Quy trình kiểm soát cam kết chi đầu tư

2.1. Quản lý cam kết chi đầu tư trong năm đầu tiên phát sinh hợp đồng

a) Tại chủ đầu tư:

- Căn cứ kế hoạch vốn được giao trong năm, chủ đầu tư có trách nhiệm xác định số vốn đầu tư bố trí để thực hiện đối với từng hợp đồng trong năm ngân sách đó; đồng thời, được quyền chủ động điều chỉnh tăng, giảm số vốn đầu tư bố trí cho từng hợp đồng, đảm bảo trong phạm vi kế hoạch vốn năm đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao cho dự án đầu tư và giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi đó, cụ thể:

+ Trường hợp hợp đồng được đảm bảo thực hiện bằng nhiều loại nguồn vốn, chủ đầu tư phải có trách nhiệm xác định số vốn đầu tư trong năm bố trí cho hợp đồng đó, chi tiết theo từng loại nguồn vốn.

Trường hợp hợp đồng vừa được đảm bảo bằng nguồn ngân sách, vừa được đảm bảo bằng các nguồn khác không phải là từ ngân sách nhà nước (như nguồn tiền gửi; nguồn đóng góp của các tổ chức, cá nhân,…), thì các đơn vị chỉ thực hiện quản lý hợp đồng và cam kết chi đối với phần hợp đồng được đảm bảo bằng nguồn ngân sách.

+ Trường hợp hợp đồng có nhiều nhà cung cấp, chủ đầu tư phải có trách nhiệm xác định số vốn đầu tư trong năm bố trí cho hợp đồng đó, chi tiết theo từng nhà cung cấp.

+ Trường hợp hợp đồng có nhiều loại tiền, chủ đầu tư có trách nhiệm xác định số vốn đầu tư trong năm bố trí cho hợp đồng đó, chi tiết theo từng loại tiền.

+ Trường hợp hợp đồng được thực hiện trọn trong 1 năm ngân sách, thì số vốn đầu tư bố trí trong năm cho hợp đồng đúng bằng giá trị của hợp đồng đó.

- Chủ đầu tư lập và gửi đề nghị cam kết chi đến KBNN nơi giao dịch: (1) các hồ sơ, tài liệu về chi đầu tư gửi 1 lần và gửi hàng năm theo quy định hiện hành; (2) hợp đồng thuộc diện phải cam kết chi (chỉ gửi năm đầu tiên có phát sinh hợp đồng và gửi khi có điều chỉnh, bổ sung); (3) 2 liên Giấy đề nghị cam kết chi NSNN (mẫu C2-12/NS ban hành kèm theo Thông tư số 08/2013/TT-BTC).

b) Tại KBNN:

Khi nhận được hợp đồng và đề nghị cam kết chi, cán bộ kiểm soát chi xử lý:

- Cán bộ kiểm soát chi kiểm tra, đảm bảo có đầy đủ thông tin và nhập vào TABMIS (PO); cách thức nhập các thông tin của hợp đồng vào TABMIS được thực hiện theo phụ lục đính kèm công văn này. Sau đó, cán bộ kiểm soát chi đầu tư chuyển lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi đầu tư để phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS.

Trường hợp hợp đồng có nhiều loại tiền hoặc nhiều nhà cung cấp hoặc được đảm bảo thực hiện bằng nhiều loại nguồn vốn, thì cán bộ kiểm soát chi căn cứ thông tin trên Giấy đề nghị cam kết chi của đơn vị để quản lý hợp đồng đó trong TABMIS, chi tiết theo từng loại tiền hoặc từng nhà cung cấp hoặc từng loại nguồn vốn.

- Khi nhận được đề nghị phê duyệt hợp đồng từ cán bộ kiểm soát chi, lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi kiểm tra; nếu đảm bảo yêu cầu quy định, thì phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS; nếu không đảm bảo, thì từ chối phê duyệt.

Sau khi lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi phê duyệt, chương trình TABMIS tự động sinh ra mã số hợp đồng được quản lý trên TABMIS.

- Thông báo phê duyệt hoặc từ chối phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS cho chủ đầu tư:

+ Thông báo phê duyệt: Căn cứ thông tin phản hồi đã phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS từ lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi, cán bộ kiểm soát chi lập và trình lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi đầu tư ký thừa ủy quyền “Thông báo chấp thuận ghi nhận hợp đồng chi đầu tư tại TABMIS” (theo mẫu số 05 ban hành kèm Thông tư số 113/2008/TT-BTC) để thông báo mã số hợp đồng đã được phê duyệt và ghi nhận trên TABMIS gửi chủ đầu tư.

+ Thông báo từ chối phê duyệt: Trường hợp phát hiện hợp đồng không đảm bảo các yêu cầu về kiểm soát hợp đồng (như hợp đồng không tuân thủ đúng quy trình, thủ tục về đấu thầu, chỉ định thầu; nội dung thanh toán của hợp đồng không có trong dự án đầu tư đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; mẫu dấu, chữ ký trên hợp đồng không phù hợp với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký với KBNN...); hoặc khi nhận được thông báo từ chối phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS của lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi, cán bộ kiểm soát chi lập và trình lãnh đạo đơn vị KBNN ký thông báo bằng văn bản về lý do từ chối chấp thuận việc quản lý hợp đồng trên TABMIS, gửi chủ đầu tư (mẫu số 02 đính kèm công văn này).

- Chủ đầu tư lập 2 liên Giấy đề nghị cam kết chi NSNN (mẫu C2-12/NS ban hành kèm theo Thông tư số 08/2013/TT-BTC) gửi KBNN nơi giao dịch. Căn cứ vào đề nghị của chủ đầu tư, cán bộ kiểm soát chi kiểm tra, đảm bảo các điều kiện quy định tại tiết 1.4.1 và 1.4.3 điểm 1.4 khoản 1 phần II Thông tư số 113/2008/TT-BTC của Bộ Tài chính, thì nhập vào TABMIS (PO); sau đó, kiểm tra đảm bảo số tiền đề nghị cam kết chi không vượt quá kế hoạch vốn còn được phép sử dụng và giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi, thì trình lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi phê duyệt. Trường hợp không đảm bảo các điều kiện quy định, thì cán bộ kiểm soát chi trình lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi để trình Lãnh đạo đơn vị thông báo từ chối phê duyệt cam kết chi.

- Khi nhận được đề nghị phê duyệt cam kết chi, lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi kiểm tra, nếu phù hợp thì phê duyệt việc quản lý cam kết chi trên TABMIS; trường hợp không đảm bảo các điều kiện quy định, thì từ chối phê duyệt việc quản lý cam kết chi trên TABMIS. Sau khi lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi phê duyệt, chương trình TABMIS tự động sinh ra mã số cam kết chi được quản lý trên TABMIS.

- Thông báo phê duyệt hoặc từ chối phê duyệt cam kết chi:

+ Thông báo phê duyệt: Căn cứ thông tin phản hồi đã phê duyệt việc quản lý cam kết chi trên TABMIS từ lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi, cán bộ kiểm soát chi ghi số cam kết chi đã được phê duyệt, ghi nhận trên TABMIS vào cả 2 liên Giấy đề nghị cam kết chi NSNN của Chủ đầu tư và xử lý: 1 liên trả lại cho chủ đầu tư; 1 liên lưu.

+ Thông báo từ chối phê duyệt: Trường hợp phát hiện đề nghị cam kết chi của chủ đầu tư không đảm bảo các điều kiện quy định (như đề nghị cam kết chi của chủ đầu tư vượt quá kế hoạch vốn năm đã được giao cho dự án hoặc giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi; đề nghị cam kết chi của chủ đầu tư gửi sau ngày 30/12; đề nghị cam kết chi của chủ đầu tư không đủ các thông tin theo quy định,…) hoặc khi nhận được thông báo từ chối phê duyệt cam kết chi của lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi, cán bộ kiểm soát chi lập và trình lãnh đạo đơn vị KBNN ký thông báo bằng văn bản về lý do từ chối phê duyệt việc quản lý cam kết chi trên TABMIS gửi chủ đầu tư (theo mẫu số 04 ban hành kèm Thông tư số 113/2008/TT-BTC).

2.2. Quản lý cam kết chi đầu tư trong những năm tiếp theo của hợp đồng:

Được thực hiện tương tự như điểm 2.1 khoản 2 mục II công văn này (song chủ đầu tư và KBNN không phải thực hiện quy trình gửi và phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS).