2008/tt-btc ngày 27/11/2008 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn quản lý và kiểm soát cam kết chi ngân sách nhà nước

1.1. Thông tin về nhà cung cấp phải được quản lý và ghi nhận đầy đủ trên TABMIS trước khi làm thủ tục cam kết chi và thanh toán. Trường hợp nhà cung cấp chưa được quản lý trên TABMIS, thì thông tin về nhà cung cấp được ghi nhận khi thực hiện thanh toán.

1.2. Các chỉ tiêu thông tin nhà cung cấp được quản lý trên TABMIS

a) Thông tin chung: Thông tin chung về nhà cung cấp là thông tin được quản lý, sử dụng chung tại tất cả các đơn vị KBNN trong toàn quốc và bao gồm các chỉ tiêu sau:

- Thông tin TABMIS bắt buộc người sử dụng phải khai báo khi tạo mới/điều chỉnh thông tin: tên nhà cung cấp.

- Thông tin do TABMIS tự sinh, bao gồm: mã số nhà cung cấp được quản lý trên TABMIS; ngày tạo và ngày điều chỉnh thông tin chung; người tạo và người điều chỉnh thông tin chung. Các chỉ tiêu thông tin này do TABMIS tự sinh khi người sử dụng hoàn thành việc khai báo hoặc điều chỉnh thông tin chung về nhà cung cấp (riêng mã số nhà cung cấp được quản lý trên TABMIS sẽ không thay đổi khi người sử dụng điều chỉnh các chỉ tiêu thông tin chung).

- Thông tin TABMIS không bắt buộc người sử dụng phải khai báo, bao gồm: mã số thuế của nhà cung cấp; ngày hết hiệu lực thông tin chung về nhà cung cấp trên TABMIS (người sử dụng chỉ khai báo thông tin này khi có yêu cầu).

b) Thông tin chi tiết: Thông tin chi tiết về nhà cung cấp được quản lý tại từng đơn vị KBNN và bao gồm các chỉ tiêu sau:

- Thông tin bắt buộc người sử dụng phải khai báo khi tạo mới thông tin chi tiết nhà cung cấp, bao gồm: mã KBNN nơi tạo điểm nhà cung cấp; địa chỉ nhà cung cấp; tên và mã ngân hàng (mã 8 số do Ngân hàng Nhà nước quy định) nơi nhà cung cấp mở tài khoản; số hiệu tài khoản của nhà cung cấp tại từng ngân hàng; loại tiền tương ứng với từng tài khoản của nhà cung cấp tại ngân hàng. Các chỉ tiêu thông tin này (trừ địa chỉ nhà cung cấp) phải được điều chỉnh kịp thời mỗi khi có sự thay đổi.

- Thông tin do TABMIS tự sinh, bao gồm: ngày tạo và ngày điều chỉnh thông tin chi tiết về nhà cung cấp; người tạo và người điều chỉnh thông tin chi tiết về nhà cung cấp. Các chỉ tiêu thông tin này do TABMIS tự sinh khi người sử dụng hoàn thành việc khai báo hoặc điều chỉnh thông tin chi tiết về nhà cung cấp.

- Thông tin không bắt buộc người sử dụng phải khai báo: ngày hết hiệu lực điểm nhà cung cấp (người sử dụng chỉ khai báo thông tin này khi có yêu cầu).

1.3. Quy trình tạo mới, điều chỉnh thông tin nhà cung cấp

a) Đối với thông tin chung:

* Tại các đơn vị KBNN:

- Trường hợp thông tin chung về nhà cung cấp chưa được quản lý trên TABMIS, thì cán bộ kế toán đề nghị kế toán trưởng; cán bộ kiểm soát chi đề nghị đề nghị trưởng phòng kiểm soát chi NSNN hoặc lãnh đạo KBNN quận, huyện phụ trách trực tiếp hoặc trưởng phòng tổng hợp - đối với KBNN quận, huyện có thành lập phòng tổng hợp (sau đây gọi chung là lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi) duyệt yêu cầu tạo mới thông tin chung về nhà cung cấp.

- Trường hợp thông tin chung có sự khác biệt so với thông tin chung về nhà cung cấp đã được quản lý trên TABMIS, thì cán bộ kế toán hoặc cán bộ kiểm soát chi đề nghị lãnh đạo duyệt yêu cầu điều chỉnh thông tin chung về nhà cung cấp, cụ thể: Cán bộ kế toán đề nghị kế toán trưởng; cán bộ kiểm soát chi đề nghị lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi.

Bước 2: Căn cứ đề nghị của cán bộ kế toán hoặc cán bộ kiểm soát chi, kế toán trưởng hoặc lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi kiểm tra; nếu đảm bảo yêu cầu thì lập văn bản đề nghị tạo mới/điều chỉnh thông tin chung về nhà cung cấp gửi về Phòng hỗ trợ CNTT, Cục CNTT (mẫu số 01 đính kèm công văn này); đồng thời gửi file văn bản (bằng MS Word) từ hộp thư điện tử của mình về hộp thư điện tử Cục CNTT (Phòng hỗ trợ CNTT).

* Tại Cục CNTT (Phòng hỗ trợ CNTT):

b) Đối với thông tin chi tiết:

* Tại các đơn vị KBNN:

Bước 1: Căn cứ thông tin chi tiết về nhà cung cấp trên đề nghị cam kết chi và yêu cầu quản lý, cán bộ kế toán hoặc cán bộ kiểm soát chi tại các đơn vị KBNN kiểm tra:

- Trường hợp thông tin chi tiết về nhà cung cấp chưa được quản lý trên TABMIS, thì cán bộ kế toán đề nghị Kế toán trưởng; cán bộ kiểm soát chi đề nghị đề nghị lãnh đạo phụ trách kiểm soát chi duyệt yêu cầu tạo mới thông tin chi tiết về nhà cung cấp.

- Trường hợp thông chi tiết có sự khác biệt so với thông tin về nhà cung cấp đã được quản lý trên TABMIS, thì cán bộ kế toán hoặc cán bộ kiểm soát chi đề nghị lãnh đạo duyệt yêu cầu điều chỉnh thông tin chi tiết về nhà cung cấp.

Bước 2: Căn cứ đề nghị của cán bộ kế toán hoặc cán bộ kiểm soát chi, kế toán trưởng hoặc lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi kiểm tra; nếu đảm bảo yêu cầu thì lập văn bản đề nghị tạo mới/điều chỉnh thông tin chung về nhà cung cấp gửi về Đội xử lý trung tâm tỉnh (Mẫu số 01 đính kèm công văn này); đồng thời gửi file văn bản (bằng MS Word) từ hộp thư điện tử của mình về hộp thư điện tử Đội xử lý trung tâm tỉnh.

* Tại Đội xử lý trung tâm tỉnh:

1.4. Ngừng hiệu lực nhà cung cấp trên hệ thống:

- Các trường hợp ngừng hiệu lực nhà cung cấp trên hệ thống : Khi nhà cung cấp chấm dứt tư cách pháp nhân do bị sáp nhập, giải thể, phá sản hoặc các trường hợp chấm dứt hoạt động khác theo quy định của pháp luật.

- Khi phát hiện các thông tin nêu trên, các đơn vị KBNN (tỉnh hoặc huyện) phải gửi văn bản về Cục CNTT (Phòng hỗ trợ CNTT) kèm theo hồ sơ xác thực nhà cung cấp bị ngừng hoạt động. Căn cứ đề nghị của KBNN (tỉnh hoặc huyện), Cục CNTT (Phòng hỗ trợ CNTT) rà soát các hợp đồng và cam kết chi có liên quan đến nhà cung cấp đó trên hệ thống và thông báo cho các đơn vị KBNN liên quan để tiến hành hủy những hợp đồng hoặc cam kết chi đó. Sau đó, Cục CNTT (Phòng hỗ trợ CNTT) mới được tiến hành ngừng hiệu lực nhà cung cấp trên hệ thống.