part in the discussion by bringing forward their comments and reasoning. As

Reviewers who do not need to be in the discussion may leave, or stay as a learning
exercise. The moderator also paces this part of the meeting and ensures that all
discussed items either have an outcome by the end of the meeting, or are defined
as an action point if a discussion cannot be solved during the meeting. The outcome
of discussions is documented for future reference.
At the end of the meeting, a decision on the document under review has to be made
by the participants, sometimes based on formal exit criteria. The most important exit
criterion is the average number of critical and/or major defects found per page (e.g. no
more than three critical/major defects per page). If the number of defects found per
page exceeds a certain level, the document must be reviewed again, after it has been
reworked. If the document complies with the exit criteria, the document will be
checked during follow-up by the moderator or one or more participants. Subsequently,
the document can leave the review process.
If a project is under pressure, the moderator will sometimes be forced to skip re-
reviews and exit with a defect-prone document. Setting (and agreeing to) quantified
exit level criteria helps the moderator to make firm decisions at all times. Even if a
limited sample of a document has been (formally) reviewed, an estimate of remaining
defects per page can give an indication of likely problems later on.
In addition to the number of defects per page, other exit criteria are used that
measure the thoroughness of the review process, such as ensuring that all pages have
been checked at the right rate. The average number of defects per page is only a valid
quality indicator if these process criteria are met.
Rework
The Foundation Syllabus specifies the following elements of the rework step:
l
Fixing defects found (typically done by the author).
l
Recording updated status of defects (in formal reviews).
Let
’s examine these in more detail.
During rework, the author will improve the document under review step by step
based on the defects detected in the preparation and review meeting steps. Not every
defect that is found leads to rework. It is often the author
’s responsibility to judge if
a defect has to be fixed, though in some cases the review meeting attendees may
make those decisions. If nothing is done about an issue for a certain reason, it should
be reported to at least indicate that the author has considered the issue.
Changes that are made to the document should be easy to identify during follow-up.
Therefore the author has to indicate where changes are made (e.g. using
‘Track changes’
in word-processing software).
Follow-up
The Foundation Syllabus specifies the following elements of the follow-up step:
l
Checking that defects have been addressed.
l
Gathering metrics.
l
Checking exit criteria (for more formal review types)
Let
’s examine these in more detail.
In the follow-up step, the moderator is responsible for ensuring that satisfactory
actions have been taken on all (logged) defects, process improvement suggestions
and change requests. Although the moderator checks to make sure that the author
Metric A measurement
scale and the method
used for measurement.
Section 2 Review Process 57

has taken action on all known defects, it is not necessary for the moderator to check
all the corrections in detail. If it is decided that all participants will check the
updated document, the moderator takes care of the distribution and collects
the feedback. For more formal review types the moderator checks for compliance
to the exit criteria.
In order to control and optimize the review process, a number of measurements
are collected by the moderator at each step of the process. Examples of such
measurements include number of defects found, number of defects found per
page, time spent checking per page, total review effort, etc. It is the responsibility
of the moderator to ensure that the information is correct and stored for future
analysis.
3.2.2 Roles and responsibilities
The participants in any type of formal review should have adequate knowledge of
the review process. The best, and most efficient, review situation occurs when the

tải về 6.34 Mb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn: