổ sung thời gian công tác trong sổ BHXH của cơ quan quản lý lao động cuối cùng.

NLĐ đã được cấp sổ BHXH nhưng trước đó có thời gian đóng BHXH tại đơn vị khác chưa được ghi nhận trong sổ BHXH và chưa giải quyết chế độ BHXH một lần, được bổ sung thời gian đã tham gia BHXH vào sổ BHXH. Khi tiếp nhận hồ sơ phải có bản chính Xác nhận đóng BHXH của cơ quan BHXH nơi NLĐ đóng BHXH, trong đó nêu rõ lý do xác nhận chưa cấp sổ BHXH và Công văn đề nghị ghi bổ sung thời gian đóng BHXH của cơ quan quản lý lao động cuối cùng.

NLĐ đã được cơ quan Bảo hiểm xã hội giải quyết thủ tục chờ đến khi đủ tuổi hưởng chế độ hưu trí, nhưng sau đó người lao động lại tiếp tục làm việc, có đóng BHXH, nay người lao động có nhu cầu rút hồ sơ chờ hưu để ghi tiếp thời gian đóng BHXH

- Đơn đề nghị rút hồ sơ hưu chờ của người lao động

- Bản chính “Giấy chứng nhận chờ hưu”.

- Công văn đề nghị của đơn vị đang sử dụng lao động, có xác nhận của cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi trực tiếp quản lý thu BHXH về việc người lao động đang tiếp tục tham gia BHXH tại đơn vị và xác nhận quá trình tham gia BHXH tại đơn vị đó.

2.4 Bổ sung thời gian công tác trong quân đội, Công an:

Quân nhân có thời gian phục vụ trong quân đội, Công an được phục viên, xuất ngũ về địa phương một thời gian sau đó vào làm việc tại các cơ quan Nhà nước, công tác ở xã, phường, thị trấn có hưởng sinh hoạt phí theo Nghị định số 09/NĐ-CP năm 1998 đã được cấp sổ BHXH nhưng chưa được tính thời gian phục vụ trong quân đội: Nếu sau khi phục viên, xuất ngũ về địa phương chưa được hưởng trợ cấp một lần theo Quyết định số 290/2005/QĐ-TTg; QĐ số 92/2005/QĐ-TTg; QĐ số 142/2008/QĐ/TTg, Quyết định số 62/2011/QĐ-TTg ngày 09/11/2011của Thủ tướng Chính phủ thì được cộng nối thời gian công tác trong quân đội với thời gian làm việc có đóng BHXH để hưởng chế độ BHXH.

- Trường hợp có thời gian phục vụ trong quân đội sau được hưởng chế độ bệnh binh hàng tháng không được tính

- Công nhân Quốc phòng thôi việc không được tính (nhiều người nhầm CNQP với quân nhân)

- Công an nhân dân thôi việc về địa phương hiện nay chưa có quy định tính;

- Quân nhân phục viên, xuất ngũ trước ngày 15/12/1993, sau đó chuyển sang làm việc có đóng BHXH bắt buộc tại các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp Nhà nước hưởng lương từ ngân sách nhà nước hoặc các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế có đóng BHXH bắt buộc đủ 5 chế độ nếu chưa hưởng chế độ trợ cấp một lần theo các QĐ số 47/2002/QĐ-TTg ngày 11/4/2002, Điểm a Khoản 1 điều 1 QĐ số 290/2005/QĐ-TTg ngày 8/11/2005, QĐ số 92/2005/QĐ-TTg ngày 29/4/2005, QĐ số 142/2008/QĐ-TTg ngày 27/10/2008, QĐ số 38/2010/QĐ-TTg ngày 06/5/2010, QĐ số 53/2010/QĐ-TTg ngày 20/8/2010 và QĐ số 62/2011/QĐ-TTg ngày 09/11/2011 của Thủ tướng Chính phủ thì được tính cộng nối thời gian công tác trong quân đội với thời gian đóng BHXH để hưởng chế độ BHXH. Trường hợp này đã có quy định tại Nghị định số 153/3013/NĐ-CP ngày 08/11/2013 của Chính phủ tuy nhiên đến nay chưa có văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và BHXH Việt Nam hướng dẫn cụ thể nên tạm thời chưa tiếp nhận.

2.5 Bổ sung thời gian công tác tại xã, phường, thị trấn theo Nghị định 29/2013/NĐ-CP ngày 08/4/2013( thực hiện theo đúng văn bản số 1203/BHXH-CSXH ngày 11/4/2014 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn thực hiện NĐ 29/2013)

* Đối tượng: Cán bộ xã đảm nhiệm các chức danh quy định tại NĐ 09/CP (kể cả chức danh khác có trong định biên được UBND tỉnh, thành phố phê duyệt) được điều động tuyển dụng vào Quân đội, Công an hoặc vào làm việc trong các cơ quan nhà nước trước ngày 01/01/1998

* Hồ sơ gồm:

- Hồ sơ lý lịch gốc của cá nhân, hồ sơ đảng viên, sổ sách giấy tờ có liên quan như: danh sách trích ngay cán bộ, danh sách chi trả sinh hoạt phí, danh sách hoặc QĐ phê duyệt, công nhận kết quả bầu cử thể hiện có thời gian đảm nhiệm các chức danh theo quy định tại NĐ 09/CP (kể cả chức danh khác có trong định biên được UBND tỉnh, thành phố phê duyệt); Quyết định điều động, tuyển dụng vào Quân đội, Công an hoặc các cơ quan nhà nước trước ngày 01/01/1998;

- Văn bản đề nghị của cơ quan quản lý lao động cuối cùng;

- Đơn đề nghị của người lao động;

- Sổ BHXH

Trường hợp đã nghỉ việc bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không yêu cầu văn bản của cơ quản quản lý lao động

* Lưu ý: trường hợp đã hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH một lần trước ngày 01/6/2013 không thuộc đối tượng được tính bổ sung thời gian công tác theo NĐ 29/2013/NĐ-CP ngày 08/4/2013 của Chính Phủ.

Trường hợp đã hưởng lương hưu, trợ cấp một lần từ ngày 01/6/2013 trở đi, nếu chưa được bổ sung thời gian công tác nói trên thì do Phòng chế độ BHXH thực hiện. Hồ sơ theo quy định tại hướng dẫn số 1203/BHXH-CSXH ngày 11/4/2014 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Nguyên tắc:

- Chỉ điều chỉnh nhân thân như họ, tên, tuổi của người lao động khi có sự sai lệch so với hồ sơ tư pháp; đơn vị và NLĐ cung cấp đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Không thực hiện điều chỉnh: địa chỉ nơi cư trú, thường trú, Chứng minh thư nhân dân khi có sự thay đổi.

Về mặt hồ sơ: Quyết định 1258/QĐ-BHXH ngày 20/11/2013 ban hành quy định về tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa đã quy định rất cụ thể và rõ ràng. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện tiếp nhận hồ sơ tại BHXH các quận huyện, thị xã còn nhiều trường hợp tiếp nhận chưa đầy đủ hồ sơ dẫn đến chất lượng hồ sơ được giải quyết thấp.

Nhắc lại:

1. Trường hợp hồ sơ sai tên, tuổi, chữ đệm…(hồ sơ gốc khác hồ sơ tư pháp) do người lao động khai sai hồ sơ gốc khi vào làm việc tại các cơ quan, đơn vị

Hồ sơ gồm:

- Bản chính Giấy khai sinh hoặc QĐ thay đổi cải chính hộ tịch của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Hồ sơ gốc, các QĐ, HĐLĐ… đã được đơn vị sử dụng lao động điều chỉnh lại nhân thân hoặc văn bản đính chính lại nhân thân trong các loại hồ sơ giấy tờ của đơn vị quản lý lao động.

- Công văn đề nghị của đơn vị đang quản lý lao động hoặc đơn vị người lao động đóng BHXH cuối cùng nếu người lao động đã nghỉ việc, trong đó nêu rõ nguyên nhân sai lệch, căn cứ điều chỉnh, đơn vị xác định nhân thân đúng, trên cơ sở đó đề nghị điều chỉnh lại nhân thân trong sổ BHXH

- Sổ BHXH đã được ghi điều chỉnh nhân thân tại trang 42 (sổ 48 trang) hoặc trang 18 (sổ 24 trang), đơn vị sử dụng lao động ký, đóng dấu xác nhận tại cột 9 trang 43 hoặc trang 19. Nếu sổ BHXH cấp theo mẫu mới thì cơ quan BHXH đổi lại sổ BHXH.

2. Trường hợp Hồ sơ gốc khai đúng, (hồ sơ gốc thống nhất hồ sơ tư pháp) nhưng sổ BHXH sai nhân thân do đơn vị báo tăng nhầm hoặc trong quá trình kê khai cấp sổ nhầm.

- Hồ sơ gốc, các QĐ, HĐLĐ…

- Công văn đề nghị của đơn vị sử dụng lao động nêu rõ nguyên nhân, lý do và đề nghị cụ thể (công văn đề nghị phải gửi đúng cơ quan BHXH nơi có thẩm quyền giải quyết)

- Sổ BHXH đã được ghi điều chỉnh nhân thân tại trang 42 (sổ 48 trang) hoặc trang 18 (sổ 24 trang). Nếu sổ BHXH cấp theo mẫu mới thì cơ quan BHXH đổi lại sổ BHXH.

V. ĐIỀU CHỈNH, BỔ SUNG CHỨC DANH NGHỀ

1. Thẩm quyền thực hiện:

- Bổ sung, điều chỉnh chức danh nghề nặng nhọc, độc hại đã ghi sổ trước tháng 01/2009 do Bảo hiểm xã hội thành phố thực hiện và đối với tất cả các trường hợp đang tham gia BHXH trên địa bàn thành phố.

- Từ 01/01/2009 trở đi, BHXH huyện thực hiện điều chỉnh, bổ sung chức danh nghề trong phần mềm quản lý trên cơ sở hồ sơ và đề nghị của đơn vị sử dụng lao động

- NLĐ đã nghỉ việc, chưa tham gia BHXH ở đơn vị nào do Bảo hiểm xã hội tỉnh nơi NLĐ đóng BHXH cuối cùng thực hiện.

- NLĐ chuyển công tác khỏi địa bàn thành phố Hà Nội do Bảo hiểm xã hội nơi đến thực hiện

2. Nguyên tắc:

- Người lao động được phân công làm công việc nặng nhọc, độc hại, có hưởng lương theo đúng ngành nghề đó, nếu trong sổ BHXH chưa ghi rõ hoặc ghi thiếu chức danh công việc theo quy định của Bộ lao động thì được ghi bổ sung hoặc điều chỉnh chức danh nghề trong sổ BHXH.

- Thời gian người lao động nghỉ hưởng chế độ BHXH ngắn hạn như: ốm đau, thai sản, TNLĐ không được ghi nhận là thời gian làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm. Do vậy khi tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn đơn vị không ghi và đề nghị bổ sung chức danh nghề nặng nhọc đội hại đối với thời gian này.

3. Hồ sơ

- Hồ sơ gốc: các quyết định phân công tác, quyết định lương, hợp đồng lao động…liên quan đến chức danh công việc cần điều chỉnh;

- Công văn đề nghị của đơn vị đang sử dụng lao động, hoặc đơn vị sử dụng lao động cuối cùng (nếu NLĐ đã nghỉ việc) trong đó nêu rõ nguyên nhân lý do, căn cứ pháp lý để bổ sung…đơn vị chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung đề nghị đó;

Trường hợp trong hồ sơ gốc không ghi đầy đủ chức danh công việc nặng nhọc độc hại thì đơn vị phải giải trình rõ bằng văn bản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác nhận chức danh nghề chủa người lao động tại đơn vị

Lưu ý: Trường hợp đơn vị sau làm văn bản đề nghị ghi điều chỉnh, bổ sung chức danh nghề cho NLĐ tại đơn vị trước, nếu trong hồ sơ đã ghi đầy đủ chức danh nhưng sổ BHXH không ghi đầy đủ chức danh theo hồ sơ thì đơn vị sau căn cứ hồ sơ gốc có văn bản đề nghị. Trường hợp hồ sơ ghi không đúng chức danh nghề nặng nhọc độc hại theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và xã hội thì đơn vị người lao động làm việc trước đó phải có văn bản xác nhận đúng chức danh nghề của người lao động và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về xác nhận đó. Đơn vị đang quản lý lao động căn cứ hồ sơ và xác nhận của đơn vị cũ đề nghị cơ quan BHXH xem xét giải quyết đống thời ghi bổ sung thời gian công tác, ký đóng dấu thủ trưởng đơn vị vào sổ BHXH.

- Người lao động có tham gia BHXH tại nhiều đơn vị, nếu được cấp từ 2 sổ BHXH trở lên được ghi dồn thời gian đóng BHXH vào 1 sổ BHXH hoặc bảo lưu sổ BHXH có thời gian đóng BHXH trước (nếu là sổ bìa xanh), ghi thời gian đóng BHXH từ các sổ cấp sau vào sổ được bảo lưu. Sổ được bảo lưu là sổ được cấp cho thời gian tham gia BHXH sớm nhất.

- Bảo hiểm xã hội thành phố thực hiện gộp sổ cho tất cả NLĐ tham gia BHXH trên địa bàn thành phố Hà Nội.

- Sổ BHXH đã giải quyết trợ cấp 1 lần không thực hiện gộp sổ.

- Các sổ BHXH đề nghị gộp phải trùng khớp nhân thân như: họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh thư...Khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận phải kiểm tra sự thống nhất nhân thân mới thực hiện tiếp nhận. Trường hợp không khớp về nhân thân, đơn vị SDLĐ yêu cầu NLĐ cung cấp các hồ sơ tư pháp chứng minh nhân thân đúng của NLĐ, đồng thời xác định rõ sổ BHXH nào có nhân thân đúng để thực hiện bảo lưu hoặc cấp lại sổ BHXH theo số sổ đó

- Sổ BHXH được cấp tại đơn vị trước, nhất thiết phải được chốt xác nhận tổng thời gian đóng BHXH. Nếu chưa chốt thì không tiếp nhận và hướng dẫn NLĐ về đơn vị cũ để đề nghị cơ quan BHXH nơi đơn vị đóng BHXH xác nhận tổng thời gian.

- Trường hợp có thời gian đóng trùng phải hướng dẫn đơn vị hoặc NLĐ thực hiện thoái thu mới tiếp nhận hồ sơ gộp sổ

Trường hợp có thời gian đóng BHXH trùng, phải thực hiện thoái thu BHXH tại một đơn vị cho thời gian đóng BHXH trùng, theo phương thức điều chỉnh giảm số phải thu tại thời điểm thu hồi sổ BHXH. Khi thu hồi sổ, đồng thời thu hồi các khoản trợ cấp đã chi trả trước đó (nếu có).

Nếu hai sổ đều là sổ xanh nhiều trang mà có thời gian đóng trùng trước ngày 01/01/2009, người lao động có đơn đề nghị không thoái thu thời gian đã đóng trùng tại đơn vị sau để ghi tiếp tháng đóng BHXH liền kề tháng đã chốt sổ tại đơn vị trước thì vẫn tiếp nhận để thực hiện gộp sổ

- Nếu người lao động đang tham gia BHXH thì đơn vị đang quản lý lao động có trách nhiệm đề nghị Bảo hiểm xã hội tỉnh nơi đơn vị đang tham gia BHXH giải quyết.

- Nếu NLĐ đã dừng đóng BHXH thì đơn vị quản lý lao động cuối cùng trước khi NLĐ dừng đóng có văn bản đề nghị

- Trường hợp đặc biệt người lao động đã dừng đóng BHXH, chưa tham gia BHXH tại đơn vị nào, nhưng đơn vị quản lý lao động cuối cùng tham gia BHXH ở tỉnh khác, nay NLĐ có hộ khẩu thường trú tại Hà Nội, nếu không có thời gian đóng trùng tại các đơn vị đã tham gia BHXH và người lao động có đơn đề nghị gộp sổ, có xác nhận của địa phương nơi cư trú thì tiếp nhận giải quyết

1. Nguyên tắc khi cấp thẻ:

- Nhân thân trong thẻ BHYT phải khớp đúng nhân thân trong hồ sơ tham gia BHXH, BHYT

- Thẻ BHYT cấp có ngày, tháng, năm sinh đầy đủ. Trường hợp cá biệt không có ngày tháng sinh thì lấy theo ngày 01/01

2. Giao nhận thẻ:

Khi trả thẻ cho đơn vị SDLĐ, căn cứ số lượng thẻ BHYT kèm theo danh sách cấp thẻ BHYT mẫu D10a-TS. Cán bộ giao nhận hồ sơ một cửa phải lập biên bản giao nhận thẻ để trả đơn vị SDLĐ.

Trường hợp đơn vị SDLĐ không nhận thẻ (trả thẻ ngay) của một số NLĐ vì lý do khách quan, thì cán bộ tiếp nhận phải ghi chú vào cột 11 của Danh sách cấp thẻ lý do nộp lại, đồng thời hướng dẫn đơn vị SDLĐ kê danh sách nộp thu hồi thẻ BHYT (như đối với trường hợp thu hồi thẻ BHYT do giảm đóng). Cán bộ giao nhận ký, ghi rõ ngày nhận thẻ, cắt góc chuyển phòng thu (bộ phận thu) để thực thiện thu hồi và giảm trong phần mềm.

II. THU HỒI THẺ BHYT

Khi người lao động chuyển nơi làm việc hoặc nghỉ việc để hưởng chế độ BHXH hàng tháng hoặc chấm dứt HĐLĐ thực hiện thu hồi thẻ BHYT còn giá trị sử dụng

Trường hợp đơn vị nộp lại thẻ BHYT còn giá trị sử dụng do người lao động nghỉ việc giảm đóng BHXH, BHYT khi nhận lại thẻ, cán bộ tiếp nhận phải ký, ghi rõ ngày nhận thẻ, đồng thời cắt góc trước khi chuyển Phòng (bộ phận thu) để giảm trong phần mềm.

III. CẤP LẠI THẺ BHYT

Cấp lại thẻ BHYT được thực hiện đối với các trường hợp thẻ bị mất, hỏng, sai thông tin trên thẻ hoặc thay đổi quyền lợi hưởng, thay đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu. Riêng trường hợp thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu chỉ thực hiện vào 10 ngày đầu của mỗi quý

Những trường hợp cấp lại thẻ do mất phải nộp lệ phí 4.000đ/thẻ; đổi lại thẻ BHYT do rách, hỏng phải nộp lệ phí đổi lại 2.000đ/thẻ). Trước khi chuyển hồ sơ lên Phòng(bộ phận) nghiệp vụ để cấp lại thẻ BHYT do mất, cán bộ tiếp nhận phải viết hóa đơn thu phí cấp lại gửi kèm hồ sơ chuyển phòng (bộ phận) nghiệp vụ thực hiện.

Trường hợp thẻ sai, hỏng do lỗi của cơ quan BHXH, đơn vị sử dụng lao động chỉ phải nộp thẻ BHYT để cơ quan BHXH có trách nhiệm đổi lại, không phải nộp phí.

Hồ sơ Thực hiện theo Quyết định 1258/QĐ-BHXH ngày 20/11/2013

* Lưu ý:

- Chỉ tiếp nhận thẻ BHYT cấp lại do bị mất. Nếu đơn vị SDLĐ hoặc người tham gia đề nghị đồng thời vừa cấp lại do mất vừa đổi thông tin về nhân thân và nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu thì không tiếp nhận.

1. Đăng ký khám chữa bệnh ban đầu:

- Người tham gia BHYT được đăng ký khám chữa bệnh ban đầu tại cơ sở y tế từ tuyến huyện trở xuống có ký hợp đồng khám chữa bệnh BHYT trên địa bàn nơi làm việc hoặc nơi cư trú.

- Người tham gia BHYT phải làm việc lưu động, học tập tại địa phương khác được KCB ban đầu tại cơ sở KCB BHYT tương đương với với tuyến chuyên môn kỹ thuật của cơ sở KCB ghi trên thẻ BHYT hoặc tại cơ sở KCB BHYT từ tuyến huyện trở xuống gần nơi làm việc hoặc tạm trú của người đó.

- Hàng năm cơ quan BHXH đưa danh sách các cơ sở khám chữa bệnh ban đầu lên trang Web Bảo hiểm xã hội Hà Nội để các đơn vị sử dụng lao động có căn cứ hướng dẫn người lao động đăng ký nơi KCB ban đầu.

- Thẻ cấp lại do bị mất chỉ được thay đổi thông tin về nhân thân và nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu sau 12 tháng kể từ ngày cấp lại.

- Người tự nguyện tham gia BHYT (không theo hộ gia đình) đóng BHYT lần đầu hoặc đóng BHYT không liên tục: thời hạn sử dụng ghi trên thẻ sau 30 ngày kể từ ngày đóng BHYT. Nếu đóng liên tục từ lần thứ hai trở đi theo quy định thì thời hạn sử dụng kể từ ngày đóng BHYT.

Người tham gia BHYT theo hộ gia đình được cấp thẻ có Giá trị sử dụng từ ngày nộp tiền.

Đối với một số trường hợp chuyển đơn vị (chuyển đơn vị tham gia BHXH từ quận này về quận kia): trước khi chuyển BHXH huyện nơi chuyên đi phải cấp sổ BHXH cho người lao động. Trường hợp đặc biệt nếu trước khi chuyển chưa cấp sổ BHXH thì Bảo hiểm xã hội huyện nơi tiếp nhận thực hiện cấp sổ BHXH cho người lao động. Bảo hiểm xã hội nơi đi có trách nhiệm xác nhận quá trình tham gia BHXH chưa cấp sổ BHXH cho NLĐ chuyển BHXH huyện nơi thiếp nhận thực hiện.

2. Hiệu chỉnh số sổ BHXH: Đối với trường hợp người lao động đã được cấp sổ BHXH từ 02 sổ trở lên, Bảo hiểm xã hội thành phố thu hồi những sổ đã cấp, cho ghi thời gian đóng BHXH ở sổ BHXH thu hồi vào sổ BHXH bảo lưu. Nếu sổ BHXH thu hồi do BHXH huyện cấp, Bảo hiểm xã hội TP có thông báo về BHXH huyện để thực hiện hiệu chỉnh số sổ trong cơ sở dữ liệu đang quản lý (kể cả những trường hợp đã chốt sổ, thì hiệu chỉnh và in lại Tờ rời chốt sổ BHXH).

Để tránh tình trạng sai số sổ khi đã thu hồi, khi có thông báo của BHXH TP nhất thiết BHXH huyện phải hiệu chỉnh lại số sổ đã thu hồi sang số sổ được bảo lưu.

3. Đổi sổ, điều chỉnh sổ cấp từ 01/01/2009 trở đi: Đối với trường hợp sai nhân thân khi đơn vị báo tăng sai hoặc cán bộ BHXH nhập sai (hồ sơ đúng): Bảo hiểm xã hội huyện điều chỉnh dữ liệu, in lại Bìa sổ BHXH, quyết toán phôi in hỏng.

Bảo hiểm xã hội TP chỉ điều chỉnh sổ đối với trường hợp có thay đổi cải chính hộ tịch, trường hợp khai sai hồ sơ lý lịch khi vào làm việc tại đơn vị sử dụng lao động, nay cung cấp bản chính GKS.

4. Điều chỉnh thẻ BHYT:

- Để tránh trường hợp người lao động đồng thời tham gia BHXH, BHYT bắt buộc nhưng nhân thân trong dữ liệu và sổ BHXH, thẻ BHYT không thống nhất: tất cả các trường hợp điều chỉnh lại thông tin của người lao động trong sổ BHXH phải điều chỉnh trong cơ sở dữ liệu đang quản lý.

- Trường hợp chỉ tham gia BHYT bắt buộc, khi đổi thẻ do thay đổi nhân thân, nhất thiết phải có đề nghị của đơn vị quản lý đối tượng, trong đó nêu rõ nguyên nhân lý do sai và kèm hồ sơ liên quan đến việc điều chỉnh như Chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu...

- Trường hợp người tự nguyện tham gia BHYT, khi tham gia BHYT ban đầu nhất thiết phải kê khai tờ khai tham gia BHYT mẫu A03-TS và phô tô chứng minh nhân dân gửi kèm. Bảo hiểm xã hội huyện lưu tờ khai và hồ sơ theo quy định. Nếu có yêu cầu điều chỉnh thông tin trên thẻ BHYT, phải rút hồ sơ tham gia để đối chiếu và thực hiện điều chỉnh (mục đích tránh trường hợp lạm dụng thẻ BHYT khi đề nghị điều chỉnh thông tin cho đối tượng khác)

- Trường hợp học sinh, sinh viên tham gia BHYT, khi trả thẻ yêu cầu nhà trường phối hợp với giáo viên chủ nhiệm kiểm tra lại thông tin trên thẻ với danh sách học sinh để phát hiện sai sót kịp thời điều chỉnh, tránh tính trạng học sinh cần thẻ đi KCB mới phát hiện sai sót làm ảnh hưởng đến quyền lợi hưởng.

- Tất cả hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của Bảo hiểm xã hội thành phố, đơn vị sử dụng lao động hoặc người lao động có thể nộp hồ sơ tại Bảo hiểm xã hội huyện nơi đơn vị đang tham gia BHXH hoặc nơi người lao động cư trú. Khi nộp hồ sơ, trong công văn đề nghị phải ghi đề nghị nơi có thẩm quyền giải quyết là Bảo hiểm xã hội Hà Nội. Trường hợp công văn đề nghị Bảo hiểm xã hội huyện thì Bảo hiểm xã hội huyện có ý kiến đề nghị Bảo hiểm xã hội thành phố xem xét giải quyết.

* Hồ sơ bao gồm:

- 01 Tờ khai tham gia BHXH theo mẫu A01-TS ban hành kèm theo QĐ 1111/QĐ- BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

- 01 văn bản đề nghị của đơn vị sử dụng lao động ( mẫuD01b-TS)

- Hồ sơ lý lịch gốc, lý lịch bổ sung; lý lịch quân nhân, QĐ phục viên, xuất ngũ, chuyển ngành (nếu có)

- Quyết định tuyển dụng (hoặc hợp đồng lao động)

- Các quyết định điều động, thuyên chuyển, tiếp nhận, Giấy thôi trả lương (nếu chuyển công tác nhiều đơn vị khác)

- Các Quyết định xếp lương, nâng lương, bổ nhiệm….

- Xác nhận đóng BHXH (nếu có)

2. Đối với người lao động nghỉ chờ việc trước tháng 01/1995 (theo quy định tại Thông tư 19/2008/TT-BLĐTBXH).

* Hồ sơ gồm:

- 01 Tờ khai tham gia BHXH theo mẫu A01-TS ban hành kèm theo QĐ 1111/QĐ- BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

- 01 văn bản đề nghị của đơn vị sử dụng lao động ( mẫuD01b-TS)

- Lý lịch gốc và lý lịch bổ sung ( nếu có) của người lao động, quyết định tiếp nhận, hợp đồng lao động, các giấy tờ có liên quan khác như: quyết định nâng bậc lương, quyết định điều động hoặc quyết định chuyển công tác, quyết định phục viên, xuất ngũ, chuyển ngành, giấy thôi trả lương.

- Danh sách quản lý lao động của đơn vị có tên người lao động đến ngày 31 tháng 12 năm 1994 hoặc các giấy tờ xác định người lao động có tên trong danh sách quản lý của đơn vị đến ngày 31 tháng 12 năm 1994 (giấy tờ gốc bắt buộc, không thay thế bằng văn bản xác nhận của cơ quan)

- Quyết định nghỉ chờ việc, trường hợp không có quyết định nghỉ chờ việc thì phải có xác nhận bằng văn bản và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác nhận đó của thủ trưởng đơn vị tại thời điểm lập hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH, trong đó đảm bảo đến ngày 31/12/1994 người lao động vẫn còn tên trong danh sách quản lý của đơn vị, không thuộc đối tượng bị kỷ luật, thôi việc, tự ý bỏ việc…. và chưa hưởng các khoản trợ cấp thôi việc, trợ cấp BHXH 1 lần.

3. Đối với người lao động được cử đi công tác, học tập, lao động ở nước ngoài có thời hạn, nhưng về nước không đúng thời hạn quy định (theo Thông tư 24/2007/TT-BLĐTBXH ngày 09/11/2007)

* Người lao động thuộc đối tượng trên, nếu sau 01/01/1995 công tác ở đơn vị khác, có đóng BHXH, đã được cấp sổ BHXH, nhưng chưa được tính thời gian công tác trước tháng 01/1995, được ghi bổ sung thời gian công tác trước đó vào sổ BHXH đã cấp.

