Bài 13 KỸ NĂng giao tiếP, Ứng xử
) Nguyên nhân nghe không hiệu quả
tải về 413.14 Kb.
|
- Điều hướng trang này:
- 3) Kỹ năng lắng nghe hiệu quả
- 1. Khái niệm, đặc điểm của phi ngôn từ
- Để làm rõ khái niệm phi ngôn từ, chúng ta hãy phân biệt với ngôn từ theo bảng dưới đây
2) Nguyên nhân nghe không hiệu quả- Thái độ không muốn nghe: “Điếc hơn người điếc là người không muốn nghe”. Với người điếc, nếu họ muốn nghe, ta có thể viết hoặc dùng máy trợ thính, dùng cử chỉ, điệu bộ để ra hiệu. Còn một người bình thường được trang bị đầy đủ kỹ năng nhưng họ không muốn nghe thì cố gắng đến mấy cũng vô ích. - Nghe không nỗ lực, tập trung: Lắng nghe cần sự tập trung và chú ý. Nếu chúng ta vừa làm việc riêng hoặc nghĩ đến việc khác sẽ khiến chúng ta không những không thu nhận được thông tin mà còn hỏng việc. Nguy hiểm hơn là người nói sẽ cảm thấy bị “bỏ rơi” và không được tôn trọng. Họ sẽ thất vọng, chán nản và không muốn tiếp tục câu chuyện. - Nghe “phục kích”: Nghe phục kích nghĩa là người nghe chỉ nghe xem người nói có gì sai để phản bác lại. Cách nghe này không giúp ta học hỏi điều hay lẽ phải mà lại làm xấu đi quan hệ giữa người nghe và người nói. Những người thành công trong cuộc sống cũng như trong lắng nghe họ luôn biết “Đãi cát tìm vàng”, “Gạn đục khơi trong”, “Thấy cơ hội trong khó khăn”. Dù nghe một bài nói rất dở của một người rất dở, họ vẫn tìm được điều hay, điều tốt để học. Đó chính là biến khó khăn thành cơ hội và học trên sự thành công và cả sự thất bại của người khác. - Nghe “phòng thủ”: Bố mẹ, thầy cô hoặc thủ trưởng gọi ta đến để nói chuyện. Ta sẽ nghĩ ngay đến lỗi của mình và lo lắng vì sắp phải nghe mắng. Điều này tạo nên thói quen nghe phòng thủ làm ảnh hưởng đến hiệu quả lắng nghe. - Võ đoán, ngộ nhận: Đôi khi mới nghe một phần câu chuyện chúng ta đã ngộ nhận rằng ta biết rồi, nhưng thực tế nội dung trình bày chưa chắc đã là điều chúng ta biết. Hơn nữa, cùng một nội dung nhưng người nói khác nhau ta cũng có cảm nhận khác nhau và có mối liên hệ với kiến thức vốn có của ta một cách khác nhau. - Nhiễu tâm lý, nhiễu vật lý: Khi chúng ta đến một cuộc giao tiếp, có thể chúng ta có tâm trạng như chuyện không vui về gia đình, về công việc, … Trong tâm trạng như vậy, nếu không kiểm soát tốt thì các trạng thái tâm lý như vậy sẽ ảnh hưởng đến sự chú ý của chúng ta về vấn đề mà đối tác đang trao đổi làm cho chúng ta mất tập trung và lắng nghe không hiệu quả. Đó chính là nguyên nhân nhiễu tâm lý. Nhiễu vật lý là các yếu tố tác động vật lý khách quan làm mất sự chú ý lắng nghe của chúng ta trong quá trình giao tiếp như tiếng ồn của xe cộ hoặc tiếng loa, tiếng còi xe, tiếng nói ồn ào của một đám đông, … 3) Kỹ năng lắng nghe hiệu quảĐể lắng nghe hiệu quả, cần có những kỹ năng sau đây: Gác các việc khác lại, nỗ lực và tập trung: Hành động gác tất cả các việc khác lại thể hiện mình sẵn sàng lắng nghe. Khi không chú ý đến các hoạt động khác thì ta sẽ tập trung và chú ý hơn đến người nói và nội dung trình bày, hiệu quả lắng nghe sẽ cao hơn. Độ chú ý của chúng ta trong mỗi cuộc giao tiếp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: Thái độ, sức khỏe, môi trường, người nói, nội dung... Khi chúng ta mệt mỏi, buồn chán là những lúc chúng ta dễ mất tập trung nhất. Trong những trường hợp đó, để tập trung hơn chúng ta có thể làm như sau: Ngồi 1/3 ghế phía trước; không tựa lưng vào ghế; người hơi nghiêng về phía trước; không chống tay hay tỳ ngực lên bàn. Với tư thế như vậy cùng với các kỹ năng khác sẽ giúp chúng ta tập trung hơn vào lắng nghe. - Nhìn vào người nói, hồi đáp để ủng hộ người nói: Nếu bạn chưa có thói quen nhìn vào người nói khi lắng nghe, hãy tập ngay bây giờ. Có những điều ngôn ngữ không thể diễn tả, nhưng khi nhìn vào mắt, khuôn mặt, cử chỉ của người nói ta có thể cảm nhận được. Hồi đáp tích cực sẽ truyền cảm hứng và gây hưng phấn cho người nói. Hồi đáp trong lắng nghe cần lưu ý: Hãy dừng lại một chút trước khi hồi đáp, như vậy sẽ giúp chúng ta không phản ứng trước ý kiến của người nói và giúp người nói có thời gian kết thúc ý kiến của mình. Trong giao tiếp, người nói như cái gương của người nghe và ngược lại. Hãy nhìn vào sự thể hiện bên ngoài của người nói, ta sẽ biết ta đang nghe như thế nào. Hãy nhìn vào người nói để lắng nghe cả những điều không nói. Nếu chỉ ghi nhận thông tin mà người nói cung cấp, bạn sẽ không bao giờ hiểu hết ý họ muốn nói. Để hiểu được ‘ngầm ý” trong lời nói của họ bạn phải nhìn vào mắt. Như vậy, để lắng nghe thực sự, chúng ta không chỉ dùng tai mà còn dùng mắt. - Lắng nghe đồng cảm: Trong cuộc sống mỗi con người có rất nhiều tâm tư, tình cảm cần được chia sẻ. Lúc này vai trò người lắng nghe không phải là thu nhận thông tin mà là giúp cho người nói vượt qua những trắc ẩn, lo âu, băn khoăn của cuộc sống. Với một thái độ tôn trọng, đồng cảm, đáng tin cậy, người nói có thể chia sẻ với ta những điều mà họ ấp ủ bấy lâu. Qua những tâm sự, bạn sẽ dần hiểu ra vấn đề và đặt câu hỏi để người nói có thể tự rút ra được giải pháp hay tìm được lối thoát cho mình. Để lắng nghe đồng cảm, hãy lắng nghe mà không phán xét, hãy lắng nghe mà không thành kiến. Điều đó sẽ giúp họ dễ dàng tâm sự và bày tỏ quan điểm. Lắng nghe có nghĩa là trước khi nghe chúng ta hãy để cho tâm mình lắng xuống.- Kiểm soát cảm xúc bản thân: Trong quá trình giao tiếp, có thể đối tác khác ta về cách nhìn, quan niệm, cách sống. Hoặc ta đến một cuộc giao tiếp với tâm trạng không tốt như có chuyện buồn với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp… Sự khác biệt với đối tác hoặc trạng thái tâm lý không tốt của bản thân có thể làm cho ta không tập trung lắng nghe khi giao tiếp. Vì vậy, để lắng nghe hiệu quả, ta cần phải kiểm soát tốt cảm xúc của bản thân trong quá trình giao tiếp để vượt qua trạng thái tâm lý của bản thân cũng như vượt qua định kiến cá nhân. - Nhắc lại và diễn giải nội dung, hỏi để làm rõ vấn đề: Tốc độ nghe của ta gấp 4 lần tốc độ nói. Vì vậy, nếu ta không tập trung thì sẽ rất hay nghĩ sang việc khác. Để tránh điều này chúng ta hãy diễn giải lại ý người nói theo cách hiểu của ta. Làm như vậy, giúp tư duy của chúng ta luôn tập trung vào vấn đề đang lắng nghe. Đặc biệt, não của chúng ta làm việc bằng hình ảnh và khái niệm, vì vậy khi nghe chúng ta hãy hình dung, diễn giải theo khung cảnh trong đầu thì sẽ giúp ta nhớ lâu hơn. Trong giao tiếp và lắng nghe, nếu chúng ta chưa hiểu, thay vì ậm ừ cho qua chuyện, hãy đặt câu hỏi để làm rõ. Điều này không khiến người nói khó chịu mà ngược lại họ rất vui vì biết rằng ta thực sự muốn hiểu và ta đang cho họ một cơ hội để thể hiện rõ hơn ý tưởng họ đang trình bày. - Tìm ra ý chính và ghi nhớ nội dung quan trọng: Buổi nói chuyện thường có rất nhiều thông tin. Người thông minh không nhớ tất cả các chi tiết mà họ chắt lọc và tìm ra ý chính để ghi nhớ. Não chúng ta làm việc bằng những liên kết các thông tin, khi ta nhớ được ý chính thì những thông tin bổ trợ xung quanh sẽ theo đó mà tái hiện lại. Để ghi nhớ được thông tin sau cuộc giao tiếp, tốt nhất là ghi lại những ý chính này vì không ai có thể nhớ được mọi điều, nhất là khi thời gian qua đi. - Nghe xong rồi hãy nói, không nên ngắt lời người nói khi chưa thực sự cần thiết: Khi hai người tranh nhau nói hoặc chỉ chờ người kia kết thúc để mình nói thì kết quả là cả hai đều không nghe được ý kiến của nhau. Những người còn lại rất khó chịu vì họ cũng chẳng nghe được gì. Không khí buổi nói chuyện trở nên rất căng thẳng. Khi lắng nghe, bạn muốn hỏi hay phát biểu ý kiến thì hãy để người nói trình bày xong ý đó, rồi đề nghị giải thích hoặc trình bày quan điểm của mình. Nếu bạn sợ mình quên mất ý đó thì hãy ghi ra giấy. Đừng vội vàng tranh cãi hay phán xét về những gì đang được trình bày. “Lời chưa nói ra ta là chủ nó, lời nói ra rồi nó là chủ ta”. Nếu bạn ý thức rõ về điều này thì bạn sẽ cẩn thận hơn khi đưa ra ý kiến hồi đáp. Có người trình bày theo cách quy nạp từ chi tiết đến tổng quan, có người trình bày theo cách diễn dịch từ tổng quan đến chi tiết. Chỉ lắng nghe hết ta mới hiểu đầy đủ ý người nói muốn nói. C  hữ Thính của người Trung Quốc (xem hình) thể hiện rất sâu sắc kỹ năng lắng nghe, nó gồm các bộ vương, nhĩ, nhãn, nhất, tâm. Ta cùng nghiên cứu để rút bài học nâng cao hiệu quả công việc:
Nhĩ: Lúc nào cũng phải vểnh tai lên mà lắng nghe. Nhãn: Để lắng nghe cả những điều mà đối tác chưa biết cách diễn tả, khi nghe nên nhìn vào mặt và mắt đối tác. Vương: Tôn trọng người nói. Coi người nói là thượng đế. Tâm: Phải để tâm đến đối tác, đồng cảm với họ và để tâm vào câu chuyện, hết lòng lắng nghe. Nhất: Tất cả những điều trên phải đồng nhất kết hợp. Lắng nghe là một kỹ năng cơ bản trong giao tiếp. Vận dụng tốt kỹ năng lắng nghe sẽ giúp chúng ta rút ngắn khoảng cách đến thành công. B. KỸ NĂNG GIAO TIẾP PHI NGÔN TỪ Có rất nhiều con đường, nhiều phương pháp để giao tiếp thành công nhưng khi giao tiếp hay thuyết trình phần lớn người ta thường tập trung vào chuẩn bị nội dung mà ít khi chuẩn bị cho việc thể hiện như thế nào, sử dụng giọng nói ra sao, ngừng câu ngắt ý ở điểm nào, mắt sẽ đi đâu khi đang trao đổi ở ý đó... Hay nói cách khác đó là sử dụng các kỹ năng phi ngôn từ trong giao tiếp. 1. Khái niệm, đặc điểm của phi ngôn từa) Khái niệmTheo Jonathan Avery Dwyer: “Giao tiếp phi ngôn từ bao gồm toàn bộ các bộ phận của thông điệp không được mã hoá bằng từ ngữ, ví dụ: giọng nói, nét mặt hoặc cử chỉ, di chuyển”.Để làm rõ khái niệm phi ngôn từ, chúng ta hãy phân biệt với ngôn từ theo bảng dưới đây:
Ngôn từ là nội dung thông điệp hoặc bài thuyết trình được các diễn giả nói ra hoặc viết ra. Phi ngôn từ là giọng nói (bao gồm các yếu tố như: Ngữ điệu, chất giọng, độ cao…) và hình ảnh (bao gồm những gì người nhận thông điệp/ thính giả nhìn thấy: Nét mặt, dáng vẻ, trang phục, di chuyển…). Để giao tiếp hay thuyết trình thành công, ngoài yếu tố nội dung, người chuyển thông điệp hay diễn giả cần quan tâm đến việc thuyết phục người nghe bằng giọng nói, dáng điệu, cử chỉ, trang phục, mắt quan sát hội trường... Khi ta truyền tải một thông điệp thì hiệu quả của ngôn từ, giọng nói và hình ảnh được thể hiện như sau: Tỉ lệ giữa ngôn từ và phi ngôn từ là 7/93 - tức là sức ảnh hưởng của phi ngôn từ tới người nghe gấp 13,3 lần (93/7) nội dung. |
