27. Ký kết Thỏa thuận Tài trợ
Sau ngày công bố danh sách các đơn vị thắng giải, Ban tổ chức sẽ cần khoảng 2-3 tháng để hoàn tất các thủ tục pháp lý trong nội bộ tại Ngân hàng Thế giới tại Việt Nam và trụ sở chính ở Washington, Mỹ. Các đơn vị sẽ nhận được Thỏa thuận Tài trợ thể hiện các cam kết chung về cách thức thực hiện, nguyên tắc quản lý và điều hành. Đề án đã được chấm thắng giải là một phụ lục của Thỏa thuận này, thể hiện cam kết của đơn vị nhận tài trợ thực hiện ĐẦY ĐỦ VÀ CHÍNH XÁC các nội dung như đã trình bày và thuyết phục Ban giám khảo.
Tương ứng ngay sau khi được công bố thắng giải, để tiết kiệm thời gian, đơn vị thắng giải nên chuẩn bị các thủ tục nội bộ như báo cáo lãnh đạo đơn vị mình, báo cáo các đơn vị đối tác (nếu có), chuẩn bị kinh phí đối ứng (nếu có). Đơn vị sẽ phải xác định sớm để thông báo cho Ban tổ chức về Đại diện hợp pháp để ký kết Thỏa thuận tài trợ. Đây là người chịu trách nhiệm chính của Dự án, có quyền ký và đóng dấu đơn vị lên các văn bản do Ngân hàng Thế giới yêu cầu xác nhận.
28. Chuẩn bị triển khai
Ngoài các công tác chuẩn bị trong nội bộ, các đơn vị nên trao đổi sớm với đối tác, cộng đồng địa phương để thực hiện các công tác chuẩn bị tương ứng. Nên tranh thủ thời gian, thực hiện các công việc mang tính thủ tục ngay từ giai đoạn trước khi ký kết thỏa thuận để tiết kiệm thời gian và/hoặc các hoạt động chưa cần sử dụng đến kinh phí hỗ trợ từ Chương trình.
Lưu ý:
Theo kết quả khảo sát từ kinh nghiệm thực tế của các dự án trong khuôn khổ Ngày Sáng tạo Việt Nam 2009 và 2011, trung bình các dự án mất gần 2 tháng, có một số trường hợp tới 3 tháng (tức khoảng 15% thời gian cho phép) để khởi động, chuẩn bị triển khai ở cộng đồng. Do đó các đơn vị khi thiết kế kế hoạch cho đề án nên tính đến yếu tố này.
29. Tập huấn và Hướng dẫn triển khai thực hiện
Ngay trước hoặc sau khi ký kết thỏa thuận tài trợ và giải ngân lần đầu, thông thường Ban tổ chức sẽ tổ chức một sự kiện họp mặt các đơn vị thắng giải và tập huấn về quy trình tổ chức thực hiện, các thủ tục về quản lý tài chính.
Chương trình tài trợ cho mỗi đơn vị hai cán bộ tham gia với các nội dung gồm:
Kết nối, chia sẻ với các đề án khác;
Tập huấn về cách triển khai, thực hiện và báo cáo hoạt động;
Tập huấn về quy trình quản lý mua sắm, tài chính;
Và các nội dung đặc thù khác, tùy theo tính chất của các đề án thắng giải và triển khai.
Thời gian tổ chức tập huấn và triển khai cho các đề án thường vào khoảng 2 tháng sau khi công bố danh sách thắng giải.
Tổ chức thực hiện
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |
