Điều 20. Tổ chức cuộc họp của Lãnh đạo Bộ để xử lý công việc thường xuyên

1. Trong trường hợp cần thiết, Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực họp với các chuyên gia, chủ đề án và đại diện các đơn vị có liên quan để nghe ý kiến tư vấn, tham mưu trước khi quyết định giải quyết công việc.

a) Trách nhiệm của Văn phòng Bộ:

- Đôn đốc đơn vị chủ đề án chuẩn bị đầy đủ tài liệu họp, gửi giấy mời cùng tài liệu đến các thành phần được mời trước ngày họp ít nhất 03 ngày (trừ trường hợp đặc biệt được Bộ trưởng, Thứ trưởng đồng ý gửi tài liệu muộn hơn).

- Chuẩn bị địa điểm và các điều kiện phục vụ cho cuộc họp, phối hợp với các đơn vị liên quan để thực hiện nhiệm vụ nếu cuộc họp được tổ chức ở ngoài cơ quan Bộ.

- Ghi biên bản cuộc họp và khi cần thiết có thể ghi âm; việc ghi âm đối với các cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước phải được sự đồng ý của người chủ trì cuộc họp.

- Thông báo bằng văn bản kết luận của Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng về nội dung cuộc họp (nếu cần).

b) Trách nhiệm của chủ đề án:

- Chuẩn bị đầy đủ tài liệu họp theo thông báo của Văn phòng Bộ.

- Chuẩn bị ý kiến giải trình các vấn đề liên quan đến nội dung họp.

- Sau cuộc họp, phối hợp với Văn phòng Bộ và các đơn vị khác có liên quan hoàn chỉnh đề án, dự án hoặc văn bản trình theo kết luận của Bộ trưởng, Thứ trưởng.

c) Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm tham dự họp đúng thành phần được mời và phát biểu ý kiến về những vấn đề liên quan.

2. Tập thể Lãnh đạo Bộ họp để giải quyết các công việc quy định tại khoản 3 Điều 3, hội ý công tác của Lãnh đạo Bộ, họp giao ban giữa tháng hoặc họp thường kỳ hàng tháng, quý, thực hiện theo các thủ tục liên quan quy định tại các Điều 21, 22, 23, 24 của Quy chế này.

Điều 21. Các loại hội nghị và cuộc họp

Căn cứ yêu cầu công việc và phạm vi lĩnh vực công tác, Bộ tổ chức các hội nghị và cuộc họp trên nguyên tắc thiết thực, hiệu quả và tiết kiệm.

1. Các hội nghị gồm: Hội nghị toàn ngành, hội nghị chuyên đề (triển khai, sơ kết, tổng kết một hoặc một số chuyên đề), hội nghị tập huấn công tác chuyên môn.

2. Các cuộc họp do Bộ trưởng, Thứ trưởng chủ trì, gồm:

a) Các cuộc họp định kỳ của Bộ vào Thứ Hai hàng tuần:

- Hội ý công tác của Lãnh đạo Bộ:

Hội ý công tác của Lãnh đạo Bộ được tổ chức vào sáng Thứ Hai của tuần thứ nhất và tuần thứ ba hàng tháng. Trong trường hợp cần thiết, theo yêu cầu của Bộ trưởng, Lãnh đạo Bộ tổ chức hội ý công tác của Lãnh đạo Bộ bất thường.

Thành phần: Lãnh đạo Bộ; Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch, Chánh Văn phòng Bộ, Thư ký Bộ trưởng. Trong trường hợp cần thiết, theo yêu cầu của Bộ trưởng, Văn phòng Bộ mời thêm lãnh đạo các cơ quan, đơn vị có liên quan dự họp.

Nội dung: Tập trung bàn sâu về các công việc của Bộ; kiểm điểm, rà soát công việc của các Thứ trưởng được phân công phụ trách.

Hàng tuần, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực, đơn vị có thể quyết định triệu tập giao ban theo lĩnh vực hoặc chủ động dự họp giao ban của các đơn vị để chỉ đạo. Thời gian, thành phần, nội dung do Thứ trưởng quyết định. Văn phòng Bộ thông báo cho các đơn vị có liên quan biết và phối hợp tổ chức thực hiện.

Công tác chuẩn bị: Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị và tình hình thực tế, Văn phòng Bộ tổng hợp, xử lý thông tin và báo cáo. Các Thứ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị tham dự có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu, ý kiến phát biểu tại cuộc hội ý.

Họp giao ban giữa tháng được tổ chức vào sáng Thứ Hai của tuần thứ hai hàng tháng.

Thành phần: Lãnh đạo Bộ; Thủ trưởng các Vụ, Cục, Tổng cục, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ, Báo Tài nguyên và Môi trường, Tạp chí Tài nguyên và Môi trường, Thư ký Bộ trưởng, Trưởng phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ, chuyên viên giúp việc các Thứ trưởng. Trong trường hợp cần thiết, theo yêu cầu của Bộ trưởng, Văn phòng Bộ mời thêm lãnh đạo các cơ quan, đơn vị khác có liên quan dự họp.

Nội dung: Tập trung giải quyết các vấn đề bức xúc, vướng mắc; kiểm điểm tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị; bàn sâu một số chuyên đề cụ thể.

Công tác chuẩn bị: Văn phòng Bộ trên cơ sở báo cáo của các đơn vị trực thuộc Bộ, tình hình thực tế và yêu cầu của Thứ trưởng trình Bộ trưởng quyết định chuyên đề đưa ra họp giao ban. Đơn vị phụ trách lĩnh vực chuyên đề chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ, các đơn vị có liên quan chuẩn bị tài liệu họp, báo cáo Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực xem xét trước ngày họp giao ban 02 ngày làm việc. Sau khi có ý kiến của Thứ trưởng phụ trách, đơn vị tổng hợp, gửi tài liệu họp cho Lãnh đạo Bộ và các đơn vị dự họp trước ngày họp giao ban 01 ngày làm việc. Các Thứ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị dự họp có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu và ý kiến phát biểu tại cuộc họp.

- Họp giao ban tháng: tổ chức vào sáng Thứ Hai của tuần cuối tháng.

Thành phần: Lãnh đạo Bộ; Lãnh đạo các Vụ, Tổng cục, Cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ; Thủ trưởng các Viện, Trung tâm, Trường tại Hà Nội; Văn phòng Ban Chỉ đạo 33, Văn phòng Hội đồng đánh giá trữ lượng khoáng sản, Văn phòng Thường trực Ủy ban sông Mê Công Việt Nam; Báo Tài nguyên và Môi trường, Tạp chí Tài nguyên và Môi trường, Trưởng phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ, chuyên viên giúp việc các Thứ trưởng. Trong trường hợp cần thiết, theo yêu cầu của Bộ trưởng, Văn phòng Bộ mời thêm lãnh đạo các cơ quan, đơn vị khác có liên quan dự họp.

Nội dung: Kiểm điểm việc thực hiện nhiệm vụ công tác trong tháng, giải quyết các vấn đề bức xúc, vướng mắc, bàn công việc của tháng sau. Đồng thời, tổ chức công bố và trao quyết định bổ nhiệm; tổ chức chia tay các đồng chí nghỉ chế độ được Bộ trưởng ra quyết định trong tháng.

Công tác chuẩn bị: Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị trực thuộc Bộ, tình hình thực tế, yêu cầu của các Thứ trưởng, Văn phòng Bộ xây dựng báo cáo cuộc họp; đối với các vấn đề có nhiều bức xúc, nổi cộm có thể yêu cầu đơn vị phụ trách lĩnh vực chuẩn bị báo cáo riêng. Các đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ được giao chuẩn bị trước tài liệu họp, nếu cần báo cáo Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực của đơn vị trước ngày họp giao ban để xin ý kiến chỉ đạo. Văn phòng Bộ gửi tài liệu họp cho Lãnh đạo Bộ và các đơn vị dự họp trước ngày họp giao ban 01 ngày làm việc. Các Thứ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị và đại biểu dự họp có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu và ý kiến phát biểu tại cuộc họp.

Thành phần: Lãnh đạo Bộ; Lãnh đạo các Vụ, Tổng cục, Cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ; Lãnh đạo các Viện, Trung tâm, Trường tại Hà Nội; Lãnh đạo Văn phòng Ban Chỉ đạo 33, Văn phòng Hội đồng đánh giá trữ lượng khoáng sản, Văn phòng Thường trực Ủy ban sông Mê Công Việt Nam, Báo Tài nguyên và Môi trường, Tạp chí Tài nguyên và Môi trường; Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Tổng Giám đốc, Giám đốc các doanh nghiệp trực thuộc Bộ; Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ ở ngoài Hà Nội. Trong trường hợp cần thiết, theo yêu cầu của Bộ trưởng, Văn phòng Bộ mời thêm lãnh đạo các cơ quan, đơn vị khác có liên quan dự họp.

Nội dung: Tập trung vào kiểm điểm, đánh giá các mặt công tác thuộc các lĩnh vực quản lý của Bộ trong quý; bàn về công tác trọng tâm của quý tới.

Công tác chuẩn bị: Văn phòng Bộ xây dựng báo cáo cuộc họp trên cơ sở báo cáo của các đơn vị trực thuộc Bộ, tình hình thực tế, yêu cầu của các Thứ trưởng; gửi Lãnh đạo Bộ tài liệu họp trước ngày họp giao ban 02 ngày làm việc. Các đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ được giao chuẩn bị tài liệu, báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực của đơn vị trước ngày họp giao ban 02 ngày làm việc. Trước khi họp giao ban quý, nếu cần thiết, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực có thể tổ chức họp để nắm bắt tình hình và trao đổi về các nội dung họp giao ban. Sau khi có ý kiến của Thứ trưởng phụ trách, đơn vị chủ trì tổng hợp, gửi Lãnh đạo Bộ tài liệu họp trước ngày họp giao ban 02 ngày làm việc.

Thành phần: Lãnh đạo Bộ; Lãnh đạo các Vụ, Tổng cục, Cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ; Lãnh đạo các Viện, Trung tâm, Trường tại Hà Nội; Lãnh đạo Văn phòng Ban Chỉ đạo 33, Văn phòng Hội đồng đánh giá trữ lượng khoáng sản, Văn phòng Thường trực Ủy ban sông Mê Công Việt Nam, Báo Tài nguyên và Môi trường, Tạp chí Tài nguyên và Môi trường; Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Tổng giám đốc, Giám đốc các doanh nghiệp thuộc Bộ; Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ ở ngoài Hà Nội; Thủ trưởng các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước trực thuộc các Tổng cục.

Khách mời: Đại diện Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Cựu chiến binh cơ quan Bộ, Đảng uỷ khối cơ quan Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh; Văn phòng Trung ương, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp; Đảng uỷ khối các cơ quan Trung ương.

Trong trường hợp cần thiết, theo yêu cầu của Bộ trưởng, Văn phòng Bộ mời thêm lãnh đạo các cơ quan, đơn vị khác có liên quan dự họp.

Nội dung: Kiểm điểm toàn diện các mặt công tác của Bộ trong 6 tháng đầu năm và bàn triển khai nhiệm vụ, giải pháp triển khai nhiệm vụ công tác 6 tháng cuối năm.

Công tác chuẩn bị: Văn phòng Bộ xây dựng tờ trình Bộ trưởng về kế hoạch tổ chức Hội nghị, bao gồm: thời gian, địa điểm, nội dung, thành phần, kinh phí và các vấn đề khác có liên quan. Sau khi được Bộ trưởng phê duyệt, Văn phòng Bộ chủ trì triển khai thực hiện.

Thành phần: Lãnh đạo Bộ; Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Bộ; Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Tổng cục, các Đài, Trung tâm trực thuộc Trung tâm Khí tượng và Thuỷ văn Quốc gia; các Liên đoàn thuộc Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam và Trung tâm Quy hoạch và Điều tra tài nguyên nước; Thủ trưởng các Chi cục, các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Quản lý tài nguyên nước, Cục Khí tượng thuỷ văn và Biến đối khí hậu, Cục Đo đạc và Bản đồ Việt Nam, Cục Công nghệ thông tin.

Khách mời: Đại diện Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Cựu chiến binh cơ quan Bộ, Đảng uỷ khối cơ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh; Văn phòng Trung ương, Ban Tổ chức Trung ương, Uỷ ban Kiểm tra Trung ương, Đảng uỷ khối các cơ quan Trung ương, Văn phòng Chủ tịch Nước, Văn phòng Quốc hội, Uỷ ban Khoa học, Công nghệ và Môi trường của Quốc hội, Uỷ ban Kinh tế của Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp.

Trong trường hợp cần thiết, theo yêu cầu của Bộ trưởng, Văn phòng Bộ mời thêm lãnh đạo các cơ quan, đơn vị khác có liên quan dự họp.

Việc thay đổi thành phần dự họp được quy định như trên do Bộ trưởng xem xét, quyết định trên nguyên tắc bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả.

Nội dung: Kiểm điểm toàn diện các mặt công tác của Bộ và của ngành trong năm và bàn kế hoạch triển khai nhiệm vụ công tác năm sau.

Công tác chuẩn bị: Văn phòng Bộ xây dựng tờ trình Bộ trưởng về kế hoạch tổ chức Hội nghị, bao gồm: thời gian, địa điểm, nội dung, thành phần, kinh phí và các vấn đề khác có liên quan. Sau khi được Bộ trưởng phê duyệt, Văn phòng Bộ chủ trì triển khai thực hiện.

b) Các cuộc họp khác: họp giao ban vùng, giao ban khối; họp giao ban qua mạng Internet; họp, làm việc với lãnh đạo các cơ quan Trung ương, lãnh đạo địa phương tại trụ sở Bộ; họp, làm việc với các địa phương và các đơn vị trong ngành tại địa phương, cơ sở; họp với các tổ chức chính trị - xã hội thuộc Bộ; các cuộc họp khác để giải quyết công việc.

3. Các cuộc họp do Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chủ trì:

a) Các đơn vị thuộc Bộ tổ chức các cuộc họp do lãnh đạo đơn vị chủ trì để giải quyết các công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Sau các cuộc họp giao ban định kỳ của Bộ ít nhất 01 ngày làm việc, Thủ trưởng các đơn vị phải tổ chức giao ban tại đơn vị để triển khai công việc theo kết luận, ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ và các công việc khác có liên quan của đơn vị. Kết quả cuộc họp được báo cáo Thứ trưởng phụ trách và Bộ trưởng bằng văn bản hoặc qua địa chỉ thư điện tử cá nhân; đồng thời thông báo cho Văn phòng Bộ biết để tổng hợp, xử lý thông tin;

b) Lãnh đạo đơn vị thuộc Bộ có thể chủ trì các cuộc họp, làm việc với đại diện các cơ quan liên quan theo uỷ quyền của Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách được quy định tại Quy chế này.

c) Trường hợp mời Lãnh đạo Tỉnh uỷ, Thành uỷ, Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh dự họp phải được Lãnh đạo Bộ đồng ý.

d) Các đơn vị thuộc Bộ khi mời Lãnh đạo của trên 05 Sở Tài nguyên và Môi trường dự họp phải báo cáo Lãnh đạo Bộ cho phép và phải thống nhất ý kiến với Văn phòng Bộ để phối hợp sắp xếp chương trình, tránh trùng lắp gây lãng phí.

4. Trong trường hợp Lãnh đạo Bộ không thể tham dự được các cuộc họp, hội nghị và các sự kiện khác tại các tỉnh phía Nam, để tiết kiệm kinh phí, Lãnh đạo Cơ quan đại diện của Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh được uỷ quyền thay mặt Lãnh đạo Bộ tham dự.

1. Duyệt chủ trương:

a) Bộ trưởng quyết định các hội nghị, cuộc họp sau:

- Hội nghị toàn ngành (trường hợp phải xin ý kiến của Thủ tướng Chính phủ thì thực hiện theo Quy chế làm việc của Chính phủ);

- Hội nghị chuyên đề, tập huấn (thuộc lĩnh vực Bộ trưởng chủ trì);

- Họp giao ban Lãnh đạo Bộ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý;

- Họp sơ kết công tác 6 tháng đầu năm;

- Họp tập thể Lãnh đạo Bộ và các cuộc họp khác để giải quyết công việc;

- Họp, làm việc với Thủ trưởng các cơ quan Trung ương, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Họp với Ban Thường vụ các tổ chức chính trị - xã hội thuộc Bộ.

b) Thứ trưởng quyết định chủ trương các cuộc họp thuộc lĩnh vực Thứ trưởng được phân công phụ trách, gồm:

- Giao ban khối;

- Họp, làm việc tại các đơn vị.

- Họp, làm việc với Lãnh đạo cấp phó các cơ quan Trung ương, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- Họp với người đứng đầu các tổ chức chính trị - xã hội thuộc Bộ.

- Hội nghị chuyên đề, tập huấn (thuộc lĩnh vực Thứ trưởng được giao phụ trách).

- Các cuộc họp khác để giải quyết công việc do Thứ trưởng chủ trì.

c) Thủ trưởng các đơn vị quyết định các cuộc họp do lãnh đạo đơn vị chủ trì để giải quyết các công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ.

2. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị:

Đối với các hội nghị do Bộ trưởng, Thứ trưởng chủ trì, đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị để xin ý kiến Bộ trưởng, Thứ trưởng quyết định về:

a) Nội dung hội nghị, phân công chuẩn bị các báo cáo.

b) Thành phần, thời gian, địa điểm họp.

c) Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn tài chính).

d) Dự kiến thành lập Ban tổ chức hội nghị (nếu có).

đ) Dự kiến chương trình hội nghị.

e) Các vấn đề cần thiết khác.

3. Chuẩn bị và thông qua báo cáo:

a) Đơn vị chủ trì dự thảo nội dung trình Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Thủ trưởng đơn vị được phân công có trách nhiệm kiểm tra kỹ về nội dung, hình thức các báo cáo, tài liệu trước khi trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt.

Theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ thông báo cho các đơn vị có liên quan biết, chuẩn bị báo cáo và các tài liệu liên quan.

b) Thời hạn trình Lãnh đạo Bộ duyệt báo cáo:

- Báo cáo chính phải gửi Văn phòng Bộ trước khi tổ chức hội nghị ít nhất 05 ngày làm việc để kịp hoàn tất các thủ tục trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt.

- Các chương trình, dự án lớn phải thông qua tại cuộc họp Lãnh đạo Bộ  phải gửi đến Lãnh đạo Bộ trước khi tổ chức họp ít nhất 02 ngày làm việc.

- Các báo cáo chuyên đề cần Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực duyệt phải gửi trước khi tổ chức cuộc họp ít nhất 02 ngày làm việc. 

c) Đối với hội nghị, cuộc họp có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị dự thảo báo cáo, tổng hợp và trình Lãnh đạo Bộ đúng thời gian quy định; kịp thời báo cáo Lãnh đạo Bộ giải quyết những vấn đề vượt quá khả năng và quyền hạn của đơn vị.

Các cuộc họp chỉ đề cập đến một nội dung theo chuyên ngành thì đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung theo kế hoạch.

d) Các báo cáo thông qua Lãnh đạo Bộ gồm: Báo cáo tổng kết công tác chỉ đạo điều hành sáu tháng, một năm, năm năm của Bộ; Báo cáo tổng kết thực hiện các chương trình, dự án, công việc quy định tại khoản 3 Điều 3 của Quy chế này; báo cáo kết quả triển khai thực hiện các chương trình lớn của Bộ.

đ) Chuẩn bị bài phát biểu cho Lãnh đạo cấp trên tại các cuộc họp, hội nghị

Khi Lãnh đạo Bộ cần phát biểu chính thức tại các cuộc họp, hội nghị, hội thảo... trong nước và quốc tế (gọi chung là các cuộc họp), đơn vị chủ trì có trách nhiệm chuẩn bị bài phát biểu để Văn phòng Bộ báo cáo Lãnh đạo Bộ ít nhất 05 ngày làm việc trước thời gian tổ chức. Trường hợp bài phát biểu bằng tiếng nước ngoài, đơn vị chủ trì hoặc được giao chủ trì cần phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế để chuẩn bị.

4. Mời họp:

a) Văn phòng Bộ hoặc đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, cuộc họp gửi giấy mời đúng danh sách mời họp đã duyệt. Giấy mời cấp Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và tương đương trở lên dự họp phải do Lãnh đạo Bộ ký.

b) Các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì phải có đại diện của Văn phòng Bộ tham gia.

c) Giấy mời họp phải ghi rõ những nội dung sau: người triệu tập và chủ trì; thành phần tham dự; người được triệu tập hoặc người được mời tham dự; nội dung cuộc họp; thời gian; địa điểm họp; những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.

Giấy mời họp phải được gửi ít nhất là 03 ngày làm việc trước ngày tổ chức họp, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.

5. In tài liệu và chuẩn bị các điều kiện phục vụ hội nghị, cuộc họp:

a) Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm in ấn các tài liệu hội nghị, cuộc họp do các đơn vị thuộc cơ quan Bộ chủ trì chuẩn bị. Các hội nghị, cuộc họp do các đơn vị ngoài cơ quan Bộ chủ trì chuẩn bị phải tự tổ chức in tài liệu phục vụ hội nghị, cuộc họp.

b) Nếu tổ chức họp tại trụ sở cơ quan Bộ, Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm bố trí phòng họp. Nếu tổ chức họp ở ngoài trụ sở cơ quan Bộ, Văn phòng Bộ bố trí xe đưa đón chung, nơi ăn, nghỉ cho đại biểu thuộc cơ quan Bộ. Đại biểu các đơn vị có kinh phí riêng tự bảo đảm phương tiện đi lại và ăn nghỉ theo chế độ hiện hành.

c) Kinh phí hội nghị, cuộc họp được chi theo quy định của pháp luật và kế hoạch được duyệt nhưng phải bảo đảm tiết kiệm.

d) Chương trình hội nghị, cuộc họp do đơn vị được phân công chủ trì dự thảo, trình Lãnh đạo Bộ duyệt.

1. Triển khai việc tổ chức họp:

a) Sau khi chương trình đã được phê duyệt, đơn vị chủ trì tổ chức họp chịu trách nhiệm triển khai thực hiện; đăng ký đại biểu và nội dung tham luận để báo cáo người chủ trì họp và xử lý những tình huống cần thiết khác.

b) Tại cuộc họp, người chủ trì họp điều hành cuộc họp theo chương trình dự kiến; tuỳ theo yêu cầu thực tế có thể quyết định điều chỉnh chương trình họp nhưng phải thông báo để những người dự họp biết.

c) Người chủ trì, điều hành cuộc họp phải kết luận rõ ràng về các nội dung, chuyên đề đã được thảo luận trong cuộc họp.

2. Ghi biên bản và thông báo kết quả họp:

a) Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.

b) Biên bản cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây:

- Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp.

- Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp.

- Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp.

- Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.

c) Chậm nhất là 05 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm chủ trì phải ra thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện. Các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì, Văn phòng Bộ dự thảo thông báo ý kiến kết luận tại cuộc họp trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng duyệt trước khi ký ban hành.

Văn bản thông báo kết quả của cuộc họp bao gồm: ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp về các vấn đề đưa ra tại cuộc họp; quyết định của người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện, yêu cầu về tiến độ hoàn thành.

Văn phòng Bộ cập nhật kịp thời ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại các cuộc họp, các buổi làm việc của với các Bộ, ngành, địa phương (nếu có) và các văn bản khác có liên quan trên trang tin điện tử của Bộ: http://dhtn.monre.gov.vn

Thủ trưởng các đơn vị chỉ đạo việc tổ chức khai thác thông tin tại trang tin điện tử nêu trên, triển khai thực hiện và định kỳ hàng tuần báo cáo tiến độ thực hiện về Văn phòng Bộ để tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ.

3. Báo cáo kết quả họp:

a) Thứ trưởng báo cáo kết quả hội nghị do mình chủ trì với Bộ trưởng sau khi hội nghị kết thúc.

b) Đối với hội nghị, cuộc họp do Lãnh đạo Bộ uỷ quyền cho Thủ trưởng các đơn vị chủ trì, sau khi kết thúc, người được uỷ quyền phải báo cáo Bộ trưởng và Thứ trưởng phụ trách về kết quả hội nghị, cuộc họp và những vấn đề vượt quá thẩm quyền giải quyết của đơn vị để Lãnh đạo Bộ xử lý kịp thời.

4. Các công việc sau họp:

Văn phòng Bộ cùng các đơn vị được phân công có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện những nội dung Lãnh đạo Bộ đã kết luận tại các hội nghị, cuộc họp; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Bộ về kết quả thực hiện các kết luận đó.

Điều 24. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ

1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần trình Bộ trưởng.

2. Thẩm định sự cần thiết tổ chức cuộc họp do Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ đề nghị.

3. Chủ trì các cuộc họp, làm việc với Thủ trưởng các đơn vị chuyên môn thuộc Bộ theo sự uỷ quyền của Bộ trưởng.

4. Bố trí, sắp xếp, tổ chức các cuộc họp hợp lý, hiệu quả.

Chương V

BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 25. Thời hạn phát hành văn bản

1. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản được người có thẩm quyền ký, Văn phòng Bộ có trách nhiệm gửi văn bản cho các tổ chức và cá nhân có liên quan.

2. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo Bộ thông qua hoặc cho ý kiến chỉ đạo về nội dung đề án, dự án, công việc, Văn phòng Bộ phối hợp với đơn vị liên quan hoàn chỉnh thủ tục để ban hành văn bản hoặc thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ.

3. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo Bộ chủ trì họp, Văn phòng Bộ phải ra thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại cuộc họp.

1. Bộ trưởng ký các văn bản sau:

a) Các chương trình, đề án, dự án, các văn bản trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành; quy hoạch, chương trình, kế hoạch năm năm và hàng năm.

b) Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị trực thuộc Bộ.

c) Quyết định cử Lãnh đạo Bộ tham gia các ban, hội đồng; đi công tác, học tập trong và ngoài nước; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo, quản lý thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng.

d) Phê duyệt các dự án, đề án, văn bản, hiệp định được Thủ tướng Chính phủ uỷ quyền.

đ) Văn bản uỷ quyền cho Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ giải quyết một số công việc thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng trong thời gian xác định.

2. Thứ trưởng được Bộ trưởng giao ký thay các văn bản sau:

a) Quyết định cá biệt, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, tổng quyết toán, quyết toán các hạng mục công trình, dự án đầu tư theo quy định về công tác quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước và của Bộ, thanh lý tài sản cố định và các văn bản xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực được Bộ trưởng phân công phụ trách.

b) Một số văn bản quy định tại khoản 1 Điều này theo lĩnh vực, đơn vị do Bộ trưởng giao phụ trách.

Khi Bộ trưởng vắng mặt, Thứ trưởng Thường trực ký các văn bản quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ ký các văn bản sau:

a) Ký thừa ủy quyền hoặc thừa lệnh Bộ trưởng một số loại văn bản theo quyết định riêng của Bộ trưởng cho lãnh đạo từng đơn vị.

b) Ký tất cả các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, chuyên ngành được phân công, phân cấp quản lý.