* Hồ sơ

3.1. Hồ sơ của người đi lao động có thời hạn ở nuớc ngoài theo Hiệp định của Chính phủ và của người đi làm đội trưởng, phiên dịch, do nước ngoài trả lương bao gồm:

- 01 Tờ khai tham gia BHXH theo mẫu A01-TS ban hành kèm theo QĐ 1111/QĐ- BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

- 01 văn bản đề nghị của đơn vị sử dụng lao động ( mẫuD01b-TS)

- Lý lịch gốc, lý lịch bổ sung, các giấy tờ gốc có liên quan đến thời gian làm việc, tiền lương của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài; quyết định tiếp nhận trở lại làm việc đối với trường hợp người lao động về nước và tiếp tục làm việc trước ngày 01 tháng 01 năm1995. Trường hợp không còn quyết định tiếp nhận thì được thay thế bằng lý lịch do người lao động khai khi được tiếp nhận trở lại làm việc hoặc lý lịch của người lao động khai có xác nhận của đơn vị tiếp nhận.

- Bản chính Quyết định cử đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài hoặc bản sao Quyết định trong trường hợp người lao động được cử đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài bằng một Quyết định chung cho nhiều người. Trường hợp không còn bản chính Quyết định cử đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài thì được thay thế bằng bản sao Quyết định có xác nhận của đơn vị cử đi.

- Bản chính “ Thông báo chuyển trả” hoặc “ Quyết định chuyển trả” của Cục hợp tác quốc tế về lao động( nay là Cục quản lý lao động ngoài nước) cấp. Trường hợp không còn bản chính “ Thông báo chuyển trả” hoặc “Quyết định chuyển trả” thì phải có Giấy xác nhận về thời gian đi hợp tác lao động để giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội của Cục quản lý lao động ngoài nước trên cơ sở đơn đề nghị của người lao động.

- Giấy xác nhận chưa nhận chế độ trợ cấp 1 lần, trợ cấp phục viên, xuất ngũ sau khi về nước của cơ quan quản lý lao động trước khi đi HTLĐ.

- Đơn đề nghị tính thời gian công tác để hưởng chế độ hưu trí, tử tuất đối với người lao động đã nghỉ việc.

- Công văn đề nghị của đơn vị sử dụng lao động

3.2. Hồ sơ của người đi làm việc ở nước ngoài theo hình thức hợp tác trực tiếp giữa các Bộ, địa phương của Nhà nước ta với các tổ chức kinh tế của nước ngoài bao gồm: Như hồ sơ quy định tại điểm 3.1

3.3. Hồ sơ của người đi học tập, thực tập ở nước ngoài bao gồm:

Như hồ sơ quy định tại điểm 3.1 (không bao gồm bản chính thông báo chuyển trả của Cục quản lý lao động ngoài nước)

3.4. Hồ sơ của người đi làm chuyên gia theo Hiệp định của Chính phủ bao gồm:

Như hồ sơ quy định tại điểm 3.1 (không bao gồm bản chính thông báo chuyển trả của Cục quản lý lao động ngoài nước)

Ngoài ra bổ sung: Giấy xác nhận của cơ quan quản lý chuyên gia về việc đã hoàn thành nghĩa vụ đóng góp cho ngân sách Nhà nước và đóng bảo hiểm xã hội theo quy định của Nhà nước của chuyên gia trong thời gian làm việc ở nước ngoài.

Trách nhiệm của người lao động và đơn vị sử dụng lao động

- Đối với người lao động đang nghỉ chờ việc:

+ Người lao động nộp hồ sơ theo quy định cho đơn vị quản lý cuối cùng nơi người lao động làm việc. Trường hợp đơn vị đã giải thể thì người lao động nộp hồ sơ cho cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp.

+ Đơn vị quản lý cuối cùng của người lao động có trách nhiện tiếp nhận hồ sơ và chuyển hồ sơ của người lao động kèm theo công văn đề nghị cấp sổ BHXH cho người lao động đến Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội.

- Đối với người lao động đang đóng bảo hiểm xã hội;

+ Người lao động có trách nhiệm bổ sung hồ sơ theo quy định cho đơn vị đang trực tiếp quản lý.

+ Đơn vị đang trực tiếp quản lý người lao động có trách nhiệm chuyển hồ sơ của người lao động kèm theo công văn đề nghị tính thời gian công tác để hưởng chế độ bảo hiểm xã hội đối với người lao động đến Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội.